同一商品有不同尺寸与颜色时，库存数据要如何建檔？（多尺寸管理／SKU 管理）

如果你贩售的商品是像成衣、鞋子、饰品这样，可能分成不同款式，但款式底下又会有多种颜色、尺寸的话，你可能会不确定自己在库存管理时，到底应该要“一个款式建一笔数据”，还是“一个款式下不同颜色、尺寸的数据，都分开建檔成一笔数据”比较好。

举例来说，如果你今天在卖的 T 恤分成“吉祥物款”、“经典 Logo 款”两种款式，每个款式都有 S、M、L 号的尺寸，那么，你应该要像下图左边一样，只针对“款式”建 2 笔数据就好，还是像右边一样，把“款式、尺寸”都考量在内，一次直接建到 6 笔数据：吉祥物款 S 号、经典 Logo 款 S 号、吉祥物款 M 号……呢？

如果有这样的问题，我们通常建议像右图这样，“分开建檔”比较好！在这篇文章，我们将会向你解释为什么在做库存管理时，“将不同颜色、尺寸分开建檔”会更合理、方便，在 Key 单、扣库存操作上会有什么差别，以及如果后续只希望针对同一款式分析库存状况或销售状况，在 Ragic 你可以怎么做。

为什么我们更推入荐你为不同尺寸分别建檔？

在进行库存管理、数据管理时，应该把数据切分到我们因应管理需求、需要去分辨差异的“最小单元”，只要是需要分出差异的，就要创建成不同笔的独立数据（也就是我们在库存管理上常说的“SKU 最小库存管理单元”）。

那么什么是“分出差异”呢？我们再用前面的图片来举例：

以库存盘点的需求来说，如果我今天想要计算手上的衣服各有多少库存时，那吉祥物款的 S 号跟 M 号就是不一样的，所以像左边只用“款式”来建檔自然就是不够的，应该除了“款式”之外，还要单击照“尺寸”分开计算他们的数量，也就是做得像图片的右边那样。

分开建檔在操作系统时也会更合理、方便

如果你只针对款式建檔，实际操作例如填写销售订单时，也会因为就只有两个“款式”的数据，所以只能像下图一样选择整个款式，带出的库存数也是所有尺寸加起来的总数量。

在这个情况下，即使设计了扣库存单击钮，也只能扣到“所有尺寸加总”的库存数量，所以你还是得在某些地方先记好这笔订单买下的 T 恤里，各个款式买了几件 S 号、M 号……事后再手动调整每个尺寸的库存数量。

但如果分开建檔，那么不管是在设置链接与加载，还是扣库存单击钮时，都可以直接对应到不同尺寸的衣服，并且精确地扣除到各个尺寸的库存了。

不同颜色尺寸分开建檔时，如何设计商品库存表单？

你可以直接从零开始，依照上述原则设计你想要的商品库存表单，也可以参阅 Ragic 既有的范本模块再做调整。以简易进销存、完整进销存模块的“商品库存”表单为例，在分开创建完各个商品的数据之后，你的列表页可能会长得像这样：

在分出不同商品之后，其实就已经可以妥善处理不同尺寸的扣库存等操作了，不过你也可以考虑做如下的调整，让尺寸颜色等细部规格说明更清楚：

1. 新增字段记录颜色、尺寸，归类、筛选都方便

针对颜色、尺寸可以新增选项字段以供记录，这样一来，不管是新增数据，还是后续操作筛选、分析，都会更加方便快速。（原先的规格说明字段则可视需求看是否改成“款式名称”字段）

2. 调整商品编码，加入能够一眼识别商品的“归类性”

一般来说范本模块默认的商品编号都是 P 开头加上一串数字，简单、符合各种不同商品的需求。不过如果你想要让款式名称、颜色、尺寸等信息，在商品编号上也一目瞭然的话，可以参阅这篇教学提到的原则，搭配字符串公式与不可重复的设置，组合出好用、能够让你一秒认出商品的编号。

分开建檔后，如果还是想统一查看、分析同一款式的库存，可以怎么办？

可能有人会觉得分开建檔后，数据变得好多，会没办法单独查看特定款式的库存、或查看起来会不方便。但其实，在 Ragic 有很多方式，可以满足这种“统整查看信息”的需求。以下就以：“快速查看特定款式库存数量”为例，演示三种方式，可以依需求选择。

列表页的筛选、加总与分析功能

优点：不用额外创建任何报表与表单

缺点：每次都要手动操作较麻烦

在列表页浏览数据时，你可以直接筛选数据，例如用款式名称来搜索“经典 Logo 款 T 恤”，就能一次列出这个款式的所有不同尺寸，你可以再利用加总与分析，计算一个款式目前总共有多少数量。

“分群报表”一键查看所有款式库存状态

优点：只要点开报表就能查看整理好的库存状态

缺点：一次列出所有款式，款式多时需上下翻找

如果你觉得常常需要筛选、输入款式名称，才能找到相应的数据有点麻烦，我们建议也可以透过分群报表来进行整理，将款式名称设为分群字段，系统就会自动帮你以不同样式进行归类，列出各自有哪些尺寸、颜色的衣服，以及各有多少库存，保存报表之后就能随时一键查看库存状况了。

创建“商品款式”表单，利用参照子表格查看不同尺寸库存细项（扩展功能较多）

优点：可以加入更多字段、保存或扩展计算需要的信息

缺点：设计时较为麻烦

由于筛选数据、分群报表都只能将数据统整、列出，如果你就是希望“款式”也能以特定一笔表单数据的方式呈现，或你想要额外记录款式的某些信息，像是供应商的名称、电话，好让你在盘点完一个款式的所有尺寸库存之后，可以更方便叫货的话，那么你也可以直接将“商品款式”创建成一张新表单，再利用显示从其他表单的链接插入参照子表格来汇整每个款式下的库存。

Tips：如果你想透过参照子表格来汇整数据，你会需要将“商品库存”内的款式名称设置为从“商品款式”同名字段链接过来（也就是原本可能会以“选项字段”呈现的“商品款式”，在这个情况下会需要设置为“从其他表单选择”字段）。要注意的是，“款式信息”里必须先有每个款式的数据，才能在“商品库存”中进行选取，让数据能够汇整到所属款式的数据里。