（编单击：本文及电商对帐单范本的更新时间是 2024 年 1 月，如果日后虾皮改变成交手续费率和规则，可以参阅“范本调整方法”来进行调整。如果想参阅旧版文章，可见此链接。）

与“现场银货两讫”的实体店相比，电商出货后无法立即收到款项，使得卖家们比实体店更需要核对订单与实际收款情况是否相符，多了一层“对帐”流程。

然而，对电商卖家来说，“对帐”是件极为繁琐的苦差事，因为并不是所有商品“出货”到“收款”的时间间隔都相同，不同商品类型、不同货况、不同的物流管道、不同的买家付款时间，都会影响收款入帐时间。

而对小规模的电商卖家来说，“对帐”又是工作流程里最容易让人低估的一件事：跟行销宣传、订单整理、包货、寄货这些“不做就收不到钱”的核心工作相比，对帐好像最不痛不痒，总让人想忽略它；但，有经验的人就知道，错帐、对不到帐，甚至逾期未入帐有多困扰。

如果您也有以上这些问题，可以尝试以系统自动对帐替换人工对帐。以虾皮卖家为例，常见的人工对帐方式是将虾皮后台“我的销售”、“我的进帐”两个区块的信息分别汇出成两张 EXCEL 工作表后，用肉眼逐笔比对同一笔订单编号（交易明细）中“我的销售”与“我的进帐”金额是否相符、确认有没有该入帐但没入帐的订单，过程不仅繁琐、容易眼花出错，还非常花时间。

但若使用像 Ragic云数据库 这样的工具，只需要运用“汇入更新纪录”的小技巧，让系统依照两张表单共有的“交易明细”这个独特值，自动比对哪一个钱包入帐的金额属于哪一张订单，并显示是否有应入帐未入帐或金额错误的订单，就可以省去许多手动比对的功夫，省时省力。

Ragic 是一个接口跟 EXCEL、Google Sheet 很像，但功能更强大的数据管理工具，不用写任何程序，你就可以依照自身需求量身打造订单管理、对帐系统等工具。

为了演示怎么用 Ragic 省力地完成对帐需求，我们根据虾皮购物优选卖家的对帐需求，设计了一个对帐用的 Ragic 快速范本，只要套用这个范本，将虾皮订单和进帐报表两份 EXCEL 表单依照设计好的规则汇入，系统就会自动对帐。

以下，我们会分三个部分介绍与说明这个快速范本。

第一部分：我们会先展示这个范本的功能，也就是它包含了哪些“金额比对”的效果，主要有：标号有问题的订单、找出订单错误、入帐延迟或入帐金额错误。

第二部分：说明使用范本的方式（怎么安装 Ragic 快速范本、汇入数据来比对、有需要的话可以运用 Ragic 其他功能有效运用订单信息）。

第三部分：如果你是其他电商平台的厂商，也有类似的对帐需求，但逻辑跟这个快速范本不同，你其实完全可以根据自家流程和签约规定，修改范本来符合你的需求，或用类似的逻辑设计出你自己版本的对帐单。

一、范本功能：快速比对金额

列表页一览：标号有问题的订单

在 Ragic 中主要有两种表单页面，分别为表单页和列表页，列表页可以让我们一眼看到所有订单，而表单页则是用来纪录每张订单的细节。

套用范本并汇入数据后，列表页中会包含所有订单的状态，包含“是否已入帐”和“入帐金额是否正确”，有问题的订单能够以颜色做标号，例如“应入帐未入帐”的订单标为黄色，而“金额有误”的订单则标为红色。直接点击有问题的订单，就可以进入表单页查看细节。

表单页：找出订单错误

进入表单页后，在分隔线左边的区块是虾皮内的订单内容，包括订单编号、完成时间、手续费等，而分隔线右边则是在 Ragic 套用公式后，用来自动对帐的区块。

在虾皮中可以汇出订单和进帐报表两张表单，为了让系统可以比对这两张表单，我们需要找出一个独特值字段，用来比对进帐报表中的哪笔入帐属于哪笔订单。

和订单一样，进帐报表里面也有“订单编号”的字段，可以拿来当作独特值。在汇入进帐报表时，系统便会自动比对订单编号，当两者的值相符时，就能够知道哪笔入帐金额属于哪笔订单，进而审核金额是否正确。

应入帐未入帐＆入帐金额错误

若遇到有问题的订单，在表单页的右方对帐区，也会把自动计算出正确的金额和日期。例如订单已完成或超过鉴赏期，却迟迟未入帐，系统除了会标号“应入帐未入帐”，还会显示出原本预计的“最晚入帐日”；而当入帐金额有误时，则会显示“入帐金额错误”，同时计算出应收金额和入帐金额的差额。

另外为了预防虾皮原先提供的订单金额就是错误的，系统会根据订购商品的价格、抽成费率等，将订单金额、成交手续费、金流服务费，全部重新计算一次，并在订单金额错误时，将该笔订单的订购项目于下方的子表格中列出。

由于有设置条件式格式，若入帐金额正确，则会显示已入帐，并隐藏所有计算字段，即便金额有误，也只会显示数值错误的字段，浏览数据时才不会眼花撩乱，能一眼就抓出错误。

二、快速范本使用方法

前置操作：登记 Ragic 数据库

如果你已经有 Ragic 帐号，可以跳过这步骤。如果没有的话，参阅这里的说明到主页登记一个帐号。

套用快速范本

进入系统后，先新增一张表单，右方会退出快速范本的菜单，点选“电商对帐单”就可以啰！

汇入虾皮订单、入帐明细

首先从虾皮汇出订单和进帐报表，再进入Ragic，汇入刚才下载的快速范本中。在 Ragic 中汇入EXCEL的方式非常简单，接下来会带大家一步一步操作，也可以参阅字版的汇入与汇出教学。

汇入总共分成三个阶段，分别为订单信息、订购商品和进帐报表。第一次汇入时会需要做字段配对和基本设置，但只要第一次完成后保存汇入范本，未来汇入同样格式的文件时，就可以直接套用，不用从头设置。

第一阶段先汇入订单报表，选择“汇入到主表单”，由于虾皮汇出的报表中，有许多对帐时不需要的字段（如收件地址等），为了减少阅读上的困难，在 Ragic 的表单中并没有创建这些字段，因此汇入时对应字段会显示忽略是正常现象，不用特别调整。

而在汇入时，需要设置以下的字段互相对应，其他字段则可以设置为“忽略”：

在汇入数据覆盖原则中，记得勾选进阶设置的“填写字段默认值”和“重新计算所有公式”，系统才会带入手续费等字段值，并自动计算对帐区的所有公式。

第二阶段同样汇入订单报表，不过这次是选择“汇入到子表格：订购商品”（子表格汇入方式请参阅此文档），需要汇入的字段可以参阅下方的表格，其他的字段设置为忽略，“汇入数据覆盖原则”选取“更新旧数据”，然后一样勾选进阶设置的“填写字段默认值”和“重新计算所有公式”，并保存汇入范本。

最后一个阶段是汇入进帐报表，这张报表里面有 Summary 和 Income 两张工作表，要汇入的是 Income。汇入前需要先整理一下数据，将上方的字段及数据删除，包括卖家帐号、从（某时间）、到（某时间）、小计等，同时把下方表格中订单编号、钱包入帐金额、虾皮代付运费、虾皮入帐金额之外的字段删除，并把订单编号作为独特值，移到第一栏，可以参阅上图调整后的样式。

和第一阶段一样，这次选择“汇入到主表单”，汇入的字段对应如下方表格，“汇入数据覆盖原则”选择“更新旧数据”，然后勾选“填写字段默认值”和“重新计算所有公式”、保存汇入范本后，就完成啰！

进阶应用

列表页隐藏已撤销订单

我们可以将已撤销的订单隐藏起来，专注在需要对帐的订单上，套用固定筛选，就能固定筛掉已撤销的订单，将来打开列表页时，就能一目瞭然，马上看到有问题的订单。

未入帐提醒

除了自动对帐外，当订单已过鉴赏期却未入帐，Ragic 也会寄出提醒通知信，确保您能够及时掌握订单状态，而且这项服务不用额外写程序或付费，只要透过提醒搭配共通筛选功能就可以达成啰！

生成报表

Ragic 提供不同型态的报表，包括排行报表、数据透视、圆饼图等，光是一张虾皮对帐单，就可以产出不同的报表，以此作简单的分析，也可以自行修改报表样式，并下载为 PDF、友好列印等。将来如果增加更多表单、数据库变大之后，能做的事情又更多啰！

可以透过排行报表查看每个月的订单总额，评估当月的营收、行销策略是否奏效等，又或者透过数据仪表板查看每项商品的销量、哪个规格说明卖得最好，还可以统计顾客的付费习惯，如付款、送货方式等，来评估之后适合参加哪项活动、哪些付费方式可以暂时关闭，减少金流服务费的抽成。

三、自由调整范本：其他电商、对帐方式

若您不是虾皮购物的优选卖家，或者同时经营多个电商，也想使用 Ragic 来对帐，本段会进一步介绍这张表单的设计逻辑，让大家理解逻辑后，可以依照自身的需求去做调整。使用上有任何问题，欢迎提供你们的需求、表单等（如订单、对帐单），来信客服询问。

汇入汇出（找出独特值）

如前置码所说，系统需要一个独特值，来比对哪一笔入帐金额属于哪一张订单（如虾皮的交易明细可以和订单编号比对），因此在汇入不同EXCEL檔前，一定要找到一个独特值字段，否则汇入时，系统将会无从比对。

手续费、抽成%

表单中有设置字段默认值和套用公式，成交费率的字段默认值为 5.5%（非虾皮促销檔期内）。若是遇到活动期间有调涨手续费则需手动调整，例如在促销檔期内，订单手续费调涨为 6.5%，可以透过日期筛选，筛出所有活动期间的订单，并搭配大量修改的功能，将成交费率调整为 6.5%（2024/2/1 后调整为 7.5%）。

金流费率一般为 2%，若是使用信用卡、虾拼晚点付分期付款，会依不同期数有 3%、3.5% 的费率。因为订单报表也有“金流服务费率”的字段，直接汇入报表上的数据即可。若是不同平台，也可自行调整费率。

另外因为虾皮有设置单件商品售出金额最高为 $15,000，也就是超过一万五千元的商品，其成交手续费会以 $15,000 乘以成交费率，因此在订购商品区的“单项成交手续费试算”（H22 单元格）中，公式有设置条件公式。

IF(E22>15000,ROUND(15000*A14*D22),ROUND(F22*A14*D22))

若是未来虾皮改变单件商品售出最高金额的规则，例如改成 $10,000，只要将公式中的 15000 改成 10000 即可。

IF(E22>10000,ROUND(10000*A14*D22),ROUND(F22*A14*D22))

备注：关于虾皮成交手续费、金流服务费、促销檔期等等规范，请参阅这份文档。未来若有调整，也可以自行调整相关的公式和默认值。

鉴赏期不同

各家平台的鉴赏期有所不同，此篇以虾皮优选卖家为例，因此将鉴赏期设为：实际出货日＋平均物流寄送时间３天＋顾客取货７天＋优选鉴赏期天（因应疫情调整，原为７天）＋延长承诺３天。

＊由于虾皮汇出订单没有标明取货时间，故顾客取货期限以最长 7 天做计算。

其他电商卖家可视自身情况更改数字，若平台汇出的EXCEL表单中含有买家取货时间，则可以将公式改为取货日＋平台鉴赏期天数。

最晚入帐日不同

虾皮现在是订单完成当日就会拨款，而表单将最晚入帐日分成两种状况。第一是当完成日期有填写时（买家自行点选完成或系统自动完成订单）那么最晚入帐日就会是订单完成日，反之、则会带入鉴赏期限。关于虾皮钱包的入帐日，请参阅这份说明，未来有变动时也可以自行调整公式。

每个平台的对帐和入帐期限不同，例如是签约制的平台，可能固定每月同一天对帐，那就需要调整鉴赏期限所套用的公式，可以利用日期字段公式搭配条件公式来做到。

来试试吧！

如果你也有虾皮对帐的困扰，可以先下载快速范本，把手边有的订单和进帐报表都汇入，看看有哪些款项还没收到，又或者有哪笔订单的金额有误。一起登记 Ragic、开始免费使用吧！