Base de Datos de Techados Hecha Por Una Empresa de Techados: El Éxito de Industrias R&R Con Ragic

Encontrar una solución de datos que se adapte a tu propia industria puede resultar muy difícil. En primer lugar, no todas las industrias tienen sus propios productos de gestión de datos, e incluso si los hubiera, esos paquetes de software rara vez se adaptarían a tu empresa, ya que no están hechos a medida solo para tu organización. Si tienes suerte, aún podrás trabajar haciendo que el procesamiento de tus datos se ajuste al software. Por el contrario, si no tienes tanta suerte, te sentirás frustrado por tener que perder tiempo constantemente arreglando sus datos y esperando que el sistema te funcione en el futuro.

Eso fue lo que experimentó R&R Industries antes de conocer a Ragic. Como una de las empresas de construcción de techos líderes en EE. UU., buscaban una solución de datos que se adaptara a su flujo de trabajo ideal. Anteriormente, habían gestionado sus datos sobre casi cualquier cosa posible; desde notas adhesivas y cuadernos hasta hojas de cálculo y otras herramientas de datos complejas. Sin embargo, el gran problema era que no estaban integrados, lo que significaba que había fragmentos esparcidos por todo el lugar. Sin tener un sistema real, era más que una molestia realizar un seguimiento del estado de los proyectos, gestionar las relaciones con los clientes y procesar sus datos monetarios.

Chris Heaven, Dave Howard y Angie Mansini estaban intentando encontrar una herramienta o una forma de gestionar sus datos. Sin embargo, ninguno de los paquetes de software disponibles se acercaba a lo que buscaban. No hubo solicitudes de techado realizadas por una empresa de techado que tuviera procesos integrales. Incluso intentaron crear una base de datos personalizada desde cero, pero desperdiciaron mucho tiempo y dinero y, al final, todo el sistema estaba lejos de ser utilizable. Además, también invirtieron más de $ 200,000 en Salesforce, pero al final se vieron obligados a abandonarlo debido a su incapacidad para manejar sus datos. Afortunadamente, Chris encontró a Ragic a través de una búsqueda en la web, y la base de datos que él y sus compañeros crearon con Ragic fue la mejor y última solución para la mayoría de sus problemas de datos.

Empezar Fácilmente

Chris, Angie y Dave comenzaron a usar Ragic para su organización en el 2018. Para ellos, Ragic era una aplicación de base de datos fácil de aprender, ya que ya tenían mucha experiencia e inteligencia con la tecnología de la información. Dado que esta base de datos tiene una interfaz similar a las aplicaciones de hojas de cálculo populares, fue muy fácil para ellos aprender las herramientas fundamentales y personalizar las hojas que funcionaban correctamente.

Comenzaron su base de datos personalizada con una grabación de resumen del proyecto al principio y pronto notaron que su base de datos Ragic podía mejorarse hasta convertirse en una base de datos integral para su empresa con solo crear nuevas hojas y enlazarlas. A medida que mejoraban su base de datos o creaban más hojas para acomodar otros tipos de datos, comprendieron espontáneamente cómo utilizar diferentes funciones a lo largo del camino. Según Chris Heaven, vivieron bastantes momentos de sorpresa cuando se dieron cuenta de lo eficiente que podía ser su procesamiento de datos con la ayuda de determinadas herramientas. Por ejemplo, con enlazar y cargar, nunca tendrán que duplicar los mismos datos del cliente una y otra vez en diferentes formularios y preocuparse por los errores. Otra herramienta que los benefició enormemente fueron los botones de acción, que les permitieron a ellos y a sus colegas para continuar con los flujos de trabajo designados automáticamente después de las ejecuciones manuales. Al igual que usar enlazar y cargar, los botones de carga y acción aumentaron la eficiencia y la corrección de sus tareas en una milla. Incluso ahora, esas dos herramientas siguen teniendo la mayor importancia en su base de datos.

Personalización Flexible

Actualmente, Chris, Angie y Dave son los SYSAdmins clave de su base de datos, lo que significa que tienen el nivel más alto de derechos de acceso. Al ser SYSAdmins, tienen control total sobre su base de datos y pueden decidir cómo se deben procesar sus datos. No solo pueden personalizar sus hojas y flujos de trabajo para todos los relacionados en su organización, sino que también pueden modificar cualquier cosa en cualquier momento cuando sea necesario. Cualquier cosa tan pequeña como cambiar un valor específico en una hoja o tan grande como realizar modificaciones en el flujo de trabajo, tienen la capacidad de cubrirlo todo con facilidad y sin requerir una codificación extensa. Entonces, si alguien en su empresa se les acerca para pedirles una modificación en su flujo de trabajo actual o crear un nuevo conjunto de hojas, cualquier SYSAdmin puede trabajar en ello simplemente ingresando al modo de diseño.

Anteriormente, su base de datos Ragic solo incluía resúmenes de proyectos. Ahora, su base de datos es una solución empresarial completa que incluye CRM, gestión de proyectos, gestión financiera, HRIS, gestión de ventas y gestión de servicios. Y en el pasado, la mayoría de los cambios tenían que ser realizados por profesionales de TI externos que tal vez no estuvieran familiarizados con el funcionamiento de su industria o no entendieran cómo R&R Industries necesitaba procesar sus datos. Ahora, Chris, Angie y Dave simplemente tienen un sistema de datos sobre techados fabricado por una empresa de techados. Ahora son sus propios expertos en datos, en lugar de contratar a uno que no tenga la experiencia necesaria para la industria.

Notificaciones Completas

El uso de Ragic les ha permitido llegar a tiempo a cada proyecto de construcción, a menos que el clima influya. Esto se debe a que pueden recibir notificaciones instantáneas sobre cualquier problema de forma automática a través de su base de datos Ragic. Por ejemplo, si alguien actualiza un registro indicando que necesita más trabajadores de construcción en un sitio, el personal relacionado recibirá una notificación por correo electrónico sobre el problema y luego tomará las decisiones apropiadas. En el pasado, estas comunicaciones debían realizarse de manera inconveniente a través de llamadas telefónicas, correos electrónicos no organizados o incluso notas adhesivas. El principal problema de esos métodos es que la información puede malinterpretarse cuando se transmite y es posible que no se registre correctamente para referencia futura. Afortunadamente, pudieron combatir esos problemas utilizando la función de notificaciones proporcionada en Ragic. En una base de datos de Ragic, los usuarios recibirán notificaciones a través de la campana en el área superior derecha de la pantalla, correos electrónicos y en sus dispositivos móviles con la aplicación Ragic. Según Chris Heaven, recibir notificaciones de su base de datos es una característica clave para que su organización haga que sus colegas colaboren exitosamente y que todos sepan todo lo que necesitan. En sus buzones de correo, una gran proporción de los correos electrónicos recibidos son correos electrónicos de notificación automática enviados desde Ragic.

Mejora de la Productividad con la Automatización

Poder procesar datos en un flujo de trabajo personalizado es un gran impulso para todo tipo de bases de datos. No solo porque puede hacer que sus usuarios procesen sus datos en el formato designado, sino también porque puede utilizar las herramientas de automatización para mejorar la productividad de todos los miembros. La productividad se puede mejorar gracias a las herramientas de automatización de Ragic que ayudan a los usuarios a trabajar con más eficiencia y corrección con los datos. Anteriormente, es posible que uno tuviera que copiar y pegar de un documento a otro repetidamente para completar un informe semanal. Aunque copiar y pegar es una de las funciones más importantes de la tecnología, las desventajas de usar esta acción en datos de hojas de cálculo son que uno gastará mucho tiempo innecesario en ello y podría cometer errores que son difíciles de encontrar pero que pueden afectar negativamente a las hojas. . Este problema también le ocurrió antes a R&R Industries. Como se mencionó anteriormente, sus datos estaban dispersos en diferentes archivos e incluso plataformas. Y cuando tenían que organizarlos en un solo documento, tenían que copiar y pegar datos o ingresarlos manualmente. Se podría hacer cuando no hay tantos datos para procesar, pero a medida que la cantidad aumenta, sin duda se convertirá en una pesadilla.

Ahora en Ragic, el uso de los botones de acción para la automatización ha eliminado todos esos problemas que He tenido anteriormente. Al presionar un botón de acción, pueden convertir un registro a un formato diferente, completar valores de una hoja a otra o incluso exportar datos a una plantilla de hoja de cálculo prediseñadas. Dado que el sistema completará la acción o el flujo de trabajo seleccionado después de una ejecución manual (como presionar un botón de acción), el trabajo se puede realizar en segundos y no producir errores.

Integración Simple

En algunos casos, es posible que necesite integrar sus datos de Ragic con otras aplicaciones o simplemente procesarlos en otro software. Para R&R Industries, su información financiera y sus pronósticos se procesan en otro software con sus datos de Ragic. Para hacer eso, necesitarán tener las dos aplicaciones enlazadas, lo cual Dave Howard y Angie Mansini lograron usando Concatenación de API. Como ya tenían habilidades de programación, integrar Ragic con otras herramientas fue mucho más fácil en comparación con usar otras bases de datos para programar integraciones adicionales. Además, también mencionaron que mover datos dentro y fuera de Ragic es muy fácil incluso sin usar ningún código. Dado que en algunos aspectos Ragic funciona de forma similar a las hojas de cálculo, es muy sencillo importar y exportar datos. a través de archivos CSV y XLS.

Beneficios de las bases de datos en la nube

Con Ragic, los miembros de R&R Industries pudieron trabajar en ubicaciones remotas por primera vez desde su apertura. Esto se debe a que uno sólo necesitaría tener un navegador de computadora listo para acceder a su base de datos en la nube Ragic y procesar sus datos. Sin necesidad de descargar o instalar aplicaciones específicas o conectarse a ciertos servidores, todos los que tengan derechos de acceso a las bases de datos de R&R Industries podrían trabajar, comunicarse y colaborar en cualquier momento y lugar. Durante el brote de la pandemia de COVID-19, se pidió a las personas que permanecieran en casa el mayor tiempo posible para limitar la propagación del virus. Afortunadamente, aún podían administrar su negocio ya que cualquier miembro podía simplemente trabajar abriendo sus computadoras y conectándose a su base de datos Ragic en casa. Y con la ayuda de otras aplicaciones tecnológicas, aún pueden comunicarse o celebrar reuniones entre sí sin barreras.

Brindando más ayuda

Después de experimentar mucho éxito en la gestión de sus datos con Ragic, Chris Heaven ha declarado que le gustaría ser Socio de Ragic. para ayudar a otras empresas del sector de la construcción a crear una base de datos personalizada. Actualmente, él y sus compañeros han logrado el objetivo de crear una base de datos sobre techado para una empresa de techado que tenga la capacidad de procesar datos en los flujos de trabajo deseados. Cree que Ragic es la mejor solución para cualquier empresa del sector de la construcción. Con la ayuda de su experiencia, todos sus futuros clientes de bases de datos deberían poder trabajar con más eficiencia. Por supuesto, una base de datos Ragic personalizada sería sin duda más útil que una aplicación de hoja de cálculo que no funcione.

Sugerencias y recomendaciones

Si desea iniciar su propia base de datos Ragic en un futuro cercano, Dave, Angie y Chris sugirieron que el primer paso es tener una comprensión completa de su organización y su trabajo. Esto se debe a que creará una base de datos no solo para usted sino para todos los miembros de su empresa. Aunque puede pensar que comprende lo suficiente cómo se procesan los datos dentro de su organización, es posible que a sus colegas de otros departamentos les guste que su flujo de trabajo sea diferente al que usted esperaba. Sin embargo, podrían ser ellos quienes usarían esas sábanas con más frecuencia, por lo que es mejor estar en su lugar mientras diseñas tus sábanas.

Además, SYSAdmin siempre debe estar abierto a realizar cambios en la base de datos. Con la flexibilidad de una base de datos Ragic, se puede cambiar fácilmente el aspecto de las hojas o modificar el flujo de trabajo accediendo al modo de diseño en cualquier momento. Incluso puede restaurar fácilmente una versión anterior de una hoja, ya que Ragic almacena todos los cambios de diseño de todas las hojas. Incluso ahora, Davie, Angie y Chris siguen intentando mejorar su base de datos de muchas maneras, como limpiando las hojas que no necesitan y reestructurando sus flujos de trabajo para mayor comodidad para sus usuarios.

En solo dos años, Angie, Dave y Chris han permitido que todos sus colegas procesen la mayoría de sus datos en la base de datos Ragic. No solo pudieron personalizar la base de datos según sus necesidades, sino que también pudieron ayudar a todos en la organización a trabajar de manera competente. Antes, sólo podían soñar con tener una base de datos sobre tejados creada por una empresa de tejados. Ahora, han logrado el objetivo al crear ellos mismos fácilmente la base de datos sobre techados.