对帐、整理新旧夹杂数据最好用： Ragic“汇入更新”功能 让计算机自动比对大批数据

你的工作需要去“比对”或“统整”两份（以上）数据——例如对帐（将汇款信息与交易纪录做比对）、或是统整客户数据（比对好几份联络数据新旧交杂的客户名单、留下完整且包含最新联络信息的名单）吗？

这模拟对与整理多份数据的过程，如果没有适当的工具（方法）辅助，光凭肉眼一笔一笔看、一笔一笔对，通常痛苦、无趣、容易出错。

正好，Ragic 的“汇入”功能有个设置（依据数据的独特值来更新旧数据），很多时候可以让我们活用来让计算机自动帮你比对数据、解决“人工比对数据”的苦恼。

如果你有这个需求，可以参阅我们以下的解说，看看能不能帮你省时间！

适用情境 / 方法举例

以下，我们直接举两个例子来说明怎样的情况、怎么使用 Ragic 的汇入功能，可以让计算机帮你完成一些自动化工作：

一、统整 / 定期更新旧数据

例如：手上有好几份“客户数据”Excel 工作表，编号 1 号工作表保存着公司从古到今几百笔客户的基本数据和联络信息，但有些联络信息已经过时了没更新；编号 2 号工作表保存着 2015 年到 2020 年新增的部分客户数据；编号 3 号工作表放的则是某位业务去年新拉到的客户，联络信息都是新的，但这些客户名单都没有在编号 1、2 号工作表里。

接到的任务是，要将编号 1、2、3 统整成一份完整名单且联络数据都更新到最新版。此时，人工用肉眼比对的话，可能就是以编号 1 的文件为基础，一笔一笔查看编号 2、3 的每一笔数据，有和编号 1 重复的客户就查看联络信息是否相同、是否要把新的联络信息更新到编号 1 文件；若找到编号 1 没建檔的客户数据，就新增到编号 1 文件里。一笔客户数据要查看三份文件，有几百笔、几千笔时就要比对超过几百几千次。

此时，如果这三份文件都有共同的“客户编号”，利用 Ragic，你就可以先用“汇入创建表单”的功能，先在 Ragic 创建一张客户数据表并汇入编号 1 的数据。

接着，将编号 2 的数据也设置汇入到客户数据表，汇入时“汇入更新原则”选择“更新旧数据：用来源的第一个字段当 Key 来比对应该更新 Ragic 上的哪一笔数据，如果对应不到才新增一笔新纪录”；汇入来源 Excel 表的第一个字段 -- Key 值字段，选择三份文件共有的“客户编号”。

这样，计算机就会自动帮你做原本应该要肉眼比对的事情，帮你把客户编号相同的数据做更新、原本没有此客户编号的数据新增上去。

接着，针对编号 3 的数据也重复操作一次一样的流程，原本繁琐易出错的工作就可以在十分钟内由计算机搞定了！

我们过去采访客户分享经验时，就有林务局员工分享用类似的方式，整理林务局辖下的地籍数据。

二、对帐

很多网拍商家会需要定期比对电商后台“订单信息”区块每一笔订单，与“金流（入帐）信息”区块每一笔明细的金额是否相符，以免平台算错帐款，但人工对帐方法只能把订单信息汇出成一张表、把金流信息汇出成另一张表，然后摊开两张表，根据两张表共同的编号（例如订单单号）一笔一笔查对。

如果使用 Ragic，此时就可以先在 Ragic 创建一张同时包含“订单信息”与“金流明细”字段的对帐表单，然后利用 Ragic 的汇入功能，先将订单信息汇入、接着再将金流明细以“更新旧数据”方式汇入（指定共同的编号如订单编号为 Key 值字段）。

此时，如果在这张 Ragic 表单上创建几个“对帐用”字段，套用公式去检核对帐表单上应该检核的字段是否相等（例如同样订单编号的 A3 字段“订单金额”应该要等于 A4 字段“汇款金额”，那么检核字段就套条件公式另 A3=A4 时回传“正确”，A3 不等于 A4 时回传“错误”），就可以直接透过检核字段的信息一目瞭然看到多笔数据的对帐结果。

根据这个原理，我们其实有以台湾网拍商家爱用的虾皮后台为基础，设计出一个让大家可以直接套用的快速范本 -- 电商对帐单（点此看介绍与详细说明）。以目前的虾皮后台来说，可以汇出来比对的订单信息就是虾皮后台的“我的订单”（内含订单编号字段），金流信息就是虾皮后台的“我的钱包”（内含交易信息字段，而这个交易信息字段其实是可以在“订单编号”上加几个固定字符串上生成的，因此我们的范本就是利用字符串公式让订单信息汇入时也生成“交易信息”字段值，再以“交易信息”为两张表单共同的 Key 值来做比对）

如果你的对帐需求不是在虾皮上、或是你有自己独特的需求的话，一样可以用类似的逻辑设计出你自己的对帐系统，让计算机帮你自动比对。

重要前提：要比对的数据，要共同包含一组“ Key 值”（独特值），没有的话要先创建

从前面举的例子里，你也许有发现，Ragic 之所以可以快速、自动化比对我们原本要机械化查看千万次的数据，关键在于我们有给计算机一个规则、一个比对的基准（不同数据共享的 Key 值字段）。

以客户数据整理的例子来说，在不同的文件里，每一个客户都有一个给定的“客户编号”能用来跨文件的辨认谁是谁；以对帐的例子来说，两份数据之所以可以比对帐目，是因为它们各自都有标注是从哪个订单编号来的。

假如你手边有三四份客户数据要统整，但它们完全没有共享的客户编号、客户名称也比对不出规则（例如有一个客户名称叫做立即科技、另一个客户名称叫做 Ragic，乍看不是同一家，但其实是同一家公司的中英文名），那计算机（信息系统）自然没办法帮你判断它们是不是同一家公司、进而就无法帮你自动比对。

因此，在让计算机系统帮你完成繁琐的比对流程前，如果不同数据没有共有的 Key 值，你还是得辛苦一点，先用人类的智能比对、确认一下！可以的话，帮这些数据加个独特值编号，以后要做这种事情就会方便多了。