轻松排桌次：轻量版婚宴管理表单设计教学（完全免费/支持 App）

前言

如果你是准备筹备婚礼的新人，你应该知道婚礼可以让人烦心、考验感情的事情实在太多了，如果有工具能帮助减少一些琐事，日子会好过一点。

我们的平台—— Ragic 云数据库，就是一个让人可以在在线管理数据、设计数据管理表单的工具，其实很适合用来管理婚礼筹备的各种数据，以及排桌次。我们的应用商店也有一个设计好的“婚礼筹划”范本模块，里面有一整组设计好的表单，包括邀请函、宾客总表、桌次表、待办事项与准备清单等，让大家免费安装、使用。

不过，这组现成的范本表单有个限制，那就是如果没有升级付费版，不太能自己修改设计，包括调整图片，对于预算有限的新人来说，有些顾虑。另外，如果想要自己调整的字段非常多的话，“自己从头设计表单”也可能比“安装现成范本再修改”方便。

如果你是这种状况，其实不用马上跟 Ragic 说 Bye Bye，因为 Ragic 不只提供“免费的范本模块”，使用完全免费的帐号，你其实还可以做更多事，例如自己 DIY 设计、创建三张（以下）表单。

这意思是，如果你想试试用 Ragic 排桌次、管理宾客名单有兴趣，想要免费又更有弹性，你其实也可以选择从头开始自己设计创建三张表单（而非直接套用范本）来管理这整个流程。这过程并不难！其实跟你在 Google Sheet、Excel 上创建表格的方式很像，改用 Ragic 创建这些表格、再用内置的的链接工具把有关联的字段拉在一起，你就完成一个信息可以轻松同步的“数据库”了。

来试试看吧！以下就以“邀请宾客、统计宾客名单、排桌次”流程为例，说明怎么从头开始简单设计出你想要的“轻量版”婚礼表单。

前置操作：登记申请 Ragic 数据库

如果你已经有 Ragic 帐号，可以跳过这步骤。如果没有的话，参阅这里的说明到主页登记一个帐号（不用到应用商店安装模块）。

一、创建宾客统计表

不管你要请五桌还是五十桌，第一件事应该要做个清单，把各方亲友列出来，盘点一下谁该邀谁不该邀、怎么邀、数数人数。如果从这一步就不要把清单写在纸上，直接用电子表格列出来，后续会方便多了。在 Ragic 上创建表单的方式非常简单，可以看这段不到五分钟的短片：

也可以参阅字版的创建表单教学。

任何你觉得必要、需要列出来纪录的字段：例如基本数据 - 姓名、和新人的关系（是新娘同学还是新郎家邻居）、联络信息；邀请状态管理 - 是否邀请、是否回覆、是否出席；乃至于更进一步的一些进度管理，例如这个人是否要送饼、是否已给饼...都可以在表单上打字创建出来。

没头绪的话，你可以看看范本模块中宾客总表的样子，参阅它有哪些字段，不过完全不需要全盘沿用，只要拿你要的就好，自己设计的表单最大的优点就是可以 100% 客制化。

不过，为了数据管理上的方便，强烈建议你要创建一个“宾客编号”的流水号字段，字段种类可设置成自动生成字段值让它自动产流水号。有个不重复编号，之后找数据管理数据都会比较方便，也不担心宾客撞名的困扰。

另外几个小诀窍：亲友团归类（和新人的关系）可设为从菜单选择字段，其他很多状态管理字段设成打勾字段很方便。

汇入数据

如果你已经有一张类似这样的 Excel、Google Sheet，不用砍掉重练，可以将它汇入 Ragic。

搭配 App，出门在外/婚宴现场随时更新状态

Ragic 有搭配的 App 可以使用，你可以透过 App 在外面检视你已经创建好的宾客表单并更新状态，实际宴客时，把你的招待加入到数据库成为用户，他们就不用带打印件，可以透过 App 直接更新信息 & 多人共用表单，像这样：

计算机、手机、平板都能用，数据同步云更新，要直接拿来当电子礼金簿也没问题，省去反覆拷贝宾客数据的力气，未来要查找纪录也方便。

其他进阶设计灵感

如果有些宾客需要寄送 Email 邀约，你可以直接透过这张宾客表单来寄信，信件纪录统合在数据中、对方回信时可以设置收到通知，有需要的话还可以设置信件范本。

一样可以创建很多筛选条件（可参阅这里的说明），这些筛选条件在 App 上依样可以用，可以更快找到对应的宾客信息。

二、设计在线邀请函

现在大家很流行用 Google 表单或其他在线表单工具发送在线邀请函，不过其实 Ragic 的表单也可以直接扮演在线邀请函的角色，只要将创建好的邀请函表单网址提供给对方就可以了。

方法为：在已经创建好的宾客表单上，进入设计模式选“表单工具”>“多版本工作表”，维持默认勾选“新表单的数据与源表单链接”，用这个方式来创建一张与宾客表单连动的多版本表单之后，再来大动工，把这张多版本表单修改成“邀请函”的格式：保留宾客姓名、与新人关系、联络信息、是否出席等需要对方填答、和宾客表单共享的字段，有需要的话可以改变它们的字段名称（例如改成问句）以符合需求，其他不需要被填答者看到的字段例如桌次等则可以隐藏。

表单样式也可以大幅度调整，可以利用描述字段和主题样式、字体调整设置等等来美化这张在线邀请函，利用 bbcode 插入图片的方式（相关说明见此）放上邀请函的图片、利用描述字段写上邀请函的主题字。

也可以选择用 Ragic 的内嵌表单功能来美化邀请函，透过“上载横幅”功能上载图檔，就不需要像范本的设计这样，动用 bbcode 句法来插入图片 。

当然也可以跟 Google 表单的邀请函集成

如果你仍然偏好使用其他家的在线表单服务来发送邀请函，只是想要用 Ragic 排桌次和管进度（个人觉得这是 Ragic 较有优势的地方），那么其实也没问题，这些在线表单的填答结果通常可以统整汇出成一份 csv 檔或 Excel 檔，把这份文件汇入到 Ragic 的宾客管理表单就可以了。

三、创建桌次表、与宾客统计表链接

你很有可能需要另一张表单，列出所有宴客桌次，记录这桌排了哪些人、那桌有哪些人、这桌还有多少空缺，以便进一步自己初步的安排是否合理、方便估计桌数。

这时，可以再创建一张“桌次表”，一开始没有灵感的话简单创建两个字段就好，先把预计有的桌号填入：

接着，你就可以利用 Ragic 的另一个简单好用的功能：链接与加载，将“桌次表”跟“宾客统计表”链接。方法很简单，你的宾客统计表上可能已经有一个“桌次”字段，用来自由填上你希望这位宾客归属的桌号，此时进入设计模式，打开表单工具 > 链接与加载，在“链接管理工具”中把左边“宾客统计表”的“桌次”字段和“桌次表”表单中的“桌号”字段连在一起就好。

连好之后，桌次表上的每一笔数据，都像是宾客统计表“桌次”菜单中的一个选项，只要先创建好选项（= 在桌次表上把桌号数据都新增好，桌号不要重复），之后在宾客统计表上可以直接点选对应的桌号来分派。

链接创建的好处是，创建之后，在“桌次表”上，你就可以利用一个更方便的功能，在桌次表上自动显示出“有哪些人被分派到这一桌”，不用人工比对、拷贝贴上、临时修改时不用担心数据没同步有错误。

这个功能叫做显示从其他表单的链接，只要在桌次表上进入设计模式，到表单工具 > 显示从其他表单的链接，选“宾客统计表”，把相关字段拉进桌次表里就可以了，像这样：

可以像上图一样，自由新增你想要的字段、套用公式来加总人数等等。

如果不希望多一张表单，也可以把“桌次”建成选项就好

如果希望尽量简单就好，那你也可以把宾客统计表的“桌次”创建成比较单纯的从菜单选择字段，把所有桌次当成选项来选，然后在宾客表单上利用字段首部筛选等方法目视看出有多少数据：

或是透过报表功能来看每一桌有多少人，也可以。

来试试吧！

本次教学也有在线演示表单让你参阅查看。

包含宾客总表、邀请函、桌次表三张表单的版本请参阅：

2020 简单版婚宴管理表单

只有宾客总表、邀请函两张表单的超级轻量版本请参阅：

两张表单简单版

你想要的话，当然可以更简单，只要一张“宾客总表”也行，一样可以移动管理宾客邀请状态、当礼金簿、记录送帖送饼现况。

有遇到任何疑问，都欢迎来信 support@ragic.com 跟我们讨论！