台北市政府、Ragic導入で200万米ドルのコスト削減

Ragicの高い適応力は、刑務所の受刑者データの管理から地質調査の整理まで、世界中の政府機関にとって最適な選択肢となっています。Ragicを導入した政府機関の一つが、台北市政府情報局です。多数の職員、多様なワークフロー、そして時には緊急のタイムフレームが絡む、幅広い要件に対応する必要がある政府機関として、Ragicは彼らの多面的なデータベースニーズに対応するための動的な解決策となっています。

3日間で構築されたCOVID-19対策タスク割り当てシステム

2022年4月15日に遡ると、台湾におけるCOVID-19の確定症例は前例のない速度で急増していました。確定症例の在宅ケア需要の急増に対応するため、当時の台北市長、柯文哲氏は、わずか3日後の開始を予定していた信義区での「COVID-19予防・ケアシステム」の試験運用を発表しました。このセンターは、軽症患者に3食の食事と適切なゴミ処理サービスを提供することを目的としていました。

その発表は、情報技術部門の技術チームにとって忘れられない一日となりました。午後の記者会見のわずか数時間前に緊急命令が出されたため、彼らはCOVID-19予防・ケアセンターの運営に必要な、すべての部署の情報同期、部門横断的な連携、タスク割り当ての要件に対応するシステムを迅速に構築しなければなりませんでした。

「金曜日の午後、月曜日にはシステムが稼働している必要があると伝えられました。」

つまり、テスト日を1日目と数えると、システム構築に与えられた時間はわずか2日間でした。通常の状況であれば、確定症例のリストを更新し、各担当部署に割り当てるには、標準的なプロセスで約2週間かかります。しかし、パンデミックの緊急性のため、技術チームは利用可能な最も迅速な解決策を迅速に活用し、作業に取り掛かる必要がありました。

その解決策とは、台北市政府情報局が1年以上前から導入していたノーコードのRagicクラウドデータベースでした。プログラミングに詳しくない人にとって、このツールはプログラマーでなくても独自のデータベースを作成できるソリューションです。しかし、台北市政府情報局の技術チームのようなプロフェッショナルにとって、Ragicの迅速な開発能力と、変化する要求に柔軟に対応できる調整力は、緊急時における秘密兵器となりました。

チームは2日間でシステムの最初のバージョンを完成させました。その柔軟性のおかげで、COVID-19予防・ケアセンターが台北市全域をカバーするようにサービスを拡大した際、システムもさまざまな部署の同期ニーズに対応するように調整されました。市長がデータ分析を見たいと表明したとき、チームは迅速に調整を行い、ダッシュボードを通じて視覚化された情報を提示することができました。

わずか3日間で構築されたこのCOVID-19対策タスク割り当てシステムは、台北市政府情報局におけるRagicの数多くの成功事例の一つに過ぎません。過去数年間で、彼らはRagicで2,000以上のシートを構築しました。時間と人件費の削減と効率の向上に加えて、Ragicの導入を通じて推定200万米ドル以上の予算削減を達成しました。

プログラミング経験のない従業員を含む全従業員向けのRagic

台北市政府情報局はなぜRagicを選んだのでしょうか？技術チームの元責任者である林氏によると、政府は業務のデジタル化を積極的に進めていました。しかし、従来の方法であるすべての関連ニーズを技術チームに集中させるやり方では、「需要が供給を上回る」状況が生じていました。そのため、彼らはこの需給ギャップを埋めるための補助ツールを探し始めました。

林氏は政府の要件を綿密に分析しました。実際、これらのニーズの大部分は、データ入力、収集、基本的な処理など、比較的単純なものでした。そのため、Ragicの主要な機能が「スプレッドシートベースのインターフェース」であり、プログラミングの経験がない従業員でも、WordやExcelのように簡単に使い方を理解し、特定のニーズに合わせてシンプルなシートを設計できることを職員が発見したとき、それはまさに理想的な選択肢でした。

林氏によると、Ragicは技術チームが一歩引くことを可能にし、要件をより深く理解しているすべての従業員が自身のシートを構築できるようにします。これにより、ニーズを理解している人が構築することでデータベースシステムの構築プロセスが効率化されるだけでなく、時間も大幅に節約できます。さらに、このアプローチにより、技術チームはより複雑で技術志向のプロジェクトの開発に注力できるようになります。Ragicは、多様なアプリケーションに対応できる優れた拡張性を誇っています。

完全な電子監査システム

台北市政府政風処が台北市政府情報局の支援を受けて構築したのが、この「電子監査システム」です。このシステムにより、政風処内の各部署は、それぞれの特定の要件に合わせて、独自のシート、承認フロー、およびリマインダーを構築できるようになり、最終的には監査プロセスの効率が向上します。

「監査」とは、台北市政府が定期的に職員を派遣し、非政府組織のさまざまな施設が消防安全検査、建築安全規制、および事業コンプライアンスガイドラインに準拠しているかどうかを確認することを指します。現在、市は定期的に100件以上の検査を実施しており、プロジェクトに応じて消防局、教育局、労働検査所など27の異なる部署が関与しています。

市が電子監査システムを導入する前は、各部署と監査プロジェクトはそれぞれ個別のプロセスを維持しており、十分な内部統制とリマインダーが不足していることがよくありました。さらに、監査時の情報収集の最初のハードルは、通常、紙ベースの方法に依存していました。現場の監査人は手動で情報を記入し、現場の責任者によって署名された手書きの監査フォームに依存していました。部署に戻ると、これらのフォームは部署の手順に従って紙で保管されるか、スキャンされていました。

林氏は、この紙ベースのアプローチから生じるいくつかの問題を指摘しました。第一に、これらの紙文書の唯一の目的はデータ保持ですが、監査記録に必要な保管期間のために、意図せずに大きな負担を強いています。

「これらの紙はすべて、オフィスに保管するためのスペースを占有します。台北市政府は信義区という一等地にあるため、それが年間どれほどの追加コストになっているか想像できますか？」

第二に、必要なときにデータを取得するのが非常に非効率的です。情報を遡るには、大量の紙の記録を丹念に調べなければならず、しばしば不満につながります。他の部署との修正や連携は追跡が難しく、誤解やワークフローの遅延を引き起こすことがよくあります。ワークフロー全体をカバーできていない以前の「デジタル化」アプローチでさえ、システム入力のために紙の文書を繰り返しスキャンする手作業が必要です。それは非効率なデータ検索の問題を解決するものの、繰り返しスキャンしてシステムにデータを入力するためにかなりの人手を必要とし、統一されたデータベースを通じて電子的にデータを入力するほどシームレスではありません。

台北市内のカラオケ店で発生した火災事故をきっかけに、市は監査プロセスにおける全体的な管理、リマインダー機能、および部門横断的な即時通知の欠如の見直しを加速させました。昨年、彼らはRagicを使って新しいシステムの構築を開始しました。

Ragicで構築されたこの新しい電子監査システムは、完全なデジタル化サイクルを確立することに重点を置いています。最前線のデータ収集から始まり、すべての部署とすべてのプロセスをデジタル化する必要があります。現場の監査人はRagicアプリを使用してデータ収集シートに記入し、より包括的なデータを得るために現場写真のアップロードなども行います。

ワークフローを簡単にデジタル化：紙媒体とデジタル媒体のギャップを解消

ワークフローのデジタル化における課題は、紙ベースのプロセスとデジタルプロセス間の著しい隔たりから生じることがよくあります。既製のソフトウェアシステムは通常、紙ベースの手順とは大きく異なり、カスタマイズの課題につながります。しかし、高いカスタマイズ性で知られるRagicは、その解決策を提供します。シートを作成する人は、監査人または関連スタッフの慣れ親しんだ形式に合わせてシートを調整できます。さらに、Ragicは承認を効率化するサインフィールドを備えており、簡単にシートに署名できます。その堅牢なカスタマイズ性により、既存のワークフローとシームレスに統合し、紙の記録の負担を解消しながらデジタル化を簡素化します。

ニーズに応じたワークフローの調整

現場の監査人が事例の詳細を入力すると、データはシステムに直接統合されます。レビュー、追跡、事例のクローズなど、後続のステップは主にRagicプラットフォーム内で行われます。政府の管轄下には27の検査部署と100を超える監査機能があり、各部署はそれぞれの責任を果たすために、異なる内部統制プロトコルと管理手法で業務を行っています。

従来のソフトウェアソリューションでは、プログラミングの専門家がユーザーと個別に面談を行い、要件を把握して対応するシステムを構築することがよくあります。このアプローチは、特に意思疎通の不足が生じたり、実際の組織状況が十分に考慮されていない場合、後で大変な調整が必要になるため、困難になる可能性があります。

しかし、Ragicは異なる運用アプローチを採用しています。台北市政府政風処は率先して研修を実施し、さまざまな部署の将来のユーザーにRagicの知識を伝えています。彼らはRagicの効果的な使用方法、シートの設計と修正方法、そして特定のニーズに合わせた調整方法について教育を受けます。この方法により、ユーザーは必要なrequired remindersの設定など、独自のシートを作成し、ワークフローを独自に構築できるようになり、調整が非常に簡単になり、高度な柔軟性が提供されます。

農林水産物供給情報ダッシュボード

では、プログラマーはよりシンプルで省力的なアプローチで、政府職員の業務効率向上をどのように支援できるのでしょうか？ここでは、台北市政府情報局の技術チームが台北市政府経済発展局を支援し、「農林水産物供給ダッシュボード」を作成した事例を紹介します。

台北市産業発展局は長年にわたり、農畜産物の1日の取引量と卸売価格をウェブサイトで公開してきました。しかし、昨年までは、データ全体の目視検査と更新を手作業で行っていました。データはオープンデータウェブサイトからダウンロードされ、その後、一つ一つ丁寧にWordファイルに整理されてから、ウェブサイトにアップロードされていました。

このプロセスには、いくつかの大きな課題がありました。第一に、信じられないほど時間と労力がかかりました。毎日、マーケティング担当者はこのWordファイルの整理に1〜2時間を費やす必要がありました。さらに、取得および整理されたデータは、時期によって異なる請負業者によって管理されることが多く、データベンチマークの不整合や情報提示の精度低下につながっていました。言うまでもなく、視覚的に表現されていないデータは、一般公開にとってアクセスしにくいものでした。

技術チームは、Ragicと外部レポートツール（PowerBI）を使用した革新的なソリューションを考案しました。彼らはプロセスを再設計し、自動化しました。以前はWordファイルに保存されていた1日の取引価格、取引量の詳細、その他の関連情報が再構築され、Ragicシート内に配置されました。RagicのURLから定期的にインポート機能を活用することで、市場に関連する政府公開のCSVデータが毎日自動的にRagicにインポートされるようになりました。この情報はその後、API連携を通じて台北市市場ウェブサイトで更新され、「農産物卸売市場取引情報ダッシュボード」が作成されました。

この自動化プロセスへの移行により、データの手作業による並べ替えと比較が不要になり、1日あたり平均1時間の作業時間を節約できました。同時に、すべてのデータが固定の更新スケジュールに従うため、情報の同期ずれによる不整合が解消されました。

このプロセスを自動化するために、正式な入札プロセスを通じて実行した場合、推定コストは約1万米ドルであり、行政手続きのために通常少なくとも2か月かかります。開発期間を含めると、3か月でも急ぎと見なされるかもしれません。しかし、Ragicを活用することで、技術チームは追加の予算をかけることなく、1か月以内にタスクを完了しました。このアプローチは、開発時間を大幅に短縮しただけでなく、煩雑な政府の入札調達プロセスも回避しました。

合計200万米ドル以上の予算削減

COVID-19対策タスク割り当てシステム、電子監査システム、そして農林水産物供給情報ダッシュボードは、台北市政府によるRagicの数多くの活用事例のほんの一部です。これらのフォームの多くはユーザー自身によって構築されており、合計で2,000以上のシートが存在します。

現在Ragicで構築されているすべてのシートとシステムを見ると、従来の入札と外部委託の方法が使用されていた場合、個別の入札と各ニーズに対応する製造業者への委託により、多大な構築および維持コストが発生していたでしょう。複数の古いシステムを統合した電子監査システムを例にとると、台北市政府は、このシステムを従来の方法で開発すると100万米ドルを超えると見積もっています。27の部署の開発と5年間の保守サービスを考慮に入れると、この予測は150万米ドル以上に膨れ上がります。Ragicの固定年間ライセンス料の削減により、市政府の節約額は200万米ドルを超え、大幅な財政的軽減をもたらしています。

世界中の政府機関が多様なニーズに対応するために採用していることからもわかるように、Ragicは実証済みの適応力に加えて、データを社内に保持することを重視する政府機関向けにカスタマイズされたオンプレミス版も提供しています。Ragicの影響は、プロセスの効率化にとどまらず、効率的で費用対効果の高い行政への道を開き、データセキュリティを確保します。これにより、Ragicは現代のガバナンスにおいて貴重なツールとしての地位を確立しています。