组织名称 | 勤信并会计师事务所 ![]() |
组织类型 | 会计师事务所 |
面临挑战 | ① 寄送帐单流程用 Excel 管理,查找、比对、确认信息耗时费力
② 员工各自用 Excel 记录客户数据,格式不一,也易有遗失风险 ③ 提供客制化的提醒服务,但通知前需比对 Excel 中记录的通知条件,相当耗时且易出错 |
导入效益 | ① 集中管理客户数据,再也不遗失
② 帐单发送自动化,从一周缩短为 10 几分钟 ③ 客户通知自动化,传 LINE 更方便 ④ 可弹性应对多项需求 |
选用方案 | 专业版 |
采用规模 | 15 人规模的中小规模会计师事务所,服务 500 家企业 |
应用类型 | 发送帐单、CRM、客户通知、电子工作底稿管理、印鉴借还、邮件收发管理 |
爱用功能 | 链接与加载、公式、提醒、API、javascript workflow、动作条形码、图片上载 |
使用频率 | 每天 |
最满意Ragic: | 接口容易上手、客制化弹性高、串接和自动化方便、客服 |
打开勤信并会计师事务所的官网,你会发现他们是一家非常强调数码化服务的事务所。相较于其他同业,他们为客户提供了像是 LINE 自动通知缴税与重要信息等无纸化的便利服务。令人意外的是,勤信的负责人黄胜平会计师和我们分享,几年前他们还在为人工整理、发送帐单太过耗时而苦恼。当时,光是人工比对数据、发 50 家客户的帐单就要花费一整个星期,让他们无暇处理其他更重要的工作,而这样的经历也成了推入动他们数码化转型的强大动力。
提起会计师事务所,多数人脑海中浮现的是查帐、咨询、财报签证等服务的专业形象,这样的专业形象其实来自于这个产业对数字和流程的严谨要求。
相较于其他产业,事务所大部分的业务都需要遵循严谨的法规,并且因为牵涉到数字,因此最基本的要求就是不能出错。一旦出错,便可能面临巨额赔偿。举例来说,若税额计算错误,大规模事务所动辄可能须赔上数百万,小规模事务所也可能赔到一百万。
在需要遵循法规的前提下,大多数会计师事务所在审核、帐务和签证方面的业务其实很难做出显着差异。黄胜平指出,每个客户的产业和财务状况不同,需要的服务也各有不同。对于勤信这样小规模的会计师事务所来说,核心的竞争力其实来自提供客制化的服务。
以最常见的“提醒缴税”来说,要能依照不同客户的产业、财务状况,在不同时机提醒客户缴税以避免罚钱;“发帐单”给客户也有讲究,不管是记帐费、签证费、审核费,每个客户的帐单规则和发送频率可能都不同:有些老客户希望事务所先帮他计算营收范围,再依级距发送帐单,例如计算营收每达一亿应该收取多少费用,不同的客户级距可能也不相同......
记得每个客户的需求,并依照需求提供客制化、差异化的服务,对勤信而言非常重要,因为这样客户才会觉得方便,进而介绍新客户。
然而,这样贴心的客制化服务,过往也是拉低工作效率的元凶:因为无法统一操作、得细细比对信息来调整给每位客户的信息,很容易一不小心就把所有时间都花在“发帐单”这件事上。而如果工时都卡在手动发帐单的庶务上,其他服务和业务拓展的时间就少了。“如果我每天都在发帐单,我想我的客户是很难增加的。”这也是勤信过去所面临的一大挑战。
“以往发帐单就是,我们会有一个神秘的 Excel 檔,针对客户是单击月、单击期、单击半年,还是单击年发帐单,然后要把这个 Excel 维护得好好的,接下来透过 Word 的归并打印的功能把它打印出来。”
这些记录在 Excel 里面的信息散在各处,查找、比对、确认信息常要花很长的时间,而且容易出错。输入几家客户的数据后,常会忘记自己有没有输错,需要来回检查,很花时间。勤信有 50 家客户时,光是寄帐单就要花费近一周的时间,这也让黄胜平开始查找解决方案。
他曾委托外部厂商用微软的 Access 开发系统来处理寄帐单的问题,但 Access 即使是最基本的功能都需要写程序,光是创建一个系统,可能就要花一两百万。若是后续想修改功能或版面,不仅要额外花钱,还要等工程师有空。即使是修改版面上的一个字,也可能要两周才能完成,时效性很差,再加上 Access 套版归并打印也不太方便,他用了一段时间又觉得不太适用。
2019 年底,在搜索解决方案时,他透过网络广告接触到 Ragic。Ragic 不用写程序就能自行客制化、类似 Excel 的接口和操作方式很快就吸引了他,因此他便开始试用 Ragic 来处理寄帐单的问题。
Ragic 是个高弹性、高自由度的云数据库开发工具,能让人不用写程序,就能自行开发、设计符合自家需求的数据管理系统、自动化工作流程。为了解决寄帐单时信息四散、查找比对耗时的问题,黄胜平用 Ragic 访问客户数据,让数据能够集中管理、有效同步。
他最初生成帐单时,发现只要透过链接与加载的功能,就能快速调出客户数据,不再需要重复查看 Excel、比对客户数据有没有输入,和原本寄帐单的流程相比,耗时从一周缩短至一天多;后来他意外学会利用 Ragic 的工具写简单程序运行更多细部自动化功能,更进一步把所需时间压缩到十几分钟。
他说,Ragic 的操作和接口类似 Excel,还可以像 Excel 一样写公式,只要有基础的逻辑概念,就可以建置强大、客制化的 ERP 系统。他一开始是打算用 Ragic 来寄帐单,但用了发觉很好用,因此他继续研究其他的用途,不知不觉就把各种工作流程都搬到 Ragic 上。
“一开始只有三张表单,本来想说免费版就够用了,后来加到后来想说,哇这真是什么东西可以丢上来,实在很方便。”
过去十年间,勤信的客户数量从 50 家成长到 500 家,黄胜平认为客户能否成长主要取决于对客户服务的管理能力。作为一家小规模会计师事务所,勤信的客户主要透过口碑介绍而来,如果无法有效管理客户服务,例如每天都在发帐单、做杂事,就难以提供优质服务,自然也难以吸引更多客户。
因此,数码技术的导入对于服务客户的效率和能力有着巨大的影响。导入 Ragic 后,勤信的帐单发送和客户通知等操作得以自动化,大幅节省时间并提高效率。黄胜平说:“我还不会写 Daily Workflow(备注:写程序)的时候,光是 Ragic 自动寄信这个东西,我就觉得已经强到不行了,已经打赢 90% 的事务所了。”
那么他具体用 Ragic 解决了哪些工作流程的问题,并提高客户服务管理能力?让我们来看看吧!
黄胜平说,以前勤信的客户数据、需求和帐单规则都是由每位助理各自用两三个“神秘的 Excel”记录,存放在自己的计算机里。这些 Excel 格式不一,有的写得很长很乱,别人也看不懂。因而发生过员工突然离职,数据没有交接,接手的同事也不知道文件在哪里,甚至连客户的 Email 和电话都找不到。这让他意识到需要有个集中管理的系统。
使用 Ragic 后,他们首先将客户历届的帐单、调整公费的纪录、客户通知的偏好、通知纪录等数据都改为集中在 Ragic 管理。Ragic 云数据库的特性,让所有人可以随时方便地在统一平台查看、比对各种信息。
现在,有人创建新客户时,客户数据可以实时同步,若要发帐单、进行客户通知时,也能立即调用相关客户数据。这个“客户数据库”后续加上其他应用面向,就成为勤信为自己量身打造的 CRM(客户关系管理系统)。
对勤信来说,过往要客制化地发送帐单,最耗时的地方主要在于要人工“反覆比对数据”和“分拆归并打印的文件”。
过往用 Excel + Word 归并打印的人工操作模式时,所有帐单会被引出成一个 Word 檔,要将帐单分别传送给客户,就必须手动另存新檔,一次可能要分拆为 90-100 个不同文件,光是拆文件就很耗时;更别说每次可能要从不同的 Excel 檔间查找、比对、确认客户帐单规则、营收范围的时间了。
采用 Ragic 后,黄胜平分两个阶段让这样的发帐单流程逐步自动化、大幅节省时间。第一个阶段,其实就是上面说的“用统一平台 - Ragic 打造 CRM”:将散落各处的神秘 Excel 信息集结到一处,透过 Ragic 的链接与加载功能,客户数据和帐单表单相互链接,在新增帐单时,只要选择客户名称,系统便能自动带入相关数据,大幅减少人工反覆比对时间,并降低失误概率;发帐单时,可以透过筛选依周期快速筛出要发送的客户。
在这个阶段,主要节省的是比对数据的时间,“发送帐单”仍是手动进行(Email 或传 LINE)。尽管只是“半自动”流程,仍然已经节省可观时间,在客户成长到 300 家的情况下,所需时间比 50 家时更少,从一周缩短为一天多,省下了将近五天的工时。
第二个阶段为“全自动化流程”。他观察到比起 Email,客户更倾向接收 LINE 信息通知,因此决定全面改用 LINE 发送帐单、并且直接透过简单的 Javascript Workflow Engine 串接 Ragic 和 LINE 官方帐号。黄胜平笑说,或许是因为本来就擅长写 Excel 公式,再加上Ragic 的 Javascript Workflow Engine 文档写得很清楚,即便没有程序背景,他读着文档慢慢就学会了,觉得其实不难。
串接完成后,只要设置好参数,系统就会在设置的时间自动透过 LINE 发送帐单。此时勤信的客户已经成长至 500 多家,但用 Daily Workflow 让他几乎不需要手动操作,整个流程只需要十几分钟。
“你看之前 50 家要一个礼拜,现在 500 家,基本上我只要十几分钟就全部做完了。”
在勤信提供的服务中,包含依据客户设置的条件,提醒他们缴纳营业税和所得税,避免被罚钱。由于每个客户的产业、财务状况、喜好不同,提醒条件也各不相同,再加上可以选择电话或 Email 通知,500 家客户可能就有多达 400 多种不同的做法。
这些条件以前同样是用专门记录客户通知条件的 Excel 檔来管理。有时要通知客户缴费,但因为电话联系不上,助理可能就要花一整天跟踪,通知完还要打开 Excel 来登记。然而,客户到底有没有被通知到,或是助理有没有确实登记,其实很难掌控。因此也曾发生过每个人都说通知客户了,但两三天后客户打来抱怨没收到的状况。
这些通知流程牵涉到大量人工操作,不仅耗时,也难以掌握,因此黄胜平苦思如何改善。他发现 Ragic 的提醒功能可以依据设置条件自动寄出信件提醒,就不需花时间翻找 Excel 里的条件再进行通知,大幅减低通知的失误率。
他也在表单中创建子表格来跟踪通知进度,如果已经通知客户,就可以在子表格中留下纪录。此外,表单页右下方的数据修改纪录也会记录谁在什么时候做过什么。现在如果客户问“怎么没有通知我?”,就有清楚的纪录可供比对。
通知自动化后省了很多人力,例如要帮 400 家客户申报营业税,每位客户要缴的金额不同,Ragic 的提醒功能可以自动寄信通知客户应缴费用,非常方便。和发送帐单一样,他也串接 LINE 来发送通知。
串接完成后,有缴税通知时,LINE 就会自动发送带有缴款单链接的信息,让客户可以下载缴费。如果已经缴纳完成,只要单击下信息中“已经缴纳”的单击钮,Ragic 后台就会自动将客户状态更新为已缴税。
针对异常、没有回覆的案件,他也设计了一个机制,让系统自动发信给事务所,他们再针对这些案件进行检讨或追查,因此不太会有漏掉、没通知到的状况。以前每家客户要单独通知,400 家客户就要通知 400 次,但自动化之后,只要看哪些客户没有响应,再一一询问就好,省下很多时间。
“以前我们跟客户说,他交代什么事情,我们说我帮你记得,但人脑要记得就很困难的嘛,要记很多家客户的时候就更困难了。现在把参数设置好,计算机就会自己通知,客户会觉得你好厉害,什么都记得。”
在会计师事务所进行审核查帐工作时,都需要创建工作底稿来记录各公司的查核轨迹,方便未来跟踪核对。一般来说,电子底稿客制化需求高,除了四大会计师事务所有能力耗费资源自行开发系统之外,中小规模事务所的电子底稿多半都是用 Excel 处理的。
这些 Excel 檔可能会有多个版本,存放在计算机的文件夹里,时间一久文件一多,经常难以找到需要的文件,其他团队成员也很难共同编修。
为了解决工作底稿管理的问题,黄胜平研究过很多 No Code 工具,如 Trello、Asana、Airtable。尽管这些工具功能很多,但以工作底稿管理的需求来说,使用上就相对麻烦,助理们用得不太习惯。例如要在 Trello 里面开文件,就必须创建一个专案文件夹,步骤上有点繁琐,而且信息呈现上比较分散,不适合意见来回。试用后,他们觉得效率不如预期,还不如用打印件来得快。
黄胜平说,Ragic 的接口类似 Excel,操作上比较简单直觉,而且表单页和子表格一列一列的结构,适合系统化、表单化管理一部分的查核内容和复核意见(coaching note),使信息同步更为容易。员工可以在子表格中回报工作进度,方便查看和管理。相较之下,其他工具就比较没有这种结构。
对会计师事务所来说,工作上最基本、最重要的原则就是不能出错。任何错误都有可能带来赔款风险,因此如何防范错误就成了工作上的重点。
以前勤信发帐单时需要手动编号,经常编到一半就忘了编到哪了,很容易不小心重复。当黄胜平发现 Ragic 的自动生成字段值功能,可以单击照设置规则生成流水号,并能将字段属性设置为“不可重复”,他觉得这种防呆机制非常适合会计师事务所使用,能有效避免错误。
另外,以前出错时,追查起来非常困难,可能要花半天一直在文件里点来点去。使用 Ragic 之后,只需要在搜索列进行全文检索,输入相关的独特值或关键字,就可以快速找到错误数据。
黄胜平说,这样的防错机制也让他推入荐 Ragic 给客户使用。例如,他有位客户是室内设计师,报价常出错,发帐单时也常搞错帐单金额。为了确保帐务精确,他用 Ragic 帮客户创建了一个报价单系统,只要选取品项,金额就会自动计算,大幅减少人为错误。
除了以上的工作流程之外,勤信也透过 Ragic 改善了其他行政流程的管理,例如印鉴和邮件收发管理。
为了加速文档处理的效率,有些客户会委托勤信保管印鉴。黄胜平说,以前印鉴都是放在一个角落,大家自行取用,没有进行盘点。印章如果被借走,也不知道是谁拿的。印章找不到时,大家都必须放下手边工作一起找,非常耗时.....
导入 Ragic 后,黄胜平用条形码功能,并搭配“更新这张表单字段值”动作单击钮和“动作条形码”功能来管理印鉴(如果想要不写程序就达成类似效果,可以参阅这篇说明来设计表单)。员工借还印章时,只要扫描印章上的 QR Code,就会留下清楚的纪录,印章被谁借走一目了然,便不会发生找不到印章的状况了。
虽然勤信已经将大部分工作电子化,但会计师事务所的日常工作中,仍有一些业务需要打印输出打印件文档。举例来说,签合约或同意书时,大部分客户还是习惯收到打印件文档后再回签。然而,寄信的回执联没有归檔,事后要找很不容易找。此外,当客户寄信给勤信,通常会希望确认勤信是否收到,这便需要额外再花时间联系客户。
为了解决这些问题,黄胜平用 Ragic 创建了一个邮件收发系统,在寄送邮件给客户时,只要用 Ragic app 将回执联拍照上载到“图片上载”字段,未来要确认邮件寄送状况非常方便。收到客户信件时,员工只需在表单上填写客户名称和日期,系统就会透过 Daily Workflow 在隔天自动发送 LINE 信息通知客户。这不仅留下了收发信件的纪录,还节省了员工联系客户的时间。
“Ragic 惠我良多,看完 Ragic 的用户指南以后,连 Javascript 都顺便学会了。”
在和黄胜平的访谈中,最让我们惊讶的是,没有信息背景的他,竟然无师自通学会写 Daily Workflow (写程序)来串接 Ragic 和 LINE。他说原本就擅长写 Excel 公式,而公式和程序的逻辑有点相似,因此可能对于学习 Javascript 有一定的帮助。另外,他也认为 Ragic 的 Javascript Workflow Engine 和 API 文档写得非常清楚,即使遇到问题,也能随时查阅,或者询问客服,都能迅速获得解答,学会写 Daily Workflow 其实并不难。
有没有什么学习 Javascript 的诀窍?他说除了参阅文档和自己买的一本书之外,还会观看 YouTube 上的教学,再搭配 ChatGTP 帮忙检查、修改程序代码就可以了。重点是如果熟悉 Excel 公式的编写,会对逻辑厘清很有帮助。
黄胜平的经验告诉我们,如果你对 Ragic 有兴趣,也可透过实际的需求情境来扩展学习新技能,来发挥 Ragic 的灵活性,让它成为更适合你的工具。
标签: 自动化, 文档管理, Email, CRM, 条形码, 行政, Excel, Workflow, 会计, Use Cases, API, Integration, 客制化