为了掌握状况、防止疫情在公司这种人群聚集的地方扩散，冲击营运，公司/组织可以从“访客”“员工”“物资”三面向着手做些控管，例如纪录体温、接触史调查、物资存量确认等。

（当然，某些情况下，你也可以鼓励员工远距上班，透过各种云工具把事情做好，例如：使用视频会议工具开会、用企业通信软件沟通、共用行事历确认彼此进程、善用共笔让工作顺畅、利用 Ragic 这样的云数据库平台共同管理订单/客户数据、指派任务...。这又是另一个议题了，有兴趣的话可以持续关注我们博客“云工作提案”这个归类。）

我们接触的客户中，已经有些公司采取了上述的其中几种措施，例如在业务约定拜访时间时，在 Email 中附上一份“访客防疫自我声明书”Word 檔，要求到访者填写、回传文件，一方面透过声明书的字说明让访客了解自身责任，另一方面万一未来真的出问题，也较好追责溯源。

不过，这样传来传去的 Word 字檔，对相关人员来说，可能是个额外的行政负担，寄的人要附文件、收文件、归檔，之后若有需要的话搜索文件、手动整理都要另外花费时间。而假如每天要搜集整理员工的健康/异常状况，或是要统计物资是否够用，用打印件或一般的文字处理软件纪录的话，搜集、统整这些散乱的信息也会相当耗时。

“在线表单工具”这时就会是协助您处理这类流程的好帮手，只要先制作好在线调查问卷/表格，在搜集信息时直接给对方网址请对方填表，就可以在系统后端一次看到不同人填写的信息概况（轻松切换列表页与表单页），不用 Email 寄来寄去，填答归檔一步到位。

Ragic 先前已经针对企业常用的防疫表单，制作了一组“企业防疫懒人包”范本，安装路径与说明请见此篇说明：免费一键安装“企业防疫懒人包”，迅速掌握访客、员工回报状态

除了我们已经制作好的表单，如果你已经是 Ragic 的订户、知道表单设计的大概原则，你还可以自行设计出更多应用，例如还能自动产出统计、图表，甚至透过数据库数据表可相连的特性，设置自动显示出相关信息（例如自动显示出今天请假的员工清单并快速查看这些员工近期的健康纪录、实时显示公司瓶装酒精的剩余库存量等），不需要手动一一将数据汇出另外在 Excel 上整理一次。

当疫情千变万化，每天都有新的注意事项时，通信软件上的各种纪录可能会被淹没，这时像 Ragic 这样的工具也能让你直接安装一张“公告栏”类型的表单，随时更新注意事项，让大家实时在计算机/手机上查看；每天可能有相应的新措施要开始，这时像 Ragic 这样弹性的数据库设计工具可以让你随时新增字段、调整字段、扩大设计，真正做到快速应变。

除了安装前面提到的“企业防疫懒人包”，你还可以自己设计哪些相关表单呢？以下是我们的提案。你可以点右方目录或下方链接分门别类查看，或者直接往下阅读也可以，多数案例附有在线范本，可以让你直接玩玩看使用的样子（但有些仍需要自己设计）。

访客控管：在线访客登记表（结合体温纪录）

员工控管：① 员工接触史调查、② 体温纪录、③ 隔离回报

物资控管：公司防疫资产管理

信息公告：抗疫公告栏

(一)访客控管：在线访客登记表（结合体温纪录）

我们的企业防疫懒人包范本中有提供访客防疫自我申告书。不过如果你是要请访客来访时，一起登记体温等实况的话，可以参阅以下自行设计的说明。

很多大公司或大楼都会规定访客进来要先登记信息、换证后才放行，这类访客登记表通常是传统的打印件，不容易保留长期纪录。另一方面，如果遇到特殊情况，例如需要量测访客体温时，打印件要增加字段、修改表格就不太方便。如果前台或大楼有计算机或平板，把访客登记表电子化其实也会简单又方便。

我们做了一张范例表单如下（表单网址在此，可新增测试数据来玩玩看）：

我自己填访客登记表的时候，最困扰的就是常常得找手机或时钟来看时间。这张演示表单的日期、时间字段都有套用默认值创建日期、创建时间，访客不用自己填写，可以方便一些。

这张表单只要简单创建几个字段就做好了，如果有需要的话，新增字段也很方便。

例如，总是有些访客拜访结束后，会忘了归还凭证，带着大楼门禁卡就扬长而去，因此对负责处理换证的人来说，假如有一个字段能让他勾选“是否归还凭证”对他来说可能会好一些，这时就可以加上这个打勾字段，有需要时还可以套用筛选条件来查看还没归还凭证的是谁。

假如今天因应疫情发展，大楼希望所有访客都要量体温且纪录体温，那一样可以轻松新增字段来纪录体温数字，甚至增加其他字段的纪录，例如这样：

(二)员工管控：员工接触史回报、体温回报、隔离纪录、异常率

① 员工疫区接触史回报

开工时，企业可以创建简单的 Ragic在线表单，调查员工最近 14 天的出国纪录、是否有上呼吸道症状等，以利随时掌握情形应变。

在新型病毒的感染机制仍在探索、疫情持续变化的情况下，需要调查/注意的信息（哪里算是“严重疫区”、“最近 XX 天”究竟应该是 14 天或是要改成 20 天、30 天）有可能随时需要变动，此时如果是请 IT 利用内部信息系统做的回报表单，要设置、要修改信息或规则时需要抢资源、要层层联络，很不方便，用 Ragic 的话，相关单元（例如人资）可以自己设计表单、进入表单设计模式直接调整，就会方便很多了。

这类表单最简单的范例可能像这样：点此查看“员工疫区接触史回报”范例表单

表单页（统一发放给员工填写的接口）：

列表页（查看所有员工回报的接口）：

你随时可以依据需求新增或减少字段、修改选项内容或设置让填写的人自行新增选项、修改问题内容等。举例来说，如果我想要更清楚的纪录员工近期每一次确切的出入境时间，或是如果我希望同一个员工最近这几个月的接触史不需要散落在不同的数据里，我可以把表单改成用“子表格”字段来记录出国史/疫区接触史，一笔数据可以纪录很多次不同的出入境纪录，像这样：

② 体温回报

在某些情况下，公司可能会需要员工每天进公司时量体温甚至逐日记录体温数字。此时如果有一张在线可用、手机可填写的体温回报表，既方便也可以免除打印件纪录不易查询/容易搞丢的问题。可以参阅这篇文章的教学来制作根据不同体温计精确算出是否异常的体温回报表。

如果不需要那么费工，例如量测仪器是统一的、或者不需要特别纪录正常值的话，也可以制作一张更简化版的表单。

③ 隔离纪录

如果公司有员工需要在家隔离，一方面这位员工有可能需要申请远距工作或直接请防疫隔离假，公司人资与部门主管对此必须有所掌握；另一方面，公司也有必要掌握隔离员工状况，当隔离员工进一步变成疑似或确诊病例时，能够更快因应。

这类的表单可以透过参阅/改造既有请假单来制作，简单版本的例如这样：

由于员工通常需要请假，依据法令有些状况雇主需要给薪、有些不用，有些需要特别处理（例如不扣全勤），这些部分属于人事考勤范围，因此假如你一开始就是在 Ragic 上管理请假信息的话，也可以直接将请假单表单弹性修改成有考量到“防疫隔离假”各种特殊规则的情况，然后在创建好假单之后，直接利用数据抛转的功能，把隔离假请假纪录的信息，抛转成个别员工的隔离纪录，这样既不用重复创建数据，也能依照不同需求有效管理不同信息。

进阶应用：筛选、特定条件醒目提示

创建了这些表单之后，你可以利用 Ragic 的数据库功能设置筛选并保存特定筛选条件来跟踪想注意的任何状况，例如体温回报异常的员工；某段时间到过某个国家的人；最近这段时间处于隔离状态的员工（可以进阶设置要筛选本周、本月的数据）。

你也可以选择不“筛选”，看到所有数据，但让某些特定的数据显得更醒目。例如，设置条件式格式让填写“没有症状”的人看不到下一题“若有，请选择症状”的题目以免误填，或是设置让有症状的数据以醒目的颜色提示出来；或是像前面体温表单一样，设置让体温异常的数据以特定颜色标记出来。

进阶应用：弹性调整、打印件打印

由于 Ragic 可以随时弹性调整表单的设计，以上的表单范本其实也没有“标准答案”，公司可以依据实际需求决定上面提到的接触史、体温、隔离等回报纪录要像前面建议的那样设计三张不同的表单，还是要统整成同一张表单；也可以依照需求临时新增或减少字段、调整规则。

如果希望这些表单可以打印出打印件来留檔或呈交出去，可以利用 Ragic 的汇出功能，看是汇出成 PDF 打印输出来、友好列印，或是把多笔数据引出成 Excel 都可以。

进阶应用：链接人事数据表

如果希望上述针对员工的各类回报纪录可以有一个一目瞭然的查看接口，例如在每一个员工数据底下，自动列出与他相关的体温回报纪录、接触史回报、隔离纪录等等，不用在不同表单中来回穿梭查看的话，可以另外创建一张员工数据表（类似这样或更简单的格式），并且在各种回报纪录表单上设计链接与加载，链接员工编号、加载员工信息，这样一来员工在登打回报表单时不用重复打个人信息，另一方面也可以回过头来在人事数据表上利用显示从其他表单的链接的功能，让各种回报表单自动显示在人事数据的下方，例如这样：

有需要的话，还可以新增一个指派字段把数据指派给员工，让他可以随时（有出差或有症状时）回来更新自己的数据、也可以只有员工自己看得到这笔数据。

进阶应用：报表统整或利用进阶设计方式自动汇整数据

如果员工人数众多，想有个自动汇整的报表，可以参阅 Ragic 的报表功能，或者进一步参阅此教学，利用多种功能搭配设计出您想要的自动汇整/结算功能。

随时盘点应变物资：公司防疫资产管理

随着全球疫情紧绷，重要的防疫物资如医疗用口罩、酒精也变得不易获取，对于餐饮业、服务业等需要高频率与人接触的行业来说，可能也需要掌握公司手边的物资库存量、确认是否还在安全库存水位。

Ragic 弹性的功能让你可以马上先创建一张基本的表单，记录每项物资的起始存量、进出纪录，进而自动计算出目前的库存量，好有个心理准备：物资是不是其实还够？该去哪里补货吗？这样基础的表单可能像这样：

点此进入范例表单链接，您可以在上面测试新增数据

这里有一些纪录编号、名称、单元、最初库存量、目前库存量的字段，其中最初库存量、目前库存量是数字字段以方便进行公式运算。

而物资的进出细项：每一次购买进来、发送出去的细部纪录，就放在子表格。这样，只要在“目前库存量”这个字段上套用 SUMIF等公式，例如上面例子中套的是这样的公式：

A4+SUMIF(C8,'增加',D8)-SUMIF(C8,'减少',D8)

意思为：此字段值会等于 A4 字段“最初库存量”+ C8“库存增或减”字段值为“增加”的数量总和 - C8“库存增或减”字段值为“减少”的数量总和。这样就可以自动根据进出量统计现在库存了。

如果你的组织比较大，例如采购物资会有采购单、或者需要分仓库保存物资，要分仓管理的话，这些物资管控其实就跟我们一般买卖业管商品库存的方法差不多，有分仓库的可以直接试用 Ragic 的库存管理模块，把品项名称等修改调整一下就可以用了；没有分仓库的可以尝试用类似简易进销存模块的逻辑来设计，把购入物资当作“采购”，发放或消耗物资当作“卖出”，修改表单即可。

还有更多特殊规则与需求的话，可以来信 support@ragic 详述你的规则让我们给你设计建议。

抗疫公告栏

如同前面所说，当疫情千变万化，每天都有新的注意事项时，通信软件上的各种纪录可能会被淹没，这时像 Ragic 这样的工具也能让你直接安装一张“公告栏”类型的表单，随时更新注意事项，让大家实时在计算机/手机上查看。你可以直接用我们的知识库范本来做这件事，或是自行设计类似的表单。

有需要的话，你还可以让员工下载 Ragic 的 app让数据更方便检视！

弹性变化：家庭、学校也能用

由于 Ragic 是一个非常弹性、可以自己定义所有字段与表单关联的工具，其实不只是企业抗疫，家庭、学校、社团组织也可以利用 Ragic 来设计这些表单工具协助自己管理。例如要确保家庭成员都有口罩可以用，就可以用前面演示的物资管理表来掌控库存状况。