如何根据销货明细制作“月结对帐单”

很多公司生意往来帐款是采“月结”制：出货给客户时，不用每出一次货、就结一次帐，而是先累计在帐上，每月再结清当月累积帐款。这样的机制，可以在客户叫货频繁时，不用耗费过多心力逐次结清帐款，节省双方的时间。

“月结对帐”的机制下，通常在既有的订单、出货单、销货单等表单之外，你会需要一张“月结对帐单”（或是“当月应收帐款明细”），最好不用逐笔手动整理每个客户的月结对帐信息，而是要可以自动将每一笔出货单上的客户、应收帐款、结帐月份等信息，汇整到对应的月结对帐单数据中并加总，你只需要查看就可以了。

以下我们就以一个常见的销货单格式为例，提供在 Ragic 设计“根据销货（出货）明细，自动汇整成月结对帐单”机制的几种方法。

注：同样是“客户频繁叫货”的情境，可以每次叫货都开立一笔对应的订单（报价单），对帐结帐时统整这个月的订单与出货单信息（或发票信息），汇整成月结对帐单；也可以统一每月开一次订单，将同一笔订单抛转成多笔出货单，即分批出货。当然也可以有更多其他不同的处理方式。在 Ragic，你可以分析自己的需求后，针对特定情境采取不同的流程或不同的设计来弹性完成需求，不需要套用单一的流程或做法。

假设你的销货单格式是这样的：

基本的出货/销货信息放在 Ragic 一般字段的位置，销货项目因为通常有多笔，会放在子表格的位置。

你想要自动汇整出来的“月结对帐单”类似这样：

或是这样：

也就是，每个月针对每个客户各创建一笔对帐单数据，字段包括月份、客户基本信息。每月结束（或结帐日）时，该客户所属的月结对帐单数据上，就会自动列出该月的销货明细、各项金额，并且自动加总该月销货总金额（也就是应该结帐的款项）。

那么你可以用以下方法来达到：

方法一：将销货明细做成一张“对帐单分群报表”（较简单）

第一种方法是，你可以利用 Ragic 分群报表的功能，将销售细项依照“每个客户每个月为一组数据”的逻辑来分群显示。由于分群报表可以自动加总每个分群数据的数值，你就可以把这个生成出来的报表存成“对帐单”来用，每次查看对帐单报表即可。

运用此方法，实际操作步骤说明如下：

（一）对帐单上要列出的是销货细项，也就是销货单的子表格数据。由于 Ragic 目前不支持直接根据子表格数据生成报表，我们必须先将销货单的销货项目子表格以子表格生成新表单的方式，变成一张独立的表单 - 销货明细，例如下图这样：

这边要注意的是，有些销货单上非子表格的字段，例如“客户”“日期”等，也会需要出现在新的独立表单“销货明细”上，此时利用新增源表单字段把它们拉进来即可。

（二）接着利用生成报表的功能，将“销货明细”生成成分群报表，“分群字段”选择“日期”字段并选“日期字段单击月分分群”后，保存、命名为对帐单就可以了。保存报表时，要设置筛选的字段为“客户”，这样看到的才会是特定客户特定结帐月份的信息。

你也可以反过来，另外创建一个“结帐月份”当筛选字段、“客户”为分群字段。你也可以选择以特定字段来排序（例如日期）、记得勾选“显示分群加总”让系统显示每个区块的对帐总金额。

如果你在选择分群字段的菜单上找不到你要设置的字段，可以先点一下“点选这里选择要在报表中显示哪些字段”，把字段选到“已选择字段”区块即可。

如果不希望每次进入报表时都要重新筛选客户，你也可以一开始就在销货单表单上，新创建“结帐月份”以及“结帐月份 - 客户”字段，套用字符串公式来获取想要的值。假如客户名称为“立即科技”，结帐月份是 202103（可透过公式来做，例如“结帐日”字段座标是 E1，结帐月份字段即可套公式为 LEFT(E1,3)+MID(E1,5,2)），该字段应该要等于“202103-立即科技”。

接着，把此字段以新增源表单字段方式加到销货明细表单的列表页中，并以此为分群字段。

方法二：将对帐单做成与出货明细链接的表单（扩展功能较多）

如果你希望对帐单里自动加总的字段值（例如当月对帐金额、当月应收帐款）不只是可以在报表上显示出来，也要可以进一步运用（例如作为公式的参照依据，计算已付未付款项），那你会需要将对帐单创建成一张 Ragic 的表单（而不只报表）。

一样以上面的销货单格式为例，步骤如下：

（一）创建一张对帐单表单，以一个客户的一个月份为一笔数据，要有一个“月结对帐单编号”的独特值字段。为了后续的方便，很建议直接以“月份 - 客户名称或编号”的字符串组合来当编号独特值。例如：202103 立即科技、202104 立即科技、202105 立即科技、202103 马路科技、202104 马路科技、202105 马路科技...

（二）在原本的销货单子表格上创建对应的“月结对帐单编号”字段，并设置该字段要链接自月结对帐单的同名字段。

这样之后填写销货单时，除了填写销货数据，也要选取它应该是属于哪个“月结对帐单编号”。如果此时已经创建了该结帐月份的月结对帐单数据，且规则是“月份 - 客户名称或编号”的字符串组合的话，可以直接在此字段套字符串公式，这样只要填写了客户名称、月份，就可以自动填入（=选取）对应的编号：

注：如果你不希望用“月份 - 客户名称或编号”的字符串组合逻辑来组成“月结对帐单编号”，也是可以的，只是就是要在月结对帐单创建、生成月结对帐单编号后，到销货单中手动填入这些编号。如果需要一次在多个子表格字段中填入同一个月结对帐单编号的话，可以到下一个步骤“子表格生成新表单”生成的“销货明细”独立表单中，利用筛选与大量修改的功能快速填入字段值。

（三）子表格生成新表单，将销货单的销货项目子表格变成新的独立表单“销货明细”，销货明细表单上也要有“月结对帐单编号”字段。

（四）回到月结对帐单这张表单。由于销货明细这张表单上已经有一个“月结对帐单编号”字段设置链接自“月结对帐单”，此时可以利用“显示从其他表单的链接”功能，把相关的销货明细数据拉进来，就会变成下图看到的“当月销货明细”了（新增一个“应收帐款”字段套公式加总所有“金额”，就能算出当月应收帐款总额）

根据发票或客户采购单号生成月结对帐单

如果你要以其他单据为依据，来生成月结对帐单，例如你是要依据开出的发票、或是客户的采购单号、或是出货单、出货明细来做的话，只要把“其他单据”代换成这篇教学的“销货单”就可以了。

如果你不需要在对帐单中看到每一笔销货明细，只要看到对应的销货单信息就好的话，那么也可以不用子表格生成新表单来创建“销货明细”独立表单，而是直接以销货单生成报表、直接利用“显示从其他表单的链接”将销货单拉进对帐单里当参照子表格即可。

如果你是采购方，你也需要针对供应商创建月结对帐单、每月应付明细这类的单据的话，其实也是一样的原则，将此篇教学中的“销货单”逻辑套用在“进货单”上，“客户”逻辑套用在“供应商”上就可以了。

使用、操作上有疑问吗？看看以下视频版解说！