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如果你的组织目前是用打印件、行事历或 Google 表单管理会议室预约，可能会有“重复预约”或数据散乱、团队成员难以及时掌握某间会议室预约状态的困扰。Ragic 的会议室管理模块集成了非常好用的“预约系统”报表，一键安装后，你就可以让大家既能用下图这样的简单接口预约会议室、避免重复预约，也能同步有效查看、管理预约纪录。
这个模块也可直接用于各种“场地预约”情境。如果有其他“自建预约系统”的需求，例如你希望开放器材借用、个人咨询预约 ... 时，也能使用这样的在线预约模式，也可以先安装“会议室管理”模块、再透过简单修改字段，改造成符合你预约情境的系统，可在后面进阶设置说明区块找到相关教学。（如果你不想使用范本，想要从零开始自己创建预约系统，则可以另外参阅此篇教学。）
如果你已经是 Ragic 登记订户，请到应用商店，点选“行政”类别。
你会看到两个相关模块：
1.“会议室管理”
2.“会议室管理（开放大众使用）”
这两个模块基本功能一模一样，只是开放使用的权限不同。
“会议室管理”以公司内部使用为主，只开放给 Ragic 用户，你需要将要使用的人加入成为你数据库中的用户（内部用户或外部用户），他们也需要“登录 Ragic”才能使用预约系统，好处是权限控管较严谨，不特定人士无法使用。
“会议室管理（开放大众使用）”则是没有加入到系统内的不特定大众也能使用，可用于商用会议室租借、场地租借等需求，只要提供预约系统网址，任何人都可以看到预约页面、新增预约，好处是开放对外使用更便利，不用登录。
你可以依据需求，点“获取”安装其中一个模块。如果还没有 Ragic 帐号，可透过以下链接直接登记并安装模块（Ragic 在获取你的同意前不会要求付任何费用、不需要输入信用卡号信息，不用担心意外被扣款）：
1.“会议室管理”
2.“会议室管理（开放大众使用）”
以下分别介绍：
安装后，你的数据库主页会新增 2 张表单 -- “预约系统（限内部/外部用户使用）”页签下的“场地列表”与“预约细项”表单，以及“报表”页签下的“预约系统”报表：
单击照以上步骤，即可使用模块。若有需要，则可以继续参照以下详细说明：
这张表单可以让你新增、管理组织内可供预约的场地（会议室）。为了让你更快了解模块运作，系统预先创建了三笔范例数据：会议室 A、B、C。你可以在这里新增自己要提供预约的场地信息，但建议在浏览整个模块后再手动删除范例数据。
点进每一笔场地数据的表单页，会看到还有一个子表格区块自动显示这个场地曾有的预约纪录。这是利用 Ragic 显示从其他表单的链接功能制作出来的，只要在另一张表单“预约细项”上这个场地的预约纪录，都会自动显示在这，默认为只读，没特定需要的话不需要动它。
这是一张与预约系统报表连动的表单，所有用户在预约系统报表页面点选的预约，都会变成这张表单的一笔数据，可以在这里以清单列表格式查看所有先前的预约纪录，不过不建议在这张表单创建数据（此表单字段均设为只读）。
这是根据个人预约细项表单字段设计而成的报表，上方设置页面中的预约物等字段都已正确设置，你只需要设置可预约时段等下图框起来的信息。设置后，点击“生成报表”刷新设置即可，设置细节可参阅这份教学。
你的用户（非系统管理员 SYSAdmin）不会看到上方设置信息，只会看到“生成报表”以下的预约区块。使用报表的部分，如果需要详细使用教学，可提供此份文档。
此模块默认不同角色的查看/修改权限如下。
| 表单 / 报表 | 内部用户权限 | 外部用户权限 |
| 预约报表（限内部/外部用户使用） | 公告板式用户（看得到所有预约详情，但只能修改自己新增的） | 问卷式用户（只看得到自己的预约信息详情，其他预约只知道无法预约，不知详情） |
| 个人预约细项 | 公告板式用户（都看得到数据） | 问卷式用户（只看得到自己预约的） |
| 场地列表 | 公告板式用户（都看得到数据，但只能修改自己创建的） | 无权限（看不到这张表单） |
安装后，你的数据库主页会新增 2 张表单 -- “预约系统（供内部、外部、访客用户使用）”页签下的“场地列表”与“预约细项”表单，以及“报表”页签下的“预约系统”报表：
其他各表单设置与“仅开放用户”版本类似，若有需要，可直接参阅场地列表、个人预约细项、报表说明。权限部分则可参阅以下信息：
此模块默认不同角色的查看/修改权限如下，原则上和仅开放用户的会议室管理版本类似，只是额外开放了未登录者（EVERYONE）和外部用户一样的权限。
| 表单 / 报表 | 内部用户权限 | 外部用户权限 | 任何人（未登录） |
| 预约报表（限内部/外部用户使用） | 公告板式用户（看得到所有预约详情，但只能修改自己新增的） | 问卷式用户（只看得到自己的预约信息详情，其他预约只知道无法预约，不知详情） | 问卷式用户（只有预约当下看得到自己的预约信息详情，其他预约只知道无法预约，不知详情） |
| 个人预约细项 | 公告板式用户（都看得到数据） | 问卷式用户（只看得到自己预约的） | 问卷式用户（只有预约当下看得到自己预约的数据） |
| 场地列表 | 公告板式用户（都看得到数据，但只能修改自己创建的） | 无权限（看不到这张表单） | 无权限（看不到这张表单） |
在 Ragic，所有免费范本模块都可以由用户自己做客制化调整（修改设计），整个数据库客制化调整的表单只要不超过 3 张就不用收费，详细方式可参阅这份用户指南。以这个“会议室管理”模块来说，我们其实可以以模块为衬底，透过简单的设计修改，就能把范本修改成各种不同的预约情境（器材租借、个人咨询、美甲、私人教练 ...），是这个范本特别方便的地方！以下我们以修改“会议室管理（开放大众使用）”为例，提供简单教学。
从“会议室（预约）管理”改成“器材租借预约”，最主要差别只在于预约物（要预约的资源、标的）从“会议室/场地”改成了“器材”，因此只要调整这部分，既有模块就能变身器材预约系统。
把场地列表表单修改为“可租借器材列表”，调整相关字段、表单名称、将建檔数据从会议室改成手上要租借的器材，例如这样：
要注意的是，每一项可租借的器材、设备，都要分成不同的数据记录，例如相机如果有 5 台，就要分成 5 笔数据，这样才能分别管理与预约。
把“场地列表”修改成“器材列表”之后，只要大概检查一下把其他地方的“场地”改成“器材”就好，以模块默认来说只有“个人预约细项”的“预约场地”改“预约器材”即可。表单改好后，预约系统报表不用修改，就会显示新的选项了：
如果租借器材不多，且不特别需要注记租借注意事项和查看每项器材的借阅纪录，希望表单体系结构更简单，可以不要特别用一张表单列出器材清单，改成在“个人预约细项”表单的“预约器材”字段以选项字段形式列出即可。这样可将表单简化为只有一张，较易理解与管理。
方法如下：
1. 先到原场地列表/现器材列表表单中，删除“预约明细”子表格。
2. 到“个人预约细项”表单，利用此方式解除“预约场地/预约器材”字段与另一张表单的链接。（若未运行前一步骤，系统为防错会阻塞运行，因此要确保有先移除“预约明细”子表格。）
3. 此时“预约场地/预约器材”字段成为自由输入字段，将它修改为“从菜单选择”字段，并将可借器材一一列入选项。
4. 运行完前三步骤，就可以直接删除原本的场地列表/现器材列表表单，变成只有一张表单的简单体系结构。（若未运行前面步骤，解除链接关系前系统为了防错，会阻止删除表单）
从“会议室（预约）管理”改成“个人预约系统”，差别一样只在于预约物（要预约的资源、标的）从“会议室/场地”改成了“人”。因此只要调整这部分，既有模块就能变身个人预约系统。
举例来说，你可以把场地列表表单修改为“师资（教练、美甲师 ...）列表”，调整相关字段与表单名称，例如这样：
再到“个人预约细项”将“预约场地”字段调整成更适合的名称即可。
如果接受预约的只有一个人，例如我个人提供咨询预约，这个列表就只会有一笔数据，要耗用一张表单可能麻烦了点，此时你更适合援用前面提到的“简化表单”步骤，预约对象选项改为只有你一人即可。（但要注意，即使可预约对象只有一个，仍然需要保有这个预约选项字段，预约报表才会正确运作。）
如果觉得模块默认的颜色不适合，可以切换表单配色主题或从头开始自己调配颜色版面。
如果需要调整权限，可参阅此份教学调整。
更多进阶功能设计（自动寄通知信、集成行事历、后续跟踪管理、统计数据）可参阅此篇教学。
