Ragic 内部小故事：谁来更新“使用说明”？一张表单轻松分派文档修订工作！
你看过我们的教学文档吗？对于任何工具来说，配有一套产品文档，可以让客户在遇到问题时有一个方便的管道，自行搜索、调试，从供应商、官方客服的角度来说，说明时搭配文档也可以减去许多沟通成本。
但你知道吗？像 Ragic 这类的 SaaS 工具，经常每周更新调整功能，教学文档的信息需要跟着调整、更新的频率，也比一般产品高得多，如此才能确保让用户能接收到最新信息。
而且，我们的文档复杂度也较高——除了根据各种用途、受众进行归类，也需要区分成各个语系。因此，有个统一的“指挥中心”，能在一个地方清楚地纪录目前有哪些内容等待修订、要修改哪一个归类、语言的文档，并直接在表单内指派修订的负责人的话，团队的运作也能更加清晰、有效率。
这个需求跟我们之前介绍过的功能开发管理表单的背景非常相似，都是因为在线协作时，工作量较大、较杂，而需要一个地方整理工作项目，提供说明并分派负责人，而且在我们团队扩张时，也要能很方便地调整、扩大表单结构的需求。这个时候，Ragic 表单就是一个非常好用、方便单击需调整的工具，我们也借助之前的经验，设计了一张名为“Documents to add”的表单，用以纪录信息、指派修订工作，长得就像这样：
你可能会好奇：每个语言下面都只有一个放文档的字段，如果一次修订需要调整很多种文档该怎么办呢？其实这张表单里有很多字段都是“单击需显示”的，只显示需要的字段，更可以提升我们阅读与工作的效率！继续看下去，了解这张表单怎么担下“指挥中心”的重责大任，确保信息足够清晰、提升大家工作与阅读的方便性吧！
输入概要、确认负责人，简单操作登记工作项目
在 Ragic，不管是因为有功能更新、收到客户反应甚至是大家觉得文档有一些地方“越看越不顺眼”等等，而需要新增段落、新的文档或是对现有文档进行大幅度改写时，都可以在简单确认过后，新增一笔数据、纪录修订文档的需求。
在新增修订纪录时，只要注意表单上部的描述够清晰易懂、再选择需要修订的文档，就可以直接保存数据，登记需要修订的内容给大家啰！
在 Ragic，可以用 bbcode 句法或简单的网址超链接，轻松附上参阅信息，这张表单就用了这个超级简单的方法。
以新功能的文档修订需求来说，可以在“Issue URL”字段中填入对应的功能开发纪录，而如果需要参阅订户使用情境，就可以在“Related Tickets”字段简单放上对应的客服表单网址。
但是登记完需求之后，要怎么指派负责人，又要怎么确认谁来进行编辑与修订的工作呢？这个时候，就要用到表单下部的“Status”区块了。我们在这之中创建了选择用户字段，并设置指派功能，这样一来，负责人就能在被指派的当下，以及后续数据有修改时自动收到通知。负责人修订完文档之后，只要将文档网址贴在表单上让大家检查后，就完成修订工作了。
害怕表单太杂乱？设置条件、根据需求显示字段！
你曾经被太过复杂的表单搞得眼花撩乱吗？因为 Ragic 的文档有多种归类，但大多数时候，我们都只要修订一到两种文档，而负责人修改完文档之后需要将网址填进相应的字段里，如果每一笔数据都一次把所有文档的字段列出来，其实负责人常会认不出来自己需要修订哪些文档，不够清晰、直觉：
为了解决这样的问题，我们使用了条件式格式，让表单上的字段可以依照“Add to”字段的选项，自动显示或隐藏。
这样一来，表单就可以尽可能地保持简洁，确保负责人在看到数据的当下，就能直观地确定自己需要修订哪些文档了：
团队扩张，支持新语系？弹性设计超方便！
就像我们在产品路线图提到的，Ragic 会逐渐支持更多语系，让各国的客户都有机会用母语使用 Ragic。随着我们团队的扩张，文档也从最早的中、英两种语言，慢慢扩大到现在还有日文、西文和法文的版本，在这个过程中，我们是怎么调整表单、新增语系的呢？
其实只要进入设计模式，简单地做几个拷贝、贴上，再稍微修改一下字段名称，表单就能马上“无痛升级”，配合我们的工作流程了！
同场加映：那么，文档是在哪里修订的呢？
看到这里，不知道你会不会很好奇，前面都只讲到了我们“分派”修订工作的方式，那么实际上在运行修订工作时，我们又是用什么方式、工具来修订文档的呢？
其实我们用来管理、编修各语言文档的工具，也是 Ragic 本身！在我们的数据库内，各个语系、各种文档都分成了一张一张的表单：
而各个表单里的数据，其实就是每一篇在线文档的“来源”，我们藉由 RESTful HTTP API 设置集成，并单击照网页需要呈现的内容设计表单，让 Ragic 表单变成文档的后台！只要我们在 Ragic 修改相应文档的数据，设计手册的内容就会一起改变。
举例来说，我们的设计手册有一篇“Javascript 工作发动机”的教学，看起来就像这样：
而这篇文章在 Ragic 表单里对应的数据看起来是这样：
这样一来，修订文档的负责人就能像平常使用 Ragic 一样，简单地修改字段内容，只需要掌握一些 HTML 句法（我们也特别建了一个表单保存常用的句法），就能完成文档编修啰！
