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逃离恶梦
关于 Ragic
"比起买断式的数据库系统，Ragic弹性的设计、持续新增的功能以及快速反应的客服是我选择的原因。－蔡先生这么说"
义鼎不动产自成立以来深耕台南，秉持着“专业分工、团队合作、服务客户”的精神，并结合各领域的专业团队，为客户提供全方位的土地仲介、开发服务。不同于同业包山包海的营业项目，义鼎专注于土地买卖。“我们所有的人员都专注于土地这部分”蔡先生如此说道。“土地所需要的专业度更高，一块土地能不能盖、要盖什么产品，或是土地的建筑法规以及都市计画的限制等信息，都要有足够的专业才能够判断。”除了比起同业更精通于土地信息外，义鼎更积极与地主接洽。如此一来，当面对客户需求时，才能够审慎评估并汇集各领域专业意见提供完整的不动产说明书。
为了提供最详尽的说明书，义鼎一直积极在统整土地相关数据，力求让客户拥有更快速也更安全的交易。然而，台南有数万笔的土地数据，庞大的数据内容导致Excel打开缓慢，甚至因为文件容量过大，无法使用微软的协作方式进行编辑，导致数据必须由行政同仁统一管理以确保数据正确性，长久下来，不仅增加行政部门同仁的操作负担，更影响业务人员在跟踪及回报的时效性。除此之外，因为Excel仅能保存字数据而不利于存放文件的特性，使得业务在查询相关数据时需耗费时间进行往来沟通，影响业务人员的机动性。
有鉴于义鼎未来将以台南为据点，跨足其他县市的市场，运作流畅且可同步编辑的数据库系统在后续经营上显得至关重要。为了提升公司竞争力，并加速业务与行政人员的沟通，义鼎开始尝试雇用工程师设计专属数据库。
“当时我就找人来设计了，设计了三个月之后，我那时候付了大概一半还是三分之一的订金吧，三个月之后，我跟他说：你当做我违约，你不要再做好了。”在与工程师合作的过程中，蔡先生提到：“我发现因为不同产业，我光是要解释一个"增值税"要怎么设计，就够复杂了，解释完了，他做出来的又不一定是我要的。”除此之外，极长的数据库设计时间，也让蔡先生对于系统未来使用上有了疑虑“以这样的设计效率，如果我以后要变更设计，例如更改字段的话会不会很麻烦？”在耗费了三个月的时间与工程师往返沟通后，蔡先生决定暂缓计画，并尝试在Ragic上创建适合公司内部需求的数据库。
着手于设计公司专属数据库的蔡先生认为“比起部分数据需要自己创建服务器等相关设置，Ragic数据库比我想像中的好上手，使用方式跟先前设计Excel数据库很像。”其实一开始义鼎并没有想要开放数据库给所有公司同仁，后来认为，如果将此数据库扩大到其他公司同仁使用，对于业务人员会有更多帮助，并逐步导入更多样的表单。
在实际导入Ragic数据库管理后，蔡先生深刻体会到以往以Exce做完数据库功能上的不足，“Excel只能做存数据，可是在Ragic上面我可以把平面的数据扩展得更立体，将所有相关的数据放在同一个表单上，业务在使用上会更方便清楚。”举例来说，原先需要分开存放的照片或者是地籍图等文件，现在只要创建一个文件上载字段，即可集中保存，业务在外面跑客户时不需要再透过邮件往返来获取特定文件。或者是，透过与Google Map链接的方式，也可以轻松纪录地主相关信息。
“我们的业务在跑客户的过程中，会回传拜访纪录报表给我，我审核完之后再寄给行政单元统整。变成同一份数据业务记录一次，行政单元又要再重新拷贝、贴上，其实这些都是无意义的重复性工作。”相较于以往繁复的操作流程，设计后的数据库可以透过多版本表单针对各部门设置权限，让业务各自进行日程汇报的操作，而各业务的数据也会自动汇入至总檔，省去行政部门的统整程序。
“另外一个使用Ragic的好处，是我可以随时随地变更数据库的设计，同仁有什么特别的字段需求，我可以在一分钟之内变更设计给他使用”。市面上套装软件或者是和工程师合作的数据库专案相对变更不易，尽管只是数据库微调，除了需要往返沟通外，往往动辄好几天或甚至一周才能修改完成。而Ragic在设计上非常具时效性，像是新增其他表单、改变遗留表单设计等需求，用户都可以自行设计并在很短的时间内上线，使数据库更容易调整而更贴近实际使用需求。
除了改善在Excel上面碰到数据管理问题外，蔡先生表示“会逐步将操作表单的部分放到Ragic上面，例如以前使用打印件或是Excel来计算的业务工具表单，或是会计相关的纪录。”透过Ragic将数据保存在云的便利性，即使在业务在客户端也可以透过手机App直接连网使用。“未来也会考虑导入Ragic的报表系统，因为只要报表字段设计好，任何同事都可以随时从数据库中获取最新的数据，并看到一些原本在数据中看不到的重点。”
