从 Excel 到 Ragic：我的数据库革新之路

我的事业就像是从教科书里走出来的一样：我们最初是从欧洲进口啤酒，在亚洲卖出，就是典型又简单的国际贸易。我们最初是 B2B，但也有踏入 B2C 零售的野心。我们初期需要管理的数据也很简单：总之就是供应商、产品、价格表、客户，诸如此类的数据。不过，在 10 年的长时间营运之后，数据的数量与复杂度也随之增长，直到我们敬爱的 Excel 电子表格变得不再够用。

在这篇文章，我会用自己的经验告诉你，为什么你需要离开像是 Excel 这样的电子表格工具，并找到一个适合自己的数据库工具。

事业越大，电子表格越乱

“CRM？那是什么？我为什么会需要这个东西？”

如果你是一名企业家，或是一名新进业务，你应该会在网络上爬数据、追求事业成功的时候，在各个论坛上看到上面这个问题，然后也会看到相应的解答，所以我应该不用特别解释这件事。

或许你不会一开始经营时就用 CRM，而是选择在 Excel 跟 Google 电子表格上管理客户跟销售数据，收据或其他数据文件则散落在各个地方。如果你跟我一样是独自创业的话，那么这样的方式对你来说甚至已经够好了。毕竟你实在没有什么数据多到需要整理的问题，像我当时只跟一个酿酒商合作，也只卖一款啤酒给两种客户（酒吧跟餐厅）。

但当你的业务开始变得比较复杂，像是真的进入零售产业之后，有很多你原本不会想到的信息也要开始慢慢登记在电子表格里面，所以你开始新增字段、加上备注，之后，你的数据表就会肉眼可见地快速变乱。举例来说，你的客户是“酒吧”还是“人”就差很多。你不会很在意一个“酒吧”的成立日期，但当客户是一个“人”时，他的生日就很重要，所以你就需要特地加上一个生日字段。

接下来就是更令人头痛的公式与工作表链接，像是 VLOOKUP。当你想试着用 Excel 生成发票、出货单这类文档时，你就会碰上 VLOOKUP 了。

透过网络上那些关于怎么做下拉菜单、怎么靠 VLOOKUP 获取客户信息的教学，你确实可以做出这个功能，但对某些人来说，要把功能做到可以正常运作就已经很具挑战性了。但如果你也比较“龟毛”，不想看到电子表格里面有 #N/A、#VALUE! 错误，那你的公式就会变成这样：

=IFERROR(VLOOKUP(D13, Client_Database, 3, 0),"")

=IFERROR(IF(F28*G28=0, "",F28*G28),"")

=IF((OR(F345="AB", F345="CD")), D345," ")

这还只是简单的例子而已，重点在于要在 Excel 上把数据关联做好，需要大量的练习、知识跟公式。我觉得写公式就跟写程序差不多难（也许真正的工程师看到会翻桌），但总之，公式一点都不直觉，你必须特别学习、搞懂他们的标点符号逻辑，就像一门完全不同的语言。

随着业务的发展，你也会发现个体经营的模式开始慢慢行不通，到了某个时间点，就会发现自己需要分享 Excel 表单给别人共同编辑了。

从这个时候，我开始用上 OneDrive（微软提供的云服务），让我与合作伙伴、员工可以不用一直互传文件，直接上网就能浏览跟修改我的最终版电子表格……或是最终版_1、最终版_2？你知道的，当所有人都可以看到与编辑电子表格里所有的内容，你可能就不会希望实习生、员工看到一些重要的信息，但又需要他们来帮忙新增客户数据，这是我用 Excel、电子表格当作数据库时遇到的第一个限制：数据共享。

最后，某件我从没预料到的事情发生了：随着事业成长、CRM 需求越来越复杂，加上了一堆字段、条件式格式、公式，甚至还要从其他电子表格抓数据之后，我的 Excel 檔开始变得卡卡的，有时候还会直接崩溃。于是我被迫开始认真查找更好的数据管理代换方案。

简单需求，简单解决

随着 Excel 的问题持续困扰着我，查找解决方案的任务就这样开始了，第一步：Google 搜索“免费 CRM”。

老实说，你如果跟我一样第一次认真想找 CRM，你八成会想找到免费的，然后你就会发现他们并不是真的免费，又或者不会免费太久、面临超多限制等等。但其实价格对我来说不是一个很大的问题。实际上我真的超爱我的 Excel，我花了很多心血建构它、让它能逐个实现我的各种需求。我还是尝试了几个知名的 CRM，虽然也都用得很顺畅，但我还是很想念我的 Excel 表。我从它还是空白一片的时候开始设计，最终把它做成我喜欢的样子。我还是很想念它的自由度跟高度客制化。

直到我终于找到了 Ragic，它运用类似电子表格的接口来完成数据管理的方式对我来说根本就是一则“启示录”。我可以在更快、更简单、更安全的前提下，做我以前就一直在用 Excel 做的事情，而那些用 Excel 时超困扰我的东西，Ragic 又能一一解决。数据共享时权限超难分配？解决。用起来超卡？解决。“写程序”？解决。自由度与高度客制化？还是做得到。

我当然可以跟你解释 Ragic 如何实现数据共享时的权限管理，或是列表／表单页结构如何协助你可以快速浏览数据，但又能记录各式各样的详细信息，不过，Ragic 的站点已经记载了很详细的信息了（你也可以点上面的超链接直接跳转），我只想说，他们不只让新增数据的过程变得比 Excel 更顺利，也能更安全，因为用一个真正的数据库工具也可以减少你的人工输入错误问题。

有趣的是，我的合作伙伴并不想从 Excel 改用 Ragic，就像那种臭名昭着的钉子户一样。我只好利用新年期间来强制推入动这项改革：我把它取名为“Ragic 决议”（the Ragic resolution）。在我们强硬地促成变革之后，他只花了一分钟就接受了。原因是，他从登记帐号之后，只花了一分钟就搞懂怎么生成一张发票。因为看起来就像 Excel，所以转换的过程也毫不费力。

解决完这名钉子户之后，我们就可以更自由地使用 Ragic 了！我们开始大动作更新、建构我们的 CRM 系统。新增表单、数据并再将他们相互链接：库存管理、出货单、采购单、供应商名单、价格表、行销数据、客户投诉……等等，各张表单都可以在不使用公式、写程序的前提下，互相链接在一起。

实际上，我们触及到的功能与面向还只是 Ragic 很表层的部分。各种跟我们完全不同的产业、规模的公司，都可以用 Ragic 来完成他们的数据管理需求，像是另一间公司里甚至催生出了一个流行语：Just Ragic it！然后新的表单跟报表就会应运而生。

对我们来说，这个数据库就像是一个活着的生命，跟着我们的公司一起成长。原本只是一个很简单的 CRM，到了现在，他也慢慢地长大、开始看起来像是一个 ERP 了。

就试试吧！

改掉自己的习惯一点都不简单，尤其是你想改掉的习惯不完全算是一个坏习惯时，毕竟你还会怀疑自己到底是为了什么要改掉习惯。就像我的经验：Excel 就可以满足我们的需求了，那我们为什么还要冒着数据可能被弄乱的风险，再花钱买一套适用于 CRM 需求的软件？

这个问题的答案也不难：就试试看，用正确的工具来处理相应的需求，效果就是会更好。

当然，如果可以的话，最好从第一天开始就使用正确的工具。回想起来，如果我从开始营运的第一天就用 Ragic，那我就会省掉超级大量的时间。而我唯一的藉口就是：我当时并不知道有 Ragic 这个工具。

但看完这篇文章，你知道 Ragic 的存在了，所以就去试试看吧！