建設業における比類なき使いやすさを求めて、Artistic Stone Design社がMicrosoft AccessではなくRagicを選択

Karn Custom WoodworkとArtistic Stone Designのオーナー、Ken Kueny氏

Ken は Ragic を「使っていて楽しい」と表現しました。そして私にとって、Ken は「話していて楽しい」人物です。私は、元航空宇宙エンジニアで、現在は息子さんとバージニア州リッチモンドで2つの小さな会社を経営しているケンと1時間ほどチャットしました。彼は、Ragicを使って自身の会社であるArtistic Stone Designを自動化する過程をどのように楽しんでいるのか、そしてなぜRagicを選んだのかを語ってくれました。

第一の理由：習得の容易さ

ケンは安易にRagicを選んだわけではありません。彼はPHP、MySQL、PowerBIなど、多くのデータベース関連ツールを扱ってきた経験がありました。ワークフローを処理するためのノーコードデータベースを探している際に、RagicをMicrosoft Accessなどの他のノーコードツールと比較し、Ragicをいかに簡単に使いこなせるかに驚きました。十分な学習リソースと、質問があった際の迅速なカスタマーサポートのおかげで、ケンはわずか1週間強でRagicデータベースの構築、テスト、運用を開始し、その後はすべて彼自身で管理し、順調に稼働しています。

Ragicの習得の容易さは、彼がデータベースを簡単に構築できるだけでなく、会社の成長やワークフローの変化に合わせて簡単に修正を加えることも可能にしました。以前、MySQLのような他のツールを使用していたときは、すべてを自分で構築し、ニーズを満たすための機能構築に数か月を費やしたにもかかわらず、数年後に調整が必要になった場合、以前に行ったことを思い出して理解するのに多大な時間と労力がかかり、まるで最初からすべてを学び直すようでした。いつも「一体どうやったんだ…？」という瞬間を迎えていました。Ragicでは、このような問題は起こりません。

明確な第二の理由：ネイティブPDF生成機能

ケンが最初に経営していた木工会社での経験が、PHPとMySQLを使ったワークフロー自動化の経験となりました。ある日、業界標準の請求書をPDF形式で生成する必要性に迫られたとき、ケンはそのスキルを持っておらず、深く掘り下げるのに時間を費やしたくなかったので、開発者を雇ってフロントエンドにこの機能をコーディングしてもらいました。現在、システムは安定してうまく機能していますが、その後開発者は離れてしまい、行き詰まってしまいました。彼らはシステムをさらに改善することができません。

この経験から、2番目に買収した会社（Artistic Stone Design）、つまりカウンタートップの会社向けのワークフローを自動化するシステムを探していたとき、ケンはネイティブPDF生成機能を備えたソリューションを見つけることを優先しました—それはRagicが提供するものです。確かに、ケンはRagicをいかに簡単に使いこなせるかに驚きましたが、ノーコードツールが流行していた2021年頃の探索中、正直なところ、多くのツールが非常にユーザーフレンドリーであることに気づきました。

では、何がRagicをケンの心を掴むことに成功させたのでしょうか？それは、RagicのPDF生成における、あらゆる柔軟性と複雑さの排除、そしてPDFを直接メールで送信できる機能です。ケンは、業界標準の請求書を満たす請求書用のシートを設計するだけで済みました。PDFの外観を規定するような厳格な構造はなく、必要に応じて、PDFをメールで送信するプロセスを自動化するアクションボタンがあります。

Artistic Stone Design社の業界標準サンプルインボイス(請求書)

Ken について：航空宇宙工学から「人生の新たな章」へ

彼のRagicサポートチケットの一つを見つけたとき、ケンの航空宇宙工学から建設業界の起業家への道のりに興味を惹かれました。

彼に転身の理由を尋ねると、彼は「人によっては引退と言うかもしれませんが、私は『人生の新たな章』と捉えています」と答えました。

建設業界に進出した彼の決断は、その分野に対する特別な好みによるものではありませんでした。むしろ、彼自身の何か、特に息子と分かち合える何かを追求することの重要性を強調しました。

Ken Kueny と息子

2016年に木工会社を買収した際、すべての業務が紙と手書きで行われていたことに彼はストレスを感じました。そこで、彼はPHPとMySQLという自身に馴染みのあるツールを使ってプロセスを自動化することを決意しました。

「私は物事を自動化するするのが好きです。ワークフロー全体を自動化すれば、2週間かかる仕事が2時間で終わります。」

木工会社を成功させた後、ケンは収益の10%がカウンタートップ会社を通じて石材加工のために流れていることに気づきました。しかし、プロジェクトのタイムラインにミスマッチが生じていました。速いターンオーバーでペースの速い住宅プロジェクトに注力するカウンタートップ会社は、長期プロジェクトを扱うケンの木工スケジュールとしばしば調整できませんでした。このサイクルは、ケンが2021年にカウンタートップ会社であるArtistic Stone Designを買収し、主に大規模な長期プロジェクトである木工スケジュールと一致させるという戦略的な決定を下すまで続きました。

Artistic Stone Design社のプロジェクトの一つ

もちろん、この買収に続いて、ワークフローを自動化する必要がありました。しかし、ケンは、2つのビジネスモデル間に一定の違いがあるため、木工会社で使用したシステムを単純にコピーアンドペーストすることはできませんでした。

2021年、ローコード/ノーコードのトレンドが流行していたことに加え、ネイティブPDF生成機能を備えたツールを探すこと、そしてサードパーティの開発者に依存したことで行き詰まった経験から、彼はRagicを選択しました。

The Before and After Ragic

QuickBooksの時代

ケンがArtistic Stone Designを買収したとき、同社はQuickBooksを使用していました。メリットは、これまで作成されたすべての見積が記録されていたことですが、デメリットは、システムが多数の古い見積もりで過負荷になっていたことです。

ケンはこう言いました。「古い見積もりがあまりにも多く、システムがまともに機能しなくなっていました。」

それは単に、その仕事に適したツールではなかったのです。この業界では、見積もり以外にも処理すべきことがたくさんありました。

石板はどこへ行った？！

「会社を買収したとき、前のオーナーからスプレッドシートをもらいました。それは引き継いだ日の在庫でした。そこで、そのスプレッドシートの更新版をもらえるかと尋ねたところ、彼は『自動化されていない』と言いました。なんてこったと思いました。そこで、実際にすべての石板を数えるために外に出なければなりませんでした。それらはマークすらされていませんでした。これは大変なことでした。」

Artistic Stone Designでは、花崗岩やクォーツなど、さまざまな素材の約800〜1000枚の石板を扱っています。1枚あたり約1000ドルの価値があります。この在庫の混乱により、石板を見つけるために多くの時間と労力が費やされ、場合によっては、特定のプロジェクトで約束した石板を適切に提供できない事態も発生しました。そこでケンは、この「混乱」を解決するために何かをすることにしました。

「おそらく最初の月にAmazonで、1500枚のカスタムバーコードステッカーと小型のスキャナーガンを100ドル未満で購入しました。そして、各石板と各スタンドに小さなタグを貼りました。そのため、今では、毎日朝に誰かが歩いて回り、各石板と各スタンドをスキャンします。これには10〜20分かかります。これで、在庫が正確に把握され、どこにあるかがわかります。現在は、それをRagicのテーブルにアップロードし、毎日ライブ在庫を確認できるようになりました。各スラブの正確な位置がわかります。」

「もし、800,000ドル相当の在庫があるなら、おそらくそれを追跡する必要があるでしょう。」

Artistic Stone Design社の在庫

付箋紙での請求

「私たちの経理担当者は、バインダーに付箋紙を貼っていました。それが私たちの請求プロセスでした。私は、なんてこったと思いました。何十万ドルものお金が…そうです。それを貼っておけば、飛んでいってしまう可能性があります。」

現在、このすべての重要な情報は、便利な1つの場所、Ragicに格納されています。見積もり、作業指示書、請求書はきちんと整理され、簡単にアクセスできます。短い1時間のミーティング中に、プロジェクトマネージャーを含む重要なチームメンバーが集まり、各プロジェクトについて話し合います。彼らは完了率を入力し、生成された収益の明確な概要を提供し、プロジェクトスケジュールの一致を確保します。そしてもちろん、何十万ドルもの請求もはるかにしっかりと追跡され、飛んでいく危険性がなくなりました。

これらの3つの主要なシートである見積もり、作業指示書、請求書は、それぞれ「複数バージョン」でもあります。ケンは、すべてのシートに適用可能なすべてのフィールドのスーパーセットを維持し、各シートバージョンには、その目的と対象者に合わせて調整された関連情報のみが保持されます。たとえば、「内部メモ」は顧客に表示されるため請求書から除外され、「コスト情報」は現場スタッフには必要ないため作業指示書から省略されます。しかし、顧客の詳細と品目情報はすべてのバージョンで共有されます。このアプローチにより、一貫性が確保され、機密性が維持され、各ビューが合理化され、シートが過度に混雑することなく必要なデータのみが表示されます。

さらに、ケンは現在、材料費、工場内作業、据付作業、および下請け作業の詳細なレポートにアクセスできます。また、1平方フィートあたりの平均コストを分析してパフォーマンスを評価することもできます。この洞察に富んだデータは、成功と改善の余地を特定し、価格の値上げなど、将来の意思決定に影響を与えます。

精度、精度、そして精度

ケンの最初のPHPとMySQL木工データベースでは、すべてがテキスト形式でした。ファイルサイズは非常に小さく、それ以来、非常に堅牢に稼働しています。ケンは、データベースが肥大化しないようにすることを目標に設定しました。

しかし、石材加工では、ケンの扱うプロジェクトは非常に高い精度が要求されます。通常、彼らは1000分の1インチの範囲内の公差を達成することを目指しています。そのため、要件は木工よりもはるかに厳しくなります。木工では、完璧にフィットしない場合でも、多くの場合、調整を行うことができますが、石材では、このオプションはほとんど存在しないか、少なくとも達成するのがはるかに困難です。

再び、Ragicはその期待に応えます。ケンは、AutoCAD DXFファイル（BLOB、バイナリラージオブジェクト）などのPDF、画像、および画像ベクターファイルを、作業指示書シートに簡単に添付できます。これらのファイルは、CAMソフトウェア（コンピューター支援製造）を通じて実行され、切断用の鋸とルーターのツールパスが確立され、正確な切断が保証されます。この機能により、ケンは高いレベルで精度を維持し、重要なデータを統合する利便性を享受できるだけでなく、重要な書類が飛び回ることもなくなりました。

Artistic Stone Design 作業指示書サンプル