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运行专案时，不少人会用甘特图来规划任务和待办事项的时程，或是跟踪运行进度。如果你对甘特图还不太熟悉，可能会好奇甘特图是什么？它的用途又是什么？有哪些组成要素和优缺点呢？这篇文章将带你一步步了解这个专案管理领域的常用图表，帮助你更清楚规划和跟踪任务进度。
甘特图是一种水平长条图，其中每个长条代表一个任务，长条的起点和终点分别标记了任务开始和结束的时间，而长条的长度则代表任务运行的时间总长。此外，有时甘特图上也可标记每个任务的负责人，以及任务间的连动关系。
甘特图可将工作流程和任务进度可视化，让专案经理和团队成员都更能掌握运行进度，确保任务如期完成。此外，甘特图也可以很容易看出任务间有没有期程冲突，能提供专案经理任务排程和工作分配时的参阅。
甘特图最早的版本由波兰的工程师 Karol Adamiecki 于 1896 年发明，他将其称为 harmonogram。然而，由于他是以俄文和波兰文发表，因此在西方世界知名度并不高。
后来美国机械工程师和管理顾问 Henry Gantt 在 1910-1915 年间设计了一款类似的图表，用来评估员工的生产力，判断哪些员工的表现达标或未达标，也因此甘特图便以他的名字命名。
甘特图首次得到广泛应用是在第一次世界大战期间，它被用来进行规划、资源分配，以及跟踪军事设备和设施的生产和建置进度。后来甘特图也被运用于一些大规模基础建设专案，例如胡佛水坝及美国州际高速公路等。
甘特图通常包含以下四个组成元素：
⦿ 时间刻度：甘特图通常会以日、周、月等时间刻度来显示时间范围。若专案的运行时间程较长，则可以使用较长的时间刻度，以便更清楚看到专案中所有任务的全貌。
⦿ 时间轴：甘特图的水平长条图，标记每个任务的开始日期和结束日期。
⦿ 任务：专案中的各个工作项目，一个任务就是一个时间轴。
⦿ 运行人：负责运行任务的人员。
这四个要素能够清楚呈现专案中的任务数量、运行人员、任务时长等信息，使专案经理和团队成员能够了解专案的进度和任务分配情况。有些甘特图还能提供额外的信息，例如标记任务间的连动关系、设置里程碑来检核任务进度等，帮助团队更有效管理专案流程。
作为一种时间管理工具，甘特图可以应用于多种情境，举例来说：
⦿ 工期规划：一个室内装修专案可能包含多个施工阶段，例如拆除、水电、泥作、油漆等。若是前面的阶段延误了，可能影响后续的工期。甘特图能清晰标记任务间的连动关系，有助于规划和查看工期安排。
⦿ 婚礼筹备：筹备婚礼通常包含不少细节和流程，例如拍婚纱照、邀请宾客、订喜饼、确定婚宴场地、确定摄影和新秘、排桌次、沟通宴客流程等，这些流程可能需要花费半年到一年的时间。甘特图可以提前帮助新人可视化这些步骤的进度，提前规划并避免遗漏。
⦿ 活动规划：举办活动也常包含多个过程，比方租借场地器材、布置、通知来宾等等，而各个任务项目之间也常有连动关系。甘特图可以清晰标记任务的运行进度和关联性，有助于活动准备顺利完成。
当一个专案包含多个步骤，需要清楚呈现每个步骤的时间安排时，便可以使用甘特图。它不仅可以帮助专案管理员规划任务的运行顺序和时间，确保专案单击计划进行。同时，它也能够让团队成员了解各自的任务，提高协作效率。
虽然甘特图应用的层面很广，但不一定适合所有专案。如果想要知道甘特图是否适合你的专案使用，可以参阅下列的的优缺点来评估：
⦿ 可视化任务进度：甘特图可以可视化各个任务的起讫和持续时间，有助于专案经理制定合理的工作计画，并能跟踪实际进度，确保任务单击时完成。
⦿ 工作流程可视化：如果任务间互相连动，有前后运行的顺序，便会形成复杂的工作流程。甘特图能够标记任务间的相依性，将工作流程可视化，让其更易于管理和运行。
⦿ 资源分配：透过甘特图可以了解每个任务所需的资源，从而更有效地分配人力、物力和时间资源，避免资源过度或不足。
⦿ 制作耗时：不少人使用 Excel 制作甘特图，但其实 Excel 的制作步骤复杂又耗时，也很容易忘记，不熟悉的话常需要重复查询制作方式。虽然有一些范本可以参阅，但仍需要花时间调整，才能符合团队需求。
⦿ 需使用其他软件进行管理和沟通：甘特图虽然是有用的时程规划工具，但传统甘特图在绘制完成后，若是要管理每个任务的进度或与团队成员沟通，则必须使用其他的工具，反而容易造成信息散落。
⦿ 图表无法添加太多细节：在图表上除了任务名称之外，无法添加任务描述或标记协作者，如果加上则会显得版面过于杂乱。
考量到甘特图的缺点，因此它比较不适合以下两种类型的专案：
⦿ 较小或简单的专案： 对于较小或工作流程较简单的专案，甘特图可能会显得太过复杂，而且不值得花时间绘制。
⦿ 灵活性高的专案： 有些专案需要频繁调整计划和排程，甘特图的型态相对比较静态，不适合频繁修改。
所幸现在市面上有很多任务具能够帮你制作甘特图，不仅能填写更多任务细节，操作也比 Excel 更简单，且时间轴调整的弹性更高。举例来说，使用 Ragic 管理你的订单或专案数据时，只要表单里有起讫时间字段，就可以一键生成甘特图来跟踪订单或专案任务的处理进度。若你使用 Excel 管理订单数据或任务清单，也能将 Excel 或 CSV 檔汇入 Ragic，轻松生成甘特图。如果你觉得用 Excel 制作甘特图的步骤有点复杂，而且容易忘记，每次都要重新查询作法，不妨试试用 Ragic！
