前言

你负责健身房、有氧运动班、游泳班课程，或者你卖课程服务，且模式偏向“团班开课，不规定学生出席时段”——学生可以挑自己有空的时间来，计费采“买点数/堂数”或“吃到饱”制度；你原本以打印件或 EXCEL 处理所有学员、帐务与课务信息，现在想更系统化管理，最好有个针对自家缴费方式、开课、排课模式客制的系统，但不希望太贵太耗时？你可以从这篇文章提供的方法入手，试试用 Ragic 来打造自己的系统。

如果你还不知道 Ragic 是什么，Ragic 是个自助设计信息系统的工具，我们提供类似 Excel 的简易编辑接口，但能做到数据库的功能，让不会写程序的人也能为自己量身打造企业应用，只要在主页或本篇文章最下方登记帐号就能使用（有提供免费版可试用）。

由于 Ragic 的高弹性模式，和补教机构、新兴的各种课程机构的数据管理需求相合，近年来常有补习班、家教班、才艺班、游泳班、健身房等客户来信询问如何设计系统，以管理自家数据、排课、订购缴费、点名扣堂数等。

在累积许多针对不同课程机构的不同设计建议后，我们将相关的教学集结成系列文章，希望协助有兴趣的新订户，更快针对自己适合的模式快速上手。如果你也是正在查找客制化信息系统的课程机构，你可以先从本系列的总论开始，总论中将课程机构分成四个类别，可以在辨认自家属于哪一种类型后，直接点到对应文章来阅读。

本文主要解说总论中课程管理模块之外的第 ① 种模式：团班开课、学生可任选上课时段开课模式，开的是固定时段的团班，但学员可以在所有时段里，挑自己想上课的时段，弹性地报到上课。以下会完全针对这样的模式，根据最常见的“数据管理”、“订购缴费”、“点名（扣堂数）”三大流程，提供设计建议与灵感。

流程概要说明

你可以点选以下链接查看演示表单（后面的教学都可以对照演示表单查看，也可以在演示表单上新增数据测试效果）：

点此进入 ① 团体班、任选时段上课模式 演示表单链接

我们建议你除了演示表单之外，最好也先直接登记一个 Ragic 帐号来实际搭配教学玩玩看，你会发现很多表单建置或流程操作实际做起来并不难。接下来会将此模式的数据 / 流程管理需求，拆成前面所说的“数据管理”、“订购缴费”、“点名（扣堂数）”三个阶段来解说，概要制表如下：

接下来，我们就直接拆解需求，让你一步步 100% 根据自家需求，做出最符合心中理想的系统！

（一）需求拆解：管老师学员/站点/课程/方案数据

万丈高楼平地起，在有个厉害的课程管理系统，管好整个“流程”之前，最基本的，就是要先能把名单、清单、列表这模拟较固定的“数据”整理好、分门别类放好，方便查找和调用。这部分透过 Ragic 最基本的创建表单功能就可以达到，可以像编辑 Excel 表一样创建需要的字段。

以老师数据来说，可以创建一张名为老师名单的表单（点链接可进入范例表单直接测试操作），纪录编号、姓名、专长、联络方式等，可以依照自身需求决定要有哪些字段，每一笔老师数据的表单页长相可以像下图：

同一张表单的所有数据可以切换到列表页查看多笔数据，例如创建了两笔老师数据，列表页可能会呈现这个样子：

学生名单也可以用一样的模式建檔管理，例如设计出这样的表单页，一样可以调整字段（也一样可以切换为列表页）：

如果你有多个上课站点、教室可供安排，也可以将它们创建成表单数据：

人、站点数据整顿好了，课程机构最重要的元素：课程，一样可以列表管理。一般来说，课程机构可能会定期开相同/类似的课程（例如春季班、秋季班），为了之后的管理方便，不同期的课程区分成不同数据会比较好。如果课程要固定时段的话，不同时段也该区分成不同数据。你可以创建像开课清单这样的表单：

课程数据的一些地方可以跟已经创建好表单的相关信息链接，例如：上图有两个字段内容是蓝色的超链接（授课老师编号、上课站点），这就是因为这张开课清单已经和老师、上课站点表单做链接了。（老师表单是链接老师编号、加载老师姓名；上课站点是直接链接上课站点名称）

另外创建“付费方案”表单

跟“固定上课时段必须出席”一个萝卜一个坑的模式比起来，“每个人可以任选上课时段”的模式，有时候更有可能是“一个方案搭配多种课程”的（例如买 20 堂有氧课，可上有氧 A 班、B 班，或可上基础有氧也可上阶梯有氧；或是买一年的课，不限次数所有美语课程吃到饱）。如果是这样的话，你会需要在课程数据之外，另外创建“付费方案”的表单，并利用链接字段创建方案与课程（开课清单）间的关系（如下图）。

课表

已经初步排好的课，开课机构会需要一份完整读课表，来纪录什么时间点，有哪些课正在进行；也会需要从单一老师、单一上课站点为视角，检视他们还有什么空堂可以加课进去。

以周期性、团班开课的模式来说，“检视课表”的需求可以有多种方式达成，包括 1.直接显示在表单上 或是 2. 同步/引出成行事历格式，请见以下提案。

1.利用既有表单查看课表信息

课表总表：“开课清单”表单本身即可看到所有信息，有必要的话可以设“开课中”“尚未开课（课程结束）”的状态字段，设固定筛选让没有开课的课程不要显示出来。另外可考虑在左侧搜索列保存需要的筛选条件，例如星期一、星期二、星期三...或特定时段等，方便搜索。

老师、上课站点课表：可以利用 Ragic 的参照子表格功能，在老师 / 上课站点表单添加此信息（在设计模式下选择“显示从其他表单的链接”，将“开课清单”表单拉进来当参照子表格即可）。（子表格的意义可看此教学文章，参照子表格教学见这里。）

设计好之后，老师 / 上课站点表单就会像演示表单一样，底下的子表格会显示他们目前的课表。举这一笔范例表单的数据来说，：

“负责课程信息”区块就是参照子表格，列出了“开课清单”中所有老师是 Eason 的课程。旁边新增了一个子表格字段“查询日期状态”，套公式为 IF(OR(A10 < G12,A10 > H12),'未开课','开课中')，这样只要上面的“查询日期”输入的时间落在开课期间，该字段就会显示“开课中”，方便确认状态，也不会看到不需要的过期信息，可以透过子表格字段首部筛选让子表格只显示开课中的课程数据。

你也可以设公式让“查询日期”字段自动显示今天的日期。（建议使用 TODAYTZ() 公式搭配每日公式重算）

2.行事历形态的课表

可以透过串连外部的“行事历同步”或 Ragic 内部报表工具“行事历报表”，把课表变成行事历格式，更好对照时间，以及比对自己的其他进程。

行事历同步：以“周期上课”的模式来说，前面的开课清单范例表单已经有课程开始日期、结束日期，课程开始时间、结束时间这几个字段的信息，可以到工具 > 行事历同步，利用“开始日期”字段，将这张表单的上课信息同步到 Google 日历：

将该周的 Google 日历以周历方式显示，会像这样：

如果忽略上面的“日期”，这个页面其实已经可以用友好列印打印输出来当课表了。

不过，既然数据已经同步到网络日历，其实有更数码化的方式来处理课表。可以让有需要用户份日历的人，拷贝信息到自己行事历后，用 Google 日历创建重复活动的功能，将所有上课日期都拷贝到行事历上，这个功能也能设置结束日期。

行事历报表：假如你希望行事历也放在 Ragic 上，也可以改造“开课清单”或拷贝“开课清单”表单（多版本表单 > 数据相连的模式）来达成。在表单上新增一组子表格来纪录每次上课的时间，再利用子表格生成新表单的方法生成新表单，然后利用这张新表单来生成行事历报表。

这个方法的范例表单请见：开课清单、子表格生成新表单的点名单 / 课表，以及依此方法生成出来的行事历课表。（子表格中上课日期时间之外的字段是利用公式带入的；这里只有输入一些范例数据。）

这个方法要多费一层工，要手动输入一些日期数据，不过课表的来源表单可以当点名单用，因此目前建议如果是有需要预先创建点名单数据、管理预约数据需求的人，再采用这个方法。

注：关于“行事历同步”与“行事历报表”要选用哪个？可以参阅这篇文档说明的差别。

关于课表的额外说明

有些人会想把课表做成一般常见的格子状二维表格，像下图这样的：

必须说明的是， Ragic 没有特别支持这样的格式，比较不容易用 Ragic 做出完全一样的格式。

如果是每周上课，且非常希望有这种格式，可以试着在“开课清单”新增“上课时段”的选项字段，在原本“开始时间”“结束时间”两个日期时间字段之外，把上课时段区隔化成第一堂、第二堂、第三堂...并填入值，“星期”字段也必须填入值。接着，用 Ragic 报表功能生成数据透视表，中间显示的值选“课程名称”即可。

（注：这里的教学都以“你手上已经有排好的课，只是要整理数据、之后可能弹性调度”为前提。如果是有一大堆班级、一大堆课程，希望透过软件来初步排课的话，Ragic 目前没有比较合适的方法。）

需求拆解（二）：管理课程订购、缴费流程

在 Ragic ，如果想管理一组数据，最简单的方式就是把数据整理成一张或多张表单，而要是想管理 / 跟踪 / 纪录根据这些数据生成的流程，最简单的方式则是创建一张专门管理此流程的表单，以链接与加载将其他表单数据带入，一般卖卖业的“订单管理”、“出货”、“入库”流程，行政总务需要的“设备租借”，人资需要的“加班申请”等，在 Ragic 都是用这种方法做的。

“课程订购”这类流程的管理需求就和“订单管理”类似，对此全无概念者，可以先参阅我们以客户、商品、订单管理三张表单为例的基础教学(视频版，较好吸收)，将道理套用到学生、课程（或方案）、课程订购单，再服用后面的建议。

以团班任选时段上课模式来说，如同前面所说明的，适合直接创建一张“课程方案”表单来管理产品信息，比照“订单管理”的模式，这里也应该创建一张类似订单的“方案订购单”表单，链接课程方案信息。

“链接与加载”这个 Ragic 最普遍、常用的进阶功能，在这类流程管理的表单中有两大功用：(1)节省重复登打信息的时间；(2)藉由此功能，将管流程的“订购表单”与其他信息表单链接在一起后，学生表单就可以利用显示从其他表单的链接（参照子表格）的功能，自动秀出学生订购过的课程信息：

缴费流程如何管理？

这组演示表单中没有特别做出缴费单，不过有需要的话，可以参阅总论文章中的说明来做。假如您的一笔订购数据 = 一笔缴费数据的话，在订购单旁边新增缴费相关的字段即可，可以参阅课程管理模块课程订购单的缴费区块字段来做。如果是希望集结几笔订购数据做成一张缴费单，或是一笔订购数据会分期缴费的话，则是要参阅此部分的扩展教学，来创建独立的缴费单。

（三）管流程：（预约上课）、管理出缺席（点名）、扣堂数

“团班任选上课时段”的模式，可分成“不用事先预约”和“需要事先预约”两种来说。

不用事先预约，随到随上

如果不用控管人数，学生可以随到随上的话，情况比较单纯，不用处理预约流程，只要创建一张点名单来记录谁有上课就可以了。

点名单所需要的多数信息（当天上的是什么课？上课时间与站点等课程信息），和“开课清单”差不多，但开课信息的一笔数据就是一期/一班课程，但每次上课的点名数据都不一样，每次上课都要生成一笔数据，一般来说一笔开课信息会对应很多笔点名信息。

我们可以用另一个 Ragic 好用的工具：数据抛转来制作点名单表单，数据抛转主要的功能是跨表单数据拷贝，我们可以在原本的开课清单上，设计一个数据抛转单击钮取名为“创建点名单”，单击一下此单击钮，开课清单的课程信息就会拷贝在点名单 上课纪录（无预约制度）上：

每次上课前，抛转创建一笔该次上课的点名单，填入点名日期，然后在下方的子表格，一一登记到课学生信息。这个子表格的学生信息，应该要链接与加载自订购方案表，一方面点选编号就可以带入其他信息，另一方面可以从订购信息确认该学生确实有资格上这堂课，如果是要算堂数 / 点数的课程，后续也较方便扣堂数。（注：如果你已经做了这张表单，那么也可以直接拿它来当“点名单”，省掉每次抛转的工夫。）

当然，你也可以在你的课程订购表单中，根据课程订购编号产出条形码，然后把条形码提供给学生（打印输出来或寄发给学生），学生进入教室时刷一下他的条形码，就完成点名了。（关于条形码的设计方式请参阅本文。）

需要预约

如果需要预约呢？首先你可能需要一张“预约单”来管理预约信息，同时，假如预约才能上课，那在每次上课之前就会生成一个上课名单，最好可以根据先前的预约信息，自动把预约要上课的名单带进上课点名单中，这样或许可以省一些力气。

我们前面制作进阶版行事历课表时，做出来当作产行事历依据的这张表单，它的子表格生成的新表单一笔数据列出了一次上课的日期，这个表单正好可以直接用来当“点名单”，省掉每次抛转的工夫。

你可以先另外创建一张预约单，预约单中除了要有“学生信息”、“订购单号”“相关课程编号”等字段，关于“预约哪一天、哪个时段的课”这部分，应该要利用链接与加载功能，链接前面做出来的点名单信息

可以创建一些动态筛选规则，让预约课程的人只要看到在预约日期以后的上课日就好，点选起来比较容易。

预约单创建好之后，由于预约单有链接点名单的字段，利用显示从其他表单的链接功能，把预约单插入点名单当参照子表格，它就可以是“上课名单”了：

扣堂数

如果你的课程采用“吃到饱”模式，一定期间想上几堂课都没问题，那么你不需要处理“剩余堂数”“扣堂数”的部分，可跳过此节；不过如果你是采“买点数”或“买堂数”的模式，那么通常会有计算剩余堂数的需求。剩余堂数可能用于费用计算（中途退费时需要算上了几堂课）或单纯扣堂/扣点数计算（要知道是否还有剩堂可供上课，可能还要在那之前提醒学生/家长）。

不管是哪一种，依据上述需求，剩余堂数的信息，理应是出现在“订购信息”的表单，而数据来源，应该是“点名单/上课纪录”。

如何根据点名单/上课纪录，自动更新课程订购表单上的“剩余堂数”信息，例如上了一堂课，对应的“剩余堂数”自动扣减一？这个需求和传统接到订单、出货后扣库存的逻辑是类似的，在 Ragic 我们有直接对应此需求的功能，叫做更新别张表单字段值。

我们直接以实例来看：

数据来源：某日的点名单（ 有预约版或无预约版皆可）表单中，记载了哪位学生出席、哪位学生缺席。你可以在这里设置一个“扣堂数”字段，设置该字段默认值等于“1”（代表扣一堂课）。

接着设计“更新别张表单字段值”动作单击钮“扣堂数”，例如这张“有预约版”表单的设置：

每次上课完，单击一下“扣堂数”单击钮，就能自动将有上课学生的纪录，依据规则扣减堂数，也就是将对应的“方案订购单”数据的“剩余堂数”扣减一堂：

从管理基本数据、课程订购管理、排课预约管理、上课纪录管理到扣堂数，基本的课程管理需求大致就解说到这里。如果你的机构混合了不同的模式，希望比较不同模式怎么管理流程、或希望知道怎么在一个数据库管理不同模式的流程，可以先参阅总论的以下两个区块：进阶修改建议以及四种模式简单比较，或直接来信 support@ragic.com 询问我们。祝你建置数据库顺利！