Por su Facilidad de Uso Inigualable en la Automatización del Negocio de la Construcción, Artistic Stone Design Elige Ragic en Lugar de Microsoft Access

Primera Razón: La Curva de Aprendizaje Poco Profunda

La Segunda Razón es Bastante Sencilla: La Capacidad de Generación de PDF nativa

Acerca de Ken, Desde la Ingeniería Aeroespacial Hasta “El Nuevo capítulo de su Vida”

La Era de QuickBooks

¿A Dónde se Fueron las Losas?

La Facturación Con Notas Adhesivas

Precisión, Precisión y Precisión

Ken Kueny, Propietario de Karn Custom Woodwork y Artistic Stone Design

Ken mencionó que Ragic es "un placer de usar" y, para mí, Ken es alguien con quien es "un placer hablar". Conversé durante una hora con Ken, un ex ingeniero aeroespacial que ahora es dueño de dos pequeñas empresas en Richmond, Virginia, con su hijo. Él compartió lo mucho que disfrutó del proceso de automatizar su propia empresa, Artistic Stone Design, con Ragic, y por qué eligió a Ragic.

Primera Razón: La Curva de Aprendizaje Poco Profunda

Ken no recurrió a Ragic a la ligera; había trabajado con muchas herramientas relacionadas con bases de datos, como PHP, MySQL, PowerBI, etc. Durante su búsqueda de una base de datos sin código para gestionar su flujo de trabajo, comparó Ragic con otras herramientas sin código como Microsoft Access y se sorprendió de lo fácil que fue hacerse con Ragic. Con suficientes recursos de aprendizaje y un servicio de atención al cliente receptivo cuando tenía preguntas, Ken logró codificar, probar y poner en funcionamiento su base de datos Ragic en poco más de una semana y ha estado funcionando sin problemas desde entonces, gestionada únicamente por él.

Esta curva de aprendizaje poco profunda en Ragic no solo le ha permitido crear su base de datos sin esfuerzo, sino que también le permite revisarla y hacer ajustes fácilmente a medida que su empresa crece y los flujos de trabajo cambian. Anteriormente, con otras herramientas como MySQL, aunque creaba todo por su cuenta y pasaba meses desarrollando las funciones para satisfacer sus necesidades, cuando era necesario realizar ajustes después de unos años, a menudo le llevaba mucho tiempo y esfuerzo recordar y comprender lo que hacía antes de poder realizar ajustes, como si tuviera que volver a aprenderlo todo de nuevo. Siempre me llevaba a un momento de "Oh, Dios mío... ¿cómo lo hice?". Este problema no se presenta con Ragic.

La Segunda Razón es Bastante Sencilla: La Capacidad de Generación de PDF nativa

La primera empresa de Ken, una empresa de carpintería, le proporcionó la experiencia de automatizar su flujo de trabajo con PHP y MySQL. Cuando un día se topó con la necesidad de generar una facturación estándar de la industria en formato PDF, Ken no tenía las habilidades necesarias y no quería perder el tiempo en profundizar tanto en el tema, por lo que contrató a un desarrollador para que codificara esta función en su interfaz. Ahora, el sistema es estable y funciona bien, pero el desarrollador se fue desde entonces, dejándolos en un callejón sin salida. No pueden mejorar más su sistema.

A partir de esta experiencia, cuando buscaba un sistema para automatizar el flujo de trabajo de la empresa que adquirió en segundo lugar (Artistic Stone Design), que es una empresa de encimeras, Ken priorizó encontrar una solución con capacidades de generación de PDF nativas, algo que ofrece Ragic. Sí, Ken se sorprendió de lo fácil que fue conseguir Ragic, pero durante su búsqueda en 2021, cuando las herramientas sin código estaban de moda, la verdad sea dicha, encontró que muchas herramientas eran muy fáciles de usar.

Entonces, ¿qué hizo que Ragic tuviera éxito en convencer a Ken? Toda la flexibilidad menos la complejidad en la generación de PDF de Ragic, con la capacidad de enviar el PDF directamente por correo electrónico. Ken solo necesitaba diseñar una hoja para su factura que cumpliera con los estándares de facturación de la industria. No hay una estructura rígida que dicte cómo se ve el PDF y, siempre que sea necesario, hay un botón de acción para automatizar el proceso de envío del PDF por correo electrónico.

Factura de Muestra de Artistic Stone Design's Industry Standard

Acerca de Ken: De la Ingeniería Aeroespacial al “Nuevo Capítulo de su Vida”

El viaje de Ken desde la ingeniería aeroespacial hasta el emprendimiento en la industria de la construcción me llamó la atención cuando me encontré con uno de sus tickets de soporte de Ragic.

Le pregunté por qué hizo la transición y me dijo: "Algunas personas dicen que es la jubilación, pero yo lo veo como un nuevo capítulo de mi vida".

Su decisión de entrar en la industria de la construcción no se basó en una preferencia particular por ese campo. En cambio, enfatizó la importancia de dedicarse a algo propio, en particular algo que pudiera compartir con su hijo.

Ken Kueny e Hijo

Cuando compró su empresa de carpintería en 2016, el hecho de que todo fuera en papel y escrito a mano lo estresaba. Por eso decidió automatizar el proceso con algo con lo que está familiarizado, PHP y MySQL.

“Me gusta automatizar las cosas. Una vez que hemos automatizado todo el flujo de trabajo, un trabajo de dos semanas se puede realizar en 2 horas”.

Después de gestionar con éxito su empresa de carpintería, Ken identificó que el 10 % de sus ingresos se transferían a empresas de encimeras para realizar el trabajo en piedra. Sin embargo, surgió un desajuste en los plazos de los proyectos. La empresa de encimeras, que se centra en proyectos residenciales de ritmo rápido con rápidas rotaciones, a menudo no podía alinearse con el cronograma de carpintería de Ken, que manejaba proyectos a más largo plazo. Este ciclo continuó hasta 2021, cuando Ken tomó la decisión estratégica de adquirir una empresa de encimeras, Artistic Stone Design, para alinearse con el cronograma de carpintería, que se centra principalmente en mercados más grandes y proyectos a largo plazo.

Uno de los Proyectos de Artistic Stone Design

Por supuesto, esta adquisición fue seguida por la necesidad de automatizar el flujo de trabajo. Sin embargo, Ken no podía simplemente copiar y pegar el sistema utilizado en su empresa de carpintería debido a ciertas diferencias entre los dos modelos de negocio.

En 2021, la tendencia de código bajo sin código prevaleció, junto con la consideración de encontrar una herramienta con capacidades nativas de generación de PDF y la experiencia de quedarse sin respuesta por parte de un desarrollador externo, se decidió por Ragic.

El Antes y Después de Ragic

La Era de QuickBooks

Cuando Ken adquirió Artistic Stone Design, la empresa utilizaba QuickBooks. La ventaja era que almacenaba registros de todas las cotizaciones realizadas, pero la desventaja era que el sistema se sobrecargaba con numerosas cotizaciones antiguas.

Citando a Ken, "Había estimaciones antiguas que simplemente lo hundieron".

Simplemente no era la herramienta adecuada para el trabajo. En esta industria, había más que cotizaciones y estimaciones que manejar.

¿A Dónde se Fueron las Losas?

“Cuando compré la empresa, el dueño anterior me dio una hoja de cálculo. Era su inventario del día en que lo había hecho. Entonces, cuando compré la empresa, pensé: ¿puedo obtener una actualización de esa hoja de cálculo?

Y él me respondió: No está automatizado. Y yo pensé: Oh, Dios. Así que tuvimos que salir y contar literalmente cada losa. Ni siquiera están marcadas. Esto es una locura”.

Artistic Stone Design maneja entre 800 y 1000 losas de distintos materiales, como granito y cuarzo, cada una con un valor de alrededor de mil dólares. Este caos de inventario requería mucho tiempo y esfuerzo para encontrar una losa o, peor aún, había casos en los que no podían proporcionar adecuadamente una losa prometida para un determinado proyecto. Entonces Ken decidió hacer algo para resolver esta "locura".

“Probablemente el primer mes que fui a Amazon, conseguí 1500 etiquetas de código de barras personalizadas y una pequeña pistola escáner por menos de cien dólares. Y fuimos y pusimos pequeñas etiquetas en cada placa y en cada soporte. Así que ahora, cada mañana hago que alguien camine por ahí, le toma de 10 a 20 minutos. Y escanea cada placa y cada soporte para que sepamos exactamente qué tenemos y dónde está. Ahora lo hemos refinado hasta el punto en que cargo eso en una tabla en Ragic y tenemos un inventario en vivo todos los días. Podemos saber exactamente dónde está cada placa”.

"Si tienes un inventario de 800.000 dólares, probablemente deberías realizar un seguimiento del mismo".

El Inventario de Artistic Stone Design

La Facturación de Sticky-Notes

“Nuestro contable tenía carpetas con notas adhesivas. Y ese era nuestro proceso de facturación. Y yo pensaba, Dios mío, esto son cientos de miles de dólares. Sí. Y si las metes, pueden volar”.

Ahora, toda esta información vital se encuentra en un lugar conveniente, Ragic: cotizaciones, órdenes de trabajo y facturas están perfectamente organizadas y son de fácil acceso. Durante una breve reunión de una hora, los miembros esenciales del equipo, incluidos los gerentes de proyectos, se reúnen para analizar cada proyecto. Ingresan porcentajes de finalización, lo que proporciona una descripción general clara de los ingresos generados y garantiza la alineación con los cronogramas del proyecto. Y, por supuesto, esos cientos de miles de dólares de facturación se controlan mucho mejor, sin riesgo de que se pierdan.

Estas tres hojas clave, Cotizaciones, Órdenes de trabajo y Facturas, también son Varias versiones entre sí. Ken mantiene un superconjunto de todos los campos posibles para las tres hojas, y cada versión de hoja solo contendrá información relevante adaptada a su propósito y audiencia. Por ejemplo, las Notas internas se excluyen de las Facturas porque se muestran a los clientes, y la Información de costos se omite de las Órdenes de trabajo porque el personal de tierra no la necesita. Sin embargo, los Detalles del cliente y la Información del artículo se comparten en todas las versiones. Este enfoque garantiza la coherencia, mantiene la confidencialidad y mantiene cada vista optimizada, mostrando solo los datos necesarios sin sobrecargar las hojas.

Además, Ken ahora tiene acceso a informes completos que detallan los costos de los materiales, la mano de obra del taller, la mano de obra de instalación y la mano de obra subcontratada. También puede analizar el costo promedio por pie cuadrado para medir el rendimiento. Estos datos reveladores ayudan a identificar los éxitos y las áreas de mejora, lo que repercute en la toma de decisiones futuras, como: ¿Necesitan aumentar los precios?

Precisión, Precisión y Precisión

En la primera base de datos de carpintería de Ken con PHP y MySQL, todo está en formato de texto. El tamaño del archivo es extremadamente pequeño y ha funcionado bastante bien desde entonces. Ken se fijó el objetivo de evitar que la base de datos se sobrecargara.

Pero en el trabajo con piedra, Ken trabaja con proyectos que requieren una precisión muy alta; por lo general, buscan lograr tolerancias de una milésima de pulgada. Por lo tanto, los requisitos son mucho más estrictos que en el trabajo con madera. En el trabajo con madera, si el ajuste no es perfecto, a menudo se pueden hacer ajustes; con la piedra, realmente no existe esta opción, o al menos es mucho más difícil de lograr.

Una vez más, Ragic está a la altura de las circunstancias. Ken puede adjuntar fácilmente archivos PDF, imágenes y archivos de imágenes vectoriales, como archivos DXF de AutoCAD (BLOB, objetos binarios de gran tamaño), a su hoja de órdenes de trabajo. Estos archivos se procesan a través de un software CAM (fabricación asistida por computadora) para establecer rutas de herramientas en la sierra y la fresadora para cortar las piezas, lo que garantiza cortes precisos. Esta capacidad no solo le ha permitido a Ken trabajar con precisión a un alto nivel y disfrutar de la comodidad de tener datos críticos consolidados, sin más papeles importantes dando vueltas.

Muestra de Orden de Trabajo de Artistic Stone Design