商品／物料／货号编码怎么做？ 5 大原则，范例、常见错误一次看
在使用 ERP、信息系统，或者是在电商平台上架物品时，系统通常都会要求我们给商品、物品编上一个“号码”，例如“货号”、“物料编号”和“商品编号”，这个过程也就是所谓的“编码”，也许你直觉上会这么做，但我们为什么总是需要为商品进行“编码”呢？
举例来说，不同品牌的原子笔笔芯，在适用型号、实际的颜色、粗细上都有各种差异，但统一登记成“原子笔笔芯”的话根本就无法识别，因此我们才需要配发“身分证字号”，也就是物品的编号，把这些物品给区分开。
不过，如果编码时就像无头苍蝇一样，缺乏适当的方法、原则引导，很容易会衍生各种问题，有些问题可能比较轻微，像是编号太长、太杂、难以阅读；但有些问题的严重性就高出不少，例如同一组商品编号，有的是亲自编码、有的是来自上游供应商，意外引发货号重复，导致编码连“独一无二代号”的效果都无法做到，甚至在系统上扩展出选不到正确的商品、导致信息系统因为逻辑错误死机等等的问题。
另一方面，如果为商品编码时，我们还顺带制定了例如“HA 代表帽子”、“GL 代表手套”这种规则，将物品的归类也一同加入编号，是不是也会让我们更好地找到并归纳物品？
那么有哪些重要原则应该遵循呢？我们以下就整理出了 5 个重要的引导原则，让你可以根据它们，一步步设计出适合自己的编码规则！
1. 确保编码“唯一性”
编号最重要的目的在于区分每一项物品，那么哪些行为可能会让唯一性被破坏，导致编号无法发挥作用呢？
首先是“没有套用内部规则”，例如下游的店面在进货时，直接沿用上游的原厂货号，如果原厂货号之间的格式、数字正好冲突，就可能让一个号码同时被多个不同的物品采用。
另一个状况则是“没有全组织通用、唯一的规则”，有些企业的部门数量较多，每一个部门都希望内部的编码规则是最有效率的，在编码的规则上就可能各自为政，最后也可能发生同一个编号在各个部门之间，各自代表不同物品的状况。
要确保编码的唯一性，我们建议所有来自外部的物料、商品都必须在组织内部重新编码，且编码的规则应该跨部门、并协调、制定。以避免号码互相冲突，你也可以再藉由信息系统里的“不可重复”设置，或是 Excel 的数据验证功能，让系统也能够在第一时间避免重复。
2. 避免“变动”
有很多你可能意想不到的情况，会造成编码出现“变动”，而随意地变动又会为编码的唯一性带来威胁，需要时常检查编号是否冲突，或是检查物品是否已经存在数据库内。
通常来说，变动可以分为编码本身的变动、归类属性的变动，以及人员之间判断的变动：
编码本身的变动：编码只要使用过，就不能够随意更改或是删除，以免未来有需要使用旧数据查询时，没办法找到相对应的物品。
归类属性的变动：假如我们在编码时，加入了像是商品的售价、库存地址这些元素，在未来售价调涨、调降，或者是商品必须移仓时，这些编号是不是反而变成了让生成混淆的阻碍呢？
因此，我们必须要谨慎选择哪些元素应该被用来编码，例如对于制造业和零售业而言，物品的种类、物理或化学性质，以及功能性、用途都是较适合用来编码的选择。
人员判断的变动：如果人员之间判断的规则不同，很可能造成一件物品已经存在数据库内，但是大家的编码方式、解读方式都不一样，生成多个重复的数据。因此在规则的制定上应该尽量完整，避免有让人员自由发挥、解释的空间。
3. 保留未来的扩大弹性
为了确保编码的规则不变动，在初期设计编码时，应该通盘考量未来的经营状况，而不是只依照现有的经营规模来设计。
例如“流水号”这个区块，因为每新增一件物品，流水号就会往前递增一号，所以我们在设计编号时，就应该考虑要为流水号设计多少位数。
假如在刚开始编码时，因为手边只有 15 款衣服，而只为流水号设计了 2 码（01 ~ 99），当未来库存的款式多起来，真的超过 100 款时，就超出这个规则可负荷的数量了。
如果你的产业属于快时尚、电子配件这些产品迭代十分频繁，每季、每年都会推入出新产品或改款的产业，在流水号的消耗上更可能会显着地高过其他产业。
这个时候，我们建议可以将“年份”、“月份”也一起加进编码，这样每一年、每一月的产品流水号都可以置零、重新编排，降低流水号无法负荷的可能性。
4. 加入“归类性”，编号兼具识别效果
如果我们顺带将物品的特征也一起登记在编号上，在看到一串编号的同时，就可以在脑海整理出物品大致的样貌；或是看到物品时就能大致了解编号可能的编排方式：
例如根据上图的规则，在看到编号为 “01A001” 的物品时，就会马上知道是一顶品牌 A 的帽子、“03B002” 则是品牌 B 的鞋子，协助我们更迅速地收小范围、找到物品。
除了将不同的归类一起纳入之外，要如何拿捏各个归类元素之间的顺序、排列也很重要。
你可以尝试从平常管理物品的方式开始，以大归类到小归类的顺序排列，例如店面本身如果是先分物品种类、再分品牌，编码上就同样以“物品种类 + 品牌 + 流水号”的顺序组合编号，方便员工藉平时习惯的顺序找到商品。
整理编码长度，编号更好认
在最初编码时，我们就已经确定了每一个位数所代表的意义，因此不管是编号长度太长，还是物品之间的编码长度不同，都会影响我们判读、解析编号的速度与正确性，因此也必须注意长度的设计是否会造成阅读上的困难。
为了避免编码的长度过长，可以考虑省略“缺乏鉴别能力”的元素，以球鞋为例，如果每一个商品都必须包含在某个“系列”当中，但每个系列几乎又都只有一、两种款式，就不需要特别把这项元素用在编码当中。
另外还需要确保同一类物品的编号长度相同。通常来说，未保留扩大弹性是最容易让编号长度生成差异的原因。因此，在输入流水号时，要记得不能随便将 0 省略（例如直接将 01 记成 1），必须始终保留适当的位数。
其它你可以注意的事项
除了上面的 5 大原则之外，有些常见的小错误也会影响编码的运作与易读性。
例如编号的组成必须要是英文与数字，如果使用中文或是特殊符号的话，在汇出、汇入或是系统移植的时候，就有机会因为目标系统不支持，而生成错误或是变成乱码。
另外，如果你会时常需要利用肉眼识别编号的话，也不建议使用 I、O 这些容易跟数字 1、0 混淆的号码，以免在偶然需要人工识别、输入时发生错误。
制造、零售、工程专案业归类范例，编码入门看这里
如果你不确定应该怎么开始编码的话，可以在这里看看我们提供的制造业、零售业以及工程专案业的编码范例。
对于制造业来说，由于系统内可能会有极大量的数据，因此我们建议先从物品的型态开始归类，例如在第一层就直接筛选出“物料”，之后再依照物品的物理性质与用途归类，就能更有效率地找到需要的物品了：
而零售业则建议用商品本身的归类来一层一层筛选，例如先筛选品牌，再依序选择类型、属性（材质或颜色），找到自己需要的商品：
工程专案类的编码则可以做得较简易，直接根据施作的日期作为归类的标准，就可以用最有效率的方式筛选出需要的数据：
如何在 Ragic 上设计好用的编码？
如果你正好是 Ragic 的用户，我们也有一些系统上的使用技巧，只要照着做，就能够让你的编码无后顾之忧，甚至让系统自动、安全地安排编号，省去手动编码的心力！
设置“不可重复”，设计防呆机制
编码的第一步就是创建编号的唯一性，为此，你可以在记录商品编号的字段上，勾选“不可重复”属性，确保字段值不会与其他数据重复。
自动生成字段，让系统自动为你编号
藉由自动生成字段，系统就会在新增数据时依照数据的顺序，为每一笔数据编上独一无二的号码：
如果你希望编号可以根据字段跳号，例如将类别设置为“办公用品”与“机器耗材”的物品分开编号，不要都混在一起的话，也可以藉由勾选“指定自动生成编号依据的字段”并选择参照“日期字段”或“选项字段”实现：
如果你希望能对编号格式有更进一步的修改，也能参阅这篇说明，从“格式”的地方自订，让编号依照你的习惯来编排、呈现：
你也可以在格式当中组合其它的参数，例如前面有提到过“产品迭代频繁，担心流水号会不够用”的产业，可以尝试与“日期”组合来让流水号能够重新编序：
举例来说，只要在格式一栏加上 {1,date,yyyyMMdd}，系统就会在编号时自动加入编号时的年、月、日，例如 “20230527”，并根据后续的 {0,number,000} 生成流水号，如果是不同日生成的数据，则会再次从 001 号开始编排：
由于流水号重新编序的依据是日期格式，所以如果日期格式为 “yyyyMM”，系统就会根据月份重新编排流水号。你可以再参阅序号格式的文档，自订日期、流水号的呈现方式。
依据多个字段编号
虽然 Ragic 正在积极开发依据多个字段编号的功能，但如果你现阶段需要依据多个字段分别生成独立的流水号，还是可以经由一些小技巧办到：
首先，我们要整理所有的归类，将这些归类登记在选项字段，以便未来直接登记新纪录时直接从这些选项中选取，我们将使用大、小两层归类作为演示：
之后，我们要基于归类字段的值，列出所有可能的排列组合。我们有一份免费的 Excel 范本
（范本来源：indzara.com），可以简单地列出结果。
首先，要将归类依序从大到小，输入进第一栏至第六栏，归类不一定需要填满六栏，但是必须依序填入，不能跳栏填写（例如只填第一跟第三栏，不填写第二栏）：
接下来，如果有需要的话可以调整分隔符号，默认为 “-”，如果不需要可以直接移除：
就可以在下方的所有组合当中，将全部的排列组合一次拷贝了：
将 Excel 回传的值全部拷贝后，在 Ragic 新增另一个选项字段并贴上：
并在这个新的字段上套用字符串公式，让系统可以藉由选择的 A1 大归类、A2 小归类，自动产出对应的编码元素：
最后，新增一个自动生成字段，将其指定为根据 A3 的值进行跳号，系统就会基于不同的归类跳号了：
