会计师事务所如何自动化帐单发送流程 将一周工作缩短到十几分钟？

组织名称	勤信并会计师事务所
组织类型	会计师事务所
面临挑战	① 寄送帐单流程用 Excel 管理，查找、比对、确认信息耗时费力  ② 员工各自用 Excel 记录客户数据，格式不一，也易有遗失风险  ③ 提供客制化的提醒服务，但通知前需比对 Excel 中记录的通知条件，相当耗时且易出错
导入效益	① 集中管理客户数据，再也不遗失  ② 帐单发送自动化，从一周缩短为 10 几分钟  ③ 客户通知自动化，传 LINE 更方便  ④ 可弹性应对多项需求
选用方案	专业版
采用规模	15 人规模的中小规模会计师事务所，服务 500 家企业
应用类型	发送帐单、CRM、客户通知、电子工作底稿管理、印鉴借还、邮件收发管理
爱用功能	链接与加载、公式、提醒、API、javascript workflow、动作条形码、图片上载
使用频率	每天
最满意Ragic：	接口容易上手、客制化弹性高、串接和自动化方便、客服

打开勤信并会计师事务所的官网，你会发现他们是一家非常强调数码化服务的事务所。相较于其他同业，他们为客户提供了像是 LINE 自动通知缴税与重要信息等无纸化的便利服务。令人意外的是，勤信的负责人黄胜平会计师和我们分享，几年前他们还在为人工整理、发送帐单太过耗时而苦恼。当时，光是人工比对数据、发 50 家客户的帐单就要花费一整个星期，让他们无暇处理其他更重要的工作，而这样的经历也成了推入动他们数码化转型的强大动力。

要做出差异化 客制化服务是核心竞争力

提起会计师事务所，多数人脑海中浮现的是查帐、咨询、财报签证等服务的专业形象，这样的专业形象其实来自于这个产业对数字和流程的严谨要求。

相较于其他产业，事务所大部分的业务都需要遵循严谨的法规，并且因为牵涉到数字，因此最基本的要求就是不能出错。一旦出错，便可能面临巨额赔偿。举例来说，若税额计算错误，大规模事务所动辄可能须赔上数百万，小规模事务所也可能赔到一百万。

在需要遵循法规的前提下，大多数会计师事务所在审核、帐务和签证方面的业务其实很难做出显着差异。黄胜平指出，每个客户的产业和财务状况不同，需要的服务也各有不同。对于勤信这样小规模的会计师事务所来说，核心的竞争力其实来自提供客制化的服务。

以最常见的“提醒缴税”来说，要能依照不同客户的产业、财务状况，在不同时机提醒客户缴税以避免罚钱；“发帐单”给客户也有讲究，不管是记帐费、签证费、审核费，每个客户的帐单规则和发送频率可能都不同：有些老客户希望事务所先帮他计算营收范围，再依级距发送帐单，例如计算营收每达一亿应该收取多少费用，不同的客户级距可能也不相同......

记得每个客户的需求，并依照需求提供客制化、差异化的服务，对勤信而言非常重要，因为这样客户才会觉得方便，进而介绍新客户。

然而，这样贴心的客制化服务，过往也是拉低工作效率的元凶：因为无法统一操作、得细细比对信息来调整给每位客户的信息，很容易一不小心就把所有时间都花在“发帐单”这件事上。而如果工时都卡在手动发帐单的庶务上，其他服务和业务拓展的时间就少了。“如果我每天都在发帐单，我想我的客户是很难增加的。”这也是勤信过去所面临的一大挑战。

过去：用“神秘 Excel”管理客户数据 光是发帐单要花一周

“以往发帐单就是，我们会有一个神秘的 Excel 檔，针对客户是单击月、单击期、单击半年，还是单击年发帐单，然后要把这个 Excel 维护得好好的，接下来透过 Word 的归并打印的功能把它打印出来。”

这些记录在 Excel 里面的信息散在各处，查找、比对、确认信息常要花很长的时间，而且容易出错。输入几家客户的数据后，常会忘记自己有没有输错，需要来回检查，很花时间。勤信有 50 家客户时，光是寄帐单就要花费近一周的时间，这也让黄胜平开始查找解决方案。

他曾委托外部厂商用微软的 Access 开发系统来处理寄帐单的问题，但 Access 即使是最基本的功能都需要写程序，光是创建一个系统，可能就要花一两百万。若是后续想修改功能或版面，不仅要额外花钱，还要等工程师有空。即使是修改版面上的一个字，也可能要两周才能完成，时效性很差，再加上 Access 套版归并打印也不太方便，他用了一段时间又觉得不太适用。

2019 年底，在搜索解决方案时，他透过网络广告接触到 Ragic。Ragic 不用写程序就能自行客制化、类似 Excel 的接口和操作方式很快就吸引了他，因此他便开始试用 Ragic 来处理寄帐单的问题。

用 Ragic 处理寄帐单流程 耗时从一周缩短到十几分钟

Ragic 是个高弹性、高自由度的云数据库开发工具，能让人不用写程序，就能自行开发、设计符合自家需求的数据管理系统、自动化工作流程。为了解决寄帐单时信息四散、查找比对耗时的问题，黄胜平用 Ragic 访问客户数据，让数据能够集中管理、有效同步。

他最初生成帐单时，发现只要透过链接与加载的功能，就能快速调出客户数据，不再需要重复查看 Excel、比对客户数据有没有输入，和原本寄帐单的流程相比，耗时从一周缩短至一天多；后来他意外学会利用 Ragic 的工具写简单程序运行更多细部自动化功能，更进一步把所需时间压缩到十几分钟。

他说，Ragic 的操作和接口类似 Excel，还可以像 Excel 一样写公式，只要有基础的逻辑概念，就可以建置强大、客制化的 ERP 系统。他一开始是打算用 Ragic 来寄帐单，但用了发觉很好用，因此他继续研究其他的用途，不知不觉就把各种工作流程都搬到 Ragic 上。

“一开始只有三张表单，本来想说免费版就够用了，后来加到后来想说，哇这真是什么东西可以丢上来，实在很方便。”

客户从 50 家成长到 500 家 数码化能力大幅影响服务管理能力

过去十年间，勤信的客户数量从 50 家成长到 500 家，黄胜平认为客户能否成长主要取决于对客户服务的管理能力。作为一家小规模会计师事务所，勤信的客户主要透过口碑介绍而来，如果无法有效管理客户服务，例如每天都在发帐单、做杂事，就难以提供优质服务，自然也难以吸引更多客户。

因此，数码技术的导入对于服务客户的效率和能力有着巨大的影响。导入 Ragic 后，勤信的帐单发送和客户通知等操作得以自动化，大幅节省时间并提高效率。黄胜平说：“我还不会写 Daily Workflow（备注：写程序）的时候，光是 Ragic 自动寄信这个东西，我就觉得已经强到不行了，已经打赢 90% 的事务所了。”

那么他具体用 Ragic 解决了哪些工作流程的问题，并提高客户服务管理能力？让我们来看看吧！

应用面向 1：用 Ragic 打造 CRM 客户数据再也不遗失

黄胜平说，以前勤信的客户数据、需求和帐单规则都是由每位助理各自用两三个“神秘的 Excel”记录，存放在自己的计算机里。这些 Excel 格式不一，有的写得很长很乱，别人也看不懂。因而发生过员工突然离职，数据没有交接，接手的同事也不知道文件在哪里，甚至连客户的 Email 和电话都找不到。这让他意识到需要有个集中管理的系统。

使用 Ragic 后，他们首先将客户历届的帐单、调整公费的纪录、客户通知的偏好、通知纪录等数据都改为集中在 Ragic 管理。Ragic 云数据库的特性，让所有人可以随时方便地在统一平台查看、比对各种信息。

现在，有人创建新客户时，客户数据可以实时同步，若要发帐单、进行客户通知时，也能立即调用相关客户数据。这个“客户数据库”后续加上其他应用面向，就成为勤信为自己量身打造的 CRM（客户关系管理系统）。

应用面向 2：帐单发送自动化 从一周缩短到十几分钟

对勤信来说，过往要客制化地发送帐单，最耗时的地方主要在于要人工“反覆比对数据”和“分拆归并打印的文件”。

过往用 Excel + Word 归并打印的人工操作模式时，所有帐单会被引出成一个 Word 檔，要将帐单分别传送给客户，就必须手动另存新檔，一次可能要分拆为 90-100 个不同文件，光是拆文件就很耗时；更别说每次可能要从不同的 Excel 檔间查找、比对、确认客户帐单规则、营收范围的时间了。

采用 Ragic 后，黄胜平分两个阶段让这样的发帐单流程逐步自动化、大幅节省时间。第一个阶段，其实就是上面说的“用统一平台 - Ragic 打造 CRM”：将散落各处的神秘 Excel 信息集结到一处，透过 Ragic 的链接与加载功能，客户数据和帐单表单相互链接，在新增帐单时，只要选择客户名称，系统便能自动带入相关数据，大幅减少人工反覆比对时间，并降低失误概率；发帐单时，可以透过筛选依周期快速筛出要发送的客户。

在这个阶段，主要节省的是比对数据的时间，“发送帐单”仍是手动进行（Email 或传 LINE）。尽管只是“半自动”流程，仍然已经节省可观时间，在客户成长到 300 家的情况下，所需时间比 50 家时更少，从一周缩短为一天多，省下了将近五天的工时。

第二个阶段为“全自动化流程”。他观察到比起 Email，客户更倾向接收 LINE 信息通知，因此决定全面改用 LINE 发送帐单、并且直接透过简单的 Javascript Workflow Engine 串接 Ragic 和 LINE 官方帐号。黄胜平笑说，或许是因为本来就擅长写 Excel 公式，再加上Ragic 的 Javascript Workflow Engine 文档写得很清楚，即便没有程序背景，他读着文档慢慢就学会了，觉得其实不难。

串接完成后，只要设置好参数，系统就会在设置的时间自动透过 LINE 发送帐单。此时勤信的客户已经成长至 500 多家，但用 Daily Workflow 让他几乎不需要手动操作，整个流程只需要十几分钟。

“你看之前 50 家要一个礼拜，现在 500 家，基本上我只要十几分钟就全部做完了。”

应用面向 3：客户通知自动化 串接 LINE 更便利

在勤信提供的服务中，包含依据客户设置的条件，提醒他们缴纳营业税和所得税，避免被罚钱。由于每个客户的产业、财务状况、喜好不同，提醒条件也各不相同，再加上可以选择电话或 Email 通知，500 家客户可能就有多达 400 多种不同的做法。

这些条件以前同样是用专门记录客户通知条件的 Excel 檔来管理。有时要通知客户缴费，但因为电话联系不上，助理可能就要花一整天跟踪，通知完还要打开 Excel 来登记。然而，客户到底有没有被通知到，或是助理有没有确实登记，其实很难掌控。因此也曾发生过每个人都说通知客户了，但两三天后客户打来抱怨没收到的状况。

这些通知流程牵涉到大量人工操作，不仅耗时，也难以掌握，因此黄胜平苦思如何改善。他发现 Ragic 的提醒功能可以依据设置条件自动寄出信件提醒，就不需花时间翻找 Excel 里的条件再进行通知，大幅减低通知的失误率。

他也在表单中创建子表格来跟踪通知进度，如果已经通知客户，就可以在子表格中留下纪录。此外，表单页右下方的数据修改纪录也会记录谁在什么时候做过什么。现在如果客户问“怎么没有通知我？”，就有清楚的纪录可供比对。

通知自动化后省了很多人力，例如要帮 400 家客户申报营业税，每位客户要缴的金额不同，Ragic 的提醒功能可以自动寄信通知客户应缴费用，非常方便。和发送帐单一样，他也串接 LINE 来发送通知。

串接完成后，有缴税通知时，LINE 就会自动发送带有缴款单链接的信息，让客户可以下载缴费。如果已经缴纳完成，只要单击下信息中“已经缴纳”的单击钮，Ragic 后台就会自动将客户状态更新为已缴税。

针对异常、没有回覆的案件，他也设计了一个机制，让系统自动发信给事务所，他们再针对这些案件进行检讨或追查，因此不太会有漏掉、没通知到的状况。以前每家客户要单独通知，400 家客户就要通知 400 次，但自动化之后，只要看哪些客户没有响应，再一一询问就好，省下很多时间。

“以前我们跟客户说，他交代什么事情，我们说我帮你记得，但人脑要记得就很困难的嘛，要记很多家客户的时候就更困难了。现在把参数设置好，计算机就会自己通知，客户会觉得你好厉害，什么都记得。”

应用面向 4：系统化管理电子工作底稿 留存查核轨迹更容易

在会计师事务所进行审核查帐工作时，都需要创建工作底稿来记录各公司的查核轨迹，方便未来跟踪核对。一般来说，电子底稿客制化需求高，除了四大会计师事务所有能力耗费资源自行开发系统之外，中小规模事务所的电子底稿多半都是用 Excel 处理的。

这些 Excel 檔可能会有多个版本，存放在计算机的文件夹里，时间一久文件一多，经常难以找到需要的文件，其他团队成员也很难共同编修。

为了解决工作底稿管理的问题，黄胜平研究过很多 No Code 工具，如 Trello、Asana、Airtable。尽管这些工具功能很多，但以工作底稿管理的需求来说，使用上就相对麻烦，助理们用得不太习惯。例如要在 Trello 里面开文件，就必须创建一个专案文件夹，步骤上有点繁琐，而且信息呈现上比较分散，不适合意见来回。试用后，他们觉得效率不如预期，还不如用打印件来得快。

黄胜平说，Ragic 的接口类似 Excel，操作上比较简单直觉，而且表单页和子表格一列一列的结构，适合系统化、表单化管理一部分的查核内容和复核意见（coaching note），使信息同步更为容易。员工可以在子表格中回报工作进度，方便查看和管理。相较之下，其他工具就比较没有这种结构。

应用面向 5：“不可重复”属性自动防错 全文检索易追查错误

对会计师事务所来说，工作上最基本、最重要的原则就是不能出错。任何错误都有可能带来赔款风险，因此如何防范错误就成了工作上的重点。

以前勤信发帐单时需要手动编号，经常编到一半就忘了编到哪了，很容易不小心重复。当黄胜平发现 Ragic 的自动生成字段值功能，可以单击照设置规则生成流水号，并能将字段属性设置为“不可重复”，他觉得这种防呆机制非常适合会计师事务所使用，能有效避免错误。

另外，以前出错时，追查起来非常困难，可能要花半天一直在文件里点来点去。使用 Ragic 之后，只需要在搜索列进行全文检索，输入相关的独特值或关键字，就可以快速找到错误数据。

黄胜平说，这样的防错机制也让他推入荐 Ragic 给客户使用。例如，他有位客户是室内设计师，报价常出错，发帐单时也常搞错帐单金额。为了确保帐务精确，他用 Ragic 帮客户创建了一个报价单系统，只要选取品项，金额就会自动计算，大幅减少人为错误。

应用面向 6：改善行政流程管理 印鉴借还、邮件收发留纪录

除了以上的工作流程之外，勤信也透过 Ragic 改善了其他行政流程的管理，例如印鉴和邮件收发管理。

印鉴管理

为了加速文档处理的效率，有些客户会委托勤信保管印鉴。黄胜平说，以前印鉴都是放在一个角落，大家自行取用，没有进行盘点。印章如果被借走，也不知道是谁拿的。印章找不到时，大家都必须放下手边工作一起找，非常耗时.....

导入 Ragic 后，黄胜平用条形码功能，并搭配“更新这张表单字段值”动作单击钮和“动作条形码”功能来管理印鉴（如果想要不写程序就达成类似效果，可以参阅这篇说明来设计表单）。员工借还印章时，只要扫描印章上的 QR Code，就会留下清楚的纪录，印章被谁借走一目了然，便不会发生找不到印章的状况了。

邮件收发系统

虽然勤信已经将大部分工作电子化，但会计师事务所的日常工作中，仍有一些业务需要打印输出打印件文档。举例来说，签合约或同意书时，大部分客户还是习惯收到打印件文档后再回签。然而，寄信的回执联没有归檔，事后要找很不容易找。此外，当客户寄信给勤信，通常会希望确认勤信是否收到，这便需要额外再花时间联系客户。

为了解决这些问题，黄胜平用 Ragic 创建了一个邮件收发系统，在寄送邮件给客户时，只要用 Ragic app 将回执联拍照上载到“图片上载”字段，未来要确认邮件寄送状况非常方便。收到客户信件时，员工只需在表单上填写客户名称和日期，系统就会透过 Daily Workflow 在隔天自动发送 LINE 信息通知客户。这不仅留下了收发信件的纪录，还节省了员工联系客户的时间。

无师自通 Javascript 黄胜平：厘清逻辑是重点

“Ragic 惠我良多，看完 Ragic 的用户指南以后，连 Javascript 都顺便学会了。”

在和黄胜平的访谈中，最让我们惊讶的是，没有信息背景的他，竟然无师自通学会写 Daily Workflow （写程序）来串接 Ragic 和 LINE。他说原本就擅长写 Excel 公式，而公式和程序的逻辑有点相似，因此可能对于学习 Javascript 有一定的帮助。另外，他也认为 Ragic 的 Javascript Workflow Engine 和 API 文档写得非常清楚，即使遇到问题，也能随时查阅，或者询问客服，都能迅速获得解答，学会写 Daily Workflow 其实并不难。

有没有什么学习 Javascript 的诀窍？他说除了参阅文档和自己买的一本书之外，还会观看 YouTube 上的教学，再搭配 ChatGTP 帮忙检查、修改程序代码就可以了。重点是如果熟悉 Excel 公式的编写，会对逻辑厘清很有帮助。

黄胜平的经验告诉我们，如果你对 Ragic 有兴趣，也可透过实际的需求情境来扩展学习新技能，来发挥 Ragic 的灵活性，让它成为更适合你的工具。

来看视频版：

标签: 自动化, 文档管理, Email, CRM, 条形码, 行政, Excel, Workflow, 会计, Use Cases, API, Integration, 客制化

归类: 案例故事, 服务业