エクセルから Ragic へ：私のデータベース革命

私のビジネスは典型的なケースです。私たちはヨーロッパからビールをを輸入し、アジアで販売しています。単純な国際貿易です。主にB2B取引ですが、B2Cへの進出も目指しています。生成されるデータもシンプルです。サプライヤー、製品、価格リスト、顧客などです。しかし、10年の活動を経て、データ量は増え続け、複雑さも増していきました。そして、愛用のエクセルスプレッドシートがその限界を迎えたのです。

当初、エクセルは完璧なソリューションのように思われました。柔軟性があり、学習しやすく、すぐに利用できました。しかし、ビジネスが拡大するにつれて、その限界が痛感されるようになりました。

ビジネスの拡大に伴うスプレッドシートの混沌

「CRMとは何か？なぜCRMが必要なのか？」

起業家や営業の世界の新参者であれば、成功への最善のツールやヒントを探求する過程で、多くのフォーラムでこの質問を目にしたことがあるでしょう。そのため、この質問に対する答えはすでに数多く存在するため、ここで説明する必要はないでしょう。

おそらく、ビジネスを始めた当初は、CRMを使用していなかったかもしれません。あるいは、CRMと販売データをエクセルまたはGoogleスプレッドシートで管理し、さらに請求書などのファイルをどこか別の場所に保管していたかもしれません。私自身も、一人でビジネスを始めた当初は、それで十分だと感じていました。結局のところ、整理すべきデータはそれほど多くはありませんでした。私の場合、ある醸造所から1種類のビールを1、2種類の顧客（バーやレストラン）に販売していただけでした。

しかし、ビジネスが成長し複雑化するにつれて、生成されるデータの量が増え、予想していなかった新しいパラメーターも登場しました。そのため、列を追加し、コメントを付け加え、すぐに混乱状態に陥りました。バーとエンドユーザーの顧客プロファイルは大きく異なります。企業の創業日はあまり重要ではないかもしれませんが、エンドユーザーの顧客の誕生日情報は重要な情報です。そこで、「誕生日」という列を追加します。

次に、数式と異なるタブやスプレッドシートをリンクする複雑さが加わります。VLOOKUPを使用している場合、これはよく知られているでしょう。エクセルからドキュメント（請求書、納品書など）を生成する場合、VLOOKUPを使用します。

顧客名からドロップダウンリストを作成する方法を説明するチュートリアルを見た後、残りのデータに対して=VLOOKUPを使用し、テンプレートに必要なすべての情報をロードします。まあ、これは一部の人にとってはすでに困難なことかもしれません。特に、#N/Aや#VALUE!のないクリーンなドキュメントが必要な場合、数式は次のようになります。

=IFERROR(VLOOKUP(D13, Client_Database, 3, 0),"")

=IFERROR(IF(F28*G28=0, "",F28*G28),"")

=IF((OR(F345="AB", F345="CD")), D345," ")

これは単なる例ですが、要するに、エクセルでデータ関係を構築するには、トレーニング、知識、および数式が必要です。私にとって、数式を使用することはプログラミングに似ています。おそらくプログラマーは椅子から飛び降りるかもしれませんが、私の意見では、数式は直感的ではなく、使用するには学習する必要があり、独自のスペースと句読点のロジックがあり、別の言語のようです。

そして、スプレッドシートを共有する必要が生じます。ビジネスモデルによっては、いつかは個人でビジネスを続けることはできなくなり、貴重なエクセルシートを共有する必要が出てきます。

次に、OneDriveを使い始めました。これにより、ビジネスパートナーや従業員もファイルの「最終バージョン」を送信することなく、スプレッドシートにアクセスして変更を加えることができるようになりました。それとも、「最終版-1.2」でしょうか？あるいは、「最終版_2」でしょうか？お分かりのとおりです。これは、共有されたデータが他のユーザーによって閲覧または変更される場合に機能します。インターンや従業員の場合、すべての顧客情報を見せたくはないかもしれませんが、同時に新しい顧客を作成する必要がある場合もあります。これは、スプレッドシートをデータベースとして使用することによって最初に遭遇した限界でした：データ共有です。

最後に、まったく予想していなかったことが起こりました。ビジネスが継続的に成長し、CRM、トラッカーを常に複雑化し、行、列、条件付き書式を追加し、他のシートからデータをインポートするにつれて、エクセルファイルが遅くなり始め、クラッシュするようになりました。これは、データ管理のための代替手段を真剣に検討せざるを得なくなった瞬間でした。

シンプルなニーズをさらにシンプルに

エクセルの遅延が続く中、私は新しいソリューションを探す旅に出ました。Google検索：「無料CRM」

正直に言うと、初めてCRMを探したとき、無料のものを見つけようとしていました。しかし、実際には、無料ではなく、長くは使えないか、機能が限られていることがわかりました。しかし、価格が主な問題ではありませんでした。正直なところ、私はエクセルが好きでした。私はそれを育て、自分が望むものになるように進化させました。いくつかの一般的なCRMを試してみましたが、どれも使いやすく、しかし私は自分のスプレッドシートが恋しくなりました。私は空白のシートから始めて、自分の思い通りに形作りました。その自由、完全なカスタマイズ性を私は失いたくなかったのです。

そしてついに、Ragicとそのユニークなスプレッドシートを使用したデータ管理方法に出会いました。それはまさに目から鱗でした。基本的に、私は以前と同じことをすべて行うことができますが、より速く、よりシンプルに、より安全に、そしてより多くのことができます。共有の問題？解消されました。遅延？解消されました。「コーディング」？解消されました。完全なカスタマイズの自由？それはまだ残っています。

Ragicがどのようにデータへのアクセスと共有を管理するか、またはすべての詳細を記録するためにすべてのエントリを使用し、同時に選択した主な詳細のみを含むすべてのエントリの明確な要約を提供する両面スプレッドシートを使用する方法を説明することもできます。しかし、Ragicのウェブサイトですでにすべて説明されています。私は単に、Ragicではエクセルよりもはるかにスムーズに新しいデータを追加できることをお伝えします。また、より安全でもあります。なぜなら、適切なデータベースツールを使用することで、データ入力エラーを回避できるからです。

面白いことに、私のビジネスパートナーはエクセルからRagicに移行することに抵抗を示しました。いわゆる「変化への抵抗」です。そこで私は、新年を利用してその変化を強制しました。私はそれを「Ragic決意」と呼んでいます。彼が強制的に移行された後、わずか1分で彼はそれを受け入れました。なぜなら、彼はRagicでアカウントを作成し、初めて請求書を発行したところ、わずか1分でその方法を理解したからです。エクセルと非常によく似ているため、一方から他方への切り替えは簡単です！

それまでは、Ragicは完全に無料でした。それ以来、私たちはCRMの改善を続け、新しいページとデータを追加およびリンクしています。製品在庫、納品書、発注書、サプライヤーリスト、価格リスト、マーケティング資料、顧客クレームなどです。すべてが互いに簡単にリンクされ、数式やコーディングは必要ありません。

実際、私たちはRagicでできることのほんの一部しか触れていません。まったく異なる業界でまったく異なる規模で運営されている別の会社には、データ関連のニーズや問題に直面したときに使用する興味深い表現があります。それをRagicするだけ!

私たちのデータベースは、生きている有機体のように、会社とともに成長しています。当初は非常にシンプルなCRMでしたが、今ではERPにも似た機能を備えています。

とりあえず試してみよう

習慣を変えるのは決して簡単ではありません。特に、それが完全に悪いものではない場合。なぜなら、その場合は、「なぜ？」という疑問が浮かびます。これまでエクセルでうまく機能しているのに、なぜCRMに費用を支払う必要があるのか？なぜ別のソフトウェアに移行して、データを混乱させるリスクを冒す必要があるのか？

これらの質問に対する答えはシンプルです。「とりあえず試してみること」です。適切なツールを適切な仕事に使用することは、単に優れたことです。

さらに良いのは、最初から適切なツールを使用することです。振り返ってみると、最初からRagicを使用していれば、莫大な時間を節約できたと思います。私の言い訳は、その存在を知らなかったということです。

今ではあなたも知っています。ですから、「とりあえず試してみること」です。