El Equipo Detrás de los Conciertos de la Película Harry Potter: ¿Cómo Puede un Equipo de 4 Personas Manejar Más de 300 Presentaciones Anuales?

En la sala de conciertos, una orquesta sinfónica profesional está en el escenario, pero la atmósfera se siente muy diferente a la de un típico concierto de música clásica. En las dos paredes a cada lado del pasillo cuelgan los cuatro carteles de colores de cada casa de Hogwarts. En los asientos hay un público feliz vestido con túnicas y portando varitas. Detrás del escenario, una gran pantalla de proyección reproduce toda la película de Harry Potter. Pero mientras la pantalla mostraba a los estudiantes de primer año de Hogwarts en botes remando hacia el castillo, el clásico atemporal, el tema de Hedwig, compuesto por el gran John Williams, llena el espacio no a través de parlantes sino directamente desde los instrumentos de una orquesta sinfónica en vivo.

Crédito de la foto: Jordan August Photography

Este nuevo modo de entretenimiento que combina "ver películas" con "concierto musical en vivo" se denomina "concierto de cine". Además de la serie de Conciertos de Cine de Harry Potter, películas galardonadas con bandas sonoras conmovedoras como Elf, El Código Da Vinci, Gladiador, El Padrino (y muchas más) tienen cada una sus propios conciertos. Estos conciertos de cine realizan giras periódicas por todo el mundo para ofrecer a sus fans una estimulante experiencia de concierto en persona. El impulsor de estos conciertos de cine no es otro que la productora CineConcerts.

Fundada en 2013, CineConcerts es el líder de la industria a pesar de tener una plantilla de tiempo completo de solo cuatro personas. CineConcerts ha trabajado con casi todos los principales estudios cinematográficos y ha gestionado miles de funciones (más de 300 funciones al año) en 48 países, involucrando a más de 3 millones de personas a finales de 2022.

En general, CineConcerts es un conducto entre los estudios como licenciatario y los presentadores del concierto (lugar, orquesta o promotor externo), algo así como un director de proyecto. Cada actuación es como un proyecto, desde la concesión de licencias cinematográficas, la creación de un programa, el contacto con los socios locales, la orquesta y el director, la generación de horarios, la revisión de diversos materiales, la verificación de la venta de entradas y, al mismo tiempo, la protección de la propiedad intelectual y la marca. Básicamente, CineConcerts debe realizar un seguimiento y estar al tanto de todo, así como brindar supervisión y asistencia para garantizar al consumidor un rendimiento y una experiencia impecable.

Founder / La productora Justin Freer trabajando en la partitura musical. Crédito de la foto: Christie Goodwin

CineConcerts pone más énfasis en el control de calidad del concierto, lo que se refleja no solo en los detalles de la proyección, sino también en la presentación en sí. Algunas de las otras empresas, cuando llevan a cabo estos proyectos, tienen un enfoque muy desinteresado y simplemente envían archivos a los presentadores y eso es todo. En el caso de CineConcerts, sin embargo, su objetivo es "ofrecer un espectáculo impecable y fantástico". Comprueban si los presentadores están haciendo la promoción de la manera correcta o si utilizan materiales de marketing adecuados; durante el concierto, comprueban si la pantalla y el equipo de proyección son apropiados para garantizar que el público tenga la experiencia perfecta del concierto.

Con tan poca gente en su plantilla, ¿cómo hace CineConcerts para supervisar tantos detalles de una cantidad tan grande de actuaciones? Crearon un sistema de seguimiento de proyectos personalizado para el equipo de CinceConcerts utilizando Ragic.

"Realizamos un seguimiento de cada detalle de cada actuación, por pequeño que sea", afirma CineConcerts. "Gestionamos todos estos espectáculos en todo el mundo al mismo tiempo, y no seríamos capaces de hacerlo sin una solución de seguimiento muy robusta".

"Prácticamente nuestro negocio no existiría en la forma en que lo hace ahora sin las capacidades de seguimiento de Ragic", agregaron.

Actualización a Ragic Desde Hojas de Cálculo de Google

CineConcerts comenzó a usar Ragic en 2017. Antes de eso, el equipo usaba Google Sheets para administrar la información de sus proyectos. La naturaleza colaborativa y basada en la nube de Google Sheets permitió que todos los miembros del equipo se mantuvieran actualizados sobre los últimos avances. Sin embargo, a medida que rastreaban más detalles y acumulaban más datos, comenzaron a surgir problemas de rendimiento.

Con hasta 1000 filas de datos (con varias docenas de columnas, formato condicional y listas desplegables), parecía que Google Sheets estaba teniendo problemas. Una acción simple como abrir la hoja para revisar los datos provocaría interrupciones e incluso bloquearía el navegador. "Se volvió demasiado engorroso" y se requirió una herramienta más avanzada para manejar los diversos y complejos elementos del proyecto que CineConcerts tuvo que manejar.

Cuando el equipo buscaba una herramienta de reemplazo, se propusieron encontrar una que satisficiera las siguientes necesidades:

"Fue inspirador descubrir Ragic porque encaja perfectamente con lo que necesitamos hacer", dijo CineConcerts. Adoptaron a Ragic y todo salió bien.

¿Cómo descubrieron Ragic? Según CineConcerts, simplemente convirtieron las necesidades anteriores en palabras clave y las buscaron en Google. ¡Voilá! "Ojalá pudiéramos tener una mejor historia sobre cómo se descubrió. Pero en realidad, fue solo una simple búsqueda en Google de lo que necesitábamos y apareció. Eso es increíble".

El equipo también utilizó anteriormente otra herramienta de base de datos, Quickbase. Pero en comparación con Ragic, era más caro y menos fácil de usar para las personas que no estaban familiarizadas con la tecnología de la información.

"Al venir de Excel, Ragic fue una progresión mental natural para nosotros, mientras que ir a QuickBase parece que tendríamos que tomar una clase para aprender a usarlo, solo para saber cómo usar las funciones básicas en él." dijo CineConcerts.

Gestión Eficiente de Proyectos con Ragic

¿Cómo una productora de entretenimiento que maneja muchos proyectos como CineConcerts utiliza Ragic para una gestión y seguimiento de proyectos de alta eficiencia? Aquí hablamos de su experiencia en términos de cuatro aspectos:

1) Seguimiento Integral de los Detalles del Proyecto

CineConcerts registra todas las comunicaciones internas en Ragic. En la hoja de seguimiento principal, toda la información esencial aparece por actuación: lugar, orquesta sinfónica, director, presentador, fecha de actuación, socios externos, etc.

Los presentadores, lugares y orquestas se crean en hojas separadas e independientes. La hoja principal de seguimiento del rendimiento vincula estas hojas y carga información relevante para reducir el tiempo dedicado a ingresar información redundante.

*solo con fines ilustrativos, no una representación de la base de datos.

Las reuniones, contratos, programación, revisión de materiales de marketing, decoración del lugar antes de las actuaciones, seguimiento de ventas y cálculo de ganancias después de los espectáculos también son datos ingresados ​​en diferentes hojas, que están vinculadas a la hoja de seguimiento principal mediante el uso de Ragic. varias versiones" o "subtablas de referencia".

De esta manera, el equipo puede obtener una visión general de todos los proyectos de la empresa en una hoja de seguimiento principal. Al mismo tiempo, pueden ver los diferentes aspectos cambiando a otras hojas.

La búsqueda y Las funciones de filtro también pueden mejorar enormemente la eficiencia. CineConcerts prefiere la función búsqueda de texto completo en la barra de búsqueda superior porque por su rapidez y sencillez. Mientras tanto, para permitir que el gerente de marca verifique rápidamente los datos desde diferentes perspectivas (por ejemplo, presentaciones del próximo mes, presentaciones programadas pero aún no promocionadas, etc.), diferentes vistas compartidas también se han configurado para las hojas.

*solo con fines ilustrativos, no una representación de la base de datos.

CineConcerts también utiliza la función sincronización de calendario de Ragic para sincronizar todas las actuaciones. a su calendario. Cuando necesiten ver la información desde la interfaz del calendario, cualquiera puede buscar palabras clave directamente en su software de calendario.

2) Colaboración Eficaz Con Socios Externos

CineConcerts utilizó Ragic para crear cuatro o cinco formularios web para que sus socios externos proporcionaran información como fechas de presentación y cronogramas de promoción para una presentación en particular. Estas hojas están vinculadas a la hoja de seguimiento principal que mencionamos anteriormente. Una vez que los socios externos han completado los formularios y cargado los archivos, los datos van directamente a la base de datos, a campos predefinidos para completar los detalles del proyecto.

Si todos estos datos se pasaran por correo electrónico, sería necesario enviarlos, responderlos y verificarlos dos veces, sin mencionar el tiempo y el esfuerzo que se necesitarían para organizar los datos y escribirlos en el sistema de seguimiento. Los formularios web tienen un formato preespecificado, lo que reduce enormemente los esfuerzos de comunicación y los intercambios.

Los formularios web también hacen que la revisión del material de marketing y decoración del lugar sea más eficiente. Todo lo que los socios tienen que hacer es completar los formularios y adjuntar el archivo, y el gerente de marca de CineConcerts puede marcar la respuesta en los formularios de solicitud para notificarles. A través de las funciones de vinculación y subtabla de referencia en Ragic, estos datos de la aplicación se pueden agregar fácilmente a las hojas de seguimiento principales.

*solo con fines ilustrativos, no una representación de la base de datos.

A veces, CineConcerts también necesita proporcionar información a socios externos. Ahí es donde la función de exportación de Ragic hace que todo vaya sobre ruedas. Por ejemplo, para cada concierto suele haber una lista de personas VIP que reciben entradas de cortesía. Esta información siempre se guarda en Ragic. Cuando surge la necesidad de proporcionar una lista de invitados para un espectáculo en particular, todo lo que tienen que hacer es ejecutar un filtro y exportar los datos como PDF antes de enviarlos a sus socios.

Usuarios Externos + Versiones Múltiples

Recientemente, CineConcerts también ha intentado agregar directamente a sus socios como usuarios externos a su base de datos de Ragic, luego utilice la función de versión múltiple para producir una hoja de seguimiento simplificada para cada actuación para los usuarios externos. (Los derechos de acceso a las hojas utilizadas por el personal interno no se otorgan a los usuarios externos). De esta manera, la información que ven los socios externos está siempre actualizada, mientras que CinceConcerts tiene un control preciso sobre lo que pueden ver y lo que no.

3) Adaptarse Rápidamente Durante la Pandemia

Durante los últimos dos años, la pandemia puso fin a casi todos los eventos físicos importantes en todo el mundo. Es un cambio en el mundo que CineConcerts ha sentido profundamente de primera mano: después de organizar más de 300 funciones al año, todo se detuvo bruscamente en marzo de 2020. En estos dos años dominados por la COVID-19, CineConcerts solo organizó un puñado de funciones en la región de Asia Pacífico a finales del 2020 y principios del 2021.

Aunque casi todos los proyectos quedaron en suspenso, las cosas que necesitaban rastrear no desaparecieron simplemente. En cambio, hubo un cambio de enfoque: CinceConerts pasó del seguimiento del material promocional, los horarios de los espectáculos y la venta de entradas al estado de los aplazamientos de los espectáculos: ¿Cuándo decidiría el presentador local posponerlos cuando la pandemia comenzara a causar estragos en ciertas regiones? Una vez determinado el aplazamiento, quedaban dudas sobre cuándo se decidiría la nueva fecha.

Antes de la pandemia, la hoja de seguimiento rastreaba principalmente conciertos "a punto de comenzar" o "en curso". Pocos, si es que hubo alguno, fueron cancelados o pospuestos. El seguimiento del estado del espectáculo después del aplazamiento nunca fue el objetivo. Todo cambió en la era de la pandemia. Afortunadamente, Ragic está diseñado para ser flexible y receptivo. CineConcerts comenzó a ajustar sus hojas de inmediato, agregando campos relacionados con la pandemia, como notas de seguimiento y horarios. Sólo tomó una semana convertir las sábanas en un nuevo sistema para la era de la pandemia.

Ahora que la pandemia finalmente está remitiendo y los socios globales están ideando mejores medidas de prevención de la pandemia para los lugares, las actuaciones han regresado. En consecuencia, el sistema de seguimiento de CinceConcerts ha respondido a la situación actual. Se están preparando para lanzar varios servicios nuevos, como productos de conciertos, un servicio de contenido digital llamado CineConcerts +PLUS y otros proyectos dirigidos a campos emergentes, como VR y Web3. Estos nuevos flujos de trabajo pueden corresponder a nuevas demandas de gestión de información o nuevas hojas, y la naturaleza altamente flexible de Ragic seguramente se mantendrá al día con los cambios.

Por ejemplo, CineConcerts no tuvo que luchar para encontrar un nuevo sistema para productos de conciertos. En su lugar, utilizaron la interfaz familiar de Ragic para crear hojas para la gestión de productos e inventario.

4) Mantenerse Adaptable Para Optimizar el Flujo de Trabajo Continuamente

Según CineConcerts, todos sus flujos de trabajo han sido basados ​​en plantillas. El sitio web interno enumera todas las hojas y, al hacer clic en el enlace, accederá a toda la información relacionada, simple y llanamente. Cuando "mantenerse sincronizado" se logra simplemente a través de hojas sin llamadas telefónicas, correos electrónicos o reuniones que obstruyan el tiempo, eso libera a todos para concentrar su tiempo en las cosas importantes que realmente necesitan discusiones cara a cara.

Les gusta que Ragic permita un control y ajuste rápidos del diseño. Incluso antes de que la pandemia obligara a realizar cambios significativos, la gente en la oficina siempre estaría pensando si el sistema de seguimiento podría ser mejor o funcionar mejor con modificaciones específicas.

Internamente, la empresa optimiza constantemente sus flujos de trabajo. “Cada semana”, dice CineConcerts, “hacemos pequeños ajustes y ocasionalmente agregamos cosas completamente nuevas a nuestro sistema. Nos lleva mucho tiempo, pero esa es la parte divertida”.