MIT 气垫鞋 Dr.aiR 如何优化管理，将交期从 3 个月缩短到 2 周，带动订单回流？

组织名称	禾懋企业有限公司（Dr.aiR 3D 气垫鞋）
组织类型	鞋类制造、自有品牌
面临挑战	高度客制化接单生产新模式下，如何打造一条龙订单跟踪系统
导入效益	交期大幅缩短、不再错漏订单、产能与客服效率提升
选用方案	专业版
采用规模	15-20人小规模工厂，管理高度客制化气垫鞋季初货量可达上千双
应用类型	订单生产、进出货、客服到维修案件跟踪
爱用功能	多版本表单、手机 app、QR Code 扫码
使用频率	每天
最满意Ragic：	移动友善、低门槛高弹性、客服

“等你们出货，实在等太久了！”会议室里气氛紧绷，客户显然有备而来，摊开数据，就是一串抱怨：合作多少年了，董事长爱你们家的客制化气垫鞋，才会每个月都下几百双订单，但是你们平均三到五个月才交货，中间有时还做错、鞋子做到不见，业务负评不断......

这是大改造前的 Dr.aiR 日常：交期落后、订单漏做、订单做错、被客户追进度时一问三不知，工厂总是忙不过来、第一线客服销售人员却还是不断接到抱怨，不满的企业大客户甚至因此想结束合作。

气垫鞋界隐形冠军，为何遇上转型阵痛？

别误会了，即使在最混乱的时候，Dr. aiR 都不是什么质量不佳的鞋子品牌。相反地，Dr. aiR 说得上是“台湾之光”、台湾气垫鞋界的隐形冠军，它背后的禾懋企业有限公司是台湾最早的专业气垫制造商，创办人黄英俊手握专利技术受到外界肯定，黄英俊早期还曾担任知名运动鞋品牌 Nike 和Reebok 的技术顾问。（请参阅 Dr. air 站点介绍）

图：Dr. aiR 独特的客制化气垫鞋。

Dr. aiR 好穿的秘密有几项：首先，有别于主流运动鞋以“平面”为主的气垫技术，它的气垫是能“站”起来的，一体成型、立体 3D 的结构，让鞋底更能稳定支撑双脚、均散足部压力。

同时， Dr. aiR 的气垫技术也让它发展出独门的“100% 客制化”服务：看了客人的走路和步态姿势，下了步态参数后，就能立即帮手上鞋子的气垫打气，将气垫优化，符合这个人的需求。

“很多脚的问题常常是‘治标不治本’，我们会想去治拇指外翻、足底筋膜炎、脊椎侧弯这些问题，但这些问题其实都跟‘走路姿势’有关系。我们的做法，是透过气垫去调整鞋子，改变人走路重心并且修正步态。”黄英俊女儿、Dr. aiR 业务经理黄韵跟我们解释客制化调整气垫鞋的意义。

以“拇指外翻”为例，黄韵说，这是因为步态中心往前压迫且往内翻，重心压在拇指根部造成的。 Dr. aiR 能调整强化内侧支撑，让步态重心从前倾改为往后、改善步态重心往前压迫的状况，拇指压迫力一减少，身体启动自然修复，不少客人拇指肿胀和疼痛的问题得以改善。“大底就像一个房子的根基，从最底部的去做步态优化的调整，才可能动态调整步态的稳定。”

这样神奇、动态周期的“疗效”，正是大客户爱上 Dr. aiR 的原因：董事长穿了他们家客制化的气垫鞋，不但能走能跑，已经回不去穿其他的鞋子了。

“委外”转“自制”，交货、追订单成了大挑战

然而，在独门技术、客制化贴心服务的背后， Dr. aiR 一直为生产端的库存管理所苦。

早期 Dr. aiR 是“委外制造”模式：核心关键的气垫大底由自家工厂制作，鞋身外包给其他鞋厂做好后，拿回来与大底贴合、做出鞋子成品。客人下订时，就从库存中找出对应尺码、帮加购客制化服务的客人调整气垫参数后出货。

但委外模式得满足供应商要求的最小订购量，对禾懋这样规模不大的公司而言，不但制作报价被刁难，库存囤积压力大、也难完全掌握质量，于是，两年前黄英俊拍板改成“全自制、接单生产”模式，客人下订后，依需求裁布、转印指定花色到鞋面、车缝、配对、大底贴合、调整再出货，过程全由自家一手包，对库存和客制质量掌控力更高。

图为 Dr. aiR 的订购流程图。

“其实我们（原本）是气垫工厂，不是鞋厂，我们本来是不会做鞋的。”黄韵说。这样的转变，等于把旧生产模式砍掉重练，从原本单纯制造气垫，变成要做整双鞋；流程从原本“批次生产再销售”，转换成完全的“客制化接单生产”。危机就是转机，Dr.aiR才能完整开发属于自己的客制化气垫鞋。

转型过程免不了痛苦摸索，生产制造不断尝试创新和量产，其中问题，就是大客户开会时指出的“货交不出来”。

“我们接单内容是极端的，订单一张就可以做，每双鞋不只鞋面转印、步态调整都可以做客制化，同样一百双鞋子，我们每双鞋子都有客户的名字，需求各自不同。产线不大却要兼顾质、量和效率，又要随时预备回覆制作进度，这是多重的生产挑战。”黄韵说。

因此，采用客订接单新模式后，要有能力掌控“这张单现在落在哪个生产环节”，才能有效跟踪进度，但过去批量生产没这需求、没有配套的管理系统，导致转型期的混乱。

“我们有订单纪录，但订单进工厂到出货之前，中间跑到哪个环节，都不知道。有发生过已经下单两个月、客人都打来骂，我们还是不知道进度，得打电话去工厂问。...很有可能最后发现订单根本没做、或做坏了工厂却没回报，鞋子就丢在那，整个订单没有动。”

也曾有一批 30 多双鞋子明明要验收了，硬生生就不见了，找工厂的人都说“之前生产确实有这些鞋啊！明明看到过！”但翻遍工厂就是找不到，大家两手一摊，每个人都推入说不知道。

套装 ERP 太贵、Excel 不适合，找到第三条路：Ragic

身为第二代的黄韵想着手改善问题，第一步就是要找到合适的订单管理工具。禾懋已有一套采用十多年、业界知名的套装 ERP 系统，能纪录顾客数据、销售纪录、管库存数量，但买的是最阳春的版本，没办法做到每张订单从确认、进工厂到出货的每个环节都一条龙跟踪。如果为了转型需求，采购进阶版本或做系统客制化，又太复杂、太贵了。

当时连 ERP 公司的人也建议他们：“你们规模不大，要省钱就用 Excel 纪录一下就好了。”但黄韵认为，公司规模虽然不大，但也有数百甚至上千笔订单要顾，且要能动态跟踪，“我想做的事没办法用 Excel 做到！”

“有没有跟 Excel 类似、但更合适的数码工具？”2019 年 3 月，黄韵在网络上搜索关键字时，注意到 Ragic 企业云数据库这个“外表像 Excel、实际上背后是数据库”的工具，不用写程序、不需要信息背景，就能帮公司量身打造系统，有许多客制化接单模式的企业导入案例，马上决定试试看。

刚学习 Ragic 时，黄韵并没有贸然大改公司流程，而是先透过电话了解南投工厂人员需求，尝试将自家订单信息汇入 Ragic，初步设计表单。接着一整年，黄韵就在学习 Ragic、访谈工厂、思考流程中逐渐成长。

“我非常佩服你们的客服，在过去一整年的时间，你们的客服非常有效率、而且非常有效，你们把我从完全不懂数据库的人，训练成我可以设计我想要的表单。”

黄韵说，学习 Ragic 的第一年，让她创建了“数据库思考”的方法。原本主攻业务、企划，有点抗拒回南投看工厂运作的她，总觉得“看了能干嘛？又看不懂，也不知道怎么修正”。但 Ragic 带她创建了新的思考模式，进工厂时也带着数据库的视角，会时时想着：这样的生产环节顺畅吗？可以怎么跟数据库结合？

三个月大幅改善流程，让客户改观、订单翻盘

今年二月中，一直在台北办公室的黄韵，开始北中跑的回南投工厂“蹲点”，并且正式导入 Ragic：除了要同仁确实输入每笔订单数据，力保数据库内容正确一致，并亲自进入工厂参与生产，并要求工厂端配合使用Ragic系统。

黄韵说，当时压力非常大，不只交货期拖延和商品质量打击公司士气，更不确定要导入的新工作方法，会不会让工厂操作更延宕？文组出身的自己，到底有没有办法用这种没前例可循的方法，对症下药解决公司难题？正式导入后三个月，这些疑虑就消散了。

“本来在我回去之前，积欠了大概上百双、快千双的订单出不来。我们不只赶在三个月左右把这些货出来了，第三个月时，我们就开始能做到用手机扫 Qr Code 去控管每一笔订单的流程。”

场景拉回开头大客户抱怨拖欠订单的会议现场，本来对方拿着统计报告指责公司出货拖延、质量有问题，但是因为黄韵已经回到南投正式导入 Ragic ，她看到系统集成运作后的成效，她胸有成竹的知道客户这些抱怨，其实都已经被解决了。

“我后来跟他报告说，在今年二月前，我们确实很惨，如今却用新的数据库处理，一切就不一样，你们同样的数量，我们两个礼拜就能出完了。我解释完，他们听了整个就改观了。”

黄韵说，大客户原本打算直接停掉所有合作，但听了她的解释，对方隔周还派人来禾懋办公室看实况，“他听了我们的报告后知道 Dr.aiR 不但订单管理进入轨道，而且供货稳定、生产流程透明，我还可以开数据库教他们的客服看我们的系统，随时看得到每一双鞋的进度”，当下改成“停一个月就好”。现在，双方不但重启合作，而且各区业务也远端使用Ragic系统查询订单，或提出订单修正的申请。

黄韵说，爸爸原本不赞成在既有 ERP 之外，导入别的系统，但他亲眼见证短时间咸鱼翻身的过程，“整个就是大翻盘，老板就没话讲啦！非常开心，觉得这次回来真的帮了大忙。”

“产能问题”原来是管理问题！

黄韵说，今年正式导入 Ragic 后，不只没有再掉过鞋，过去要两、三个月才能出完的货，同样的数量，只要备料充足，大概两个多礼拜就可以出完了。

“不能如期交货，我们以前一直以为是产能出问题，觉得产能不够、一直找人。现在才知道，原来从头到尾都是管理出了问题！”黄韵说，以前觉得产能不够、需要一直找人，但事实证明，用了 Ragic 之后，之前十个人才能做出的产能，现在七个人就可以了。

黄韵的体悟是：如果不能把做的事情数码化、数据化管理，或是用数据库去运行的话，很难做大，因为效率就低了。找到对的工具、用对的方式管理流程，规模才有机会放大。何况在新科技发展快速的现代，工具导入的成本都相较低廉，要善用科技做新事。

Dr. aiR 用 Ragic 做了什么？

黄韵利用 Ragic 的多版本表单、条形码 QR Code、手机 app 等功能，搭配 Ragic 生产管理模块的部分功能（展开 BOM 表），设计出符合自家需求、且公司每一位成员都能顺畅使用的订单跟踪管理系统。

以下列举一些 Dr. aiR 的 Ragic 设计、运用心法：

（一）多版本表单，让每双鞋下单到生产都能一条龙跟踪

常见的“先制造再销售”的规格说明化商品，在管理订单与库存时，通常只要纪录每个规格说明有哪些库存量，订单出货时扣库存即可，不需要细到去纪录“每一个商品”的信息。

但客制化订制的商品不同，每笔订单都是独一无二、不容错漏，必须能跟踪每一张订单个别的生产进度。Dr. aiR 利用“多版本工作表”数据相连但可做不同设置的特性，将工单依照厂内操作需求、查核需求，区分成“工厂流程查核”、“进出货”、“订单进度查询”、“手机专用版”等不同组多版本表单，这样进出货纪录、生产纪录、主管查核、相关人员查货等都不用挤在一张表单眼花撩乱，可以分开处理，但仍然享有信息同步的优点（其中一个版本更新纪录时，其他版本也会同步）。

这样，只要“工单”上的生产进度实时更新，相关人员有需要时进系统查询，就能知道订单“跑到哪”，达到一条龙的跟踪。（至于怎么让所有人员在进货、出货、做完每个制程后，都能实时、一笔一笔地更新工单相关进度？后面的段落会有详细说明。）

（二）生产管理模块“展开 BOM 表”功能，解决物料计算问题

每双鞋子都要根据订制的信息，计算所需要的物料数量，但过去产线人员可能是用手算或 Excel 拉，常有错漏。黄韵开始研究 Ragic 时，产线的小姐就问：“经理，有什么方式可以让我不用手动去计算？”

黄韵最后套用了 Ragic 的生产管理模块范本再微调，利用工单中“展开 BOM 表”的功能，让每双鞋子需要的料件能一键计算出来，自动化流程减少麻烦、不怕算错。

生产管理范本模块“展开 BOM 表”示意图，画面中的表单设计与数据为范本设计、范例数据，仅为展示效果，非 Dr. aiR 实际画面。

此外，依照需求搭配报表设计，让本来要手动计算和做EXCEL表格的捡货表、工单配件一览表等工厂操作表单，只要输入送单日期就能产出，降低人力计算的出错率，“而且若是报表内容有错误，一切都可追查和立即修正。”

（三）QR Code 便利移动使用、低操作门槛让长辈也没障碍

怎么让工厂里所有人员在做完每件事后，都能实时、一笔一笔地更新工单的相关进度？怎么让对数码科技不熟的资深员工也能善用系统，有效回报信息？

黄韵的做法是，尽可能简化现场人员更新信息的步骤，搭配操作难度比计算机低得多、可以在工厂带着跑的“手机”，让“回报生产进度”这件事，不用填一堆数据，只要“扫 QR Code”+“点选日期”两步骤就搞定。这个方式，让年过六十的现场人员也能轻松上手、养成习惯。

一开始设计 Ragic 表单时，黄韵就考虑到，如果要透过现场人员回报进度来掌握全局，流程必须简便。正式导入 Ragic 第三个月后，Dr. aiR 每双鞋子的专属订单数据，都会利用 Ragic 的生成条形码与报表功能自动生成对应的“标签单”，上面包含鞋子的 QR Code（订单编号）、鞋型、型号、材质、尺码等，鞋子送进工厂制作时，标签单打印输出贴在鞋身上，人在工厂时，就能用 Ragic 的手机 app，打开要查看的表单，扫标签单上的 QR Code 来查看目前进度、更新进度、核销订单。

图：手机扫 QR Code 让工厂管理更方便。

以生产进度更新来说，黄韵先设计了一张手机更新生产进度的专属表单，这是订单/工单的多版本表单，但字段简单，除了订单编号和必要信息，就只有“工单状态”和几个纪录制程阶段运行日期的字段（如鞋面车工、大底贴合日期等）。

接着，她找了旧的智能型手机，里面只安装 Ragic 的 app，交给资深员工：“李组长，这个 app 单击下去，开这个表单，订单跑到这边的时候， QR Code 扫一下，输入日期，这样就好了。”

实际操作图。

黄韵说，李组长本来抗拒、以为很难，但因为真的只有“扫、点选日期”两步，实际上她只教了不到十分钟，他就学会了。习惯后，黄韵就接着鼓励对方在生产进度卡关时，把过往需要口头回报的进度落后原因，直接打在表单的“备注栏”：“你会打字、会玩 LINE 嘛！就这样打几个字，‘欠气垫’，就可以了！”

另一方面，手机 app 也让信息随处可查。过去得在计算机上查完、再跑来工厂核对信息，现在只要拿着手机到工厂扫条形码，就能核销订单、盘点、出货，不用两地跑来跑去。

黄韵说，能够支持手机操作的数码工具，是推入动整个公司流程改造的大功臣，因为唯有不以桌机为模式去思考，而是以手机为模式来思考，才能让不同年龄层的人都能适应公司转型、操作改变的流程。现在，公司每一个人每天都离不开 Ragic。

“更重要的，我们正在做的这些事情，除了Ragic帐户是额外购买外，手机、标签机都是既有的，我们用旧设备却做创新的事情，真正CP值很高！”

（四）随时随地查进度，再也不用电话信件满天飞

有了能动态展示订单进度的系统，现在第一线客服、门市销售人员遇到客户询问，不用再打电话、跑到工厂询问进度，只要开计算机、开手机 app 查订单编号或姓名，十秒钟就可以回报订单做到哪、发生了什么事。

Dr. aiR 也将这个系统直接开放给外部企业客户（合作厂商），用 Ragic 替换过去电话、Email、Excel 夹檔满天飞的状况，减少订单版本过多、来回沟通失误的机会。

除了被动响应提问，主动综览全局也更轻松，只要在工厂进度查核表单看到有订单超过一个礼拜日期没有进度，就可以远在客人抱怨之前，主动跟踪出异常、卡关原因；身为忙碌的主管层次，黄韵也喜欢用 Ragic 的手机 app 随时查数据、人在哪里都能掌握情况。

（五）利用 Ragic 的高弹性、扩大性，随时优化设计、新增应用

黄韵说，导入 Ragic 见效之后，就会想用 Ragic 表单做更多事。比如说，现在对订单掌握度提高了，就会进一步希望优化“客户数据管理”，最好能让客户信息与现在已统整成一条龙的订单、工单信息串连。同时，产能稳定、员工习惯稳定后，也希望继续调整数据库设计，让工作流程更简化、更明确，更多数据管理（如良率计算），希望在同样的员工数量下达到更高产能、更高管理效能。

此时，Ragic “高弹性、高扩大性”的优点就显露出来，只要确认好需求、想好新体系结构，小调整随时可以动手，大修改也不需要经过漫长无止尽的报价与评估，可以不断迭代优化体系结构。

“我们数据库设计的过程，不是一步到位，有点像盖高速公路一样，这边加一点那边加一点，有时整个表单砍掉重练，还好有表单拷贝功能，数据不会因此都不见。”黄韵说，“光是设计过和淘汰的表单，一年内就不知道有多少，但是一切的建置是为了有更完善的订单管理流程，让我们处理 B2C 和 B2B 的订单、客服和生产等事情都有系统性的连串、集成和运行。”

管理层自己跳下来，效果才好

黄韵说，学习、导入 Ragic 一年多之后，她深刻体悟到，只有实际负责公司营运的人，跳下来实际操作和思考，才能够设计一套真正符合所需的数据库。

因为不是科班出身，刚开始查找数码工具的时候，黄韵曾经想直接花钱找个顾问，让顾问帮忙设计、搞定所有问题。但当她真的进入工厂去做鞋、处理气垫、进出货，在工厂跑来跑去，她才发现：“没有一个人可以替换你的位置，因为没有一个人能够像你一样，花时间了解你自己的工作在做什么，你的产业在做什么，你的技术在哪里。”

“公司的负责人在数码转型是很核心的关键。你要是把这样的责任委托给其他人，公司转型的路会很长，它的时间不会那么快。但当相关负责的人跳进来、过程才会比较短、回报才会是巨大、且可以预期的。”

因为主要负责人的角色，有够高的位置，可以让办公室、工厂人员协力配合新流程，能把因为身份导致沟通时间和效率拉长的间隔缩短，并在短期内快速测试、修正、优化。脱胎换骨的 Dr. aiR ，未来还有无限可能。