白话解释“订单管理系统”：是什么？有什么好处？如何挑选？

如果你经营蛋糕店或花店等小生意，应该对以下情况不会太陌生：平时订单不多时，用打印件或 Excel 还算能管理，但一到像是母亲节或情人节这种大节日，订单量暴增，想确认某几笔订单的顾客需求时，却发现信息分散在好几张手写单据或 Excel 文件里，东翻西找还是对不上，结果不是漏单，就是送错地址，甚至搞错客户指定的款式，影响口碑不说，还可能流失客源。

为了避免这些状况，你可能会想找一个系统来集中管理订单信息。但一搜索才发现，市面上的订单管理系统百百种，从可以自行创建的到现成的套装软件都有，该怎么选？哪种才最适合你？

这篇文章会带你快速了解订单管理系统的基本概念，解析不同系统的差异，帮助你找到最符合需求的解决方案，让订单管理变得更简单。

订单管理系统是什么？

订单流程在进销存中属于“销”，涵盖从顾客下单到商品送达或服务完成的整个过程，并与前端的进货采购及后续的库存管理息息相关。而订单管理系统就是一个帮你集中管理订单流程的工具，让商品库存、订单、出货等信息一目了然，确保每笔订单都能顺利处理、准时出货，避免因信息分散而导致漏单、延误或错误。

一个基本的订单管理系统通常会包含订单和商品的管理。在订单管理的列表中，你可以清楚看到每笔订单的详细信息，包括客户、出货信息等，并且一目了然了解每张订单的处理进度。点进一笔订单，还能查看更详细的内容，例如顾客购买的商品、单价、运费，以及总金额等信息。

每笔订单都会记录顾客购买的商品，因此订单管理系统通常也会搭配一张商品表单，统一管理所有贩售商品的信息，包括品项、价格和最新库存数量。这样在新增订单时，就能直接选取商品并确认库存是否足够，避免发生超卖或缺货的状况。

基本上，有了订单表单与商品表单，就能搭建出一个最基本的订单管理系统，让订单处理更有条理，避免错漏。那么，导入订单管理系统到底有哪些好处呢？接下来，我们就来看看它能带来哪些具体的优势。

订单管理系统有什么好处？

1. 订单连动商品信息 自动带入数据 提高操作效率

没有订单管理系统时，订单和商品数据很容易散落在打印件或 Excel 文件中。由于这些数据无法互相连动，当顾客下单时，内部人员需要手动记录购买商品的品项与数量。如果订购的品项一多，商品名称又比较复杂，手动输入不仅费时，还容易出错。

有了订单管理系统，订单与商品表单可以直接连动，新增订单时可以直接从商品列表选取品项，无需手动输入。不仅能加快处理速度，也能大幅减少输入错误，确保每笔订单的正确性。

2. 跟踪订单状态 确保准时出货

订单管理的核心，就是确保顾客下单后，商品能顺利送达。因此，清楚掌握每笔订单的状态——是刚接单、处理中、已出货，还是顾客撤销——对于订单管理至关重要。如果使用打印件或 Excel 记录订单状态，有可能因为手写或输入错误，导致不清楚订单进度，甚至影响出货安排。

透过订单管理系统，可以默认好订单状态，让内部人员在不同处理阶段快速选取更新，避免手动输入错误。不仅订单状态能一目了然，也能确保所有订单都被妥善处理，不会遗漏。

3. 一键更新库存 不用手动 Key in

假设没有系统，而是用 Excel 来管理订单，通常需要分成两个文件来记录订单和商品信息，文件间无法互相连动。每次出货时，还得手动在商品文件里扣库存，麻烦又容易出错。

有了订单管理系统，订单可以直接与商品表单连动，出货时只要点一下单击钮就能自动扣库存，不需要手动更新。不仅省时省力，也能有效避免库存错误。

4. 轻松分析销售数据 热销商品一目了然

哪些商品最热卖？如果商品品项不多，这个问题或许很容易回答。但当品项变多，而订单还是用打印件或 Excel 记录时，每次查询都得翻找打印件或 Excel 檔中的数据、手动整理分析，非常花时间。

有了订单管理系统，所有销售数据都会在新增订单时自动记录。哪个商品卖得最好？打开系统，数字一目了然，还能透过内置的的报表工具可视化查看销量排行。企业可以更轻松掌握顾客喜好，制定精准的行销策略，进一步提升销售业绩。

想要一个订单管理系统，市面上有哪些选择？好处坏处是什么？

在选择订单管理系统时，市面上有许多不同的方案可供选择，从自行开发到购买套装软件，各有其优缺点。以下我们来介绍常见的几大类型：

1. 用 Excel VBA 自制系统

如果公司内部有熟悉 VBA 的开发人员，可以考虑直接在 Excel 上开发订单管理系统。这种方式的最大优势在于客制化弹性高，企业可以根据自身需求设计符合工作流程的管理系统，同时开发成本相对较低。

然而，这样的方案也有其限制，例如程序代码的维护与修改相对困难，若开发人员离职，接手的人往往不易维护。此外，Excel VBA 的功能较为受限，难以支持复杂的订单流程。随着业务规模扩大，系统的维护成本会逐步上升，而扩大性也相对不足。

2. 专案开发

如果企业对订单管理系统有高度客制化需求，专案开发是一种可行方案，主要可分为“内部团队开发”与“委外开发”两种方式。

内部开发能确保系统与企业流程紧缩结合，并保持对技术细节的掌控，但前提是企业内部拥有足够的技术资源。另一方面，委外开发则可透过专业厂商打造符合需求的系统，并集成 ERP、CRM 等管理工具，减少内部人力负担。

不过，无论采取哪种方式，专案开发的共同挑战在于开发周期较长、成本较高，且后续的技术维护也需要持续投入资源。因此，这类方案较适合预算充足，且对系统功能有高度客制化需求的企业。

3. 传统套装软件

对于希望快速导入，并且只需要标准功能、不太需要客制化的企业来说，购买传统套装软件是一个不错的选择。这类软件通常功能完善，经过市场验证，提供规格化的订单管理流程，并包含技术支持与系统更新。

然而，这类方案的弹性较低，若企业的订单流程较特殊，可能无法完全符合需求。此外，传统套装软件通常需安装在本地服务器或单机上，无法像云系统那样支持远端访问与协作，对于需要灵活工作环境的企业来说是一大限制。再加上初始购置成本较高，后续的维护与升级也可能生成额外开销。

4. 云套装软件

随着云技术的普及，越来越多企业选择云订单管理系统。这类方案的优势在于易于部署、无需安装，而且随时随地可访问，适合远端或多据点办公模式。此外，云软件通常采订阅制，只要每年付维护费用，前期成本较低，且不需要维护本地服务器，减少了 IT 人力与设备支出。

不过，云套装软件和传统套装软件相似，客制化程度有限，如果企业的订单流程较特殊，可能需要评估是否能满足需求。

5. No Code 平台搭配范本

如果企业的工作流程没这么“规格化”，但又没有软件开发能力，那么像 Ragic 这样的 No Code 平台是很好的选择。这类平台通常有简单直观的接口，并提供现成范本，可以直接套用，不需要会编程，就能自行创建系统，并根据需求进行调整。此外，这些平台通常还能串接其他系统，更能贴合企业的工作流程。特别适合那些需要弹性流程管理，但又没有开发资源的公司。

如果现成范本不符合需求，想要自行创建系统，通常可以利用软件内置的的教学资源或客服支持来学习功能，自己动手打造合适的系统。若没时间学习或不熟悉设置流程，这些平台通常也提供合作伙伴的技术协助，帮助你快速创建符合需求的系统。

如何挑选适合的订单管理系统？

挑选订单管理系统时，没有绝对的最佳方案，而是要根据企业的预算、流程需求弹性、IT 能力（有没有技术团队）、是否有远端使用需求、未来扩大性，选择最适合自己的方案。

如果企业的工作流程较为规格化且有足够预算，可选择传统套装软件，若有远端或多地办公的需求，则建议使用云套装软件。若系统需要高度客制化且有足够预算，则可以选择专案开发，让工程师量身打造符合需求的系统，不过此方式成本较高，且开发周期较长，需要等待工程师的时间。

如果工作流程相对比较弹性，市面上的套装软件不适合，但预算又不足以负担专案开发的成本，则可根据技术资源选择适合的方案。若企业内有 IT 团队或有程序开发能力，可考虑自行开发 Excel VBA 系统。若缺乏技术资源，则可选择 No Code 平台，无需写程序即可自行调整系统，灵活因应业务需求。

而 Ragic 就是一个高弹性的 No Code 平台，提供多种订单管理范本，满足不同企业的需求。从单纯管理订单的销售订单快速范本，到涵盖订单、客户、商品、库存与采购功能的完整进销存模块，都能依需求选择，且可弹性修改表单与流程，无须技术背景也能打造专属的订单管理系统。

无论你是想学习订单管理流程，还是创建符合企业需求的客制化系统，Ragic 都是中小企业订单管理的理想选择。

电商后台已经可以管订单、库存，还需要专用的订单管理系统吗？

许多企业会同时在多个电商平台销售商品。虽然每个平台都有自己的后台来管理订单与库存，但当订单分散在不同平台时，业者需要频繁切换平台、手动统整订单，不仅费时费力，也容易出错。而在多平台销售时，若库存未能实时同步，导致超卖或缺货，进而影响出货效率、商誉与顾客满意度。

因此当销售管道增加时，还是很需要有一个专门的订单管理系统来集中集成各平台的订单及同步库存信息，，这样不仅能避免因订单分散和库存更新不及时所带来的问题，还能提升出货效率。这时，Ragic 就是一个理想的选择。它不仅能透过 API 串接各大电商平台，还能支持 Excel 汇入，让业者能灵活地集成订单、管理库存，打造出完全符合自身需求的系统。

此外，各电商平台的后台功能和格式可能会不定期进行调整，而市面上一些电商 ERP 系统可能无法及时因应这些变动，导致订单和库存信息无法实时同步更新。而 Ragic 的高弹性正是它的一大优势，让你可以轻松调整字段和设置，快速因应变动，确保订单与库存管理顺畅无误。