非効率なスプレッドシートから包括的なRagicデータベースへ：Resort Travel Managementの移行体験

多くの企業が事業を開始する際、データ管理ツールとしてその手軽さと普及度からスプレッドシートを選択します。しかし、スプレッドシートは大量のデータ管理や複雑なプロセス（ワークフロー、アクセス権、フィールド設定など）の構築には理想的ではないことを、いずれ理解することになります。さらに悪いことに、スプレッドシートはデータの正確性を保証しないため、ユーザーは効率を犠牲にしてスプレッドシートのすべての詳細を常に確認するか、ビジネスに影響を与えるような重大なデータミスがないことを祈るしかありません。

アメリカ・バージニア州ウィリアムズバーグに拠点を置く観光業の企業、Resort Travel Managementは、まさに上述のような状況を経験していました。同社はタイムシェア旅行に注力しており、物件のレンタル利用者とタイムシェア購入者に関するデータを処理する必要がありました。これには、ポイント取引や物件の空き状況も含まれます。当初、すべてのデータは複数のスプレッドシートファイルで管理されており、相互の関連性は全くありませんでした。そのため、従業員はデータ入力、計算、データ形式の整理、別のシートへのデータ移動などのワークフローをすべて手作業で処理しなければなりませんでした。 手作業が大半を占める運用の問題点は、精度が低いことにあり、これがビジネスの成長や正しい方向への進展を妨げます。例えば、Resort Travel Managementの従業員は、タイムシェア所有者向けのタイムシェア在庫をリアルタイムで手作業で計算しなければなりません。この日々の手作業は遅く、挫折を引き起こすだけでなく、不正確な計算式によるエラーを招く可能性があります。さらに、レポートを作成する際にも、データの正確な取得が難しい状況にありました。これは、特定の値が異なる形式で入力されている場合があるためです。例えば、都市名が「NYC」、「New York」、「New York City」と表記される場合や、日付が「yyyy/mm/dd」や「mm/dd/yyyy」といった異なる形式で入力される場合、電話番号がハイフン付きまたは無しで入力される場合などが挙げられます。

リゾート・トラベル・マネジメントの管理部門に所属するAlaina Saundersは、スプレッドシートによる問題を解消し、組織の生産性を向上させるための代替手段を模索する必要性に気付きました。彼女は、すべての顧客データを一元管理でき、かつワークフローをより自動化、正確化、効率化できるシンプルなシステムを探していました。複数のデータ関連アプリケーションを試した結果、Ragicは柔軟性が高く、適応性に優れ、予算内で利用可能だったため、最も適したソフトウェアだと分かりました。

さらにAlainaにとっての大きな利点は、Ragicの柔軟性とカスタマイズ性の包括的な機能でした。彼女は簡単にカスタマイズされた自動ワークフローを構築し、すべてのデータに対して数式や条件を設定し、データベース内のすべてのシートで各ユーザーのアクセス権を管理することができます。要するに、Ragicはリゾート・トラベル・マネジメントが導入すべき理想的なデータベースツールであることは明らかでした。

平滑な立ち上げ

データベース構築を開始した際、Alaina Saundersは、Ragicの分かりやすく論理的なユーザーインターフェースのおかげで、大きな障害に直面することはありませんでした。以前からさまざまなスプレッドシートを扱った経験があったため、Ragicでのデータ管理や表示形式の理解にはすぐに慣れることができました。

次に取り組んだのは、自身のシートに適したツールや機能を探し、それらを理解することでした。例えば、selection fieldを使用してカテゴリの数や形式を制限することや、ポイント在庫計算のために適切な数式を設定すること、そしてクライアントが正しいシート上で正しい情報を処理・閲覧できるように、アクセス権限を包括的に設定することです。

幸いにも、Ragicの詳細なドキュメントやメールサポートのおかげで、必要なツールについての知識を得ることができ、それらを自身のシートに追加することが可能になりました。

Resort Travel Managementでは、Ragic導入前はGoogle シートでデータを管理していました。このため、以前のデータをRagicのインポートツールを使用して新しいデータベースに簡単に移行することができました。Alaina Saundersが行ったのは、スプレッドシートの形式を適切に整えることだけでした。その後、既存のRagicシートにインポートするか、新しいシートを作成してインポートするかを選択するだけで済みました。

この機能により、新しいデータベースの構築がスムーズにスタートできたのはもちろん、元のスプレッドシートデータの大部分をそのまま活用できたため、数ヶ月を費やしてデータを再整理したり、一から作り直したりする手間を省くことができました。

組織化されたシステム

Ragicへの切り替え後、Alaina氏が見出した最も明白な改善点は、すべてが1つの包括的なシステムに整理されたことです。Ragicを使用する前は、データはさまざまなスプレッドシートファイルに散在していました。たとえば、顧客データは1つのシートに、ポイント在庫計算は別のファイルで実行され、注文は別のソフトウェアで処理されていたかもしれません。データ間の関係や自動ワークフローがないため、エラーの確認やドキュメント間でのデータのコピー＆ペーストなど、すべてを手動で行う必要がありました。

現在、Ragicを利用することで、すべてのデータがリンクツールを用いて必要な形で接続されています。さらに優れているのは、自動化ワークフローの助けを借りて、システムがデータの計算やその他のアクション を実行できる点です。これにより、営業チームはクライアントのライブ残高を自動計算で取得したり、レンタル物件のステータスのリアルタイム更新を受け取ったりすることが可能になりました。

これまでのように複数のスプレッドシートからデータを抽出し、時折手動で残高を計算する手間に比べると、はるかに迅速かつ正確な処理が実現しています。

制御されたデータ管理

Ragicでは、SYSAdminのみがデザインモードに入り、シートのデザインを作成または変更できます。つまり、SYSAdminであるAlaina氏は、フィールドタイプとフィールド形式の設定、すべてのシートにおけるすべてのユーザーのアクセス権、および作業プロセスを決定できます。この制限により、Alaina氏はすべてのスプレッドシートファイルのデータ形式を確認し、それらを正しい方法で再編成するという手間から解放されました。基本的に、この作業はすべて、Alaina氏がシートのカスタマイズを完了した後、Ragicデータベースでシステムによって自動的に行われます。システムによって作業が自動的に行われることで、間違いなく精度と効率が向上します。

包括的なコラボレーション

すべての機能が整ったことで、Alaina氏はResort Travel Managementのデータの大部分をRagicに移行し、同僚も彼女が組織のために設計したデータベースでほとんどの作業を管理するようになりました。社内では、営業チームはクライアントがどの在庫を使用しているかを簡単に確認し、プロジェクトやタスクを追跡し、検索エンジンを使用して必要なデータを見つけることができます。管理チームにとって、Ragicは正確なレポートを迅速に作成し、正しい数値情報をエクスポートして別の会計ツールと統合するのにも役立っています。社外では、タイムシェアの所有者はResort Travel Management's owner portal platformにアクセスして、タイムシェアポイントの進捗状況やレンタルなどの情報を含む自分のプロフィールを表示することもできます。Ragicの柔軟なアクセス権設定のおかげで、Resort Travel Managementのすべての従業員とそのクライアントは、安全かつ確実にデータを変更または表示できます。これは、異なるアクセス権を持つユーザーが同じデータセットを異なる方法で表示または処理できるようにするマルチシート機能によっても強化されています。

劇的な業務改善

全体として、RagicがResort Travel Managementに与えた最大の影響は、他の多くの企業が独自のカスタマイズされたRagicデータベースで経験したように、生産性の大幅な向上です。システムがすべてのデータを指定された方法で整理し、設定したワークフローで自動的に処理する場合、基本的に手作業によって費やされる時間と発生するミスを最小限に抑えることができます。さらに、すべてのスプレッドシートセルでエラーを見つける手間と不満も同時に解消されます。Resort Travel Managementの営業部は、Google シートを使用していた以前と同じ時間で50％多くの業務をこなせるようになり、最終的にはより多くのビジネスが処理され、より多くの収益につながる可能性があります。クライアントのデータがより透明になったため、顧客満足度も向上し、ポイント、物件、レンタルについてコミュニケーションをとる際に両者が同じ認識を持つことができるようになりました。

データベースの継続的な開発

データベース開発に関して、Alaina氏は非常に有益なRagicユーザーです。Ragicの開発者がデータベースアプリケーションを強化するためにできることを見つけた場合、彼女はRagicサポートにメールを送り、潜在的な改善点や機能について話し合います。最近では、リストページで使用されている共通フィルタを強調表示して、ユーザーがシートがどの条件セットでエントリを表示しているかをすぐにわかるようにすることを提案しました。Alaina氏によると、彼らのデータベース開発は継続的なプロセスであり、Ragicも同様です。Ragicがシステムを強化すれば、すべての人とすべての組織に利益がもたらされます。彼女はまた、Resort Travel Managementのデータベースのデザイン変更で助けが必要なときはいつでも、Ragicサポートが常に助けてくれると述べています。将来的には、クライアントが自分のプロフィールをより簡単に表示できるように、データベースをウェブサイトに接続したいと考えています。そのためには、Ragicデータをウェブサイトに統合するために、埋め込みツールを操作する必要があります。

Ragicで大きな成功を収めた後、Alaina氏は他の人々にもRagicを使って独自のデータベース構築を始めることを強く勧めています。Ragicには、インストール可能なテンプレートや、新しいシートに適用できるクイックテンプレートが豊富に用意されており、これらを利用することで、初心者でもこのツールがどのように機能するのかを簡単に理解できます。しかし、最終的には、個々のデータ要件に合わせてカスタマイズされたデータベースシートを作成することを推奨しています。幸いなことに、Ragicの直感的なユーザーインターフェースのおかげで、新しいシートや包括的なデータベースを一から構築するのは、想像以上に簡単です。もし行き詰まったとしても、メールでRagicサポートに問い合わせたり、Ragic コミュニティで他のユーザーと交流したりすることで、必ず役立つ新しいアイデアが得られるでしょう。

スプレッドシートとRagicは、見た目は似ていますが、Ragicにはソフトウェアの機能を大幅に向上させる豊富なツールが備わっています。この類似性のおかげで、Alaina氏は組織のデータをスプレッドシートからRagicへスムーズに移行し、最初から有利な状態でデータシステムを強化することができました。現在、Alaina氏とResort Travel Managementは、Ragicを活用したデータ管理の成功によって、協調性の高いチームとして大きく成長を遂げており、今後もさらなる発展を目指しています。