哈利波特电影音乐会幕后团队故事： 4 人团队如何高效管控一年三百多场演出细节？

音乐演奏厅里，舞台上专业交响乐团已就位，气氛却跟传统古典音乐会很不一样：左右墙面挂着魔法学校的四色挂布，座位上有穿着长袍、拎着魔杖的开心观众，舞台后方，大规模投影屏幕正播放着电影《哈利波特》。当画面上霍格华兹新生坐着小船划向城堡，约翰威廉斯（John Williams）谱曲的经典配乐〈嘿美主题〉却不是由音响流泄而出，而是现场交响乐团直接演奏！

图片来源: Jordan August Photography

这种“看电影”和“现场音乐演出”融合为一的新型态表演模式，被称作“电影交响音乐会”，除了《哈利波特》系列，《达文西密码》、《神鬼战士》、《教父》这些配乐优美的获奖电影，其实都有全球定期巡演的专属交响音乐会，让爱好者享受现场体验的感动。而它们的“幕后推入手”，其实都是同一个：电影音乐会制作公司 CineConcerts。

2013 年在美国成立的 CineConcerts ，正职员工只有四个人，却是业界领先的公司，全球几乎所有主要片商都与他们合作、经手管理 48 个国家总计超过千场演出（一年超过三百场）、今年底累计互动观众将超过 300 万人。

CineConcerts 告诉我们，他们的工作是扮演电影公司与交响音乐会主办方（场馆、指挥、乐团）之间的中介者，有点像“专案经理”，一场演出就像一次专案，从电影授权、制作演奏曲目、联系当地合作伙伴、乐团、指挥，安排时程、审核各种素材、确认售票情形 ... 每个环节都得掌握、跟踪、协助。

CineConcerts 创办人兼制作人 Justin Freer 正在讨论工作。图片来源：Christie Goodwin

CineConcerts 比许多同业更注重音乐会的质量管控，这体现在许多细节里。某些同业做这类活动，并不涉入细节、只把相关文件寄给主办方，就算是完成任务。但 CineConcerts 提供的是“办一场好表演”的服务，他们会确认审核主办方的宣传推入广方式、行销素材运用是否合宜？表演时，播放电影的屏幕和投影设备是否适宜？确保观众对音乐会有好的体验。

以 CineConcerts 精简的人力分配、庞大的演出量，如何做到这样亲力亲为的细腻管理？CineConcerts 用 Ragic 创建、专为团队设计的专案跟踪系统帮了大忙。

“采用 Ragic 让我们能确实跟踪每场表演的每个细节。所有信息随手可得，这让我们超有效率；可以同时管理全世界这么多场表演。如果没有这么强而有力的信息跟踪系统，我们没办法做到这些。”

CineConcerts 团队成员进一步说，“如果没有 Ragic 提供的这种（全方位）跟踪事项的能力，我们公司无法以现在这个方式运作。”

从 Google 电子表格升级 Ragic

CineConcerts 在 2017 年开始使用 Ragic。在那之前，团队曾用 Google 电子表格管理专案信息，Google 电子表格云共享、共编信息的特性让 CineConcerts 成员可以彼此同步最新进度，但数据累积、跟踪细节变多后，“效能”问题就让他们苦恼：工作表上千列数据（数十栏、套用条件式格式、制作下拉式清单），Google 电子表格就处理得很吃力，可能光是打开表格要查看数据，都会卡顿、崩溃，非常累赘，需要找更进阶的工具来应付 CineConcerts 复杂多样的专案细节。

团队找工具时列出的条件是：

怎么找到 Ragic 的？CineConcerts 团队成员告诉我们，真的很简单 -- 根据上述需求， Google 搜索关键字，Ragic 就出现了。“我是希望我们有个更好的‘发现 Ragic 故事’可以讲啦。但，真的就只是简单的 Google 搜索。我找到我要的，结果一切很棒。”发现 Ragic 时，大家都很兴奋，因为“完美契合我们的需求”，于是着手采用，一切顺利。

团队先前也接触过另一款数据库工具 Quickbase，但与 Ragic 相比，不只价格较贵、对非信息人员也不太友善。“从 Excel 转换到 Ragic，是一个很自然的心理过程。但转到 QuickBase ... 感觉只为了学会最基础的功能，就得帮整个团队上课学怎么用才行。”

如何用 Ragic 高效管专案

像 CineConcerts 这样手上有大量专案的娱乐体验制作公司，如何用 Ragic 达到高效率的专案跟踪管理？这里将他们的分享，分四个面向来说：（一）多面向记录专案细节、（二）用在线表单等方式和外部人高效协作、（三）疫情期间的快速应变、（四）持续优化流程、弹性应对长期变化。

（一）多面向检视、跟踪专案细节

CineConcert 把需要内部交流沟通的重要信息都记录在 Ragic。其中最核心的是一张主要跟踪表单，表单上以“每场演出”为单元，列出该场演出的所有基本信息：表演场地、配合的交响乐团、指挥、主办方、开演日、是否有第三方合作伙伴、与各种利害关系人不同的合作模式 ...

其中，经常搭配的主办方、表演场地或交响乐团信息细节会另外创建成多张独立的表单，由主要的跟踪表单链接这些表单来带出信息，省去重复登打场地、主办方细节的麻烦，也便于查看。

仅供示意，并非实际数据库画面。

而不同阶段需要跟踪的事项，例如演出前洽谈、签约、排程，主办方的行销素材审核、现场布置，演出后跟踪销售状况、计算利润等，许多都是以多版本表单或参照子表格的方式，从其他表单带入信息。

这样，既可以在同一张主要跟踪表单上纵览全局，也可以切换到不同表单检视不同面向的细节。Ragic 数据库的搜索、筛选相关功能也提高查找时的效率，快速查找时，他们最爱上方搜索列的全文检索功能，因为快、简单；而为了让品牌经理工作时快速切换不同视角查看数据（如下个月要上演、已排上演尚未宣传的演出有哪些），表单也套用许多共通筛选。

切换共通筛选示意画面（仅供示意，并非实际数据库画面）

他们也用 Ragic 的行事历同步，将所有演出信息同步到自己的行事历上，当他想要以日历接口检视相关信息时，就会直接在行事历软件上搜索关键字来查找。

仅供示意，非实际操作画面

“采用 Ragic 让我们能确实地跟踪每场表演的每个细节。所有信息随手可得，这让我们超有效率，可以同时管理全世界这么多场表演。如果没有这么强而有力的信息跟踪系统，我们没办法做到这些。”

“如果没有 Ragic 提供的这种（全方位）跟踪事项的能力，我们公司无法以现在这个方式运作。”

（二）和外部合作伙伴高效协作

在线表单

CineConcerts 用 Ragic 做了四、五个在线表单让外部合作伙伴提供数据，例如某场演出的演出日期、宣传排程等信息。这些表单都已经和前面提到的“主要跟踪表单”创建了链接关系，外部合作伙伴填写表单、上载文件后，信息就直接进入数据库，填入原本设置好的字段，补齐专案的细节。

这些信息如果用信件往返来确认，需要一方发信、另一方回信、来回确认、确认后还要自行整理登打进跟踪系统，非常消耗时间精力；在线表单预先规定好格式，节省沟通成本也少了很多步骤。

在线表单也让行销、现场布置素材审核更有效率，外部伙伴只要填表附上相关数据，CineConcerts 的品牌经理在申请表上注记响应即可通知对方，而透过 Ragic 的链接工具、参照子表格功能，这些申请纪录都可以轻松归檔在主要跟踪表单中。

示意画面仅供参阅，非实际数据库

汇出

有时候，CineConcerts 也需要把内部统整好的信息提供给外部伙伴，这时 Ragic 便利的汇出功能能让事情很轻松。比如说，每场音乐会通常都会统整出需要发送公关票的宾客名单，这些信息平日就会存在 Ragic，有需要提供特定场次名单时，只要快速筛选、将数据汇出成 PDF，就能寄给合作伙伴了。

外部用户 + 多版本工作表

他们近期也尝试直接把外部合作伙伴加成 Ragic 数据库中的外部用户，然后利用“多版本工作表”的功能，制作一份简化版的演出信息跟踪表单，给外部用户查看（其他内部使用的表单则不开放权限给外部用户）。这样一来，外部伙伴和 CineConcerts 的信息完全同步、没有时间差，但同时又能精细地掌控他们哪里能看、哪里不能看，内部机密不会外泄。

(三)疫情中如何灵活应变？

过去两年疫情让全球大规模实体活动几乎停摆，CineConcerts 感受很深：原本一年排了百场以上的演出，2020 年 3 月，突然一切停摆。在疫情肆孽的这两年，只有疫情控制较好的亚太地区（包括台湾！）才有零星几场 CineConcerts 电影音乐会演出。

几乎所有专案都停摆的日子，需要跟踪的事项并没有因此消失，只是“重点”变得跟以前完全不一样：过去忙着跟踪宣传素材、演出时间和票房，那两年重点则变成要追原已预订的演出“撤销”和“延期”状态：疫情进入紧张状态的地区，主办方何时会决定是否延期？确定延期的演出，要延到哪天，什么时候会决定？

疫情前的跟踪表单，重点多半在跟踪“即将演出”与“正在演出”的音乐会，撤销和延期很少见，也不会着重于延期的后续跟踪；但疫情爆发后，这些都成了重点。还好 Ragic 非常适合弹性调整、应变，他们马上着手调整表单，新增疫情相关的跟踪笔记、时程字段，调整相关筛选条件让大家能更方便查看撤销/延期演出状态，一周内就将表单调整成为疫情应变的新系统。

现在，疫情终于好转，全球合作伙伴摸索出更好的场馆防疫机制，各地开始恢复表演，CineConcerts 的跟踪系统也能跟着现况做出新应变。

CineConcerts 说，CineConcerts 其实陆续推入出各种新服务，像是音乐会周边商品、数码内容服务 CineConcerts +PLUS，以及未来针对 VR 和 Web3 等新兴领域的计画。每个新的模式，对应的可能是新的信息管理需求、新的表单，Ragic 的高弹性可以跟上这些变化，以音乐会周边商品为例，不用急着找新系统，可以直接在熟悉的 Ragic 接口创建商品品项管理、库存管理表单。

（四）随时调整，优化工作流程

对 CineConcerts 来说，他们的工作流程都已经“模块化”（templatized），也就是所有基本的流程都有模板可循，公司内部站点列出所有表单，点链接就能看到所有相关信息，容易操作。当日常的“信息同步”只要透过表单进行，不用占用打电话、写信或开会的时间精力时，才有时间聚焦在真正需要面对面讨论、重要的事情上。

他们很喜欢 Ragic 可以快速操控、调整设计的特性，因为即使没有外在环境（如疫情）的变化，大家平常用表单一起工作时，也总是会想到：如果跟踪系统做某些调整，会不会更好用、让整体流程更顺畅？

“品牌经理们常来问我：可以新增这个字段吗？这里可以增加一个勾选字段吗？几乎每周我都在做点微调、或是加一些新机制进来。”一位团队成员说：“花不少时间啦，但很好玩！”