数字怎么又跑掉了？Excel／Google 电子表格三大常见“格式”问题、解法

在我们的日常生活中，常遇到以一长串数字成的内容，像是产品序号、商品代码，又或者是电话号码。然而，在将这些内容输入至 Excel 和 Google 电子表格时，你可能会发现有些内容没办法如你所愿被正确地显示出来，例如将一串较长的数字序号放进 Excel 会变得好像乱数：

使用 Google 电子表格时虽然不会出现乱数，但有时你可能也会发现刚贴上的编号开头的 0 不见了：

这是怎么回事？怎样才能调回来？类似这样的问题，其实通常并不是数据坏掉，只是系统猜错了你需要的“单元格格式”，让你的数字呈现不符预期（甚至有点惊吓）。只要你对 Excel 和 Google 电子表格里的“格式”更有概念，下次遇到这类问题时，就更能知道解决方向。

因此，接下来我们会先跟你快速解说几个基础的“单元格格式”运作原理，让你掌握基本逻辑，然后实际演示如何透过调整单元格格式，解决 3 个最常见的“数字乱跑”困扰：长串数字变乱码、开头 0 消失、输入分数（如 1/3）被系统辨认成日期。（若有需要，可直接点超链接或目录切换查看对应范例）

你应该先认识的“单元格格式”

要了解“数字乱掉”问题，首先我们要知道，在使用 Excel 和 Google 电子表格时，每一格数据，都会有一个对应的“单元格格式”，这些格式会影响系统怎么识别输入的数据，以及要以什么样的方式呈现。

以上面这张图来说，虽然两者纪录的值都是 1，但左方 Excel 单元格 A1 显示的 “1.00” 就是指定为“数值”格式；右方 Google 电子表格单元格 A1 显示的 “100.00%” 就是指定为“百分比”格式。

了解“默认格式”

在你没有特别设置时，不管是手 key 或贴上数据，Excel 和 Google 电子表格都会自动套用系统默认为你选择的格式。以 Excel 来说，不做任何设置时，系统默认给我们的格式叫做“通用格式”；以 Google 电子表格来说，默认给我们的格式则叫做“自动格式”。

Excel“通用格式”显示数据的基本逻辑是“输入什么就显示什么”，因此多数时候你的数字并不会有任何变动。但有以下例外：

Google 电子表格“自动格式”是类似的逻辑，只是它“自作主张”的幅度小一些，不会将较长的数值或包含“/”的数值转换形式。但是，在 Google 电子表格输入开头有 0 的数值时，0 也会被省略。

这样的处理逻辑有时能让你很方便（例如 － 输入 1/3 确实是在记录日期、也希望显示成 “1 月 3 日”），但有时正好很不适合（例如 － 输入 1/3 是要表示“三分之一”），不适合时，就容易出现文章开头说的“数字乱跑”困扰。

理解原因后，只要另外找到真正适合我们情境的单元格格式来做设置，就可以避免相关问题。

重要概念：发现问题“事后调整格式”没用

不过，这里也要先提另一个需要注意的概念：如果你输入、贴上数据后，发现数字怪怪的，判断可能是格式问题，此时“直接手动改动格式”往往没用。

这是因为单元格格式有时不只影响保存值的外观，特定情况下它还可能直接调整实际上保存的值，所以如果在“输入数值”后才“更改格式”，很多时候已经来不及了；最保险的方法就是先“更改格式”，再“输入数值”，特定情况下先设置好单元格的格式后，再将值放入单元格。

至于哪些情况应该调整成什么格式呢？以下我们就直接从个别范例来一一做解说！

案例 1：输入长数字后，跑出难懂乱数（如“1.23E+11”）？

在 Excel 里，在贴上一长串的数字之后，你可能会发现格内的值竟然变成像是“1.23E+11”这样看起来非常可怕的乱数：

发生这件事情的原因，其实是因为系统将这串数字辨认为了数值，所以在显示较大的值时会选择使用科学记号来精简地记录这个值。

也就是说，要避免这样的情况，只要将指定单元格的格式设为“字”（而非套用默认的通用格式），就能够避免值被以科学记号的方式显示了。

在 Excel 里，选择要更改设置的单元格范围后，从原本显示“通用格式”的位置展开下拉菜单就能够找到“字”的选项：

经过这样的设置之后，重新将原本的数据贴到工作表，就可以看到工作表内保存、显示的数据都是完整的序号了：

进阶解法：希望数值能够完整呈现，同时能够进行公式计算？

将单元格格式改为“字”虽然能够确保输入的所有内容都被完整记录、显示，不会因为数字过长而被精简为科学记号，但字格式本身并不适合公式运算，在一部份的情况下（例如公式字段曾参照过字格式，导致字段本身也自动被转为字格式时），会无法触发公式计算，或是在计算时生成不可预期的错误：

假如你只是希望长数字能够不被简化、改变呈现方式，但同样保留数值的计算弹性，可以将单元格格式改为“数值”后，再对小数码数进行增减（默认的数值格式会固定显示到小数点后两位）。

你可以从格式的下拉菜单中找到“数值”格式选项：

在将格式更改为数值后，单元格内的数据会被加上小数点后两位，尽管小数点后两位没有数字也会显示 “.00”：

这个时候，你可以藉由点击下图的“减少小数码数”单击钮，调整需要显示的小数码数：

最后再输入公式检查是否能够正确计算出结果：

案例 2：编号开头的 0 不见了

另一个常见的情境，是在将各种编号数据贴上至 Excel 或 Google 电子表格后，你会发现有些值最前方的 0 神秘地消失了：

导致 0 消失的原因其实也跟默认格式辨认内容的方式有关。因为输入的值全部都是数字的关系，因此 Excel 和 Google 电子表格的默认格式都会直接将这些值识别为数值。又因为在数学上，开头的 0 多半是无意义的，这些值开头的 0 才会直接被省去。

也就是说，这个问题的解决逻辑其实与前一点类似，只要将单元格转为字格式纪录，再重新将数据录入，系统就能够保留你输入的所有值，正确保存编号开头的 0 了。如果你是使用 Excel 的话，可以点击这里查看 Excel 的设置操作步骤。

在 Google 电子表格内，你可以点击 “123” 的图符，展开格式菜单，并点选纯字以转换格式：

再将原先的数据贴上，就能发现所有的数据都被完整纪录并显示了：

扩展情境：打开其他地方汇出的 csv 时，数字首位的 0 不见了吗？

我们前面提到的所有情境都是基于你自己操作 Excel 与 Google 电子表格时，手动输入或贴上数据时会发生的状况。

除了手动输入以外，另一种可能性是在尝试打开外部系统汇出的 csv 时，数字首位的 0 因为数值格式的规则而消失：

其实这是因为 csv 本身并没有包含任何格式定义，导致 Excel 使用“通用格式”来识别所有的单元格，所以我们需要让 Excel 能够知道我们目前汇入的单元格是属于“字”。

为此，你可以参阅这篇说明，使用 Excel 的功能“汇入字符串向导”以在汇入数据前预先指定每一栏的格式。

案例 3：输入数字却变成日期？

如果你打算透过 Excel 来记录食谱，也许会常常需要使用“1/3 茶匙”、“1/4 杯水”这样的描述方式。但要是直接将 1/3、1/4 这样的数字输入到 Excel，通用格式就会自动将这些数据变成日期：

数据变成日期最大的困扰是，Excel 并不只是换个方式显示原先的内容，而是会直接将输入的内容转化为该日期的值，例如输入的 1/3 变成 2023/01/03 以后，再将单元格改为通用或数值格式，会发现单元格的值变成 “44929” 这个与原本的 “1/3” 完全无关的值：

因此，要输入分数的话也必须先确保单元格的格式设置正确，除了能够将单元格改为“字”确保值不会被更改之外，你也可以将格式改为“分数”以利于计算：

分数格式在进行计算之后，会以适当的方式分隔整数部分与分数部分，对于常常需要计算多份用量的用户来说更加方便、易懂。

进阶解法：如何救回已经被改成日期的值？

如果你手上有着分数已经被更改为日期的数据，希望至少能够让这些数据以分数的方式呈现，你可以先更改日期的显示格式，再汇出为 csv 文件，最后重新汇入并指定为“字”格式的方式来更改保存值，如果需要获取源的分数值以方便计算，也可以再利用字符串公式达成。

首先，你需要在格式设置中找到“其他数字格式”，再依序找到“日期”中的“3/14”类型：

接下来，再将文件保存为“CSV UTF-8（逗号分隔）”：

最后，你可以再利用汇入字符串向导，将刚刚保存的 csv 檔汇入，并在最后一个步骤时指定应该保存分数的字段为“字”：

点击完成后，Excel 就会以“字”格式保存这些分数了：

使用 Ragic，格式不再乱跑

有别于 Excel 和 Google 电子表格的默认格式，会发生因为输入的数据不同而发生变化的状况，Ragic 的每一个字段都是在设计表单时就决定好字段种类（并同步设置字段格式）的，因此在保存设计之后，不会基于实际使用时登录的数据，使字段格式发生变化。

如果没有特别设置的话，Ragic 会预先套用“自由输入”这个种类，自由输入的操作逻辑就像 Excel 和 Google 电子表格的“字”格式，不管输入什么都会完整保存，因此尽管没有指定字段种类，也不用担心输入的数据被更改、调不回来：

每个字段种类都有各自的特性与适合的数据内容，假如在设计表单时就预先指定这个字段为“编号／号码”，未来这个字段就会完整保存输入的所有数字，不会因为数据太长而被精简化，或是省略首位的 0：

例如 EAN-13 这个全球通用、随国别不同，而可能有些编号以 0 作为开头的商品编号格式。透过使用我们的编号／号码字段加上我们预先设计好的 EAN-13 格式，你就能够在直接输入数字的情况下得到包含首位 0、也正确以标准格式编排的 EAN-13 代码了：

又或者是我们开头提到的电话号码，在 Ragic 也有专属的字段种类与格式，让你运用适合的选项来登记不同地区的格式记录号码，以适当的分隔方式提升数据的易读性。另外，Ragic 也设计了直接点击电话格式内的号码以拨出的功能：