如果你是不想花大钱购买复杂系统的中小企业/没有专属系统的特殊产业公司，你想从传统的打印件、Excel 人事考勤数据，进阶到更系统化机制的人资管理，那么，Ragic 是一个很值得你参阅的选项。

利用 Ragic 高弹性、订户能自己客制化的特性，自己帮自己快速设计一个好上手、能量身打造的系统，或是安装我们相关免费范本模块之后，再依照你的需求自行调整修改，都是不错的选择。

（注：Ragic 是一个让人不用写程序，就可以自己设计信息系统的工具，如果你不认识 Ragic，可以点这里看我们的介绍；这个教学专区包含我们人资相关的免费范本模块列表、说明、安装路径、以及各种人资应用相关的变化设计教学。)

提到人资管理，很多出缺勤管理上都有的“打卡”需求，Ragic 也有提供。要注意的是，由于 Ragic 其实是一个让人能弹性设计并自由运用的工具，并不是一个现成的套装系统，当我们说“Ragic 有打卡功能”时，并不是指某个现成的表单或模块，而其实是一个在任何一张表单上都能做的 字段设置：只要你在设计某张表单时，设计了日期类型的字段，在这个日期字段中勾选了“打卡”的设置，你的员工就可以直接在表单上打卡（不用花钱安装打卡机等硬件设备）。

透过这样弹性的功能，你可以透过表单设计，让你设计出来的打卡信息跟系统其他信息串接，达成一条龙管理，也可以依照你的管理方式 / 产业逻辑来弹性调整。

如果你是刚接触 Ragic 的新手，因为想要找一个简便的打卡机制找来这里，你希望先看到已经设计好、能够直接套用参阅的范本的话，我们现在也有两个免费范本设计内包含这样的打卡功能，有需要的话可以安装来参阅：

第一个是安装我们“快速范本”区块内的“打卡”快速范本，使用时的画面像这样：

第二个是我们的“远端工作范本模块”，里面也有一个远端打卡表单：

如果你的基本需求只要这样的表单就够用，可以直接使用范本或拷贝表单体系结构来使用。而如果你的表单有更多其他变化需求（例如一笔数据希望是一个员工“一整个月”的打卡数据），可以继续看看我们的说明演示，以及各种功能的设计建议/提案。

Ragic 的“打卡”功能简介

一般来说，“打卡”最主要的需求就是纪录员工上班、下班当下的时间，员工不能任意篡改这个记录下来的时间，且最好可以跟表定的上下班时间比对，带出是否准时、迟到、早退等信息。

如果要在你的 Ragic 表单上创建这样的打卡功能，只要在设置“日期字段”时，在字段设置的地方，勾选特殊的属性：“打卡”，就可以了，如下图所示：

一般没有勾选“打卡”属性的日期字段，大家可以任意地在这个字段填上信息，只要依照设置好的格式填写信息就没有问题，例如设置格式是 yyyy/MM/dd 时可以从日历 icon 上选取日期，设置格式为 HH:mm 时可从时钟 icon 上点一下选取时间，也可以手动输入字：和其他字段一样，有权限的人可以随时修改，也可以设置默认值。

而勾选了“打卡”属性的日期字段，大家填写时会看到字段旁边是人旁边有一个时钟的 icon, 点一下会发现只有一个选项，就是填入当下的时间，且此字段值不能修改、如果要再次填入字段值的话，一样只能填入当下的时间，因此打卡者不能藉由修改字段值来伪造较早的打卡纪录。

以下，我们演示一些比较简单的打卡纪录范例，让你对打卡字段的基本功能有一个初步的概念。如果您想做到的事情比较复杂，牵涉到自家流程的排班系统等，不确定怎么设计的话，都可以来信 support@ragic.com, 依照这篇文章的说明提供信息，让我们提供您设计建议 : )

简单的打卡纪录设计范例

我们可以“一位员工一个月的打卡纪录”为一笔数据的单元，设计如下图的打卡纪录表：

打卡员工编号、姓名、英文名称等字段，可直接输入，有需要的话也可以链接与加载自人事数据表或考勤统计等表单。打卡月份可以用年+月当单元，例如“201908”。

子表格字段部分是该月的打卡纪录，其中日期、打卡人、表定上班时间、表定下班时间都可以先设置好默认值（日期 = 该笔子表格数据创建日期，打卡人 = 创建该笔数据的用户，表定上班时间、下班时间也可以用默认值直接套用规定好的时间）。这些套了默认值的字段可以设成只读字段不让人修改。

当员工上班时，只要进入属于自己该月的打卡表，在新的一行子表格数据中点击“上班打卡”字段，系统就会自动记录上班时间并保存成字段值：

而“准时/迟到/请假”这栏有套公式 IF(D4>C4,'迟到','准时')，会自动依据打卡时间和表定上班时间填入准时或迟到的信息。（该公式意思为：当 D4 字段（上班打卡）晚于（大于）C4 字段（表定上班时间）时，该字段显示“迟到”；当 D4 字段没有晚于 C4 字段时，该字段显示为“准时”）

如果今天我很晚才到办公室，那么打卡时就会显示出迟到纪录：

而如果希望员工迟到时表单能像上图一样醒目显示此纪录，可利用条件式格式来设置。

如果你不喜欢以子表格的形式纪录每天的打卡信息，也可以利用这个范例，从子表格生成新表单，在新表单填入打卡信息。

若有需要，也能将打卡设备的纪录汇入

如果你已经有打卡钟 / 纪录打卡数据的门禁系统，只是希望打卡信息与 Ragic 系统集成的话，只要你的打卡设备可以整理成 Excel 或 CSV 檔，就可以汇入Ragic 做进一步的集成。

变化型设计：由人资预先创建每天的打卡数据

如果你担心前面的打卡纪录方式，在员工漏打卡时“抓漏不易”的话，人资也可以在每个月月初开立打卡记录表时，先一并将整个月每天应该要有的工作天打卡数据创建起来（例如周一到周五上班，2019 年 8 月就是要先创建 22 笔数据），其他部分留空等员工当天打卡填写。人资创建时，可用拷贝数据等方式简化程序。

由人资预先创建每天打卡数据还有一个好处是，假如当天应该要打卡，员工却未打卡，这时，由于人资已预先创建数据，我们可以针对“已创建数据，但打卡字段空白”的情形套公式抓出“未打卡”的异常状态，例如下面的公式设计方法：

不过，这部分要注意的是：

①“日期”字段不要设默认值

因为是人资手动填入的。另一方面，当子表格只有套有默认值的字段有值时，数据有时会不能保存，原因请参阅这里。

② 如果担心员工打卡时要在数据中大海捞针，可善用“子表格生成新表单”与“筛选”功能

如前所述，你可以利用从子表格生成新表单的功能，将每天的打卡信息显示在一张独立的新表单中，可以让员工每天在新表单中的对应数据填写即可。但如果数据太多要花时间找到很麻烦怎么办？员工可以利用左侧搜索列的筛选功能，将符合自己姓名＋日期为“今天”的数据存成自订筛选，每天只要点一下自订筛选就可以了。

将“请假”纪录同步到打卡纪录中

你也可以透过表单设计，看看能不能让系统定期将请假纪录更新到打卡纪录中，让人资审视出缺勤纪录时更清楚是什么状况。以免费范本模块的请假单为例，假如每次请假都是以一天为单元的话，可以设计一个抛转单击钮，定期将请假数据抛转到打卡细项表单（打卡纪录表单的子表格生成新表单）中，可设置将请假日期抛到打卡日期、请假假别抛转到“准时/迟到/请假”字段来更新状态，每次到月底或下月月初时批次运行动作单击钮来更新一批请假状态。

(如果打卡纪录的设计是属于前面讲的“变化型”，也就是由人资先创建好每个月的每笔数据的话，那么要设计的动作单击钮就会变成更新别张表单字段值）。

另外，这个方法只适用于一次请一天假的状况，一笔请假单数据超过一天的话，还是需要手动调整一下喔！

异常通知/未打卡通知

有时候，员工可能会忘了打卡，或正好出了什么差错，因此打卡系统如果有个“异常预警机制”，及时发现及时处理，对员工或管理出缺勤的人来说都会有帮助。由于前面的范例设计中，我们已经设置了一个类似“状态”的字段，来显示当天的打卡纪录是未打卡、迟到、或正常等等，因此我们只要利用此字段，加上一点进阶设置，搭配 Ragic 的提醒功能就可以了。

举例来说，你可以：

①新增一个“提醒日期”字段，套用条件公式

例如：我希望设置当员工未打卡或者迟到时，隔天寄送提醒给他，那么我新开设的“是否提醒”字段就设置条件公式使状态字段=未打卡 或 迟到时，将“提醒日期”字段填入隔日的日期，例如下图的设置。

②设置提醒

补卡/更正打卡纪录

如果员工因为某些特殊原因没有打到卡，某些公司有“申请补卡”的机制，例如向主管提出补卡申请通过后，由人资协助修改纪录，这也可以透过 Ragic 的设计来做到。

举例来说，我们可以扩展前面的“打卡纪录细项”表单来设计补卡的机制。首先，你可以为打卡纪录细项表新增一张数据相通的多版本工作表，这张表单设置成只有人资有权限看得到、修改。在这张多版本表单中，只要将打卡字段的“打卡”属性撤销勾选，它就成为一般的时间字段，可以修改了。

而主管审核补卡的部分，你可以在打卡纪录细项表设置签核流程。假设补卡需要经过直属主管审核通过，送签核对象就设成直属主管。（为了方便之后给人资修改数据，可以在签核设置中把进阶选项的“签核后自动上锁”勾选撤销）

员工收到打卡异常提醒，要申请补卡时，可以在该笔数据送签给主管并在响应中备注信息，例如这样：

由于多版本表单是可以共享签核信息的，因此，你可以用一个小技巧，让人资在人资专属表单里，可以马上看到有哪些打卡纪录送签且通过了。只要在人资表单中新增一个“签核状态”字段（字段种类设成“选项”字段），然后在字段设置的地方，在“字段编号”旁边点两下，将字段编号改成“312”：

之后这个签核状态字段就会自动显示该笔数据（或者它的多版本）签核的状态，人资可以透过筛选来确认有哪些数据需要处理。有需要的话，人资还可以另外新增一个多版本表单共用的“处理进度”字段来标记进度给员工看，员工可以看到的那张表单设只读以防被擅改。

云打卡，内勤外勤都能通！还能进一步获取用户定位

这个打卡功能在 Ragic 的手机 APP 上也可以用，外勤工作者也可以轻松打卡。

如果担心有人利用便利的功能作弊，还没上班就打卡怎么办呢？以内勤来说，如果你的员工是在定点上班，到公司算打卡的话，打卡功能可以搭配公司的联机设置，只有在公司的 Wifi 或特定域内才能登录数据库打卡。

你也可以搭配 Ragic 新上线的 GPS 定位功能，让员工每次打卡时，表单上同步显示打卡位置，避免作弊行为。设计方式如下：

1. 在你设计好的打卡表单上新增一个搭配的地址字段。如果你的打卡字段是独立字段（一笔数据打一次卡），就新增对应的独立地址字段；如果你的打卡字段是子表格字段（一笔数据可能打多次卡），就新增对应的子表格地址字段。

2. 在新创建的这个地址字段设置上，选择定位相关的默认值（创建时的地址、或创建时的经纬度等），并设置为只读。

设计好之后，每次打卡时，这个地址字段就会自动显示 GPS 定位的位置了。

搭配这样的“GPS 定位”设置，不只定点上班的内勤打卡可以防弊，外勤要随时回报所在位置也更方便！