企业电子化的专家 Ragic 教你如何利用各种软件、
云服务让公司快速升级!
加入 Ragic 企业电子化的行列!
云数据库
博客
关于Ragic

租寓如何用 Ragic 提升房源管理效率?收支报表制作从 5 天缩短至 2 小时

作者:Maurice Lee

目录

挑战:工作内容包山包海 缺乏系统化工具管理

用 Ragic 创建报价单系统

租寓如何用 Ragic?

1. 官网填表串接后台 提升获客效率

2. 装潢专案一条龙管理 免重覆更新

3. 收支报表制作超省时

4. 自建社宅管理系统 省开发成本

5. 串接内嵌 Ragic 成弹性信息后台

6. 各式行政庶务管理都可用

成为合作伙伴 助同业导入包租代管系统

 组织名称  租寓平台股份有限公司
 组织类型  包租代管公司
 面临挑战  ① 报价单格式易错乱、重复 Key in 费时 ② 工作流程散落在各式工具中,难以管理
 导入效益  ① 收支报表制作省时,5 天变成 2 小时 ② 自建社宅管理系统 节省数百万开发成本 ③ 客制化弹性 各式各样行政庶务管理都可用

 选用方案  专业版
 采用规模  30 人规模的包租代管公司,管理超过 1000 间房间,服务逾 5000 名租客
 应用类型  报价单、装潢专案流程管理、收支报表制作、自建社宅管理系统、业绩和内部请款等行政庶务管理

 爱用功能  链接与加载、子表格、多版本表单、公式、归并打印、API 串接、内嵌表单、筛选、条件式格式
 使用频率  每天
 最满意Ragic:  客制化弹性高、串接和自动化方便、可集成所有工作流程

你或许在 YouTube、IG 或 TikTok 上看过租寓的租屋开箱或老屋改造视频,对他们的印象可能是视频有趣、高颜值的主持人,或者是能把原本复杂的房地产知识讲得既生活化又吸引人。但其实,租寓不只是房地产相关的自媒体,他们也是一间专业的不动产租赁公司,所处的产业便是近年来越来越热门的“包租代管”业。

包租、代管、装潢设计、政府补助案都可能是工作内容

从事包租代管的业者,要管的事可不少。不管是俗称“二房东”的“包租”(先向屋主承租房屋再转租,承担空置期间租金风险),或是“代租代管”(不直接承租房屋,收取管理服务费)的模式,核心价值都是“帮房东省事”,把出租房子时的各种琐事:看房、签约、催租、收租、协助维修、水电费计算、收支管理 ... 都代为管理。

除此之外,为了协助房东增加房屋价值、提升投报率,许多业者还跨足装潢设计业,主打房源装修;近年也有许多业者加入政府社宅补助政策:“社会住宅包租代管”,等于业务范围也要包含政府补助相关案件,这些都增加了业务的复杂度。

很多业者在管理这些繁琐事务时,往往依赖 Excel 、Google Sheets 、通信软件等各种零散的工具,导致数据分散各处、难以统整。即使已经是台北市前十大包租代管业者,租寓过去在管理这些工作流程时,同样面临缺乏系统化工具、数据散落四处的问题。

近两年,租寓的运行长 Robyn 经由朋友介绍认识了 Ragic,并且逐步导入。导入后,数据得以集中管理,大幅提升效率,光是在制作报表这部分,就节省了整整 5 天时间。

采用 Ragic 契机:报价单避免重复 Key in 、格式错乱

最初采用 Ragic ,租寓第一个想解决的痛点是“报价单”。过去租寓曾用 Google Sheets 来做室内设计装潢的报价单,但无法有效管理权限和格式,每次都需要重新 Key in,非常耗时。而且,每份不同版本的报价单都要存成一个文件,久而久之数量越来越多,导致文件和版本管理越来越困难。

此外,从接触屋主、装潢、包租代管与租屋管理的整个流程,租寓先前是依靠 Slack 记录信息,再用云工具留存数据。然而,数据分散在不同的平台上,无法集中管理流程,因此他们开始查找更适合的工具来解决这个问题。

在查找工具的过程中,Robyn 曾考虑过 Trello,但了解后发现 Trello 无法制作报价单格式,便将其排除在选项之外。刚好透过朋友介绍认识了 Ragic,他发现 Ragic 能够创建报价单系统,于是决定试试看。

Ragic 是个高弹性、高自由度的云数据库开发工具,能让人不用写程序,就能在类似 Excel 的接口上,开发符合自家需求的数据管理系统。在导入 Ragic 制作报价单后,报价单可以先设置好格式,避免误改或每次重新输入格式的麻烦。而且报价单可以集中存放,不会散落四处,并能依照案场编号归檔,更能系统化管理。

解决了这个问题后,他们进一步将室内装修、房源管理、修缮记录、业务绩效、奖金计算、人资管理及会计请款等流程都集成到 Ragic 上,多数内部营运流程都在 Ragic 集中管理,信息再也不散乱。

租寓目前有超过 50 张表单,利用表单间链接、同步、归并打印产出契约文档等功能,提升工作效率,以下举几个应用面向来说明:

应用面向 1:站点填表串接后台 获客管理效率更高

Robyn 说,包租代管业真正竞争的是获客效率,关键在于如何获得更多房东与房源,因此获客管理对包租代管非常重要。租寓最主要是靠自媒体提高获客效率,但表单也扮演着不可或缺的后勤帮手。

当顾客在租寓官网填写需求表单后,客户数据便会自动建檔,省去手动输入的时间,大幅提升操作效率。表单数据进来之后,表单数据进来后,内部团队可直接透过这张表单的子表格记录联系状况,并透过筛选条件式格式快速跟踪案件进度,区分当日需处理的案件,确保实时跟进,不错失任何潜在客户。此外,其他管道获得的客户数据也能手动登录至这张表单上,集中管理、减少信息分散。

应用面向 2:装潢专案一条龙管理 再也不用重复更新

为了获取最重要的营运资源——房东和房源,能做装修设计的团队会更有竞争力,因此很多包租代管业者也会涉足装修设计,进而会有装修流程的管理需求,而现有的套装软件未必能满足这些需求。Robyn 在创建报价单系统后,就进一步扩展应用,用 Ragic 来管理装潢流程。

他们的流程是这样的:客户在租寓官网填写需求表单后,客户数据便会自动建檔。由于装潢专案与客户表单是多版本表单,当客户决定要做装潢后,便可直接在装潢专案表单上持续更新信息和进度,省去重复登打信息,实现一条龙式的装潢专案管理。这张专案表单不仅可与客户及厂商请款等表单相互链接,在创建报价单时,也能直接透过链接与加载,链接相关专案,并透过参照子表格功能将相关报价单显示在专案中,更容易归檔整理。后续查找时,还能在子表格中迅速找到所需报价单。

此外,租寓还透过报价单来管理专案中各项工程的成本与价格,并透过公式自动计算毛利率。由于这些报价单信息需提供给屋主和内部团队查看,两方要看的信息又不太一样,过去他们必须在 Excel 分别创建两份文件,手动维护并更新。但当字段一多,每次修改都需同步调整两份文件,不仅耗时,也容易出错。

改用 Ragic 后,透过多版本表单,即可针对屋主和内部团队创建对应文档,且所有版本都会同步更新,省时又能降低错误。此外,透过归并打印,还能快速引出所需文档。

应用面向 3:收支报表制作超省时: 5 天变成 2 小时

图片代换字

此画面为租寓提供给房东的用户指南

“对我来说,最重要的是房务管理的集成。我们跟其他同业比较不一样的是,我们代租代管的比重比较高, 代租代管是要对屋主交代,所以我每个月都要产一份报表给房东。”

对于包租代管业者来说,对房源的“管理效率”还是蛮重要的。租寓对房东提供的服务,目标就是让房东省去管理成本,每个月看报表就一眼掌握现况。这个报表包含收租金、修缮纪录、代收代付、押金、历史契约等信息,但由于信息分散,手动输入和整理非常耗时。

过去他们用 Excel 制作报表时,需要一个人花五天才能完成,甚至每天需加班到 9 点,因此 Robyn 一直希望能朝自动化前进。改用 Ragic 之后,所有金额往来与契约信息都集中在系统内,Ragic 能透过参照子表格等功能自动集成并生成报表,不到 2 小时就能完成。而且一键便可透过 LINE 发送报表链接,房东点击后即可实时查看最新数据,大幅减少人工处理时间并降低出错率。

应用面向 4:自建社宅管理系统 节省数百万开发成本

社会住宅包租代管是政府自 2017 年起推入动的计画,在台湾不仅是重大议题,也是一个快速成长的市场,因此近年来吸引了许多业者投入。由于涉及补助案管理,无论是房东申请出租、房客申请承租,或是申请住宅出租修缮费,都需要准备大量文档并提交报告给政府。然而,作为一个相对新的领域,市场上并没有现成的管理系统,多数业者只能自行开发,或委托厂商打造专属系统。

Robyn 提到有业者委托外包公司,花了两百多万开发社宅管理系统,但当他听对方介绍时,便觉得这些功能完全可以透过 Ragic 实现。而事实上,他透过 Ragic 很快就打造出来了。他说:“社会住宅管理最适合用 Ragic 来做”,因为社宅契约数据通常包含大量字段,但只要输入数据,透过归并打印,就能自动生成租赁契约书供签约使用。

他表示,使用 Ragic 建置系统,不需要等待工程师或聘请工程师开发后端,他可以马上就做,且不用花到两百万。因此,在自建系统时,Ragic 很多时候是高 CP 值的理想选择。

应用面向 5:API串接、内嵌自由度高 Ragic 成为弹性的信息后台

“对包租代管产业来说,最麻烦的是数据库的生成,传统作法是一笔一笔 Key 上去,但站在我的角度很没有效率,所以我做系统才会串接,这样就快。”

Robyn 在创立租寓的前身 Zuker 时,最初的目标是打造一个 SaaS 服务,并希望成为长租市场的 Airbnb。一开始 Zuker 官网上就有房源列表功能,经过一两年发展后,他们陆续将签约和金流这两大包租代管业的重要功能集成进来,使 Zuker 成为业界最早具备这些功能的业者。

但当业务发展到一定规模时,他们发现需要管理的数据量大幅增加,如果要找厂商开发后端系统,成本太高了。导入 Ragic 之后,他们发现可以透过 API 串接内嵌表单,将官网上的数据(如房源与合约的关键信息)直接传送到数据库,后续就能灵活调整、整理与运算,这样比较快也省成本。

应用面向 6:客制化弹性:50 张表单 各式各样行政庶务管理都可用

Robyn 说,目前包租代管市场中有几款较大规模的套装系统,虽然能处理签约与金流,但如果业者还需要管理零碎的行政庶务,或扩展至其他流程的管理,例如装潢流程、估价单、业务与业绩,甚至进行深入的数据分析,这些系统往往无法客制化,导致业者需要额外使用 Excel 管理。

相比之下,Ragic 的高度客制化特性正好满足这些需求。Robyn 提到,目前租寓的各项内部营运流程几乎都已经透过 Ragic 来管理,从估价单、报价单等室内装修与包租代管流程,到人资管理、业务绩效、奖金计算、借贷纪录及内部请款等,总共累积了约 50 张表单。他认为 Ragic 的灵活性让用户能根据需求调整数据呈现方式,这也是与其他套装软件相比,Ragic 最大的优势之一。

此外,Robyn 也分享,租寓的表单都是由他亲自创建的。尽管他不会写程序,Ragic 让他能轻松打造所需的表单与应用,完全不需要依赖工程师,对他来说这是 Ragic 的优点。

从订户变合作伙伴 租寓助同业导入包租代管系统

Robyn 和我们分享,数据库建置完成后,因有同业询问是否能购买来管理自家的工作流程,于是租寓也申请成为 Ragic 的合作伙伴,并将完整数据库拷贝并出售给该业者。考量到每家公司的工作流程不同,他们也协助该位同业进行了后续的客制化调整。

除了后端的 Ragic 数据库之外,租寓的官网还集成了房源展示、签约、付款等包租代管业务必备的核心功能。因此不论是需要集成前后端的完整解决方案,或是管理特定工作流程的表单系统,租寓都能提供。

博客背后使用 Ragic! : 最强大的 No Code 企业电子化工具
    把数据放在Excel上不只是拖累团队的行政效率,他也很容易出错并且无法进行任何内控。
    当您的团队成长时,使用Excel管理数据就会越来越痛苦。
    创建你们的第一个云数据库!

    马上登记
    免费试用 Ragic!

    用 Google 帐号登记

    立即科技 Ragic, Inc.
    02-7728-8692
    info@ragic.com
    台北市中正区南昌路二段81号9楼
    用户条款 | 隐私权政策