Ragic 收款应用大公开：对帐、寄收据、审核后寄付款单一次集成

如果你常常需要处理款项收付相关的单据，例如客户的订单、补习班或管理费的缴费单、捐款单等，其实除了打印输出打印件单据寄给对方缴费外，只要在 Ragic 表单上新增一个付款字段，设置好绿界金流帐号，对方只需点击付款单击钮就能一键完成付款，非常方便。

除了单纯的付款外，由于付款字段已经将包含付款状态的数据存在数据库里了，因此如果有更进阶的需求，例如透过系统进行对帐、寄发收据，或审核后发送付款单，根据这些数据扩展处理就会比较方便，大幅减少手动比对、拷贝贴上数据，或是汇入汇出刷新的时间。

在这篇文章里，我们针对这些扩展需求，整理了一些范例和设计方向供你参阅。如果你也有类似需求，不妨看看以下的表单设计范例，帮助你打造符合需求的表单。

集成对帐

有些公司在出货前需要确认订单是否已完成付款，但如果系统无法自动检查付款状态，便得在订单和缴款单之间逐笔核对，相当耗时麻烦且容易出错。假如你已经透过“付款字段”将金流付款信息集成在 Ragic，只要在表单上做一点扩展设计，其实就可以像上图一样单击个“对帐”单击钮，付款状态就自动显示，方便筛选、查看、安排出货。

如果你也想要一键自动对帐，可以参阅以下的表单设计方式：

1. 在表单上新增付款字段时，请将“付款商品名称字段”指定为“订单编号”字段（这样后续对帐时，系统就有独特值可供比对）。

2. 在订单上新增一个对帐区块，并加入对应缴款单、付款状态、可否出货等字段，并将“对应缴款单”字段的公式设为 C2（也就是订单编号字段）。

3. 透过链接与加载功能，将“对应缴款单”字段链接到“金流缴款单”表单的对应字段，并设置为“随时加载字段值”。

4. 将“付款状态”字段设为自由输入字段，并透过公式设置显示“付款字段”的字段值（在范例中为 A22）。这样当付款成功时，此字段就会显示为成功。

5. 将“可否出货”这个打勾选项字段以公式设置为当“付款状态”为“成功”时显示 Yes（打勾），反之则为 No（打叉）。这样一来，当付款状态字段更新为“成功”时，此字段就会自动显示打勾的结果。

6. 为了能在列表页快速查看哪些订单可以出货，需要将对帐区块的字段都显示在列表页中。同时，记得将“对应缴款单”的公式设置为“订单编号”字段（范例中为 A1）。

7. 由于上述的链接与加载和公式需要更新字段值才能触发，因此可以在列表页创建一个“对帐”的动作单击钮，透过公式重算来触发公式和链接与加载。

8. 完成以上步骤并保存表单后，只要单击下对帐单击钮，就能快速检视每笔订单的付款及能否出货的状态。如果订单笔数较多，还可以设置筛选条件，将近期已付款且可出货的订单筛选出来，方便快速查看和处理。

集成收据寄发

基金会等慈善机构在收受捐款后，通常需要寄发收据给捐款人，作为捐款证明及报税证书。一般想要制作收据，可能会需要将捐款信息汇出，或者手动拷贝贴上到 Excel 整理，再利用归并打印生成收据。整个流程不仅繁琐，还相当耗时。

如果你用 Ragic 来收款，其实只要串接收据表单，就能将捐款数据一键抛转到收据上，系统还会自动将收据发送给捐款人，不需要自己花时间整理捐款数据和寄送收据了。

想知道如何在 Ragic 上集成收款和寄发收据的流程吗？以下是我们的设计方法，提供你参阅：

1. 创建一张“捐款单”，包含捐款人和收据相关的数据字段，也要创建付款字段，以及设置好付款串接，便可以开始收受捐款。

2. 创建一张“捐款收据”表单，并设置好排版。如果需要在收据上显示公司 logo 或者公司章，可以用描述字段插入固定图片。

3. 在收据表单上创建一个“寄出自订 Email”的动作单击钮，设置好信件内容并选取“附上这笔数据的 PDF”，并在进阶设置中勾选“保存时自动运行”，让系统在每次新增一张收据时，能自动将 PDF 收据寄送给捐款人，省去手动发送的步骤。

4. 在捐款单上设置一个“创建捐款收据”的抛转单击钮，设置将捐款日期、捐款人、统一编号/身分证号码、Email 等字段抛转到收据表单。

5. 设置完成后，内部人员确认捐款完成后，只要点击单击钮，系统就会自动将捐款数据抛转到收据表单上，并自动发送收据给捐款人，省去制作收据和手动发送邮件的麻烦。

集成报名审核后送出付款单

像是补习班、驾训班或健身房的团课，通常需要一张在线报名表让学生填写报名信息，报名成功后还需要提供付款单给学生缴费。如果报名表和付款单都在 Ragic 上，只要简单设置就可以集成流程，减少来回比对对。那么，这样的流程应该如何集成呢？以下是我们的设计范例，供你参阅：

1. 先设计一张课程报名表，除了包含学生和家长的基本数据字段、课程相关的信息及费用，以及付款字段之外，还可以新增一个“班级人数确认”的打勾字段，方便内部人员在确认名额足够时勾选。

由于这个字段仅供内部使用，可以透过字段访问权限设置，将 Everyone 设置为“无权限”，避免外部人员查看及修改数据。

2. 可以用条件式格式设置，让“班级人数确认”字段打勾后才显示下方的缴费与报名成功字段，这样学生报名时就不会看到下方的缴费区块。

3. 新增一个“自动寄缴费信”的 Email 字段，勾选“做访客用户 E-mail 认证”和“编辑数据时不触发寄信”，并调整自订认证信的内容。这样一来，当此字段新增数据时，系统就会自动寄出付款信和表单链接。

4. 透过公式设置当“班级人数确认”字段打勾时，“自动寄缴费信”字段自动填入家长的 Email。以范例来说，公式是 IF(A12="Yes",A8)。这样一来，只要班级人数确认打勾，系统就会自动寄出缴费信给家长。

5. 表单设置完成后，只要用内嵌表单的功能，将报名表提供给学生填写即可。学生报名后，内部人员只要确认名额足够，系统就会自动寄发缴费信给家长，完全不需要再花时间手动寄信啦！

扩展设计教学：分期发送缴款单

如果你有提供客户分期付款的选项，可能会需要制作每期的缴款单并寄给客户缴费。如果每次制作时都要手动输入订单和客户信息，再逐一寄出，不仅耗时，整个流程也相当麻烦。

其实只要在订单上加入一个子表格来管理分期，并用用子表格生成新表单的功能，就能生成一个缴费单表单。系统除了能自动带入订单、客户、分期缴费信息，省去手动输入的麻烦，还会自动寄送缴费单给客户，大幅缩短制作和寄送的时间。

以下我们就以订单管理表单为例，来演示如何用子表格来管理分期信息并生成分期缴款单：

1. 在订单管理表单下方加入一个“分期缴款单”的子表格，用来管理分期的缴款信息。在子表格中加入期数、订单分期编号、分期金额、缴款通知日期等字段。

2. 将“期数”设置为自由输入字段并将默认值设置为序列，这样期数便会依序显示。

3. 若是想让“订单分期编号”单击照订单编号加上期数的编码显示，可以用公式设置为 C2+"-"+A26，这样如果是订单编号为 SO-20241218-001 的第三期付款单，就会显示为 SO-20241218-001-3。

4.“分期金额”字段设为“金额”，而“缴款通知日期”设为“日期”，让内部人员可以自行设置每期的缴款金额和通知缴款的日期。

5. 用“用子表格生成新表单”的功能来生成缴费单表单，并用“新增源表单字段”功能，将订单编号、客户编号、客户名称、Email、总金额等字段加入，让分期缴费单可以对应源订单和客户，加上客户 Email 也方便之后寄送缴费单。

6. 在表单下方新增一个付款字段，并将付款金额设置为“分期金额”，付款商品名称字段设置为“订单分期编号”，这样客户就可以单击照设置好的分期金额进行缴费。

7. 回到“订单管理”表单，再次用“子表格生成新表单”功能，将缴费单里新增的付款字段加到子表格中，这样就可以在子表单管理及查看该期缴款单是否已缴费。

8. 接下来，我们可以用访客用户和每日公式重算的功能，设计一个到期自动寄信的机制。这样一来，系统会在通知日期当天自动寄发缴费信给客户。

在“缴费单”中，新增一个“现在日期”的日期字段，以及一个“自动寄 Email”的电邮字段，并将“现在日期”的公式设置为 TODAYTZ() 来显示目前的日期（公式可参阅这篇教学）。

9. 在“自动寄 Email”字段设置中，勾选“做访客用户 E-mail 认证”和“编辑数据时不触发寄信”，让系统自动寄信到此字段填入的 Email。在自订认证信中加入 {{RECORD_LINK}}，让客户可以点链接打开缴费单付款（信件中可用变量可参阅这篇）。

将此字段的公式设置为 IF(D2.RAW=A13.RAW,A5) ，代表当通知日期等于现在日期时，系统就会自动将客户的 Email 填入此字段，并寄出缴费通知信。

10. 在 Javascript 工作流程中，设置每日整笔数据重算，系统就会每天运行 daily workflow 重算表单上的公式，判断是否已经到通知日期。

11. 设置完成后，只需要在订单表单上设置好每一期的缴款通知日期。

客户就会在通知日期收到系统自动寄发的分期缴费通知信。

客户点开链接后，就可以在表单上点击付款单击钮进行缴费。