La Plataforma de Transporte Terrestre Más Grande del Sudeste Asiático Impulsada Por Ragic

Una realidad fundamental de cualquier organización, incluidas aquellas que no tienen fines de lucro, es que están compuestas de personas, procesos y herramientas que permiten a las personas ejecutar esos procesos. Ya sea propietario de una pequeña empresa, supervisor de un pequeño equipo en una gran corporación o gerente de una organización sin fines de lucro, los procesos que permiten que su organización se ejecute generan innumerables transacciones que, cuando se recopilan y administran adecuadamente, le permiten a la organización crecer de manera eficiente y efectiva.

Entrevisté a Paulo Bengson, director nacional de Groupo Deliveree en Filipinas, la plataforma de transporte logístico más grande del sudeste asiático. Dado que Deliveree es una empresa, Paulo compartirá su experiencia en operaciones con Deliveree y cómo Ragic ha ayudado a la empresa durante su período de rápido crecimiento.

Cuéntenos sobre Deliveree

Deliveree es la plataforma logística de transporte terrestre más grande y de más rápido crecimiento en el sudeste asiático. Estamos presentes en 3 mercados: Indonesia, Filipinas y Tailandia. Nos consideramos una empresa que prioriza la tecnología y que también valora la ejecución empresarial sólida sobre el terreno. Esto es lo que nos llevó a utilizar Ragic como una de nuestras herramientas para gestionar datos en nuestras primeras etapas de operación.

Todo el Mundo Empieza con Hojas de Cálculo y Luego Evoluciona

Seamos realistas, todas las empresas que empiezan utilizan hojas de cálculo para almacenar datos. Son excelentes para almacenar listas de cualquier cosa y para automatizar algunos cálculos. El software de hojas de cálculo más común es MS Excel y muchos han adoptado Google Sheets. Como la mayoría de las empresas, Deliveree empezó a utilizar ambos desde el principio. Utilizamos Excel para el análisis de datos y Google Sheets para almacenar datos a los que varios empleados debían acceder y actualizar con frecuencia. Sin embargo, para una empresa que tenía ambiciones de crecimiento como la nuestra, las hojas de cálculo rápidamente se le quedaron pequeñas y necesitaba algo más.

A medida que el negocio crecía aunque fuera ligeramente, comencé a notar problemas relacionados con la información. Aquí están los primeros síntomas notados:

Falta de Coordinación Básica

El personal empezó a discutir sobre una simple coordinación. Individuos que almacenan sus propios datos en un esfuerzo por organizarse, pero otras partes de la organización necesitan esos datos para coordinar los procesos internos correctamente. Comienzan las fricciones y los conflictos internos y está claro que algunos miembros del equipo tienen problemas para acceder a la información que necesitan para ejecutar procesos simples.

Diferentes Versiones de Hojas de Cálculo

Las personas que tienen mayor control de un proceso tienden a tener las hojas de cálculo "más correctas" para transacciones internas de tipo específico y otras personas mantienen sus propias hojas de cálculo separadas para "cubrir sus asuntos" en una discusión. A menudo, los gerentes de estas personas pierden visibilidad operativa porque ellos tampoco pueden acceder a los datos sin dedicar entre 5 y 10 minutos a pedírselos a la persona.

Dificultad para Acceder a los Datos

Cuando los miembros del equipo mantienen sus propias hojas de cálculo y datos, limita la visibilidad organizacional de otros que necesitan pasar por obstáculos para acceder a los datos que necesitarían para realizar sus tareas diarias. Un entorno así paraliza una organización y los directivos empiezan a darse cuenta de que están empezando a dedicar una cantidad excesiva de recursos en el esfuerzo de descubrir verdades simples sobre el negocio. Una pregunta simple como "¿cuántas transacciones por encima de 100 USD tuvimos ayer?" Podría requerir una cantidad excesiva de esfuerzo para responder.

Reconocí que los problemas con lo que parecía coordinación y trabajo en equipo eran meros síntomas de un problema más general pero latente de gestión de datos y procesos. Este fue el comienzo de nuestro esfuerzo por profesionalizar nuestras operaciones y comenzar a administrar nuestros datos de manera efectiva.

Iniciando con Ragic

Nuestra necesidad inmediata era clara. Necesitábamos un lugar para almacenar hojas de cálculo relacionadas entre sí y hacer que esas relaciones fueran visibles para las personas que necesitaban acceder a los datos contenidos en esas hojas. Estudiamos el software disponible en el mercado que abordaría adecuadamente nuestro problema y elegimos Ragic por las siguientes razones.

Funcionalidad/Características

Tenía las características necesarias que permitieron a nuestro equipo hacer todo lo que necesitábamos en la gestión adecuada de datos: la capacidad de definir relaciones entre tablas de datos usando el enlazar y cargar, para capturar transacciones sin trabajo adicional, para crear flujos de trabajo, y para personalizar la configuración del acceso de los usuarios solo para nombrar las características más destacadas.

Facilidad de uso

Con una “interfaz similar a una hoja de cálculo, cualquier persona que domine Microsoft Excel o cualquier otro programa de hoja de cálculo podría comenzar a usar Ragic sin mucha curva de aprendizaje. Esto fue inmediatamente evidente después de 5 minutos de probar el software.

Estructura de precios

Estructura de precios que permite una prueba y un menor costo para grupos o equipos que recién comienzan.

Una vez que encontré a Ragic, hice mi primer conjunto de datos (se llama "hoja" en Ragic) y nos pusimos manos a la obra. Comenzamos con una base de datos de gestión de recursos humanos y luego evolucionamos hasta potenciar nuestros datos de CRM, datos de inventario y otros procesos que tienen grandes cantidades de transacciones pequeñas.

Adopción más amplia de software por parte de la empresa/integración con otras herramientas

Ragic es bastante flexible y se puede utilizar en cualquiera o todas las partes de cualquier negocio sin necesidad de conocimientos de programación. Nos ha ayudado en muchas partes de nuestro negocio. Al igual que la mayoría de las otras herramientas tecnológicas empresariales, ya sean basadas en software o hardware, Ragic requeriría superusuarios/campeones para impulsar la adopción por parte del resto de la organización. Además, hacer una demostración de Ragic ante sus compañeros o responsables de la toma de decisiones es más fácil porque la interfaz de usuario es intuitiva para cualquiera que entienda una hoja de cálculo. En Deliveree, tenemos nuestro propio grupo de superusuarios que ayudan a otros equipos a adoptar o mejorar Ragic.

Para aquellos que aman usar todas las demás herramientas de software nuevas y populares disponibles, Ragic puede integrarse con muchas de esas herramientas a través de Integración Zapier.

Uso Continuo de Ragic por Deliveree

Ya hemos hablado mucho sobre por qué Deliveree comenzó a utilizar Ragic, principalmente debido a una necesidad empresarial que quedó satisfecha con las funciones principales y la sencilla interfaz de usuario de Ragic. Sin embargo, seguimos usando Ragic debido a las mejoras que el equipo de Ragic ha realizado en términos de características nuevas o mejoradas basadas en los comentarios de sus clientes.