台北市政府用 Ragic 节省六千万 e 化预算

从三天就做好的防疫派工系统说起

时间倒转回到 2022 年 4 月 15 日，台湾确诊人数以史无前例的速度攀升，台北市长柯文哲宣布因应即将大幅增加的确诊居家照护需求，要以信义区为试点，三天后启动“防疫关怀中心”，让轻症民众三餐、丢垃圾不出问题。

对当时担任台北市信息局研究员的小萧来说，那是个难忘的一天，因为在下午记者会宣布的几个小时前，信息局就接到“紧急动员令”，要快速架出一个专属信息系统，满足防疫关怀中心运作时，各单元同步信息、横向联系、派工之用。

“那天好像是礼拜五吧，中午。我们副座跑过来，跟我说：欸，现在有个紧急需求，下礼拜一（系统）就要上线。”

礼拜五的需求，礼拜一上线 ... 意思是，扣除一天测试时间，只有两天可以建置系统。小萧说，由于要做到更新确诊名单后，“分案”给职责不同的十几个单元，依正常开发程序，通常需要半个月。但，疫情来得又快又急，他只能拿出手边最能“马上处理需求”的工具，开始赶工。

这个工具，就是信息局当时已导入超过一年的 No Code 应用 - Ragic 企业云数据库。对一般不会写程序的人来说，这是一个让“程序麻瓜”也能自己做信息系统的神奇工具；但对小萧这样的专业 IT 人员来说，能“快速开发、后续灵活调整应变”的 Ragic，更是应对紧急需求时的秘密武器。

因为 Ragic 快速应变的特性，信息局两天内做完派工系统初版、市府长官表达希望直接看到数据分析信息后，小萧还能马上调整，串接出可视化的信息仪表板；后续随着防疫关怀中心服务扩张到北市全区，派工系统也随之扩大、调整，持续扮演各单元实时同步信息的后勤角色。

“三天建好防疫派工系统”，只是台北市政府信息局采用 Ragic 、提升 e 化效率的其中一个故事。这一两年来，台北市政府信息局协助统一导入 Ragic，各单元总计用 Ragic 建置了超过 2000 张电子表单，除了节省开发时间、人力，更节省公帑，估计共省下超过 6000 万预算。

导入缘由：非信息人员也能上手，纾解 e 化大宗需求

为什么选择导入 Ragic？前台北市信息局系统研发中心林主任说，台北市政府积极推入动政府运作 e 化，但市府辖下数百个各级机关、数万员工，如果依循传统模式，所有相关需求全数集中由信息局、信息相关人员处理，其实“供不应求”，因此一直在找寻纾解这种供需缺口的辅助工具。

林主任分析政府端的 e 化需求，其实绝大多数都是相对单纯的“表单电子化”，数据填报、汇整、一些简单的流程处理等。因此当大家看到 Ragic 主打“表单式接口”，可以让市府非信息背景的员工在简单学习后，像 Word、Excel 一样轻松上手，设计自己业务相关的简易电子表单，就觉得相当适合广泛采用。

林主任说，Ragic 让信息人员可以放手，让更了解需求的业务承办人员自己制作电子表单，更快满足公务系统的大宗需求；但与此同时，Ragic 对信息人员来说也不会过于“阳春”，可以让信息人员集成其他应用，去做一些深度或比较高技术性的东西，延展性足够，因此适用范围很大。

用户参与建置，一条龙跟踪的“稽查 e 化系统”

台北市政府政风处与信息局合力建置的“稽查 e 化系统”，就是一个信息局协助导入，但用户高度参与，各单元根据自己的流程需求，设计客制化字段、提醒机制等，进而提升稽查业务效率的例子。

“稽查业务”，指的是市府依据职权，定期派员检查民间机构的各项设施是否符合消防安检、建筑物安全法规、营业是否合规等。目前市府定期运行的稽查业务超过百项，依据项目不同，分别由 27 个不同的单元运行，例如消防局、教育局、劳检处等。

在市府统筹全面导入 e 化系统前，不同单元、不同稽查项目的流程各自为政，许多业务内控流程、提醒机制不足，同时大部分情况里，稽查信息搜集的第一关，也就是第一线稽查人员在现场填报数据时，仍是“打印件操作”，打印件稽查表格拿给现场负责人手写签名，回单元后，才依该单元流程打印件（或扫描入个别系统）归檔。

林主任说，第一线打印件操作带来几个问题。第一，打印件表单光是要“留存数据”，就带来开销。稽查纪录通常需要保留一段时间，“今天把单子收回来，一定是先放在办公室里。台北市政府在信义区精华地段，我光留那个打印件，每个柜子 1 年要花多少钱？”

第二，更重要的是，打印件数据信息传递效率不彰，要跟踪、要从打印件里找信息，得一本本一迭迭翻找；要修改数据、要通知其他单元，往往无法透明掌握进度、容易遗忘或卡关；如果已经“半 e 化”，打印件要转录进系统，也得耗力重复登打，不如统一源头以电子表单登录来得方便。

过往，市府就规划要建置以“府”为单元，统合各机构、全面 e 化的稽查系统，2020 年钱柜 KTV 火灾公安意外，也促成市府加速检讨稽核流程中缺乏统筹管理、提醒机制与跨机关实时通报问题，去年开始以 Ragic 建置新系统。

图片来源：台北市政府稽查业务 e 化简介

市府统筹的新稽查 e 化系统主打“全生存周期”管理，每个机关、所有流程都要 e 化，从原本最常见打印件的第一线：人员在稽查现场那一刻开始，就要改成人员打开 Ragic app 填报电子表单，上载现场实况照片。

稽查前线摆脱打印件：既有字段、签名流程无缝电子化

第一线运作从打印件改为电子化，阻力经常是“打印件与电子系统操作方式差异太大”，例如套装系统统一建置、字段流程僵化、跟原本习惯的打印件表格格式不同。Ragic 好上手、高弹性、容易建置的特性，此时帮了忙，让负责人员建 Ragic 表单时，能够轻松地将稽查人员原本熟悉的字段格式，一一“复刻”在 Ragic 上，减少使用阻力；请业主签名的流程，也能打开平板或手机，透过 Ragic 的签名字段进行（注：可参阅此功能的视频演示），和打印件流程操作起来差异不大，实际上流程却已数码化，摆脱了打印件枷锁。

需要什么自己调：机关用户依需求自订提醒、通知机制

第一线稽查人员在线录案后，信息直接进入系统，往后审查、跟踪、结案程序，多数都在 Ragic 系统内进行。市府 27 个稽查业务机构、超过百项稽查业务，每个机构、处理每项业务的内控流程和管理习惯都不同。以传统信息系统建置模式来说，信息专业人员需要一一访谈用户需求、确认需求、建置对应系统，中间若有沟通失误、或没有正确考虑到机关实际的使用情境，后续要调整也费力。

但以 Ragic 的运作模式来说，方法就改成先由政风处举办教育训练，教导各机关未来的系统用户怎么用 Ragic、怎么设计与调整表单，训练结束后，各机关人员就能直接思考自己的需求、自己用 Ragic 把需要的提醒机制、需要的字段做出来，调整起来很简单，弹性程度高。

最省力方式，让流程自动化：农渔畜产供应信息仪表板

而专业的 IT 人员如何用更简单、省力的方式，协助市府员工提升工作效率呢？小萧分享了一个协助产业发展局建置“农渔畜产供应信息仪表板”的例子。

台北市产业发展局一直以来都在站点上公告农畜产品在批发市场每天的成交量、批发价，让民众参阅，只是去年以前，方式是“人工检查、手动更新”，市场处员工到政府的信息公开（Open Data）站点下载数据，一笔一笔手动整理成 Word 檔，再把 Word 檔放上站点。

这样的流程有几大困扰，一是“耗时费力”，市场处员工每天光是整理这份 Word 檔，就可能要花一两个小时；二是“信息不同步”，市府承办人员手动抓取整理的数据，有时不同承办、不同抓取时间点，会导致数据比对基准不一致，信息呈现上就不够精准。再者，没有可视化的信息对民众而言也不好查看。

小萧用 Ragic 搭配外部报表工具（PowerBI），设计了一套自动化的新流程：原本以 Word 檔表格记录的每日交易价格、交易量等信息，改建置在 Ragic 表单中。利用 Ragic 定期从网址汇入功能，让政府公开的相关数据 CSV 每天定时自动汇入 Ragic，然后利用 API 串接的方式，让 Ragic 自动更新发布在台北市市场处站点的在线报表： 农产品批发市场交易信息仪表板。

改为自动化流程后，承办人员不再需要花任何时间整理或比对，平均每天可节省一个小时；同时，因为所有数据都设有固定的更新时间，也不会有信息不同步的落差问题。

这样的自动化流程，当时估计若开标案，预算约要 30 万，招标行政流程至少要两个月，如果还包含开发时间，3 个月都有点赶；但他自己用 Ragic 兜，不到一个月就完成了，也没有耗用什么额外预算。对公务机关来说，省下的不只有开发时间，还有政府采购从招标需求到标案的繁琐流程。“时间的 CP 值实在是蛮高的！”小萧说。

总计节省预算金额超过六千万

防疫派工系统、稽查 e 化系统、农渔畜产供应信息仪表板只是台北市用 Ragic 建置众多应用的其中几项，根据市府计算，其他应用还包含“制服采购 e 化”、“无人机管控表单”、“局务会议纪录”、“财政局预算运行状况”等，许多都是用户自行建置，总计超过两千张表单。

这些利用 Ragic 建置的表单、系统，若采用传统开标案、找外包厂商建置的方式，每一个需求可能都要对应一个标案、一家厂商，建置维护费用不少。以集成较多遗留系统的稽查 e 化系统来说，台北市政府估算，单项业务原本对应的系统开发费用就要百万元以上，27 个机关的开发费用、未来 5 年维运服务费用总计超过五千万，若加上其他应用、扣除 Ragic 固定的年度授权费用，总计节省超过六千万的市府预算，帮人民省荷包。