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许多团队在进行需要多人协作的专案时，并没有采用专门的软件来管理进度，相关信息可能散落在个别的会议、通信软件讨论、打印件纪录等，或仅是以 Excel、Google Sheets 做成表格。然而这样的方法，经常有信息散落不完整、进度不透明、团队成员信息落差、缺乏指派提醒权责区分...... 等问题。
此时，采用一个专门为“专案管理需求”设计的软件，可能对团队大有帮助：它可以有效将所有专案细项工作流程组织起来，让成员能掌握专案全貌、清楚进度与分工状况，进而提升整体的团队效率。
不过，你可能大概知道专案管理工具有其优点，但不太清楚具体的面向，也就不太确定如何开始研究；同时，市面上的专案管理软件种类繁多且功能不一，挑选时常常会面临眼花撩乱、不知该如何选起的状况。
本系列文章希望协助你跨越这些障碍，因此在本篇文章（上篇），我们首先会介绍这类“专案管理工具”几个具体的好处、共通应具备的特性，让你先有更清楚的概念。接着，由于不同的专案管理情境，侧重的需求可能各自不同，我们整理出六大需求面向，这样你就可以根据自身情况，确认你特别需要着重的功能可能有哪些，进而掌握挑选合适软件的大方向。
清楚自己的需求方向后，你可能需要更多具体介绍与心得，因此我们另外扩展出下篇文章，精选出七款知名度较高、容易导入的专案管理工具，介绍它们各自的特色、主要功能与实测心得，并附上详细的规格说明比较。
如果你已经研究过一些专案软件工具，想要更了解这些工具的细部功能，就可以直接跳到下篇。接下来，就让我们先来了解使用专案软件的好处吧！
如果在专案协作上，团队常面临信息片面错落、无法同步的窘况，使用专案管理软件会带来以下好处，能够帮助团队达成专案目标：
2. 让团队成员能在同个平台中进行沟通，确认过往的讨论纪录
3. 方便成员们确认自己优先要完成的工作项目及团队目标
总括来说，使用专案软件的最大好处就是“能让团队成员在同一个平台上沟通、协作，进而推入进专案完成”。
在了解专案软件的好处后，让我们来讨论专案管理软件的共通基本要素。专案管理所牵涉到的无非是工作进度、人力和资源的分配和管理，在这些层面上，而大部分专案管理工具因为具有以下的基本要素，在推入进专案流程时明显优于 Excel 和 Google Sheets 等电子表格工具，能够让专案在实际运行时更加顺畅。
在专案推入进的过程中，团队合作是至关重要的。专案管理员能够顺利将工作项目指派给团队成员并随时跟踪专案运行进度，负责的团队间能够顺畅交流、沟通进度、并在工作项目上进行协作，是专案能否成功的基础。
大部分的专案管理软件都能够透过选定团队中的成员来指派专案负责人，团队以外的成员也多能透过输入 E-mail 的方式来加入。在专案进行时，团队成员则能够透过工作项目的描述和评论字段，以字、上载图片或图像的方式来沟通当下的成果和进度。如果只需要和特定成员讨论，或者提醒对方目前的进度，也可以用 @ 来标注特定成员来通知对方，加速团队间的沟通。而这样的指派和协作功能也是目前大部分的专案软件都拥有的共通标准。
如果不需要指派和协作功能的话，其实很多时候可以使用像是 Excel 或 Google Sheets 等电子表格工具来管理专案流程就好。
一个专案中通常包含着多个任务，甚至一个任务还能切分成多个子任务或者运行细项，这几乎是运行专案流程中一定会碰到的需求，因此“将任务拆分为子任务”已经成为专案管理软件领域的基本功能，大部分都是免费方案就能使用这个功能。
将任务拆分为子任务的优点在于可以将任务的分成更小的项目，更容易运行；此外，也方便将子任务分给不同的人，借助团队成员各自的专业将任务完成。
在专案推入进的过程中，能否随时查询或掌握专案的各项资源，对专案管理员来说是非常重要的，这关乎到人力的调度、资金投入的程度，甚至是依据重要性和急迫性来调整工作的优先级，统筹和协调专案中各项任务的进度。
若是使用 Excel 或 Google Sheets 来进行资源控管，所有的资源可能要分散为多个表单来记录，专案管理软件则能够一站式查询和掌握各项资源，解决表单过于分散、不易统整的问题，让资源更容易管控。
虽然专案管理软件具有以上的共通特性，每一款软件在细部功能上还是存在相当的差异，那么该怎么挑选专案管理软件呢？以下就依据不同的面向来归类，让你可以依照需求来挑选适合自己和团队使用的软件：
当你运行一个期程很长的专案，所包含的任务非常庞杂，各个任务时程掌握的变量很大，容易导致专案逾期或失败，或是经手有明确交期的信息或工程专案，只要逾期就会面临高额罚款，在这样的状况下，便需要能够严格控管每个进度时间点。使用能将任务时程可视化的专案管理工具，可以让人一目了然掌握各任务进度，不再错失重要的截止期限，让专案得以在设置的期程内顺利完成。
时间轴和甘特图能将专案任务的运行时间程可视化，让团队成员更容易跟踪专案中多个工作项目的起始和截止日期，以确保整体专案运行都在轨道上，能够在时限内完成。如果你所面对的是需要追进度、对于时间要求比较严苛的专案，就可以挑选具有时间轴或甘特图功能的专案管理软件。
推入荐软件：Jira、Teamwork
时程进度管理在专案管理流程中是相当热门的需求，因此大部分的专案管理软件都将时间轴或甘特图模式设置为付费版才可以使用，但 Jira、Teamwork 则是免费版就可用。如果你有管理紧凑时程的需求，可以用用看这两个软件喔！
如果专案中的工作任务间有紧缩的时程连动关系，比方室内装修工程专案，拆除保护工程完成后才能开始进行后续水电、泥作、防水等工程，或是在站点开发的专案中，网页设计师完成设计之后，必须切图并将站点所需要的图片发给工程师进行后续操作，在这些专案中使用能够设置任务时程相关性的专案管理软件，就更能够让各个团队知道应该什么时候着手进行自己的任务。
任务与任务之间的连动关系，在专案管理软件中被称作相依性（dependency），设置相依性则界定了任务运行的前后顺序。如果一开始就能利用有内置的相依性的专案管理软件，将各个工作项目的先后顺序设置好，例如设置 B 任务是 A 任务完成之后才能开始运行的话，那么如果想要先运行 B 任务时，软件就会阻塞并提醒你 A 任务还没做完。其他例如“当 A 任务面临时程变更时，B 任务也进行自动对应调整”或“ A 任务完成之后，要运行 B 任务的团队会收到提醒”的相依性功能，对于任务间连动关系的管理，也会很有帮助。
当任务之间有紧缩的时程连动关系，如果使用的是不具相依性的工具进行专案管理，有可能会出现任务时程重迭，一个任务被另个任务卡住的状况，若要排除则需要手动调整。如果使用有相依性设置的专案管理工具，任务运行的先后顺序就会很明确，而且当任务时程调整时，有相依性的任务也会跟着做相应调整，让专案推入进的过程更加顺利。
推入荐软件：Asana、Wrike、Teamwork
设置专案任务间的相依性也是专案管理流程中常见的需求，几乎在所有专案管理工具中，都属于付费版才能使用的功能。操作上直觉容易上手的有 Asana、Wrike 和 Teamwork，在任务页面上就可以设置任务的相依性。如果你的专案任务有强烈的时程连动关系，就可以使用这些软件来管理你的专案。
当你进行一个大规模专案，当中的任务相当庞杂，需要切分为许多子任务，甚至是更细的工作项目，且任务之间还有运行的前后顺序，如此多层、复杂的体系结构容易导致管理不易。面对这种有复杂任务层级的专案，应该选择怎样的工具才能有效管理？
一般来说，区分工作任务层级的需求，可以透过专案管理软件中的创建子任务和任务相依性的功能来达成。创建子任务功能可以创建多层的任务关联关系，再透过设置任务相依性还能设置任务运行的先后顺序。透过这两个功能，不仅可以创建复杂的任务层级，在专案体系结构较为复杂时，仍能够将各项任务／子任务的进度管理得有条不紊。
推入荐软件：Jira、Asana、monday.com、Wrike、Teamwork
如果你的任务有一定的层级和体系结构，那以简洁、快速推入动为主的工具相对之下就没那么适合你，例如 Trello 和 Basecamp。相对之下，能创建较明确体系结构的工具如 Asana、Jira、monday.com、Wrike、Teamwork 等都会比较合适。
当专案的复杂度高，参与成员一多的时候，专案及各项任务的运行程度，以及各个团队的工作状态经常变得难以掌握，这也成了许多专案管理员和团队成员在运行专案容易感到头痛的地方。使用具有报表或图表分析功能的专案管理软件，便能将目前的任务进展、团队或个人的工作状态具象化，不仅能够看到目前的工作成果，还能确保整体的工作进度仍在规划的时程上。
大部分的专案管理工具的报告功能都提供了可视化的图表，可以让你从工作进度、任务优先级、工作类型、团队工作量等不同面向来分析专案中的工作项目，不须自己拼凑便可将庞杂的信息转换为可视化、易于解读的方式，更易掌握各个工作项目的进行状态。
某些专案管理工具可以让成员在自己的专案主页创建个人化小图表，在专案参与人数众多时，能更容易掌握个人的工作项目运行进度，不至于和团队的进度和目标混淆。
推入荐软件：Asana、monday.com、Teamwork
由于报表／图表通常是专案管理中比较高阶的功能，所以大部分软件都只有在付费方案中才会提供这个功能。如果你需要用可视化图表来呈现任务进度、团队工作状态，也希望版面有美感且分析指针多元，便可以采用 Asana、monday.com、Teamwork。
在专案的工作分配上，常常很难做到完全公平。有些成员可能被指派了比较多或者比较困难的任务，有些成员被分配到的工作则相对较少。如果希望能够平衡成员们的工作负荷，实时查看及调整团队的工作量，避免造成某些成员“能者过劳”的状况，并维持专案正常推入进，就可以选择能检视工作量的软件来管理你的专案。
工作量检视在专案管理软件中属于浏览模式或报表的一种，通常可以透过记录工时，或者依据不同难度的工作给予点数加成来计算出成员或团队的工作量，并支持跨任务的运算。如果有位成员同时负责多个专案中的任务，专案负责人就能透过工作量检视看到这个成员有着较高的工作负荷，以便实时将任务重新指派给别的成员，以免发生过劳的情况，
推入荐软件：Asana、monday.com、Jira、Wrike、Teamwork
检视工作量在专案管理流程也有着非常高的需求，除了 Jira 之外，而大部分的软件都是在付费方案中才提供此功能。如果你希望能够在指派任务给团队成员时，能够顾及成员们的工作量，避免负荷过重或人力空闲的状况，就可以采用 Asana、monday.com、Jira、Wrike、Teamwork 这几款专案管理软件。
值得一提的是，若是你希望以记录工时的方式来区分团队成员的工作量，在 Asana、Jira、monday.com 中，你可以时间跟踪字段手动输入每个任务所耗费的时间。Wrike 和 Teamwork 则可以用定时器来自动记录投入在任务中的时间，在工时计算上更方便，所记录下的工时也成为了衡量工作量时可供参阅的指针之一。
专案的运行过程中，每个阶段都和成本息息相关，包括人员投入、购置相关工具等等，但根据专案的任务分配、性质，专案负责人不见得都需要管理财务支出。如果你的任务包含估算预算和利润、跟踪各项花费和支出，又或者是需要提供专案报价给客户的话，使用内置的财务功能的专案管理软件，会更方便在专案进行过程中管理预算和支出。但如果你的任务已经被拆分成只需要管理进度，则不需要考虑有财务功能的专案管理软件。
规划预算、跟踪成本、估算利润等财务需求，在专案管理工具中对应的是较为进阶的财务功能。在一般的专案管理流程中，如果有这样的需求，通常会另外再以电子表格软件来记录预算和花费，没办法和专案流程直接集成，因此有可能发生忘了记录而造成帐目不清的状况。大部分的专案管理工具则需要使用财务范本、和其他软件集成，或者另外建置预算的字段的方式，在操作上需要花较多时间摸索和设置，不如软件的原生功能来得方便。
拥有财务功能的专案管理软件虽然在市面上比较少见，但它们能够结合进度控管及财务管理，让你在专案进行时，能跟踪各项项目的花费，防止数据错落，或者是忘记记录的情况发生。
推入荐软件：Wrike、Teamwork
Wrike 和 Teamwork 的付费方案中内置的了财务功能，可以满足估算成本、规划预算的需求，而且在专案进行过程中可以不断跟踪各项花费，查看是不是超过预算，同时计算专案的利润。 Teamwork 还能够开立请款单（invoice），加入专案中的各项花费并向客户请款。
这篇文章中，我们讨论了专案管理软件的优点、基本要素、选定的 6 大面向，你是否对于它们有比较清楚的了解，也知道如何挑选适合自己团队的专案管理软件了呢？在下篇文章中，我们将会介绍 7 款专案软件的特色、功能比较，以及各个软件的实测心得，你可以点击这里继续观看。
