你是中小企业的老板或员工，原本以打印件或 Excel 处理所有订单、商品与客户信息，现在想更系统化管理，让大家可以更方便协同合作，解决“老是得拷贝贴上一堆数据”、“负责人漏更新，数据与现况不同步”，或是“没计算机就没办法看订单”这类的问题，但找来找去，市面上的解决方案不是太贵、太复杂太难懂太多步骤，就是无法满足自己公司某个重要的流程需求？

如果你有同感，那你来对地方了， Ragic 云数据库很可能就是你要找的系统。 Ragic 是一个让人不用写程序，就可以在类似 Excel 的接口上，组合各种功能、自助打造数据库应用的工具，做好的系统可以直接使用。（如果你不认识 Ragic，想看更多我们的自我介绍，请点这里。）

企业营运必备的“订单系统”，就是许多中小企业利用 Ragic 做出的第一个应用！每家公司可能因为规模大小、惯用流程、产业别等等的不同，对订单系统的想像与需求也不同。

流程要多要少？大家都不一样

有人刚开始做生意，只希望先有个类似“Excel 在线版”的功能，让大家可以在同一个平台，用一样的范本格式 KEY 订单数据、然后打印输出来或寄送出去给客户，不想要其他的多余功能；有人希望在在线版订单的基础下，KEY 订单时可以自动带入客户、商品数据，不用重复登打，但也不想要有其他流程设置，以免把自己搞得头昏脑胀。

也有人想要“稍微多一点”：例如在订单完成时，就自动把这个订单里载明订购的商品数量，从商品的库存数字里扣掉，以免每次都得提醒自己要去对数字、改数字，这时他可以在简单的订单系统里，多加一点点设计来达到这个功能，但并不需要硬是加上他还不需要的出货、入库、出库流程）。

而等到组织/订单量大了需要更严谨一点，可以再另外补上报价、出货、出库、入库等流程，甚至把订单和商品信息也管理得更细致一些，例如加上单价管理。不同流程、体系结构的订单，都可以用 Ragic 做，想特别简化哪一部分、或把哪部分流程做得更细更多检核关卡，都没问题！

如果看到这里你心动了，但疑惑“真的有那么弹性吗”或担心“可以做到那么多事，对非工程师/非 IT 专业人士来说应该非常难吧”，那么，你可以拨一点时间，让我们用几组既有的订单范本 / 教学视频为基础，变化一下设计，实际演示上面讲的几种情境，展示 Ragic 的“好入手”和“弹性”给你看。

同时，我们也希望你可以透过演示几种“由简到奢”的情境，找到自家需求/流程对应的合适“定位点”。从这个定位点着手，思考自己需要几张表单、怎么修改、可能的体系结构会是怎样时，可以省去一些摸索的时间。

（一）用“快速范本”一键做好单张订单

复杂度：★

第一个要讲的方式很简单，只要登记一个 Ragic 帐号、新增一张表单时，表单右上方都会退出“快速范本”的选项，此时只要点一下“订单”的图符：

画面就会加载一个已经设计好的“订单”表单，包含了一般范本会有的：订单编号/日期/出货时间，客户编号/姓名/电话/地址，以及订购细项信息如商品编号/名称/单价/数量/小计/总金额等字段。

此时只要点选保存，你的订单范本表单就做好了！你就可以马上使用这张表单来登打订单信息，同时表单上“小计”“总金额”这几个字段套了类似 Excel 的公式，可以依据订购商品的数量和价格自动结算出总和，因此你也不用敲打计算机来算总金额了，非常方便。

当然，如果要是根据你的需求“量身打造”的订单，你想要放的字段、信息，不一定这么巧正好 100% 跟范本的一模一样，因此你可以稍微修改一下，新增或减少字段来客制化你的订单体系结构，只要点表单右上角的“修改设计”单击钮进入设计模式，就可以自由新增与设置字段，当然也可以删除、可以调整字段宽高、改变颜色等等，和一般文字编辑软件的操作方式很类似，修改完单击保存就可以得到完全客制化的订单范本了。（如果你是 Ragic 新手不确定之后怎么新增订单数据的话，可以看这里）

这边提供一些小诀窍：如果你是要将手边的打印件订单格式转换成电子化表单，格式转换上有点卡住的话，你可以参阅这篇教学。

用 Ragic 快速做出来的这个在线订单有什么好处呢？基本上，它和 Excel 、Google Sheet 做出来的表单比较类似，但有几个差别：

① 提供 Excel 和 Google 没有的“列表页/表单页”切换功能，以及 APP 的检视模式：在 Ragic 只要创建一次数据，就既可以用“表单”格式查看单笔数据，又可以切换到“列表”页面纵览所有订单信息。但如果在 Excel 或 Google 的话，通常你的订单数据可能就是长长的一行，要把单笔订单信息寄给客户确认或当证书的话，就需要另外处理，例如重新拷贝并排版数据。（这有时候会很麻烦！）

另外，Ragic 有手机 APP，在移动设备上查看订单时也不需要辛苦的将数据放大收小，你还可以另外调整 APP 上的字段排序。

② 可以很方便地和其他人在在线共享这份订单信息，这点 Excel 就做得不太方便；还可以针对不同人设置不同的分享权限，可做的设置也比 Google 细致。

③ 订单要引出成文档或寄出也很简单：可以一键将数据汇出成 PDF 檔、也可以一键寄出订单数据。

（二）把订单和商品、客户表单链接成一组

复杂度：★★

虽然一张 Ragic 的订单表单就可以让你处理数据方便很多，但很多人选择用 Ragic 来做订单的最大原因，其实是“ Ragic 可以创建不同表单间的链接关系”，可以让你在 KEY 订单的时候，不需要每次都重复输入客户数据、商品数据，而是用点选的方式，把其他表单（例如客户、商品表单）的信息自动带进来，除了省时也可以减少错误，未来要跟踪商品销售、客户购买记录也容易。

这在 Ragic 也不难设置，只要一样用快速范本先创建商品、客户、订单三张表单，再用“链接与加载”这项功能把表单连在一起就可以了，我们有非常多教学视频、演示画面，都是以这个订单系统为例子的，所以虽然功能升级，但难度并没有增加很多。

想快速看一下怎么利用链接与加载把三张表单链接在一起，你可以看这个不到三分钟的短视频（英文发音中字幕，记得将字幕打开）；想看完整的教学，你可以看我们的基础表单设计教学，教学的案例就是订单、客户、商品三张表单。

设计好之后，你不只可以轻松将订单、客户、商品信息归檔，打订单时只要点选一下就可以选出客户、商品信息。而如果你想要做得更进阶，例如希望客户表单里显示出他曾经下过哪些订单，那你还可以用显示从其他表单的链接功能来做到。

这组订单系统默认是给内部登打信息用的，不过如果你是网络卖家，客人已经在网络上下订单了，也就是订单信息已经有了，只是希望将信息从官网系统或电商后台汇出，用比较有体系结构的方式整理的话，只要可以从后台系统将信息汇出成 Excel 檔，也是完全可以直接汇进 Ragic 的！只要先在商品表单中创建所有商品信息，然后定期汇入信息：只要记得汇入的顺序是先汇入客户数据、再汇入订单数据，数据就可以用比较有体系结构的方式保存了。

（三）加更多链接关系与公式，自动更新库存量

复杂度：★★★

如果你希望表单更聪明一点，例如 Ragic 客户很常见的需求：希望在订单完成时，自动扣除商品库存数量，但你不希望因此要新增一大堆出库单、入库单等等的流程，该怎么设计呢？我们最近新上架的“简易进销存”教学视频，就是一个很好的范例，你可以依照这个教学视频，看看自家需求能不能用这个体系结构设置看看。

“简易进销存”总共有四组表单：(1)客户/厂商 (2)商品库存 (3) 销售订单/订单细项 (4)采购单/采购细项（因为商品库存增减最大宗的原因就是卖出时减少库存、采购进来时增加库存，所以这个演示视频也会创建采购相关表单）。

主要的设计逻辑是在“商品库存”表单中，除了一般商品表单的信息，也加入“初始库存数量”、“库存数量”的字段，并且要记得如果一种商品“分仓存放”的话，创建数据时就要把它分成两笔数据（例如小熊软糖 A 仓、小熊软糖 B 仓）。然后利用显示从其他表单的链接以及从子表格生成新表单的功能，把这项商品的采购纪录、订购纪录（“已完成”订单的订购细项）都拉进“商品库存”表单中，这样采购/订购完成时，“商品库存”表单的子表格会有连动的纪录，进而影响套有条件公式的“库存数量”字段，达到“订单完成时，自动扣除相关库存”的效果。

（四）完整流程的进销存系统

复杂度：★★★★

如果你的商品常常需要分在不同仓库管理，仓库本身的信息也需要管理的话，那么简易进销存模式“不管理仓库”的方法，对你来说可能就不那么足够。又或者，你的同一个产品会依照状况有不同单价（需要做单价管理），那么你会需要的是相对完整的库存、订单管理模块，此时就推入荐直接安装我们的进销存来试试看，有需要的话也可以根据这个基础来修改范本模块，这部分我们已经写了一系列的详细说明/教学文章，直接点这里查看教学文章即可。

如果你的进销存需求是要集成财会模块的，安装模块时只要选择“组合餐”>“ERP系统”，或是安装两次：安装“进销存”再安装“财会模块集成版”就可以了。

这部分如果希望做更多功能，都可以继续修改，我们之后也会陆续附上常见的设计建议，例如多币别的设置方法(参见 Ragic 社群的相关讨论，需要登录 Ragic 帐号)。