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逃离恶梦
关于 Ragic
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“原本的 ERP 系统是单机版、要修改客制化的话就要另外付几万块写程序。而 Ragic 是云数据库，使用方便，......专业版新增表单也不会再加钱。”
“只有公司运作的运行者最知道自己要分析的内容......这个系统让我们没有程序背景的人员可以自己编辑，一边使用一边就会知道要怎么调整，才可以直觉简单。我现在只要有了新想法，只要花 3 到 5 分钟就能做出一张 Ragic 表单，......现在什么都想用 Ragic 做！””
| 组织名称 | 铁匠金属  |
| 组织类型 | 金属板材加工 |
| 面临挑战 | 少量多样客制化，质量要求高、细节多 |
| 导入效益 | 报价成本试算效率增加、知识传承数码化 |
| 选用方案 | 专业版 |
| 采用规模 | 管理 40 人工厂、数十项制程、无数客制化商品细节 |
| 应用类型 | 报价、成本分析、厂内知识管理与传承 |
| 爱用功能 | 链接与加载、多版本表单、显示从其他表单的链接、子表格生成新表单 |
| 使用频率 | 每天 |
| 最满意Ragic： | 云、低门槛高弹性，自己帮自己客制化；强大的链接比对功能、一个平台串接所有流程的潜能 |
铁皮屋工厂里，机器此起彼落发出声音，有的以不同角度弯折片状的金属，有的在它上压出各种形状与孔洞，激光切割机不时冒出小火花；另一角，师傅操作着砂带机修整产品边角。出了工厂，这些材料有的会变成科技产品的金属机架，有的会化身为纤细小巧的蝴蝶磁铁、芭蕾舞伶造型叉，细腻的线条透露出师傅的功力。
这里是“铁匠金属”，是老工匠夏成春与儿子夏子翔经营的 40 人中规模金属加工厂，做的是少量多样的客制化金属工件。工厂成立二十多年，挺过产业无数风浪。
“我们这类的工厂，在北部算是非常多，其实很容易遇到价格的竞争，”夏子翔一语道出这一行的难处。不过，铁匠金属自有突围之道：“有比较高难度、高质量要求的客户，能够接受比较高的价格，所以，这几年公司专攻这部分。”
这些“高质量要求”，包含外行人想不到的诸多细节。金属加工产业的许多制程，乍看简单，其实却藏着许多专业眉角，板材折弯的顺序、激光切割功率的调整，都有赖师傅的宝贵经验。另一方面，客户的要求也可能极细，包括产品的表面不能超过几道刮伤、烤漆色差不能超过某个数值等，样样都不容易。
身为成立二十多年的工厂，铁匠金属有经验老道的师傅、有能力应付高质量客户的需求。但夏子翔知道这样并不够，他希望这个竞争力保持稳定，即使新血加入也不变质。
传统工厂要把知识传承到新一代，重点是看师傅愿不愿意教、新一代的吸收能力够不够，这样的方式变量太多，新人撑不过就容易阵亡。
“我希望可以做到把老师傅的经验技术准确的传承，让其他年轻一辈的人才可以完整的接收，最重要的是可以使用一个系统完整的记录起来，不流于文档化。能做到这样，那工厂的管理就不是靠人，而是靠一个系统操作。”夏子翔认为，有系统的知识传承可以确保质量稳定，从而维持公司的竞争力。
另一方面，不只有师傅在制作时需要顾及诸多细节，负责报价、谈订单的业务人员，面对的也不是简单的任务，报价时必须考量各面向来做成本分析，包括：根据拆解出来的材料与制程，分项估算加工成本、加总、考量可能的损耗范围后，判断客户接受度、抓出利润率，最后才推入导出该报给客户的价格。
铁匠金属已经有一套使用约七、八年的 ERP 信息系统，这套系统是专门针对金属加工产业打造的，平常制作报价单、工单没有问题，但并没有特别包含制程知识管理的部分，系统内置的的“成本分析”逻辑也和公司的实际需求不太符合，如果要做到夏子翔理想中的模式，就需要在每年十几万的维护费之外，另外付出客制化修改的费用。
“我们请厂商报价过蛮多次，一次费用虽然只是几万块，但是每改一次都要几万块，累积下来其实也很可观，会觉得这个钱要不要花？需要思考。”
夏子翔一直在查找一个 ERP 以外，可用于公司统筹管理的工具。他认为这样的工具有几个必要条件：首先要是“云管理”，方便在任何地方查看，不用被绑在计算机旁；同时，要可以稳定、直觉地使用；最后，要可以弹性规划设计，最好是不需要经过厂商或 MIS 人员，公司员工凭自己的力量就可以建构表单。
最后一个条件并不容易达成，但夏子翔某次查找库存管理工具时，意外注意到 Ragic，发现这可能就是他查找已久的系统。由于 Ragic 有免费版可以直接登记使用，夏子翔先利用免费版，简单地记录一些产品的规格说明，也安装了一些 Ragic 内置的的免费范本模块来研究逻辑。
随着时间过去，他摸索出各种新的用法，发现许多原本 ERP 系统中没有，需要花大钱客制、且 Excel 管理起来也不太方便的需求，原来可以用 Ragic 做到，而且搭配各种 Ragic 的各种“链接工具”，就能交叉比对各种数据。
“深入了解链接工具的逻辑需要一些时间，但搞懂了之后，我现在只要有了新想法，只要花 3 到 5 分钟就能做出一张 Ragic 表单，很方便。”“我现在什么都想用 Ragic 做！”
夏子翔打开“铁匠金属”的 Ragic 数据库页面，里面已经有好多分门别类的页签、表单。我们把他分享的内容，分成“报价”、“成本计算”、“制程知识”三面向来说。
在讲“报价单”之前，需要先说明铁匠金属的另一家关系企业。为了加速转型升级，铁匠金属除了致力提高代工质量，也成立了以品牌为导向的新设计公司“钣研精工”，自创品牌“Desk+1”，从设计到生产一手包，专做金属类的设计小物。这些小物除了直接铺货到各大消费端通路，也开放企业订制客制化礼品，需要依照制作量估算成本、制作报价单。
由于是新事业，钣研精工并不像铁匠金属有 ERP 系统的报价单可以用。过去，钣研精工是用非常“手工业”的方式，在 Excel 上制作报价单。
夏子翔说，他们会先开一个 Excel 工作表制作“报价单范本”，内含格式与常见的商品品项、价格，之后每次有报价需求，就新开一个工作表、把范本拷贝贴过去，然后再根据实际情形删除不需要的品项、有时也要另外从其他工作表“产品”数据中找出数据拷贝贴过来；最后还要依照排版需求，手动调整字段格式后，再引出给客户。
这样辛辛苦苦制作出来的报价单，其实只有“排版”功能，因此之后如果需要分析数据，例如比对同个客户的报价、计算某个时期的报价数据，其实都得再经历一次拷贝贴上的过程。
Excel 数据还有散落各处、版本不统一的问题。一样的数据，有人放在这个文件夹、有人放在另一个文件夹，很容易更新错地方、被旧版本旧数据误导。
夏子翔用 Ragic 创建报价单之后，原本繁复的流程减少大半：他设计好表单后，业务只要直接新增数据就好，排版、小数点等格式都可以事先规定，非管理员不能任意更动，减少有人误调格式的风险；利用链接与加载功能带入商品相关信息，也省去删数据贴数据的功夫。
过去不同客户适合的报价单排版略有不同，手动调整让人心烦，现在 Ragic 可以根据同一份数据来源，设计出不同排版的多版本表单，也减少了工作负荷 —— 这是夏子翔刚认识 Ragic 时，认为最棒的地方。
另外，报价单既可直接引出成给客户看的版本，也可以利用报表工具直接筛选、分析，彻底告别拷贝贴上地狱。
Ragic 报价单范本画面如下，此范本可一键套用并修改成自己要的格式。此范本并非案例实际使用的报价单，仅供示意。
与“报价”息息相关的是“成本计算”（业务报价的依据）。铁匠金属和钣研精工都有少量多样的“客制化接单”业务，每一个客户的产品都是独一无二的，没有公定价可言，业务每一次报价，就是要走一遍制程拆解、估成本、抓损耗、估利润、观察客户接受度的流程。
既有的 ERP 虽然已经有计算机化的成本分析系统可用，但系统的逻辑和公司一直以来的计算心法并不同，不那么实用。过去，夏子翔会将上一代宝贵经验累积出来的“报价准则”，整理成 Excel 表，让业务有需要时查看，但每次报价涉及不同制程、厂商、细节，肉眼比对耗时辛苦，老板也无法一一查对业务计算细节，一不小心算错成本，不是影响商誉，就是接了订单却做到赔钱。
在发现 Ragic 各种链接工具的好用之后，夏子翔活用 Ragic 的链接与加载、公式等简单功能，量身打造出兼具“计算机”与“试算纪录”功能，最适合自家的“成本/报价分析表”：
注：此为简化版示意视频，不是真实数据。
只要点击流好的制程，利用链接与加载的“飞入窗口”查看此制程过去的成本纪录后，估出成本值填入、填写组数、附上相关数据等，就可以利用公式加总初估成本；若临时某项制程必须更动，只要调整就可以跑出新成本。同时，将常用的损耗率、利润率做成选项字段，点选即可估出报价、单价。
这些计算结果留在表单上，只要和其他表单适度链接，就会继续成为经验累积、后人参阅的一部分数据。
由于 Ragic 每一张表单都可以弹性新增电子签核流程，夏子翔在成本电子表格单上也新增签核机制，让业务算完报价之后给老板签准之后才通过，增加一层把关机制。
高质量的要诀，就是对每一个制程各面向的掌握。从最基本的：一个制程的标准操作流程有哪些？跟哪些其他制程有关？有些什么注意事项？客户针对这个制程提出过哪些要求？以及更进一步的：最近的会议有讨论过跟这个制程有关的事情吗？公用文件夹里面有没有更详细的旧数据与图片？
这些过去在老师傅的脑中需要很长时间酝酿、成型才能印在脑海中的内容，现在可以制作成一张充满链接关系的表单，让你瞬间吸取多年功力。
注：此为简化版示意视频，不是真实数据。
“我觉得做信息系统就是要进化。我们做产品（本来就）都会有 SOP，但厚厚一本，有耐心的人或许可以看完，但看完之后他记得多少？如果情况换成：你在做某个程序的时候，我可以让你直接看到这个制程跟什么事情有关，运行的时候要注意什么，下一步要做什么，就好多了。”
夏子翔认为，Ragic 四大链接工具（链接与加载、多版本工作表、从子表格生成新表单、和显示从其他表单的链接）是目前觉得最棒的功能，好处是“可以全面比对相关的经验”，而且搭配使用后，就能够在特定时刻，让相关的数据自动显示退出到运行者的面前，是某种程度的“管理自动化”。
现在，铁匠金属内部开会时，会使用夏子翔在 Ragic 设计的“会议纪录”表单，除了快速透过统一的格式纪录会议结论，这张表单还有一个“相关制程”字段，链接自“制程清单”表单，会议中若讨论到某个制程，就在这个字段点选相关制程。
这有点像“下标签”（tag）的功能，但不止于此，因为“制程”这张表单，也利用“显示从其他表单的链接”功能，把“会议纪录”拉进来当参照子表格，当某笔会议纪录标号特定制程后，对应的“制程”数据上，就会自动秀出这一笔关联会议纪录数据，让信息更有脉络、更立体化地呈现。
知识传承的同时，敏感信息仍有分层控管的需求，这点 Ragic 也可以轻松满足。举例来说，业务会需要知道某个制程一般来说一分钟加工费是多少钱，这样才能估算成本，但师傅不一定需要知道得那么详细，此时夏子翔利用权限设计，让制程相关知识中，与成本计算有关的面向只有业务看得到，师傅（制造相关员工）看不到，就不会有问题了。
夏子翔约一年前认识 Ragic ，正式付费约半年，已经正式导入业务报价、产销会议、教育训练等应用。由于他购买的是 Ragic 不限表单数量的“专业版”，之后不论新增多少表单，都不用因为新增表单而额外付费。
夏子翔说，用到最后，很多应用例如业务拜访日报、计算机发配与维修管理等，即使现成的 ERP 或 CRM 可能也有类似功能，但“我就是想所有东西都在 Ragic 做！”
他说，用 Ragic 后最大的感觉是“数据都在一个平台上面，不用去公司数据库找散落各处的文件”，因此，除了很多新需求想用 Ragic 管理，也希望更进一步，将原本使用的 ERP 系统数据与 Ragic 串接，例如在 ERP 引出的工单上印上 Ragic 相关制程注意事项的 QR Code 网址，或是将一些人员绩效及机器设备的数据，汇入到 Ragic 分析.....展望未来，夏子翔希望 Ragic 成为串接各信息系统的平台，协助铁匠金属发挥更大的管理综效，迎向下一轮挑战。
