ハリー・ポッター・フィルムコンサートを支えるチーム：4人編成のチームが年間300回を超える公演をどのように管理しているのか？

コンサートホールでは、プロの交響楽団が舞台に上がっていますが、その雰囲気は典型的なクラシック音楽コンサートとは大きく異なります。ホールの両側の壁には、ホグワーツの各寮の4色の旗が掲げられています。客席には、ローブを身に着け、杖を持った楽しそうな観客が座っています。舞台の後ろには、大きなプロジェクタースクリーンにハリー・ポッターの映画全編が映し出されています。しかし、スクリーンがボートに乗って城に向かうホグワーツ1年生の姿を映し出すと、偉大なジョン・ウィリアムズが作曲した不朽の名曲「ヘドウィグのテーマ」が、スピーカーからではなく、生演奏のオーケストラの楽器から直接、会場を満たします。

写真: Jordan August Photography

「映画鑑賞」と「生演奏の音楽コンサート」を組み合わせたこの新しいエンターテイメント形態は、「フィルムコンサート」と呼ばれています。『ハリー・ポッター™フィルムコンサートシリーズ』に加え、『エルフ』、『ダ・ヴィンチ・コード』、『グラディエーター』、『ゴッドファーザー』（その他多数）など、感動的な音楽スコアを持つ数々の受賞映画が、それぞれ独自のコンサートを開催しています。これらのフィルムコンサートは、世界各地を定期的にツアーし、ファンに刺激的な生コンサート体験を届けています。これらのフィルムコンサートを牽引しているのは、他でもない制作会社CineConcertsです。

2013年に設立されたCineConcertsは、わずか4名の常勤スタッフにもかかわらず、業界のリーダーです。CineConcertsはほぼすべての主要映画スタジオと協業しており、2022年末までに48か国で数千回（年間300回以上）の公演を管理し、300万人以上の人々を魅了してきました。

2013年に設立されたCineConcertsは、わずか4名の常勤スタッフにもかかわらず、業界のリーダーです。CineConcertsはほぼすべての主要映画スタジオと協業しており、2022年末までに48か国で数千回（年間300回以上）の公演を管理し、300万人以上の人々を魅了してきました。

全体として、CineConcertsは、ライセンシーであるスタジオと、コンサート主催者（会場、オーケストラ、または第三者プロモーター）との間の仲介役、いわばプロジェクトマネージャーのような役割を担っています。各公演は、映画のライセンス取得、プログラム作成、地元のパートナー、オーケストラと指揮者への連絡、スケジュールの作成、各種資料の確認、チケット販売状況の確認、知的財産とブランドの保護など、まさに一つのプロジェクトです。要するに、CineConcertsは、完璧なパフォーマンスと顧客体験を保証するために、すべてを追跡および管理し、監督と支援を提供する必要があります。

創設者兼プロデューサーのJustin Freer氏が楽譜に取り組んでいる様子。 写真: Christie Goodwin

CineConcertsは、コンサートの品質管理を重視しており、それは映像だけでなく、演奏そのものの細部にまで反映されています。他のいくつかの会社では、こうしたプロジェクトを運営する際、ほとんど関与せず、単にファイルを主催者に送り届けるだけで終わらせるという手法をとっています。しかし、CineConcertsは「完璧で素晴らしいショーを提供する」ことを目指しています。主催者が適切な方法で宣伝しているか、適切なマーケティング資料を使用しているかを確認します。コンサート中は、観客が最高のコンサート体験を得られるように、スクリーンと映写機器が適切かどうかを確認しています。

これほど少人数のスタッフで、これほど多くの公演の細部まで、CineConcertsはどのように監督しているのでしょうか？彼らはRagicを使って、CineConcertsチーム向けにカスタマイズされたプロジェクト追跡システムを構築しました。

「私たちは、どんなに小さなことでも、すべての公演に関わることすべてを文字通り追跡しています」とCineConcertsは述べています。「私たちは世界中でこれらの公演すべてを同時に管理しており、非常に堅牢な追跡ソリューションなしには、それを実現することはできませんでした。」

彼らはさらに付け加えました。「Ragicの追跡機能がなければ、現在の形での私たちのビジネスはほぼ存在しなかったでしょう。」

Google スプレッドシートから Ragic へ

CineConcertsがRagicを使い始めたのは2017年のことです。それ以前は、チームはプロジェクト情報の管理にGoogleスプレッドシートを使用していました。Googleスプレッドシートの共同作業が可能でクラウドベースであるという特性は、チームメンバー全員が最新の進捗状況を把握するのに役立っていました。しかし、追跡する詳細が増え、データが蓄積されるにつれて、パフォーマンスの問題に悩まされるようになりました。

最大で1000行ものデータ（数十列の列、条件式形式、ドロップダウンリストを含む）を抱えるようになると、Googleスプレッドシートは明らかに処理に苦労しているように見えました。データを確認するためにシートを開くだけの簡単な操作でも、動作が不安定になったり、ブラウザがフリーズしたりするほどでした。それは「あまりにも煩雑になり」、CineConcertsが処理しなければならない多様で複雑なプロジェクト項目に対応するためには、より高度なツールが必要とされました。

チームが代替ツールを探していた際、以下のニーズを満たすものを探すことにしました。

「Ragicを見つけたときは、まさに自分たちがやりたいことにぴったりだと感動しました」とCineConcertsは語っています。彼らはRagicを採用し、すべてが順調に進みました。

彼らはどのようにRagicを見つけたのでしょうか？CineConcertsによれば、上記のニーズをそのままキーワードにしてGoogleで検索しただけとのことです。すると、見つかったのです。「もっと劇的な発見秘話があればよかったのですが。実際は、必要なものをGoogleで単純に検索したところ、それが表示されただけなのです。それは素晴らしいことでした。」

チームは以前、別のデータベースツールであるQuickbaseも使用していました。しかし、Ragicと比較すると、Quickbaseはより高価で、情報技術に不慣れな人にとっては使い勝手が良くありませんでした。

「エクセルを使っていた私たちにとって、Ragicはごく自然な流れでした。一方、Quickbaseを使うとなると、基本的な機能の使い方を学ぶためだけに講習を受ける必要がありそうでした」とCineConcertsは述べています。

Ragicによる効率的なプロジェクト管理

CineConcertsのような多数のプロジェクトを抱えるエンターテイメント制作会社は、Ragicをどのように活用して高効率なプロジェクト管理と追跡を行っているのでしょうか？ここでは、彼らの経験を4つの側面から見ていきましょう。

1）プロジェクト詳細情報の包括的な追跡

CineConcertsは、すべての社内コミュニケーションをRagicに記録しています。メインの追跡シートには、会場、交響楽団、指揮者、主催者、公演日、サードパーティパートナーなど、すべての重要な情報が公演ごとにリストアップされています。

主催者、会場、オーケストラは、それぞれ独立した別のシートで作成されます。メインの公演追跡シートはこれらのシートとリンクしており、重複する情報の入力にかかる時間を削減するために、関連情報を読み込みます。

*説明用であり、データベースの表現ではありません。

打ち合わせ、契約、スケジュール管理、マーケティング資料のレビュー、公演前の会場装飾、販売状況の追跡、公演後の収益計算なども、Ragicの「マルチバージョンシート」または「参照子テーブル」機能を使用してメインの追跡シートにリンクされた別のシートにデータ入力されます。

これにより、チームは1つのメイン追跡シートで会社全体のプロジェクトの概要を把握できます。同時に、他のシートに切り替えることで、さまざまな側面を見ることができます。

Ragicの検索およびフィルタ機能も、効率を大幅に向上させることができます。CineConcertsは、その速度とシンプルさから、上部の検索バーにある全文検索機能を重用しています。一方、ブランドマネージャーがさまざまな視点から迅速にデータを確認できるように（例えば、来月の公演、スケジュールされているがまだ宣伝されていない公演など）、シートにはさまざまな共通フィルタも設定されています。

*説明用であり、データベースの表現ではありません。

CineConcertsはまた、Ragicのカレンダー同期機能を利用して、すべての公演を自身のカレンダーに同期しています。カレンダーインターフェースから情報を確認する必要がある場合、誰でもカレンダーソフトウェアでキーワードを直接検索できます。

2）外部パートナーとの効果的な連携

CineConcertsはRagicを使用して、外部パートナーが特定の公演に関する公演日やプロモーションスケジュールなどの情報を提供するための4つか5つのWebフォームを作成しました。これらのシートは、前述のメイン追跡シートにリンクされています。外部パートナーがフォームに記入し、ファイルをアップロードすると、データはデータベースに直接送信され、定義済みのフィールドに入力されてプロジェクトの詳細が埋められます。

もしこれらのデータがすべてメールでやり取りされていたとしたら、送信、返信、二重チェックが必要となり、データの整理や追跡システムへの入力に費やされる時間と労力は言うまでもありません。Webフォームは事前に指定された形式を備えているため、コミュニケーションの手間とやり取りを大幅に削減できます。

Webフォームは、マーケティング資料や会場装飾資料のレビューも効率化します。パートナーが行うことは、フォームに記入してファイルを添付するだけで、CineConcertsのブランドマネージャーは申請フォームに返信マークを付けて通知することができます。Ragicのリンク機能と参照サブテーブル機能を通じて、これらの申請データはメインの追跡シートに簡単に追加できます。

*説明用であり、データベースの表現ではありません。

CineConcertsは、外部パートナーに情報を提供する必要がある場合もあります。そこで、Ragicのエクスポート機能がすべてをスムーズに進めます。例えば、各コンサートには通常、無料チケットを受け取るVIPリストがあります。この情報は常にRagicに保管されています。特定の公演のゲストリストを提供する必要が生じた場合、フィルターを実行してデータをPDFとしてエクスポートし、パートナーに送信するだけです。

外部ユーザー ＋ マルチバージョンシート

最近、CineConcertsは、パートナーをRagicデータベースに直接「外部ユーザー」として追加し、複数バージョン機能を使用して、各公演の簡略化された追跡シートを外部ユーザー向けに作成することを試みました（社内スタッフが使用するシートへのアクセス権は外部ユーザーには付与されません）。これにより、外部パートナーが確認する情報は常に最新の状態に保たれ、CineConcertsは彼らが閲覧できる情報と閲覧できない情報を細かく管理できます。

3）コロナ禍時の迅速な適応

過去2年間、パンデミックは世界中のほぼすべての主要な実地イベントを停止させました。これはCineConcertsが直接肌で感じた世界の変化の一つです。年間300回以上の公演を企画してきた後、2020年3月にすべてが急停止しました。COVID-19に支配されたこの2年間で、CineConcertsが公演を行ったのは、2020年末と2021年初頭のアジア太平洋地域でのほんの一握りの公演のみでした。

ほぼすべてのプロジェクトが保留されましたが、追跡する必要のある事柄がなくなったわけではありません。むしろ、焦点が変化しました。CineConcertsは、プロモーション資料、上映時間、チケット販売の追跡から、公演延期の状況の追跡に移行しました。パンデミックが特定の地域で猛威を振るい始めたとき、地元の主催者はいつ延期を決定するのか？延期が決定した後も、新たな日程がいつ決定されるのかという疑問が残りました。

パンデミック以前、追跡シートは主に「開始間近」または「進行中」のコンサートを追跡していました。キャンセルまたは延期されたものはほとんど、あるいは全くありませんでした。延期後の公演状況を追跡することは、これまで重視されていませんでした。それがパンデミック時代に一変しました。幸いなことに、Ragicは柔軟かつ応答性の高い設計になっています。CineConcertsはすぐにシートの調整を開始し、追跡ノートやスケジュールなどのパンデミック関連のフィールドを追加しました。シートをパンデミック時代向けの新しいシステムに変えるのに、わずか1週間しかかかりませんでした。

現在、パンデミックはようやく収束に向かい、世界中のパートナーが会場向けのより良いパンデミック予防策を考案しているため、公演は再開されています。それに伴い、CineConcertsの追跡システムも現在の状況に対応しています。

彼らは、コンサートグッズ、CineConcerts +PLUSと呼ばれるデジタルコンテンツサービス、そしてVRやWeb3などの新興分野を対象とした他のプロジェクトなど、いくつかの新しいサービスを展開する準備をしています。これらの新しいワークフローは、新たな情報管理の需要や新しいシートに対応する必要があるかもしれませんが、Ragicの高い柔軟性があれば、確実に変化に対応できるでしょう。

例えば、CineConcertsはコンサートグッズのために新しいシステムを慌てて探す必要はありませんでした。代わりに、Ragicの見慣れたインターフェースを利用して、製品と在庫管理のためのシートを作成しました。

4) 継続的な最適化のための適応力維持

CineConcertsによれば、彼らのワークフローはすべてテンプレート化されています。社内ウェブサイトにはすべてのシートがリストされており、リンクをクリックすると、関連するすべての情報に簡単にアクセスできます。「同期を維持する」ことが、電話、メール、会議などで時間を浪費することなく、シートを通じて簡単に行われることで、誰もが実際に直接話し合う必要のある重要なことに時間を集中できるようになります。

彼らは、Ragicが設計の迅速な制御と調整を可能にしている点を気に入っています。パンデミックによって大きな変更を余儀なくされる以前から、社内では常に、特定の変更によって追跡システムを改善したり、よりスムーズに運用したりできるかどうかを検討していました。

社内では、ワークフローの最適化が絶えず行われています。「毎週、小さな微調整を行っており、時には全く新しいものをシステムに追加しています」とCineConcertsは述べています。「それには多くの時間がかかりますが、それが楽しい部分なのです。」