拟定 6 步骤，帮助你选出适合团队的 SaaS 工具

正在为团队查找 SaaS 工具吗？市面上的 SaaS 工具数量非常庞大，每个工具着重的功能也有所差异，“如何挑选工具”本身就是一项学问。

如果你脑海只有一个朦胧的概念：“想要替换通信工具”、“想找一个云 CRM”又或者是“好像需要更好用的专案管理软件了”，但心中没有一套具体可行的步骤来厘清需求、决定筛选标准、收小范围，手边也没有前人经验累积的注意事项，协助你做判断时考量更全面，只好凭直觉关键字任意挑选，那么，事后发现不如预期的概率很高。

在这篇文章，我们就想协助解决这个问题。我们根据过往经验与专家说明，拟定了六个建议步骤。步骤 1 到 4 协助你将原本模糊不清的痛点，转化为具体可行的“需求列表”，并且将常见的外部限制列成清单方便你快速检查；步骤 5 和 6 提醒你“测试”在软件采购评估的重要，并提供具体的测试项目建议。

希望这份 SOP，能缩短你摸索挑选的时间，提高成功率！

1. 厘清团队“痛点”，定位需求

挑选工具的第一步，你不需要一开始就跳进工具海里研究各家功能，而应该先好好厘清自己与团队目前遇到、希望工具可以解决的问题。以“专案管理软件”需求为例，你和团队成员为什么会想要这样的工具呢？想必是既有的工作流程有让你们觉得不方便、没效率的地方。

（如果原本的流程没什么问题，那我们会建议你不要为找而找。）

举例来说，你们的困扰可能是：原本专案的进度协调没有任何纪录，大家都在通信软件上谈定而已，各个专案各自推入进到哪了？有哪些待办事项？没人讲得清楚。

此时，大家针对“专案管理软件”的需求，主要就是有个所有人能共同查看信息的地方，能统一列出每个专案底下该做的事、让大家简单注记完成项目更新状态即可。

又或者另一种情况：你们本来就用了 Excel 或 Google 电子表格纪录专案信息，看得出大致进度，但数据太散乱，不太容易区分权责、也看不出是不是分工不均。此时你们对专案管理软件最大的期待，是除了基本的信息呈现外，也要能让权责区分与工作量分配更清楚。

藉由回头反思团队痛点、想解决的问题，理出“希望有统一查看专案信息与管理进度的地方”、“希望有工具明确区分专案权责与工作量”等不同的目标，相比起最一开始“需要一个专案管理工具”这样的念头就显得更清晰了。

这部分你也可以特别注意的是，如果你的团队较大、跨部门、成员职务类型差异较大，那么整个团队所有人的需求未必是完全相同的。此时为了确保有掌握到真正的团队需求，你甚至可能会需要访谈团队内不同的成员，以便了解每个人不同的顾虑。

2. 做功课理解具体功能类型，组合出实际需求清单

厘清了团队的痛点、确认想解决的问题后，第二个步骤我们建议你先针对这个初步厘清的痛点，来研究市面上的工具。此时“研究”的目的，不是要马上筛选出一份“评比清单”，而是要让我们对自己需求的“可行性”有更深一层了解，可以提出更具体可运行的需求。

举前一个步骤“专案管理软件”的其中一个例子来说，你可能大概知道“专案管理软件”可以让专案信息比较井井有条、可以看状态、甚至好像可以让工作指派分配更清楚，因此觉得它可以满足这样的需求 －－“希望有工具明确区分专案权责与工作量”。

但是，在这个阶段，除非你已经是个专案管理软件专家，否则你对相关功能应该还缺一些具体理解。如果你想让工作指派分配更清楚，看过几个主流专案管理工具相关功能后，可能会发现功能有“只能指派单个用户 / 可以指派多个用户”“无法指派群组 / 可以指派群组”等区别，大概知道这些区别，并与自己的源需求比对后，你就可以得到更具体的进一步需求。

又比方说如果你掌管业务团队，需要专案信息有比较细密的权限区分，可能多看几个工具的相关功能之后你会知道，各种工具的权限区分可能包含几种角色类别：

．可做所有设置操作与看到所有信息的“系统管理员”角色

．可以看到所有信息但不见得可以做设置的“管理员”角色

．只能看到自己创建或被指派的数据，不能看到其他人创建或被指派的数据

其中 1 和 2 很常见，但 3 则不一定。

此时回头比对原本的痛点，有可能你可以进一步厘清自己需要的是：“希望能让业务主管看到所有专案数据，但个别业务只能看到自己创建的数据”，并且更确定自己想要的需求规格说明里，“只能看到自己创建或被指派的数据，不能看到其他人创建或被指派的数据”这一项是重要、需要列入评比的。

这个“理解功能 → 更具体列出需求”的过程，并不是只有需求包含比较复杂深入的功能细节时才需要，有时候多看几个工具、创建对这个类型工具的了解之后，还可能改变你的思考框架。

举例来说，你的需求如果像前面提到的，只是希望“有个所有人能共同查看信息的地方，能统一列出每个专案底下该做的事、让大家简单注记完成项目更新状态即可”，那么在看完几种主流专案管理软件之后，你可能会发现你的需求算是相当基本，多数软件都能具备，因此不一定要深入细究功能细节。而同时，你可能也发现，有些软件功能强大，但操作过于复杂，可能不太好上手，而有些软件则主打“简洁至上”，同时包含必备功能。

这时，透过对这些软件的初步了解，你就可以改把需求重点放在“接口越简单越好”，像是 Trello、Todoist 这类工具，而滤掉一些功能很多、但菜鸟不好上手，团队也正好不需要这些强大功能的工具，例如 Wrike 或 Jira。

做这些初步研究时如何下手才不会大海捞针呢？有几个方法，首先你可以根据初步的关键字，来我们介绍过的专业软件评比站点看看相关信息，这些站点通常已经帮你做过一些统整，关于特定类型的软件共通包含什么功能、通常有哪些功能类型、可能相关的软件类型是什么（有时候你以为你需要专案管理工具，但其实需要的是共笔软件、任务清单管理），信息都很清楚，有需要时也可筛选特定功能来看看有多少软件，可节省大量时间。

当然中文信息部分也推入荐可以参阅看看我们曾经写过的详细介绍与评测，例如专案管理软件需求的 6 大面向或 7 种专案管理工具（实际列出功能）。

在这里，我们也建议把需求再细分为“必要”以及“加分项”，先基于必要项广泛搜索适合的工具，例如“必须要有财务功能，如果专案的陈列方式是看板会更好”，最后再一层层检查，将对团队效益较少的工具慢慢剔除。

这个时候，你就可以透过更进一步的功能需求继续搜索，创建备选清单了。

3. 列出长清单，广纳适合工具进行比较

你可能会觉得只要在“目前已经找到的工具”里面筛选就没问题了，导致最后整个备选清单里只有大约 4 ~ 5 个工具，但这样反而会错失很多可能更适合你的选择。

因此，先列出一个比较长的清单，将那些原本没机会研究到的工具也一起考量，更能确保最后选择的工具是真正合用的，但是如同先前提过的，网络上的 SaaS 工具数量非常庞大，如果要节省时间话，应该怎么做呢？

其实，在 G2 或 Capterra 这类评测站点，都会藉由象限图、系统推入荐清单，或是列出相似工具的方式，让你可以一次将大量的工具纳入考量清单内，像是在 Asana 的页面，就能看到 Jira、Monday.com、Wrike 等等工具也一并被列出来比较。

因此你可以试着从研究起来觉得适合的几个工具出发，藉由站点上列出的代换选项，尽可能拉出一个长清单，并且将自己看重的因素（例如团队的需求／功能支持程度、易用性、价格、客服等等）登记在清单上，提供后续比较的标准。

列完清单之后，再藉由前面列出的易用性、功能性与价格等因素，在清单内做出大致的排名后，删减掉排名在底部的工具，就能初步筛选真正适合的工具啰！

4. 了解团队的限制：预算、特殊考量

根据自己需要的功能列出清单、进行初步的排列之后，为了进一步筛选工具，你会需要回过头来检视团队本身的限制，例如需要遵守一定的资安规范、团队的预算额度，又或者是本身有其他特殊考量，更有效地让你迅速整理出最后需要测试的工具清单，例如：

资安规范：

．目前国际通用、广泛且足够严谨的标准是 ISO/IEC 27001。

．如果团队会经手来自欧洲的数据，就必须要确认供应商是否遵守欧盟的《一般数据保护规则》。

．强调数据必须在公司自有的服务器处理的话，可以询问供应商是否有提供让工具在私有主机运作的选项。

预算限制：

．除了固定额度的预算之外，也可能采用投资报酬率（ROI）计算。成本可以是研究工具、转换工作流程的时间，以及购买授权所需的金钱，报酬则因应工具的不同而有各种计算方式，例如 CRM 工具的报酬就可以直接以销售额的变化进行计算，其他工具则以省去的流程、时间为主。

．如果发现预算怎么样都很吃紧，可以再另外研究工具是否提供简易版方案、组织优惠，选择正确的方案，也可以在保持工作顺利运作的同时，省去用不到的功能以及不必要的花费。

特殊考量：

．对于较大规模的企业而言，工具上线时必须考量到教育训练的必要性，这个时候供应商或外部提供的教材是否够多，也会大大影响转换时的难易度，进一步影响需要支出的时间与学习成本。

将团队需要符合的规范、自有的限制或者是特殊的要求，组成一个检查清单：

．一定要通过 ISO/IEC 27001

．每个月的支出要在 15 美金以下

．必须要有全中文的使用说明

．…等等

藉由这些检查项目，套用在刚刚列出的工具备选清单，更能有效、快速地帮助你剔除不合用的工具。

5. 亲手测试工具

不管是什么样的产品，你应该都会体验过那种网络上一致推入荐、官方页面看起来也毫无弱点，但实际上手之后才发现产品根本不合用的情况。

因此我们强烈地建议你一定要在做决定前好好把心仪清单上的工具测试过一遍，套用到你的工作流程上，看看是不是有什么鲜少被他人提到，但对你而言十分致命的缺点。

所幸 SaaS 工具的供应商也都深知测试的重要性，因此有一大部分的工具都会提供试用期，或是直接推入出有一定限制的免费版，让用户能够先以免费版大致认识工具的体系结构，需要进一步的操作再开始试用来完整体验运作流程。

为了帮助读者选择适合的 SaaS 工具，我们建议先从工具的易用性上进行测试，而基于 SaaS 工具一般不采用专案、专人服务的特性而言，我们推入荐使用以下的基准来评估一个工具是不是足够易用：

・接口的直觉度如何？初步操作上容易卡关吗？

・卡关时透过用户指南或客服能否迅速且精确地解决问题？

・与其他程序的兼容性为何？可以顺利导入或串接吗？

会建议从这些角度下手是因为 SaaS 工具的用户在多数情况下都需要自行透过文档解决问题，也不一定会有专人服务，因此遇到障碍时通常只能寄信联系客服并等待响应，在得到响应之前，出现问题的工作就只能停摆。

另外也是因为 SaaS 工具的用途通常比较单一，时常需要配合其他软件、工具完成工作。如果一项工具的扩展性不强，甚至与团队熟悉的工具有兼容问题导致增加许多不必要的转换步骤，就不推入荐继续使用了。

在进行功能测试的时候，我们建议你再拟定一套适合的情境作为 SOP，例如在通信工具上模拟过去的沟通状况、在专案管理上将过去完成的事项再搬到各个工具上从头运行一次，这样你就能够得知同一套工作流程在不同工具上需要怎么运行，减少测试时的不确定性，也避免如果工具不合用时还需要将进行到一半的项目导出的风险。

6. 将工具介绍给团队进行测试

在很多情况下，一个人是很难将整个工具的功能完整测试过的，团队中每个人上手工具的速度和会遇到的困难也可能不尽相同。因此除了自己进行测试之外，也要再与团队内部多加沟通，并共同测试以模拟实际导入之后的工作流程。

我们建议藉由封闭、焦点团体式的测试，搭配平时的工作事项来模拟正式工作时的状况，一次性厘清所有成员可能遇到的问题，也可以更快速地集成团队的意向，避免需要多次与个别的成员花时间测试、来回讨论。

例如测试专案管理时，直接在办公室约定在特定时段中共同测试，藉由协作专案测试、熟悉权限管理、指派工作或子工作、共享接口（例如日历或看板）以及个别人员标记工作进度（死线或已完成）这些功能的操作。

与团队介绍并测试工具之后，可以藉由回填调查表、个别访谈或是举办团体会议，获取大家对于工具的感想与熟悉程度。

由于挑选出的 SaaS 工具在未来会与团队朝夕相处，因此除了工具本身的功能之外，也可以着重了解成员之间在使用工具时的心情，例如在使用时觉得很方便，或者是觉得特定步骤很冗余、用起来很烦躁，都是后续应该要顺带考虑的问题。

结语

经过这些步骤，相信你可以选出最适合团队的工具，但是为了避免后续可能慢慢浮现出的各种不合用，在导入的前期，你可以先以月付的方式来使用工具，确定一切稳定、上轨道且大家都熟悉操作了之后，再考虑季付、年付这类的付款周期喔！