高效率婚礼筹备术（下）：用 Ragic 轻松搞定宴客、流程管理生成甘特图、管预算

前情提要：本篇为“高效率婚礼筹备”模块介绍文的下篇，有需要的话可以自行点击观看上篇：高效率婚礼筹备术（上）：这组表单让你统计人数、排桌次、跟踪送帖送饼进度，还能身兼礼金簿。

筹办婚礼有时很繁琐扰人，由于 Ragic 正好就是个管理数据、让人自己设计数据管理工具的平台，我们知道自己的工具，比 Excel 与 Google 更能有效管理你的婚礼筹备数据，因此我们自己设计了一组范本表单，希望能帮助大家。

只要在我们的平台—— Ragic 云数据库登记一个免费帐号，在应用商店免费安装我们设计的“婚礼筹划”范本表单，就可以手动输入或将其他表单的统计结果汇入这组在线表单，接着透过简单点选的方式，就能分派桌次、将结果引出成不同格式，也能用手机 APP 实时查看，省去剪剪贴贴、搞错数据的痛苦。用得习惯的话，你还可以把婚礼其他恼人的杂事——工作人员分配、预算掌控、准备物品清单、当日流程管理等，通通放在 Ragic 上！

关于范本表单的体系结构与关联、与宾客、工作人员数据管理有关的介绍，请参照上篇。本文将说明范本表单中与“流程管理”：筹备流程与当日流程管理、以及流程中需要的物品/产品清单和比价的部分。

有需要的话，你可以透过文章的目录，直接跳到个别表单说明来查找你要的信息。有任何问题，都可以写信给 support@ragic.com 询问我们 :D

先复习一下表单体系结构图：

我们就接着说吧！先从比较单纯的“采买评比清单”开始说。(另一张物品相关表单“需要准备的物品”主要是婚宴当日用，在流程表单之后说明)

采买评比清单

婚礼相关的采买，因为有许多大项支出，和平常生活用品、食材等的采买有些不同，因为单项支出较高，“比价”和评估不同方案变得更重要。所以这边我们做了一个很简单的采买评比清单范本：

“采买标的”主要是让你填写想买、想比价的东西，它是一个用户可以自行增加选项的选项字段。以上面的范例来说，假如想评比的是“新娘秘书”，那就先在“采买标的”字段值右边的倒三角形点一下，点“新增选项”输入“新娘秘书”，之后表单里就都会有这个选项，每次纪录新娘秘书时，点选“新娘秘书”选项即可。

“评比编号”是我们设的系统流水号，是自动生成字段值的字段，不需要手动填写就会自己生成，有时候有个编号会比较好辨认数据。你也可以自己手动改你想要的编号，只要注意：系统默认这个编号不可重复即可。之后要评比时，在这个字段筛选“新娘秘书”就可以把所有同类要评比的商品找出来（也可以保存这个筛选条件）。

商家名称、联络信息、价位、特色、心得等，很简单填写相应信息即可。有时候我们可能会挑几个厂商做最后评比，所以设计了两个打勾的字段。这些打勾字段的好处是，勾选之后，在列表页上查看时会更一目瞭然：

上面画面可以看到，你一样可以针对评比标的或状态（是否进入决选）自订保存好的筛选条件，需要时点一下即可，比对起来更方便啰！（注：有打勾的字段值是 Yes，没打勾的是 No）

接着我们来说一下其他流程管理的范本表单，可分成两组：长期筹备阶段，以及婚礼当天流程。

婚礼是个长期战，往往在婚期半年（或更早以前）就要抢着订喜宴场所、订新秘，筹备流程拉得长，又牵涉好多人，如果没能有效统整信息，很容易漏东漏西、效率不彰，或没掌握好进度，搞得想订的檔期都没了、或者婚前要拚命“加班”准备，基本上，该当成一个专案管理项目来认真看待。所以，这边提供一组范本：“长期筹备时程表”和由它的子表格生成的新表单“长期待办事项清单”纪录整个筹备流程需要的信息。通常只要在主表单（长期筹备时程表）输入数据即可。

婚礼当天是所有准备的“成果发表日”，更不容出错，这边也准备一组“婚宴当日流程”和“需要准备的物品”做为参阅范本。

长期筹备时程表

“长期筹备时程表”就像一般专案管理最基本的流程，主要就是记录整个筹备流程需要在什么时候做些什么事情、由谁负责。这边先提供一张填写好数据的表单范例：

哪天结婚呢？这个字段言简意赅，请填入结婚日期。

“筹备编号”字段由系统自动生成，不用填。“筹备阶段/类型”这个字段是用来当结婚这个专案不同阶段的管理依据，可以依你需求，将筹备期拆分成不同的大类、阶段或事件，准备起来比较有条有理！要分得粗或细都可以，例如前置期／婚前一个月／婚礼当天；订婚宴／北部婚宴／南部婚宴；订婚期／婚纱／订餐厅／找新秘...等。

“开始日期”与“结束日期”则可以填写这个阶段大概是何时到何时，系统会依据“开始日期”和“哪天结婚”这两个字段，估算出此阶段大概落在婚期前几个月（套用日期公式）。

摘要与细节可以填写对此阶段的说明，而下方的“工作事项”子表格区块可以填入每一项待办事项，这个子表格生成新表单后就是“长期待办事项清单”这个表单，其中“类型”（阶段）字段是套用公式自动带入的。

长期待办事项清单

这张表单和“长期筹备时程表”内容相似，只是呈现的视角不同。“长期筹备时程表”是以“一个阶段”为一笔数据的格式，将筹备时程切分成阶段，工作项目放在子表格中；“长期待办事项清单”则将每件该做的事情都列在一般字段上，不同阶段的工作项目都可以一览无遗。

婚宴当日流程

婚宴当日就像办大活动一样，靠谱的 rundown 不可少。上网简单查询，可以看到很多“婚宴当日流程”的参阅数据，这些参阅的流程表多半整理成 Excel 表格的样式，条理分明，但婚宴当天要拿出来查看并不太容易，这张表单就是这种婚宴流程的“在线版”，不同的工作人员查看、男女双方要掌握对方状态，都可以随时查询。

这张表单的列表页大概长这样：

表单页的填写接口如下：

选择是男方或女方的流程，选择开始/结束时间，系统公式会帮你算出此流程耗时几分钟。后面的子表格区块则可以填写每个流程的负责人、需要准备的物品，时候到了不会手忙脚乱。要注意的是这张表单和后面“需要准备的物品”表单设计了链接与加载关系，可以事先将要准备的东西建檔，然后在“物品清单”子表格一一点选即可。（“准备事项”区块-“要准备的物品”字段为根据“物品清单”子表格套用公式而来的信息）

网络上有很多流程建议表，只要是 Excel 格式的流程表，都可以在下载、稍微调整后直接汇入这张“婚宴当日流程表”。如果希望这张流程表简单一点，可以拷贝表单后，进入设计模式将链接与加载关系、公式等拿掉。

需要准备的物品

在这张表单里，你可以简单纪录婚礼流程上需要准备的物品和数量，让准备婚礼流程的人可以透过前面的表单关联来对照。

进阶应用：将流程表一键做成客制化的甘特图

前述这几种流程管理的表单，在 Ragic 还可以用我们的报表工具，依需求快速生成甘特图来更加一目瞭然。

以“长期筹备流程”来说，由于每一项待办事项在“长期待办事项清单”这张表单中都是一般字段而非子表格字段（代表可以做为产报表的依据），可以在这张表单中生成长期筹备流程的甘特图。在这张表单的右方“报表”单击钮单击下去后，选择“甘特图”。

进入报表页面后，选择“开始日期”“结束日期”为事件开始/结束的字段，选择适当的周期（假如筹备待办事项每一笔留的时间是一两天，周期可以选“天”；筹备待办事项每一笔留的时间是一两周，周期可以选“周”等），可以（依据阶段）加上标签让报表更一目瞭然。例如：

（可以直接保存报表，不用每次重新生成报表）

如果你想要的话，“婚宴当日流程”这张表单也可以做成甘特图哦！可以选择以每 15分钟或每小时为时间刻度。

进阶应用二：利用其他免费模块让结婚相关事宜更顺利！

免费范本模块的介绍大概到此为止，其实除了我们提供的免费婚礼筹划范本表单外，由于结婚就像在跑一个大专案，Ragic 免费模块（应用商店）中的“专案管理”类型表单其实也很适合安装后修改使用。如果想要管理婚礼的专案预算，“专案预算管理”表单很适合喔！