El Gobierno de la Ciudad de Taipéi Redujo los Costos en 2 Millones de Dólares Con Ragic

La adaptabilidad de Ragic lo ha convertido en una opción destacada para las organizaciones gubernamentales de todo el mundo, desde la gestión de datos de reclusos hasta la organización de estudios geológicos. Una entidad gubernamental que ha implementado Ragic es el Departamento de Tecnología de la Información del Gobierno de la Ciudad de Taipéi. Como entidad gubernamental que se enfrenta a un espectro de requisitos que involucra a numerosos empleados, flujos de trabajo diversos y, ocasionalmente, plazos urgentes, Ragic se presenta como una solución dinámica para abordar sus necesidades multifacéticas de bases de datos.

Sistema de Asignación de Tareas Para la Prevención de la COVID-19 Creado en 3 Días

El 15 de abril de 2022, los casos confirmados de COVID-19 en Taiwán aumentaron a una velocidad sin precedentes. En respuesta al inminente aumento de la necesidad de atención domiciliaria de los casos confirmados, el entonces alcalde de Taipéi, Wenzhe Ke, anunció la implementación de prueba del "Sistema de prevención y atención de COVID-19" en el distrito de Xinyi, cuyo lanzamiento estaba previsto para solo tres días después. El centro tenía como objetivo proporcionar a los pacientes con síntomas leves tres comidas y servicios adecuados de eliminación de basura.

Ese anuncio hizo que el día fuera inolvidable para el equipo técnico del Departamento de Tecnologías de la Información. Dado que la orden de emergencia se dio a conocer apenas unas horas antes de la conferencia de prensa de la tarde, tuvieron que establecer rápidamente un sistema para atender los requisitos de todas las unidades en materia de sincronización de información, coordinación interdepartamental y asignación de tareas para el funcionamiento del Centro de Prevención y Atención de COVID-19.

“Era viernes por la tarde y nos dijeron que el sistema tenía que estar listo el lunes”

Es decir, considerando el día de la prueba como el día uno, les quedaban solo dos días para construir el sistema. En circunstancias normales, actualizar la lista de casos confirmados y asignarlos a diferentes unidades responsables llevaría alrededor de dos semanas con el proceso estándar. Sin embargo, debido a la urgencia de la pandemia, el equipo técnico tuvo que utilizar rápidamente la solución más inmediata disponible y ponerse a trabajar.

Esa solución es la base de datos en la nube Ragic, que no requiere programación y que ha sido implementada por el Departamento de Tecnología de la Información del Gobierno de la Ciudad de Taipéi durante más de un año. Para quienes no están familiarizados con la programación, esta herramienta es una solución que permite que incluso los no programadores creen su propia base de datos. Pero para profesionales como el equipo técnico del Departamento de Tecnología de la Información del Gobierno de la Ciudad de Taipéi, la capacidad de Ragic para un desarrollo rápido y ajustes flexibles en respuesta a las demandas cambiantes la convirtieron en un arma secreta en tiempos de emergencia.

El equipo logró completar la primera versión del sistema en dos días. Debido a su flexibilidad, a medida que el Centro de Prevención y Atención de COVID-19 expandió sus servicios para cubrir toda el área de Taipéi, el sistema también se ajustó para adaptarse a las necesidades de sincronización de varias unidades. Cuando el alcalde de la ciudad expresó que quería ver un análisis de datos, el equipo pudo ajustar rápidamente y presentar la información visualizada a través de un panel de control.

Este sistema de asignación de tareas para la prevención del COVID-19, que se construyó en tan solo tres días, es solo una de las muchas implementaciones exitosas de Ragic en el Departamento de Tecnología de la Información del Gobierno de la Ciudad de Taipéi. En los últimos dos años, han construido más de 2000 hojas en Ragic. Además de reducir el tiempo y la mano de obra humana y mejorar la eficiencia, han logrado ahorrar un presupuesto estimado de más de 2 millones de dólares gracias a la implementación de Ragic.

Ragic Para Todos los Empleados, Incluidos Aquellos Sin Conocimientos de Programación

¿Por qué el Departamento de Información y Tecnología del Gobierno de la Ciudad de Taipéi optó por Ragic? El exdirector Lin del equipo técnico reveló que el gobierno había estado buscando activamente digitalizar sus operaciones. Sin embargo, adherirse al método convencional de centralizar todas las necesidades relacionadas dentro del equipo técnico condujo a un escenario de "demanda superior a la oferta". Como resultado, comenzaron a buscar herramientas auxiliares para cerrar esta brecha entre la oferta y la demanda.

El director Lin analizó minuciosamente los requisitos del gobierno. En realidad, la mayoría de estas necesidades eran relativamente sencillas, como la entrada de datos, la recopilación y el procesamiento básico. Por lo tanto, cuando el personal descubrió que la característica principal de Ragic es su "interfaz basada en hojas de cálculo", que permite a los empleados sin conocimientos de programación comprender su uso sin esfuerzo (de manera muy similar a Word y Excel) y diseñar hojas sencillas para sus necesidades específicas, fue una opción evidente.

Según el director Lin, Ragic permite al equipo técnico dar un paso atrás, lo que permite a todos los empleados que comprenden mejor los requisitos crear sus propias hojas de cálculo. Esto no solo agiliza el proceso de creación de sistemas de bases de datos al permitir que quienes comprenden sus necesidades los creen, sino que también ahorra mucho tiempo. Además, este enfoque permite al equipo técnico destinar sus esfuerzos al desarrollo de proyectos más complejos y de orientación técnica. Ragic cuenta con una escalabilidad impresionante, que se adapta a una amplia gama de aplicaciones.

Un Sistema de Auditoría Electrónica de Ciclo Completo

El "Sistema de auditoría electrónica" es el sistema establecido por el Departamento de Ética Gubernamental del Gobierno de la Ciudad de Taipéi, con la ayuda del Departamento de Tecnología de la Información del Gobierno de la Ciudad de Taipéi. Este sistema permite a las unidades del Departamento de Ética Gubernamental crear sus propias planillas, flujos de aprobación y recordatorios, adaptados a sus requisitos específicos, mejorando en última instancia la eficiencia de sus procesos de auditoría.

“Auditoría” se refiere al hecho de que el gobierno de la ciudad de Taipéi envía regularmente personal para verificar si las distintas instalaciones de las organizaciones no gubernamentales cumplen con las inspecciones de seguridad contra incendios, las normas de seguridad de los edificios y las pautas de cumplimiento empresarial. Actualmente, el gobierno de la ciudad realiza más de 100 inspecciones de forma regular, con 27 unidades diferentes, como el departamento de bomberos, la oficina de educación y la oficina de inspección laboral, según el proyecto.

Antes de que el gobierno de la ciudad implementara el sistema de auditoría electrónica, las distintas unidades y proyectos de auditoría mantenían sus procesos separados, y a menudo carecían de suficientes controles internos y recordatorios. Además, el obstáculo inicial de la recopilación de información durante las auditorías solía depender de métodos basados ​​en papel. Los auditores in situ completaban la información manualmente, basándose en formularios de auditoría escritos a mano y firmados por la parte responsable in situ. Al regresar a la unidad, estos formularios se archivaban en papel o se escaneaban según los procedimientos de la unidad.

El director Lin destacó varios problemas que surgen de este enfoque basado en el papel. En primer lugar, el único propósito de estos documentos en papel es la retención de datos, pero sin darse cuenta imponen cargas significativas debido al período de archivo necesario para los registros de auditoría.

"Todos esos papeles ocupan espacio para almacenarlos en la oficina. El gobierno de la ciudad de Taipéi está ubicado en la zona de élite del distrito de Xinyi. ¿Te imaginas cuánto nos cuesta eso al año?"

En segundo lugar, la recuperación de datos cuando se necesitan resulta sumamente ineficiente. Para rastrear la información, uno debe examinar numerosas hojas del registro de documentos, lo que a menudo genera frustración. Las modificaciones o colaboraciones con otras unidades son difíciles de rastrear, lo que a menudo causa problemas de comunicación y demoras en el flujo de trabajo. Incluso con el enfoque de "digitalización" anterior que no cubre todo el flujo de trabajo, requiere un esfuerzo manual para escanear repetidamente los documentos en papel para ingresarlos al sistema. Si bien aborda el problema de la recuperación ineficiente de datos, aún exige una cantidad significativa de mano de obra para escanear e ingresar repetidamente los datos en el sistema, lo que no es tan sencillo como ingresar datos electrónicamente a través de una base de datos unificada.

El incendio que se produjo en un KTV en la ciudad de Taipéi impulsó al gobierno de la ciudad a acelerar la revisión de la falta de gestión general, mecanismo de recordatorio y notificación instantánea entre unidades en el proceso de auditoría. El año pasado, comenzaron a construir su nuevo sistema con Ragic.

Este nuevo sistema de auditoría electrónica creado con Ragic se centra en establecer un ciclo de digitalización completo. Cada unidad y todos los procesos deben digitalizarse, comenzando por las primeras líneas de recopilación de datos. Los auditores in situ utilizan la aplicación Ragic para completar las hojas de recopilación de datos, incluida la carga de fotografías de la escena para obtener datos más completos.

Simplificación de la Digitalización del Flujo de Trabajo: Reducción de la Brecha Entre el Papel y lo Digital

El desafío de digitalizar los flujos de trabajo suele surgir de las marcadas disparidades entre los procesos en papel y los digitales. Los sistemas de software disponibles comercialmente suelen desviarse significativamente de los procedimientos en papel, lo que genera desafíos de personalización. Sin embargo, Ragic, reconocido por su alta capacidad de personalización, ofrece una solución. Quienes crean las hojas pueden adaptarlas para que coincidan con la familiaridad de los auditores o el personal relevante. Además, Ragic cuenta con un campo de firma que agiliza las aprobaciones, lo que permite firmar hojas con facilidad. Su sólida personalización se integra perfectamente con los flujos de trabajo existentes, simplificando la digitalización y eliminando las cargas de papeleo.

Ajustar del Flujo de Trabajo Según las Necesidades

Una vez que los auditores in situ introducen los detalles del caso, los datos se integran directamente en el sistema. Los pasos posteriores, que incluyen revisiones, seguimiento y cierre de casos, se llevan a cabo predominantemente dentro de la plataforma Ragic. Con 27 unidades de inspección y más de 100 funciones de auditoría bajo el paraguas del gobierno, cada unidad opera con distintos protocolos de control interno y prácticas de gestión para manejar sus respectivas responsabilidades.

Las soluciones de software convencionales a menudo implican que los profesionales de la programación realicen entrevistas individuales con los usuarios para determinar los requisitos y construir los sistemas correspondientes. Este enfoque puede resultar arduo, especialmente si surgen problemas de comunicación o no se tiene en cuenta por completo el contexto organizacional real, lo que requiere posteriores ajustes exigentes.

Sin embargo, Ragic adopta un enfoque operativo diferente. El Departamento de Ética Gubernamental del Gobierno de la Ciudad de Taipéi toma la iniciativa de realizar capacitaciones, impartiendo conocimientos sobre Ragic a futuros usuarios de varias unidades. Se les enseña a usar Ragic de manera eficaz, a diseñar y modificar hojas y a adaptarlas a sus necesidades específicas. Este método permite a los usuarios crear sus hojas de manera independiente y crear su flujo de trabajo, por ejemplo, configurando los recordatorios necesarios, lo que hace que los ajustes sean notablemente sencillos y ofrece un alto grado de flexibilidad.

Panel de Información Sobre Agricultura, Pesca y Suministro de Ganado

Entonces, ¿cómo pueden los programadores ayudar a los empleados gubernamentales a mejorar la eficiencia laboral con un enfoque más simple y que requiera menos mano de obra? He aquí un ejemplo de cómo el equipo técnico del Departamento de Tecnología de la Información del Gobierno de la Ciudad de Taipéi ayudó al Departamento de Desarrollo Económico del Gobierno de la Ciudad de Taipéi a crear el "Panel de control de suministro de agricultura, pesca y ganado".

La Oficina de Desarrollo Industrial de la Ciudad de Taipéi ha compartido desde hace tiempo en su sitio web los volúmenes de transacciones diarias y los precios mayoristas de productos agrícolas y ganaderos para referencia pública. Sin embargo, hasta el año pasado, todavía inspeccionaban y actualizaban manualmente todos los datos. Los datos se descargaban del sitio web de Open Data y luego se organizaban meticulosamente en archivos de Word, uno tras otro, antes de subirlos al sitio web.

Este proceso se enfrentó a varios desafíos importantes. En primer lugar, era increíblemente laborioso y requería mucho tiempo. Cada día, el personal de marketing necesitaba pasar una o dos horas clasificando este archivo de Word. Además, los datos capturados y clasificados solían ser gestionados por diferentes contratistas en diferentes momentos, lo que generaba puntos de referencia de datos inconsistentes y una presentación de la información menos precisa. Sin mencionar que los datos sin representación visual eran menos accesibles para la vista del público.

El equipo técnico diseñó una solución innovadora utilizando Ragic y una herramienta de informes externa (PowerBI). Rediseñaron el proceso y lo automatizaron: los precios de las transacciones diarias, los detalles del volumen y otra información relevante que antes se almacenaban en archivos de Word se reestructuraron y se colocaron dentro de las hojas de Ragic. Al aprovechar la función de importación periódica desde la URL de Ragic, los datos CSV publicados por el gobierno pertinentes al mercado se importaron automáticamente a Ragic cada día. Esta información se actualizó luego en el sitio web del Mercado de la Ciudad de Taipéi a través de la integración de API, creando el "Panel de información comercial del mercado mayorista de productos agrícolas".

Esta transición a un proceso automatizado eliminó la necesidad de ordenar y comparar datos, lo que permitió ahorrar una media de una hora al día. Al mismo tiempo, como todos los datos se ajustaban a un cronograma de actualización fijo, se eliminaron las discrepancias en la información desincronizada.

Para automatizar este proceso, el costo estimado era de alrededor de $10.000 dólares si se ejecutaba mediante un proceso de licitación formal, que normalmente demora al menos dos meses debido a los procedimientos administrativos. Si se incluye el tiempo de desarrollo, tres meses podrían considerarse incluso apresurados. Sin embargo, al aprovechar Ragic, el equipo técnico completó la tarea en menos de un mes sin incurrir en ningún presupuesto adicional. Este enfoque no solo redujo drásticamente el tiempo de desarrollo, sino que también evitó el engorroso proceso de licitación de adquisiciones del gobierno.

Un Recorte Presupuestario Total de Más de 2 Millones de Dólares

El sistema de asignación de tareas de prevención de COVID-19, el sistema de auditoría electrónica y el panel de información sobre suministro agrícola, pesquero y ganadero son solo algunas de las numerosas aplicaciones de Ragic del gobierno de la ciudad de Taipéi. Muchos de estos formularios son creados por los propios usuarios y suman un total de más de 2000 hojas.

Si se consideran todas las hojas y sistemas que se construyen actualmente en Ragic, si se utilizara el método convencional de licitación y subcontratación, se generarían costos sustanciales de instalación y mantenimiento debido a las licitaciones individuales y a los fabricantes que deben satisfacer las necesidades. Tomando como ejemplo el sistema de auditoría electrónica, que consolida varios sistemas antiguos, el gobierno de la ciudad de Taipéi estima que el desarrollo de este sistema de manera convencional superaría los 1000 dólares estadounidenses. Si se tiene en cuenta el desarrollo de 27 unidades y cinco años de mantenimiento, esta proyección asciende a más de 1,5 millones de dólares estadounidenses. Con la deducción de la tarifa de licencia anual fija de Ragic, los ahorros del gobierno de la ciudad superan los 2 millones de dólares estadounidenses, lo que supone un alivio fiscal sustancial.

Además de su demostrada adaptabilidad, que se ha puesto de manifiesto a través de su adopción por parte de gobiernos de todo el mundo para abordar diversas necesidades, Ragic también ofrece una versión local diseñada a medida para entidades gubernamentales que priorizan mantener sus datos en la empresa. El impacto de Ragic se extiende más allá de los procesos optimizados; allana el camino para una administración eficiente y rentable, garantizando la seguridad de los datos. Esto posiciona a Ragic como una herramienta valiosa en la gobernanza moderna.