De Hojas de Cálculo Disfuncionales a Una Base de Datos Ragic Integral: La Experiencia de Migración de Resort Travel Management

Cuando las empresas inician sus negocios, muchas optan por utilizar herramientas de hojas de cálculo para administrar sus datos debido a su accesibilidad y popularidad. Pero lo que descubrirán tarde o temprano es que las hojas de cálculo están lejos de ser ideales cuando se trata de gestionar una gran cantidad de datos o crear procesos complicados (flujos de trabajo, derechos de acceso, configuraciones de campo, etc.). Para empeorar aún más las cosas, las hojas de cálculo no garantizan la precisión de los datos, lo que significa que los usuarios tendrían que reducir su eficiencia para revisar constantemente cada detalle de sus hojas de cálculo o rezar para que no haya errores importantes en los datos que pudieran afectar sus negocios.

Resort Travel Management, una empresa estadounidense del sector turístico con sede en Williamsburg, Virginia, experimentó exactamente las situaciones mencionadas anteriormente. Dado que la empresa se centra en viajes de tiempo compartido, necesitaría procesar datos relacionados tanto con el arrendatario de la propiedad como con el comprador de tiempo compartido, incluidas sus transacciones de puntos y la disponibilidad de la propiedad. Originalmente, todos los datos se administraban en muchos archivos de hojas de cálculo diferentes sin ningún tipo de relación, lo que significa que sus empleados solo podían procesar los flujos de trabajo manualmente, como ingresar datos, usar cálculos, organizar formatos de datos o mover datos de una hoja a otra. El problema de hacer la mayoría de las cosas manualmente es el bajo nivel de precisión que, por lo tanto, impide que su negocio crezca o vaya en la dirección correcta. Por ejemplo, los empleados de Gestión de viajes turísticos tendrían que calcular manualmente el inventario de tiempo compartido para sus propietarios de tiempo compartido en tiempo real. Este trabajo manual diario no sólo es lento y frustrante, sino que también podría provocar errores de cálculo con fórmulas incorrectas. Y mientras producen informes, no pueden obtener datos correctos ya que un valor específico puede ingresarse en diferentes formatos, como por ejemplo, una ciudad puede ingresarse como “NYC”, “Nueva York” o “Ciudad de Nueva York”, una la fecha se puede ingresar con el formato “aaaa/mm/dd” o “mm/dd/aaaa”, o los números de teléfono pueden tener o sin guiones intermedios.

Alaina Saunders, miembro del departamento administrativo de Resort Travel Management, notó que la empresa necesita encontrar un reemplazo para eliminar los problemas causados ​​por las hojas de cálculo y mejorar la productividad de la organización. Estaba buscando un sistema simple que pudiera contener todos los datos de los clientes y también hacer que sus flujos de trabajo fueran más automáticos, precisos y eficientes. Después de probar múltiples aplicaciones relacionadas con datos, Ragic fue el software más adecuado porque era el más maleable, adaptable y dentro del presupuesto. Como beneficio adicional para Alaina fue la flexibilidad y la amplitud de personalización de Ragic. Simplemente puede crear flujos de trabajo automáticos personalizados, establecer fórmulas y condiciones para cada dato y administrar los derechos de acceso de cada usuario en cada hoja de la base de datos. En resumen, Ragic era obviamente la herramienta de base de datos perfecta que Alaina estaba buscando para implementar en Resort Travel Management.

Smooth Start

Mientras comenzaba a construir la base de datos, Alaina no experimentó muchos obstáculos importantes gracias a la sencilla y lógica interfaz de usuario de Ragic. Y como anteriormente había trabajado principalmente con varios tipos de hojas de cálculo, dio rápidamente el primer paso para comprender cómo se administran y presentan los datos de Ragic. Lo siguiente fue intentar encontrar y descubrir qué herramientas y funciones funcionan para sus hojas, como usar campo de selección para restringir el número y formato de categorías, estableciendo las fórmulas correctas para el cálculo del inventario de puntos y la configuración integral derechos de acceso para que sus clientes puedan procesar y visualizar su información correcta en hojas correctas. Afortunadamente, gracias a la documentación detallada y al soporte por correo electrónico de Ragic, pudo adquirir conocimientos sobre las herramientas que necesitaba y agregar sobre sus sábanas. Los datos de Resort Travel Management se administraban en hojas de cálculo de Google antes de que Ragic participara. Esto significa que todos esos datos antiguos se transfirieron fácilmente a su nueva base de datos Ragic con sus herramientas de importación. Todo lo que tenía que hacer era formatear sus hojas de cálculo correctamente y luego seleccionar importar a una hoja Ragic existente o crear una nueva. Esta función le permitió obtener una ventaja en su nueva base de datos, ya que pudo continuar usando la gran mayoría de los datos de su hoja de cálculo original en lugar de pasar muchos meses más reorganizándolos o reiniciándolos.

En un Sistema Organizado

La mejora más obvia que encontró Alaina después de cambiarse a Ragic fue que ahora todo está organizado en un sistema integral. Antes de usar Ragic, sus datos estaban por todas partes en muchos archivos de hojas de cálculo diferentes. Por ejemplo, los datos de sus clientes pueden estar en una hoja, el cálculo del inventario de puntos puede ejecutarse en otro archivo y los pedidos se procesarán en otro software. Sin relación de datos y con un flujo de trabajo automático entre ellos, todo debe completarse manualmente, incluida la verificación de errores o la copia y pegado de datos de un documento a otro.

Ahora, con Ragic, todos los datos están conectados de la forma que necesita con las herramientas de enlace. Lo que es aún mejor es que el sistema podría ejecutar cálculos u otras acciones para sus datos. con la ayuda de flujos de trabajo automáticos, lo que significa que el equipo de ventas ahora puede obtener los cálculos automáticos de los saldos activos de los clientes y también recibir actualizaciones en tiempo real de los estados de las propiedades en alquiler. Esto es mucho más rápido y preciso que tomar datos de muchas hojas de cálculo diferentes y luego calcular los saldos manualmente de vez en cuando.

Gestión Controlada de Datos

En Ragic, solo los SYSAdmins pueden ingresar al modo de diseño para crear o cambiar el diseño de las hojas. Esto significa que Alaina, como SYSAdmin, puede determinar cómo los usuarios deben formatear sus valores configurando tipos de campo y formatos de campo, la accesibilidad de cada usuario en cada hoja y la proceso de trabajar. Esta restricción le salvó de la molestia de tener que comprobar el formato de los datos de cada archivo de hoja de cálculo y luego reorganizarlos de la manera correcta. Básicamente, todo este trabajo lo realiza el sistema automáticamente en la base de datos de Ragic una vez que Alaina ha terminado de personalizar las hojas. Sin duda, que el sistema realice su trabajo automáticamente conduce a una mayor precisión y eficiencia.

Colaboración Integral

Con todas las funciones implementadas, Alaina ha trasladado la mayoría de los datos de Resort Travel Management a Ragic, además de que sus colegas administren la mayor parte de su trabajo en la base de datos que ella diseñó para la organización. Dentro de la empresa, el equipo de ventas ahora puede ver fácilmente qué inventarios están usando sus clientes, realizar un seguimiento de sus proyectos y tareas y utilizar motor de búsqueda para encontrar los datos necesarios. Para el equipo administrativo, Ragic también les ha ayudado a crear informes precisos rápidamente y exportar los datos numéricos correctos. información para integrar con otra herramienta de contabilidad.

Externamente, los propietarios de tiempo compartido también pueden acceder a la plataforma del portal para propietarios de Resort Travel Management para ver sus perfiles con información como el progreso de sus puntos de tiempo compartido o alquileres. Gracias a la flexibilidad de la configuración de los derechos de acceso en Ragic, todos los empleados de Resort Travel Management y sus clientes pueden modificar o ver datos de forma segura. Esto también se ve reforzado por la función de versiones múltiples, ya que permite a los usuarios con diferentes derechos de acceso ver o procesar el mismo conjunto de datos de forma diferente.

Las Drásticas Mejoras en el Trabajo

En general, el mayor impacto influido por Ragic en la gestión de viajes de complejos turísticos es el aumento masivo de la productividad, al igual que muchas otras empresas experimentaron con su propia base de datos Ragic personalizada. Cuando el sistema organiza todos los datos de la manera designada y los procesa automáticamente con los flujos de trabajo que ha configurado, básicamente ha minimizado el tiempo invertido y los errores creados por las operaciones manuales. Además, también se eliminan simultáneamente la molestia y la frustración de encontrar errores en cada celda de la hoja de cálculo. El departamento de ventas de Resort Travel Management ahora está realizando un 50 % más de trabajo en la misma cantidad de tiempo que antes con hojas de cálculo de Google, lo que también podría llevar a que se gestionen más negocios y, en última instancia, a más ingresos. La satisfacción de sus clientes también ha mejorado, ya que los datos de los clientes ahora son más transparentes, lo que hace que ambas partes estén en sintonía cuando se comunican sobre sus puntos, propiedades y alquileres.

Desarrollo Continuo de Bases de Datos

En términos de desarrollo de bases de datos, Alaina ha sido una usuaria de Ragic muy útil. Si encuentra algo que los desarrolladores de Ragic puedan hacer para mejorar la aplicación de base de datos, enviará un correo electrónico al soporte de Ragic para analizar posibles mejoras o características. Más recientemente, sugirieron resaltar la vista compartida utilizada en la página de listado para que el usuario sepa instantáneamente con qué conjunto de condiciones se encuentra la hoja que muestra sus entradas. Según Alaina, el desarrollo de su base de datos es un proceso continuo, al igual que Ragic. Si Ragic realiza una mejora en su sistema, beneficiará a todos y a todas las organizaciones. También mencionó que siempre que necesita ayuda para cambiar el diseño de la base de datos de Resort Travel Management, Ragic Support siempre está ahí para ayudar. En el futuro, le gustaría conectar la base de datos a su sitio web para permitir a sus clientes ver sus perfiles mucho más fácilmente. Para hacer eso, necesitará trabajar con las herramientas de inserción para integrar los datos de Ragic en su sitio web.

Después de tener mucho éxito con Ragic, Alaina recomienda encarecidamente que otros también lo utilicen para iniciar su base de datos personalizada. Para empezar, Ragic proporciona muchas plantillas para instalar o plantillas rápidas para aplicar en hojas nuevas, que permiten a los nuevos usuarios obtener una breve comprensión de cómo funciona esta herramienta. Pero, en última instancia, sugirió crear hojas de bases de datos personalizadas para satisfacer los requisitos de datos personalizados. Afortunadamente, crear nuevas hojas y una base de datos completa desde cero es mucho menos difícil de lo que cabría esperar gracias a la sencilla interfaz de usuario de Ragic. Y siempre que esté atascado, comunicarse con el soporte técnico de Ragic por correo electrónico o con otros usuarios de Ragic en la Comunidad Ragic definitivamente le ofrecerá nuevas ideas útiles.

En comparación con las hojas de cálculo, Ragic puede parecer similar, pero tiene muchas más herramientas que hacen que el software sea mucho más potente. La similitud entre las dos herramientas permitió a Alaina migrar fácilmente los datos de su organización desde hojas de cálculo a Ragic y mejorar su sistema de datos con ventaja. En este momento, Alaina y Resort Travel Management han progresado enormemente como equipo colaborativo con la ayuda de la exitosa gestión de datos con Ragic, y todavía están buscando lo mejor en el futuro.