笔记软件释放员工脑容量，2招打通企业信息流通的任督二脉

要达到办公室电子化的目标，无纸化是相当重要的一环。Ragic接触过许多公司，一开始都是以这个为契机导入Ragic，用以省去打印件签核过程中大量的纸张消耗。但是在办公室中，除了公司内部的签核流程外，其实还是有许多纸张的使用唷！我相信很多员工都有用笔记本、便条纸（来不及的时候拿卫生纸或广告纸）纪录待办事项及会议要点的习惯。又或者，业务单元可能利用Word或Excel针对个别客户纪录眉眉角角的处理、对应细节。然而，随着客户的轮调，这些细节就沦落在各自的计算机中永不见天日。其实如果善用电子笔记，并共享给团队使用，就可以轻松减少每位员工重复登录笔记的时间也可以加速团队之间信息流通，连带提升团队效率唷！

企业导入笔记软件可以有多种不同面向的应用，下面是一些供各位参阅的使用方式：

团队知识库的创建

在办公室电子化的过程中，相信不少人都听过知识库这个词表，也明白就是“对客户或是公司知识的有效管理以及加速信息流动”。但是，实际上到底是该怎么运用仍然是一知半解，下面提供两个简单的例子来说明，让大家对于知识库有一些比较具体的想法。

在员工运作之间，常常会碰到一些信息不流通的状况，例如A员工碰到特殊案件顺利解决后累积了经验，B员工再碰到相似案件时却必须重新摸索。如果这些特殊案件的处理方式可以透过共用笔记相互分享，就可以提升团队效率。像是我们的客服团队，每天进办公室就是和时间赛跑，力求在时效内尽速回覆客户问题，才能给客户有更好的使用体验。然而，客服信件如雪片般飞来，如果每封信件都从头开始编写，那部分客户可能要等到天荒地老才会收到我们诚挚但迟缓的回覆，因此为了讲求效率，客服团队间有一个共用的笔记，记录常用的回覆内文，并使用标签来归类各种不同主题，方便客服快速查找。举例来说，如果客户询问大量使用优惠的方案，就可以在知识库中查找”优惠”的标签，从系统列出的回覆范本中修改必要内容及可直接寄出，是不是很方便呢？

范例1.：Ragic内部利用Evernote来管理回覆的模板，左边是范例清单，右边则是完整的内容，当有相同案例需要回覆的时候，只要搜索关键字并针对范例内文进行修改就好啰！

范例2. 利用OneNote针对客户需求进行的个别管理，里面可以条列出注意事项以及操作流程，避免数据于交接或轮调时遗失。

团队知识库的创建可以再做进一步的衍伸，像是针对新进员工的完整教育训练。我相信很多企业在安排新进人员教育训练的时候，都是指派一名资深员工手把手的带领新进员工学习公司流程，毕竟当年我也是准备笔记本战战兢兢地记下每个步骤，结果因为抓不到流程重点漏东漏西（或是一时情急字太丑后来看不懂），最后还是得硬着头皮打断人家的工作进度询问。其实，如果企业可以透过共用笔记的方式，将公司流程（包含字纪录、教学视频或是其他相关类型的文件）整理成完整的数据库并标记出重点，那么新进员工在碰到基础问题时，只要进入知识库就可以看到完整说明，不仅可以缩短每位新进员工的学习时间，也可以减少资深员工被打断的次数，避免影响资深员工在这段期间的绩效表现。

范例：我利用Google Keep所记录的句法信息，一旦忘记了就可以马上查阅，也可以分享给其他员工使用。

短期专案管理

专案管理则是另外一个可以应用笔记软件的面向。有许多企业的运作方式，是透过短期的专案管理，像是广告公司、设计公司等，他们也许不需要创建知识库，但是专案相关的文案、数据常常散落在每一封往来的邮件中，等到要上文稿、发图搞的时候，才在大量的邮件海中查找那重要的几封。我相信很多员工有良好的管理邮件方式，可以快速的找到数据，但与其让员工自行摸索管理信件的诀窍，提供一个共用的管理平台也许是更实际地作法。目前很多笔记工具都可以输入字并另外附加文件，对于企业管理短期专案是非常有帮助的。

范例: 透过Trello集中管理展览相关事宜，并透过看板方式将信息分门别类，所有相关议题一目了然。

透过上述的范例，是不是有渐渐发现其方便之处而想要尝试共享笔记来改善公司的流程呢？如果大家上网搜索相关软件的话，目前较知名而功能完整的笔记工具有四种Google Keep, Evernote, Trello 以及 OneNote，由于每款笔记工具着重的功能不尽相同，建议大家可以透过以下简短的测验，自我检视企业需求并找出合适的笔记工具。（编单击：笔记软件没有绝对的好坏，端看公司的实际使用需求唷！）

1. 使用字笔记的最主要目的是？

创建团队间的知识库或是短期专案管理 > 接续第3题

减少重工的纸笔记绿，节能减碳爱地球 > 接续第2题

2. 组织的笔记通常是什么形式呢？

纯字笔记 > 接续第3题

包山包海，各种文件有就上载 > 接续第5题

3. 是否需要将笔记集成其他应用功能呢？

是，考虑与行事历或是云空间集成 > 接续第6题

否，组织只想要单纯的笔记应用 > 接续第4题

4. 团队工作间是否以专案方式进行呢？

是 > 接续第5题

否 > Google Keep

5. 是否需要同时多人编辑同一笔数据呢？

是 > OneNote

否 > 接续第6题

6. 员工通常如何输入信息？

挥汗如雨，业务跑到哪记到哪 > Evernote

待在办公室里吹冷气更新纪录 > Trello

或者，你也可以列出哪些是组织比较重视的功能，再依据下表选择。