エクセル大惨事 10：本当の「最終バージョン」はどれだ？

「最終」という言葉はまるで呪いのように思えます。

ファイル名に「最終」と付けると、例えば『Q4_Rレポート_最終版』のように、すぐに『Q4_レポート_最終版01』、『最終版_2』、『最終_最終版_3』など、多くのバージョンができてしまうのです。

「このようなことがどうして起きるのか？残念ながら、職場では意思決定が常に変化しています。その結果、「最終版」という名前を付けたファイルは、ファイル名の混乱の始まりにすぎないかもしれません。ファイル名が「最終」で、番号やファイル命名規則が異なるファイルが同じフォルダに存在する場合、どれが本当に最新のバージョンなのか誰にもわかりません。

そのため、改訂版の中で迷わないようにすることは、効率的に作業を続けるための鍵となります。そして、最大の疑問は、ファイルの最新バージョンをすぐに検索できるように、ファイルを適切にプラットフォームに整理する方法です。

最もシンプルでありながら最も難しい方法は、従業員にファイルの名前を変更して整理し続けることです。この方法は、自己規律のある人にとっては実用的かもしれませんが、そうでない人はどうでしょうか？彼らは誤ってファイル名の規則を破り、再び混乱を引き起こす可能性があります。明らかに、すべての同僚に同じ順序でファイルを整理するように求めることは現実的ではありません。より良いファイル管理ソリューションは、誰もが簡単に従うことができ、誰もルールを破ることができない方法です。さらに、すべてのユーザーに対して常に最新バージョンのデータを表示する必要があります。」

「不可能に思えるかもしれませんが、実はRagicならすべて実現できます！Ragicは、データ管理にシートを使用するという独自の強みによって、データを簡単に整理することができます。

ファイルでデータを管理するのに対し、ユーザーはシートでデータを管理し、シート上のすべてのデータは、アクセス権があればいつでもどこでも編集可能です。たとえば、顧客の購入依頼が変更された場合、見積書を頻繁に編集する必要があるかもしれません。その場合、必要なのは、その特定のRagicレコードに移動して変更を加えるだけです。デバイスとネットワーク接続があれば、いつでもどこでもデータを処理できます。さらに、Ragicはデータのすべての履歴を記録するため、過去に行われたすべての変更を明確に確認できます。

まだExcelファイルの最終バージョンを探してフォルダの中を迷っていますか？問題は根本から解決しましょう。Excelでのデータ処理をやめて、今日からRagicを使い始めましょう！