扫 QR Code 一键借还设备

行销部上次借的摄像头还了吗？谁又把投影机转接线借走了？如果公司还在使用打印件或 Excel 登记设备借还，类似这样的问题可能会层出不穷，常找不到借出的设备在哪里。

其实只要利用动作条形码和更新这张表单字段值的功能，便可以设计出用 QR Code 管理设备借还的机制，不仅能记录每次借用与归还的时间、状态及借还人，也可以一目了然目前设备的借还状态。而且只要用一个 QR Code 就能搞定借出跟规还，不需要再分成借和还两个单击钮，使用上更方便！这个机制不仅适用于设备管理，书籍、印章等其他需要登记借还的东西也同样适用。

如果你想用 QR Code 来管理设备借还的状态，请参阅以下步骤来设计流程：

1. 先创建一张设备管理表单，除了要有设备的基本数据（编号、名称、类型、型号、存放位置等），还需新增像是 QR Code、照片、目前借还状态、下一步状态、近期借还时间、最近一次借还者等独立字段。同时在下方新增一个“借还纪录”子表格，用来记录借还时间、状态、借还人。

为了避免人为修改，建议将目前状态、近期借还时间、最近一次借还者，以及子表格的字段设置为只读。

2. 为了要判断下一次扫码时，是借出或是归还，因此要在“下一步状态”字段（D8）设置条件公式：

IF(OR(ISBLANK(D12),LAST(D12)=="归还"),"借出","归还")

根据这个公式，当借还状态（D12）为空值，或是最近一次的状态为归还时，“下一步状态”字段会更新为“借出”。如果最近一次的状态是借出，这个字段便会更新为“归还”。由于这个字段主要用于运算，建议将其设为隐藏。

3. 在设计模式中，点选“工具＞更新这张表单字段值”来创建一个命名为“设备借还”的动作单击钮，用来在子表格中新增每次设备借还的时间和状态，并进行以下设置：

(1) 在动作单击钮的设置中，将子表格的时间字段设置为 {{NOW}}，即借出或归还当下的时间。

(2) 借还状态字段则设置更新为“下一步状态”的字段 ID，在范例表单中为 {{1001944}}。

(3) 运行人则设置为 {{USERNAME}}，即运行这个动作单击钮的用户名称。

（以上的变量设置可参阅这篇教学）

此外，为确保每次触发动作单击钮时，表单内的公式能正常运算，需勾选“重新计算这张表单上的公式”。设置完成后，每次运行动作单击钮，子表格中就会自动新增一笔借还时间和状态。

4. 在“目前借还状态”字段（A8）设置公式 LAST(D12)，来获取子表格中最新的设备借还状态。

此外，也要在“近期借还时间”（A9）设置公式 LAST(A12)，以及“最近一次借还者”（D9）设置公式 LAST(E12)，来获取子表格中最新的借还时间和借还人信息。

5. 将 QR Code 的字段种类设置为“动作条形码”，并设置刷条形码后运行步骤 3 所创建的“设备借还”动作单击钮，完成后即可保存。

6. 设置完成后，只要新增一笔数据，系统就会自动生成 QR Code。

7. 输入所有数据后，可以参阅这篇教学里的步骤三，用“标签生成器”来印制标签，并将这些标签黏贴在设备上。

8. 当有人借出或归还设备时，只要扫一下设备上的 QR Code，表单就会自动记录每次借还的时间、状态、借还人，并显示目前的借还状态。

你也可以在列表页上一览所有设备的当前借还状态。

进阶变化

印章/印鉴管理

许多公司会将印鉴委托给会计师事务所保管，以便事务所处理税务申报和代购发票等工作。当事务所的客户一多，印鉴又没有妥善盘点和管理时，往往会出现借出后找不到的情况，导致所有人不得不暂停手边工作一起找，既耗费人力也浪费时间。

如果想要管理印章借还，避免遗失，我们也可以参阅上方 1 到 5 的步骤，来设计一张“印鉴管理”表单。

QR Code 设置完成后，便可以将“标签生成器”制作出来的 QR Code 贴在存放印鉴的地方。

当有人借出或归还印鉴时，只要扫一下印章存放处的 QR Code，表单就会自动记录每次借还的时间、状态、运行人，并显示目前的借还状态。