自动汇整多阶段问卷、送签核、跟踪提醒 -- SurveyCake 串接 Ragic 五大应用情境介绍

Ragic 是一个让企业依据自家流程，弹性创建客制化系统（数据库）的工具。除了数据库本身建置上的自由度，在外部集成上，我们也提供各式各样不同的外部系统串接方式，让你从中弹性选择最适合自己的方法。

现在 Ragic 对外串接的方式又多了一种：我们和云问卷服务 SurveyCake 合作，开发了 SurveyCake x Ragic 直接串接的新功能。

只要跟着我们的四步骤教学简单做设置，不用自己写程序、不用透过第三方工具，就可以让 SurveyCake 问卷结果直接传到指定的 Ragic 表单，问卷汇整与后续应用更便利。

SurveyCake 问卷直接串接 Ragic，有什么好处呢？主要是可以让你把问卷搜集而来的信息，自动汇整、与企业内既有信息集成、无缝启动后续流程，如内部送签审核、指派专案工作、发送行销信息等，省去手动统整汇入的麻烦。

以下我们就直接举出五大应用情境（行销、市调、客服、人资、行政），用实例说明这些好处。也欢迎你用自己的方式开发出更多用法！

注1：此功能开放 Ragic 所有订户使用，不过 SurveyCake 是专业版、企业版订户才能使用此功能，请注意。如果你还不认识 Ragic ，欢迎来这里看我们的自我介绍。

注2：感谢 SurveyCake 提供本文图片素材。如果你不想自己处理，希望由专人协助串接，可直接接洽 SurveyCake 企业版服务，点此参阅相关说明。

1. 行销：报名信息管理更轻松 & 自订客制化提醒信

举办需要事前报名的活动时，可能需要注意是否有人重复报名或不符资格、可能得一一联络报名者、注记联络状态，活动结束后名单可能得归檔到“会员”或“潜在客户”数据库...这些流程如果得手动整理数据来进行，就颇为繁琐。

如果你用 SurveyCake 做在线报名表，设置串接到 Ragic 表单，这些联系、状态管理、建檔流程就有办法统一在单张表单运行，数据较不会散落混乱、也能简化步骤。

举例来说假设每次活动的报名人都要统一进到 Ragic 的“潜在客户”表单里管理，可设置将报名表单中的“姓名”、“Email”、“电话”等填答写入 Ragic 表中：

就可以透过潜在客户表单，统一管理。在潜在客户表单上创建一些扩展管理用的字段，例如“状态管理”选项字段，就可以注记状态（活动报名状态或后续跟踪状态）、让团队成员统一确认，避免重复联系或遗漏联系；也能利用指派功能指派负责人。

Ragic 的“提醒”功能也是后续自动化跟踪的利器，只要额外创建一个日期字段（可用 Ragic 默认值功能带入创建日期），就可以自订几天后自动发出通知信提醒参与者活动信息、或提供潜在客户新信息，信件内容可自订。

小技巧：这里用比较简单的“潜在订户”单张表单做演示（可在应用商店 > 行销类范本模块安装此张表单）。如果你常办活动，希望将活动报名信息与活动场次、场地、收支等信息统合管理，也可以参阅我们行销范本模块中的活动管理模块，设置串接其中的“活动报名表”，就能更立体地管理与查看活动各面向信息。

用此方法的话，最好将每次报名的是什么活动也写过来，可以每次先在 Ragic 活动信息表单建檔后，在 SurveyCake 的报名问卷上新增隐藏题目“活动 ID”，就可以用 SurveyCake 的默认值功能发送带有该次活动 ID 的问卷，这样 Ragic 表单上能带出/链接已建檔的活动完整信息、区分出不同次活动，方便筛选查看/管理。

2. 市调：多阶段/多通路问卷自动汇整

市场调查问卷有时会分阶段进行，例如参与试用时做第一阶段顾客喜好度/基本信息调查、试用中期做第二阶段关怀问卷、试用完毕做跟踪与满意度调查，此时如果能自动汇整个别顾客不同阶段的回答，对综观全局很有帮助。

不同通路的市场调查也是如此，假设同一位消费者在不同分店、实体与网购通路均有消费且填写问卷，如果能自动汇整个别顾客不同通路的信息，也能更精准判读。

当 SurveyCake 串接 Ragic 时，我们可以一样透过 SurveyCake 的“默认值”功能，事先带入会员 ID 或其他识别 ID （如试用序号），并利用 Ragic 的多版本表单功能，达到“多份问卷结果汇整显示在同一张表单”的结果，减少手动汇整的麻烦。

此部分的完整教学演示可参阅这里。

3. 行政：内部请款自动送签、归檔

如果有些公司内部的行政流程是使用 SurveyCake 递交信息，例如请款、办公用品申请的话，串接 Ragic 可以有效留保存案纪录，也能结合一些实用的行政功能，例如电子签核。

以公司内部费用请款为例，通常会需要经过主管或财务审核，此时就可以在 Ragic 创建一张对应于 SurveyCake 问卷的费用报支单，把数据写入：

Ragic 的每一张表单都可以自由设置弹性的签核流程，可设多层次签核、也可以设置条件（单笔费用高于 N 元则签到更高层主管）。

设置签核时只要设置“新建数据后自动开始签核”，问卷送出后就会在 Ragic 启动送签，签核主管会收到自动通知、也可透过 Email 签核；也可以设置“手写签名”让主管签字。（有需要的话，可参阅这里的详细教学与注意事项）

4. 人资：履历管理到招募流程一条龙进行

企业如果没有一个统一平台管理内部招募流程，履历管理、标号招募进度、联系面谈等信息往往各处，确认进度、团队成员同步信息就变得耗力、缺乏效率。

如果你使用 SurveyCake 制作应征申请表单，可以串接 Ragic 串接将履历带入 Ragic 数据库，碎裂的流程就可以集成起来。

你可以直接设计符合自家流程的招募管理表单，也可以直接修改套用 Ragic 的人资招募管理模块，将应征申请串接 Ragic 应征者履历表表单：

应征数据建檔后，可以利用范本模块已经设计好的自动化流程，在应征者符合面试/录取资格时，一键寄出邀约信；正式录取后，也能一键将应征者数据抛转到正式员工的人事数据表中，省去重复登录数据的麻烦。

如有需要，建檔后的员工考核流程也能透过 Ragic 一并完成。

5. 客服：轻松集成客服联系信息 & 同步指派转工单

很多企业会让订户以“填表”方式递送客服需求，让客服问题一开始就能初步归类，也较容易汇整。将 SurveyCake 客服询问表单串接进 Ragic，可以进一步提升后续管理效率。

在 Ragic 表单设置指派、状态、优先度等字段，让每一份客服需求都能快速转为指派工单，提高管理效率，相关状态也能一目瞭然：

这样的表单很适合依据“是否需要处理？”的状态字段，设置共通筛选来快速查看还有多少需要处理的客服询问。更方便的方式是设置“是否需要处理？”答案为“Y”（或“是”）的默认筛选，这样每次查看表单时，画面都只会显示待处理的客服需求，处理完的就在画面上清空，让进度管理更加可视化。

客服需求表上如果有请客户留下 Email 联系方式，其实可以利用 Ragic 用 Email 寄出这笔数据 的功能，收件人选择该 Email 字段，直接在 Ragic 回信给客户。

如果你们同时会处理寄到客服邮箱的各式询问，更可以用 Ragic 的客服邮件管理模块来集成各方信息。

客服邮件管理模块的设计可以让寄给特定邮箱的信，自动转成 Ragic 客服表单的一笔数据，且客服可以直接在表单右下角的邮件纪录中回信。

你可以将客服邮件管理模块的表单跟 SurveyCake 这边另一个管道的客服问卷串接，如此一来既能满足不同客户不同客服管道（问卷/信件往返）的需求，也能在后台自动化汇整结果、统一指派。