知识库范本：轻松打造组织内部共笔、协助新人快速上手

为什么你的团队需要一个内部知识库/共笔系统？

如果你是企业员工，个人的“工作笔记”做得好，能迅速从笔记中找出疑难杂症与应变之道，不用把力气耗在重新找原因想答案上，个人工作效率必定加分；而如果你是企业/团队领导者，“团队共用”的内部笔记，一样会是减少重复询问/人力耗损，提升“整个团队”工作绩效的重要解方。

过去，导入专门的知识管理系统（KM）、完善的教育训练，似乎是大企业的专利，只有大企业有本钱花大钱采购这类没有急迫需求的后勤系统，也似乎只有大企业有足够的员工、足够的组织编制来维护内部知识库、给新进人员完整教育。

然而，很多时候小公司/小团队更需要这样的共同知识库，因为：

① 小公司分工不像大公司专精，每个人要知道的事情更多、更杂，共用笔记可以避免每个人都要对每个领域重新下功夫摸索与纪录。

② 小公司员工较少，如果没有将一些 Know-how、眉角纪录下来，一旦人员异动，原本处理某件事情的方法、特定客户的习惯，就有可能完全没人知道。人手不足的情况下，新人报到时，不一定有足够时间一对一传授经验，共用笔记作为“教育训练素材”的角色就更重要。

在这种情况下，你不需要找一个很复杂、很多功能的专门软件来做共笔，而应该选择一款容易建置、价格可接受、员工容易上手（不必花时间学习）、可依需求弹性改造的工具，来满足上述需求。

Ragic 免费范本，让你无痛打造专属知识库

Ragic 是一个让人不用写程序，就能自己设计自家数据库应用的在线工具，为了让订户更方便，我们用自家的工具设计了很多免费范本模块供订户免费安装使用，其中就包括了“知识库”的范本表单。

这个范本的好处是体系结构简单（容易建置和入手），创建数据和编辑数据的方式和 Excel 表格一样，但可以跨设备访问（有手机 APP ），不像 Excel 只要离开了计算机就不太方便看；可让多人同时登录编辑/查看数据，且如果做修改范本的进阶设置的话，可以设置细部权限控管（谁可以编辑、谁可以看不能编辑、哪些部门可以看到哪些数据，都可以设置）。

同时，有强大的搜索与筛选功能，完整发挥“数据库”的优点，且可以免费安装，很适合中小企业或团队使用。

另外一个好处是，如果你除了知识库之外，也需要一个好用的在线系统来管理订单、存货、客户数据，或做专案管理的话，可以一起在 Ragic 管理这些数据，这些范本模块一样是免费的。

范本安装方法

“知识库”可应用的情境不只一种，因此我们提供免费模块的应用商店上，“客服”和“研发”都有对应的知识库范本，可依需求择一下载，也都可以拿这个范本来改做成其他部门或目的的知识管理应用。

如果你已经有 Ragic 的帐号，可以从你的数据库主页左侧“功能捷径”找到应用商店。如果还没有 Ragic 帐号，可以从 Ragic 主页往下滑，点到“范本”区块，从“客服”标签找到“客服知识库”：

或是从“研发”标签找到“研发知识库”：

点一下就可以直接安装了。如果没有登记过 Ragic 帐号，系统会引导您登记一个免费帐号、创建数据库并将模块安装在此数据库中，这部分是完全免费的，未经您的同意，我们不会向您收取费用，请放心。

这两个范本基本上是一样的。和其他 Ragic 范本表单相比，“知识库”范本较为单纯，只有一张表单，里面预先设好一些必要的字段，没有复杂的链接关系，进入一笔数据看到的表单页画面像这样（内容为范本数据内容，正式使用时可直接将范本数据删掉）：

这张表单包含字段有编号、标题、作者、修改时间、归类、标签、内容等等。“编号”默认为一个自动生成流水号的字段，系统会帮你自动编号，有需要的话也可以手动输入来修改。“归类”为选项字段，你可以依照需求，自己新增需要的归类选项，例如：售价问题、使用问题、维修问题等，最好是依据公司内部需求切分出最常需要知道的几个面向。

“标签”是多选的字段，当你在知识库创建一笔数据，除了帮它归类之外，也可以贴上适合的标签，和“归类”最大的不同就是一笔数据可以贴上很多不同标签，不需要硬要归为“一个类别”。之后有需要时就可以依据标签来搜索，标签也可以随时新增。

基本上，把归类、标签设置好之后，就可以一笔一笔的把要纪录的内容，分门别类地创建在知识库表单中了。建议你可以将分好的大类用 Ragic 创建共通筛选的功能，列在旁边，例如这样：

上图（为此张表单的列表页，一次可综览多笔数据）的案例，创建了“售价问题”、“产品本身问题”、“维修保固问题”、几大归类后，根据这些归类创建、保存了对应的共通筛选条件，列在左侧看起来就像目录，点击目录就可以看到对应的归类内容。

共通筛选可以排序，这样用大类来观看就会比较方便。如果有需要的话也可以针对标签做“共通筛选”，员工除了用共通筛选来查看各大归类内容外，也可以用全文检索或其他筛选与排序的方法找想知道的信息、还可以在个别需要研读复习的数据上打星号来保存在“已加星号”文件夹里。

至于怎么将员工加入到这个知识库、针对不同员工分配不同的权限，可以参阅Ragic 用户管理文档的相关说明。

“内部知识库”进阶用法与其他提案：

调整字段

如果你本来就是 Ragic 专业版订户，想要更改知识库范本的字段（增加字段、减少字段、把某个字段变成只读...），可以直接修改范本设计。如果你之前没有用过 Ragic，一时无法为了知识库投入这么多付费订户，但还是希望客制化字段的话，可以参阅范本的格式自己设计一张表单，其实也非常简单好上手。

调整权限

如果你希望一部分人可以编辑知识库、一部分人只能被动观看，那么可以选择将这两类人归类到不同的用户群组，然后在知识库范本表单中将可以编辑的群组权限设为“公告板式用户”或“管理员”，只能看的设为“仅阅览”。

如果希望知识库权限可以分群，A类别只有A群组可看、B类别只有B群组可看的话，可以用多版本表单搭配固定筛选、权限设置的方式来做。（可见这篇文档的说明）

如果你希望有更多层的归类、超链接引述功能

“知识库范本”提供的是一个比较简易、好上手的知识库体系结构，不过如果你如果你常常查看 Ragic 或其他网络服务业者提供给外部客户的知识库、教学文档，会发现这些文档的归类目录通常不只一层、且会像维基百科一样大量运用超链接，当 A 条目的内文提到 B 条目时，就加上超链接连到 B 条目的解释。如果你已经颇为熟悉 Ragic 的应用，想用 Ragic 打造出上述这些功能，一样可以透过“修改范本”来达成。

在归类部分，只要你新增子归类，然后将原本的归类字段和子归类设计成连动选项的关系，就可以做出多层的归类/目录了。

在超链接部分，Ragic 的字段支持 bbcode 句法，因此如果想要插入某个网页链接作为超链接说明的话很简单，只要使用[url=网址]说明字[/url]这样的句法就可以了，例如这样输入：

保存后就会变成这样的超链接：

如果超链接想要连的是知识库里的另一笔数据，不知道那笔数据的网址的话，可以参阅这篇说明。

想插入图片也一样使用[img]图片网址[/img]的句法就可以图文并茂。（将图檔上载到该笔数据响应的附加文件里，单击右键就可以获取图片网址，而如果你是 Mac 计算机的话直接右键“贴上”图片就可以生成上述的 bbcode 句法）

其他信息

如果想知道更多共用笔记的好处，或是参阅其他的应用方法，可以看看我们先前的专文介绍：共用笔记不同面向的应用方法以及四款笔记软件 Google Keep 、Evernote、OneNote、Trello 比较。