美国第二大连锁五金合作社如何不仰赖 IT 人力，自建客制化展店系统？

Do It Best 是美国第二大五金、居家修缮连锁合作社，去年（2022 年）营收超过美金 50 亿元，旗下超过 3,000 家店，除了美国，也遍布全球其他 50 多国。

走进 Do It Best 成员的店面，明亮的装潢、现代化的商品陈列，和大众熟悉的连锁通路如台湾特力屋、振宇五金、美国 Home Depot 等非常相似。不过，Do It Best 和旗下店家间的关系，比以上这些连锁通路更特别一些。

首先，它采用的是“合作社”体制，所有加盟 Do It Best 的店家，都是加入这个合作社的成员（member），不只接受 Do It Best 的规定与服务，同时也是社员（类似股东），利益共享；同时，加入这个体系的店家，不强制要挂“Do It Best”招牌，通常是以独立商店的身份营运，因此，很多美国乡镇挂着“XXX Hardware”名号的独立五金行，背后其实就是 Do It Best。

Do It Best 像这些独立商店会员背后的军火商，提供开店时需要的各种协助，从选址规划、店面装修、到进货、仓库、营运建议，Do It Best 都能提供。

Do It Best 采用 Ragic 的团队 - 市场研究主管 John Sargent 所属的商店发展部门（ Store Development Department ），就是协助成员展店的重要单元。他们会协助成员分析市场现况、确定会员开设新商店时的潜在合适位置、评估他们目前的商店是否适合扩展或搬迁，也会协助装修店家门面以提高销售。他们每年协助旗下会员展店数百家，这些展店专案通常持续时间超过一年。

Ragic 之前：僵硬 CRM 与难搞 Excel

采用 Ragic 之前，团队用 3 种工具管理展店专案：用套装 CRM 管理专案基本信息、用微软的数据库应用 Access 跟踪专案费用、用微软 Excel 记录各种其他专案信息，如会员数据、联络信息、关键专案日期、与会员的电话联系纪录、到新商店的重要记事（如开幕庆典）等。

然而，这 3 种工具各有不如人意的地方。以 CRM 来说，它非常老旧，而且由于是套装应用，工作流程中若有任何微小改动，都得提前好多天跟 IT 预约排程、请 IT 团队协助，才能调整软件中的对应设置，很容易拖慢工作进度。

而以 Excel 来说，虽然可以放各种信息、也能进一步制作相关分析报告，但每个月为了做分析报告，都得归并数十个 Excel 表格，这个归并、整理的流程漫长又疲累，而且容易出错。

转折点：采用 Ragic，几个礼拜创造奇迹

John 回忆，2015 年，原本使用的老旧 CRM 出了问题，原本的供应商不再提供服务，系统将被退役。他们别无选择，只能在最短时间内找一个地方迁移数据。

当时他们研究了许多软件，最终选定了 Ragic。作为一个表格式接口的 No-Code 数据库工具，Ragic 符合他们列出的需求：有订户友善的接口、资安有所保障、可做的功能多，适合让他们根据自身需求创建数据库、客服支持优良、数据能完善备份、价格也经济实惠。最重要的是，用了这工具，他们不用打扰繁忙的 IT 团队，就能随时调整优化系统。

在采用 Ragic 之前，John 对“数据库”这东西的理解其实很有限。但在采用 Ragic 之后，他透过网络上的 Ragic 教学文档、在线课程以及客服信件往返，开始学着创建数据库系统、从头形塑理想中的工作流程。

每当他遇到困难（特别是运用 Ragic 公式时 - Ragic 和 Excel 的公式运作略有不同），他只需要透过电话或客服信件，跟客服团队简单解释他试图实现的目标，就会得到有效的协助。

在 Ragic 协助下，团队在几个小时内将所有数据从旧的 CRM 系统汇出到 Excel，然后将汇入新系统 Ragic。仅仅几周时间内，旧系统中的一切数据都获得保障，新系统也同步上线。

起初，他们只把旧 CRM 和 Excel 的数据转而汇入到 Ragic，而专案费用追踪仍在 Microsoft Access 中进行。但 John 的上司体验过 Ragic 后，对 Ragic 的能力非常惊艳，要求 John 也用 Ragic 创建专案费用追踪系统，让以前分开在不同软件的两组数据归并到一个地方。

Do It Best 怎么用 Ragic 管展店专案？

Do It Best 用 Ragic 创建了各式各样的展店专案表单。每一个展店的专案下，都是一笔非常庞大的数据，画面上能看到的只是他一笔数据的前 10% 左右，下面还有非常多字段，会去记录开一间店有哪些工作项目需要完成，预计完成日期、实际完成日期、负责人有哪些，确定这些工作都是已经有指派好负责人，知道预计什么时候要完成。

而且每一个展店的工作，很多的厂商需要进来，无论是泥作、水电，还是室内设计等等，各式各样厂商，因此厂商管理也都在里面。

会员在加入 Do It Best 体系、装修新店的时候，要分摊一定的展店费用，在对应的 Ragic 表单上面也可以有很详细的会员费用分摊表，哪些开店的费用是每一期要缴给合作社的。由于 Ragic 表单设计得像 Excel，所以也可以去写公式，做成本、费用的计算，甚至日期的计算，什么样的类型的工作要加多少天之后、什么时候是预计的完成日期，都可以写定在他们这些公式里面，不用特别去写程序。

灵活调整，不需耗费 IT 能量

“使用 Ragic 后，最显着的变化是我们能够轻松且迅速地对数据库系统进行更改。以前，我们必须从 IT 部门获得帮助。这可能需要几个小时或几天才能得到他们的帮助。”

John 做了许多传统认为 IT 人员才有办法做的事情：创建信息系统、弹性添加数据、轻松分配不同部门成员查看数据库的权限。Ragic 的多版本表单功能帮了大忙，让同一组数据（例如展店专案数据）可以依据权限分配、关注重点等不同需求，衍生出不同版本让不同的人查看。

高效查找数据、协同合作、激发创意

而他的团队利用这样的数据库，查找专案数据的效率更高了。举例来说，商店店主可能在一段时间内完成不只一个店面装修专案，这时只要利用 Ragic 的搜索和筛选工具，输入特定条件（如专案编号、成员的店名和专案开始年份）就能快速找到特定成员的相关数据。

此外，由于他们的专案预算数据已经与 Ragic 中的主要专案数据集成（不在另外一个系统中），因此要找寻特定专案的支出信息比以往任何时候都更快。

而由于 Do It Best 的会员体系遍布全球，展店团队特别需要一个集中化的信息平台，了解最新的整体专案动态。通过 Ragic 数据库，无论在世界的哪一处，他们都可以做到这一点。

John 的团队也找到一些特别有创意的 Ragic 玩法，例如子表格 -- 通常用来保存一些细项数据，他们拿它当“聊天框”，记录团队在每个专案上的讨论内容，以便追踪之前的谈话内容。

（注意：上述图片仅是 Ragic 团队制作的示例图，用以说明子表格使用概念，非实际画面。）

Ragic 让他变身公司明星

团队开始使用 Ragic 之后，John 创建数据库应用的能力迅速传开。他的经理对 Ragic 的功能感到惊讶，于是他指派 John 将这种魔法扩展到其他专案上，越来越多其他部门的人开始在他们的工作流程中导入 Ragic，包括物流、销售、人力资源等。

总是带着温暖友好微笑的 John，藉由 Ragic 对团队做出了巨大贡献，这不仅为他赢得加薪，还让他在公司中拥有了“超级明星员工”的声誉。