屋根工事会社が作った屋根工事データベース：R&R IndustriesがRagicで実現した成功

業界に合ったデータ管理ツールを見つけることは非常に困難です。まず第一に、すべての業界に専用のデータ管理製品があるわけではありません。また、仮に存在していたとしても、それらのソフトウェアパッケージが自社に適合することは稀です。なぜなら、それらは特定の組織向けにカスタマイズされたものではないからです。幸運にも既存のソフトウェアにデータ処理を適応させることで業務を進められる場合もありますが、そうでない場合には、データの修正に時間を浪費し、将来的にシステムが自社の業務に適合することを期待してストレスを抱えることになるでしょう。

それは R&R Industries が Ragic と出会う前に経験したことでした。米国有数の屋根工事会社である同社は、理想的なワークフローを実現するデータ解決策を探していました。以前は、付箋やノートからスプレッドシートやその他の複雑なデータ・ツールまで、可能な限りあらゆるものでデータを管理していました。しかし、大きな問題は、それらが統合されていなかったため、断片的なデータがあちこちに散らばっていたことだった。本格的なシステムがなければ、プロジェクトの状況を追跡したり、顧客との関係を管理したり、金銭データを処理したりするのは面倒なことこの上なかった。

クリス・ヘブン、デイブ・ハワード、アンジー・マンシーニは、データ管理に役立つツールや方法を見つけようとしていた。しかし、どのソフトウェア・パッケージも、彼らが求めているものにはほど遠かった。包括的なプロセスを持つ屋根工事会社製のアプリケーションもなかった。カスタマイズしたデータベースをゼロから構築しようとしたこともあったが、そのために多くの時間と費用を浪費し、結局、システム全体が使えるものとはほど遠かった。さらに、Salesforceにも20万ドル以上を投資したが、データを扱うことができず、結局断念せざるを得なかった。幸いにも、クリス氏はウェブで検索して Ragic を見つけ、彼と彼の同僚が Ragic で作成したデータベースは、彼らのデータ問題の大部分に対する最善かつ最終的な解決策となった。

簡単に始める

クリス、アンジー、デイブの3人は、2018年に彼らの組織のためにRagicを使い始めました。彼らにとってRagicは、すでに情報技術に関する多くの経験と知性を持っていたため、習得しやすいデータベース・アプリケーションだった。このデータベースは一般的な表計算アプリケーションと同様のインターフェイスを備えているため、基本的なツールを学び、適切に機能しているシートをカスタマイズするのは彼らにとって朝飯前だった。

彼らは最初、プロジェクト概要の記録からカスタマイズデータベースを開始しましたが、新しいシートを作成してリンクするだけで、自社にとって包括的なデータベースへと進化させることができることに気づきました。 データベースを強化したり、他の種類のデータに対応するために新しいシートを作成したりする中で、自然とさまざまな機能の使い方を習得していきました。Chris Heavenによれば、特定のツールを使うことで、データ処理がいかに効率的になるかに驚く瞬間が何度もあったそうです。たとえば、リンクと読み込みを使えば、異なるフォームに同じ顧客データを何度も複製する必要がなくなり、エラーの心配もなくなりました。また、大いに役立ったツールの一つがアクションボタンで、手動で実行した後に、指定されたワークフローを自動的に進めることができました。リンクと読み込みを使う場合と同様に、アクションボタンも作業の効率性と正確性を飛躍的に向上させました。現在でも、これら二つのツールはデータベースの中で最も重要な役割を果たしています。

柔軟なカスタマイズ

現在、Chris、Angie、そしてDaveはデータベースの主要なSYSAdminとして活躍しており、最高レベルのアクセス権を持っています。SYSAdminである彼らはデータベースを完全に管理する権限 を有しており、データの処理方法を自由に決定することができます。組織に関連するすべての人のためにシートやワークフローをカスタマイズできるだけでなく、必要に応じていつでも変更を加えることが可能です。シート上の特定の値を変更するといった小さな作業から、ワークフロー全体の変更といった大規模な作業まで、すべてを簡単に実行でき、複雑なコーディングを必要としません。そのため、社内の誰かが現在のワークフローの修正や新しいシートセットの作成を依頼した場合、SYSAdminはデザインモードに入り、簡単に対応することができます。

以前、彼らのRagicデータベースはプロジェクト概要のみを含んでいましたが、現在ではCRM（顧客管理）、プロジェクト管理、財務管理、HRIS（人事管理システム）、販売管理、サービス管理を含む完全なビジネス解決策に成長しました。過去には、データベースの多くの変更が外部のIT専門家に依頼されていましたが、彼らは業界の特性やR&R Industriesのデータ処理の必要性を十分に理解していないことが多かったのです。

しかし現在、Chris、Angie、Daveにとって、彼らは「屋根業界の会社によって作られた屋根業界向けのデータシステム」を手に入れています。今では、自分たちがデータの専門家となり、業界の専門知識を持たない外部のプロフェッショナルを雇う必要がなくなりました。

充実な通知機能

Ragicを活用することで、天候による影響がない限り、あらゆる建設プロジェクトに遅れることなく対応できるようになりました。これは、Ragicデータベースを通じて、自動的に問題を即座に通知される仕組みがあるからです。例えば、誰かが「現場に追加の建設作業員が必要」という更新をレコードに記録した場合、関連する担当者がその問題についての通知メールを受け取り、適切な判断を下すことができます。

以前は、これらのやり取りが電話、不統一なメール、あるいは付箋紙などで行われていましたが、これらの方法では情報が伝達される際に誤解を招く可能性があり、将来の参照用に正確に記録されないことが多いという問題がありました。幸いなことに、Ragicが提供する通知機能を利用することで、これらの問題に対処することができました。

Ragicデータベースでは、ユーザーは画面右上のベルアイコン、電子メール、そしてRagicアプリを使ったモバイル通知を通じて通知を受け取ることができます。Chris Heavenによれば、データベースからの通知を受け取る機能は、組織内で同僚たちが効率的に協力し、必要な情報を全員が把握するための重要な要素であるとのことです。彼らのメールボックスに届くメールの大部分は、Ragicから送信される自動通知メールとなっています。

自動化による生産性の向上

カスタマイズされたワークフローでデータを処理できることは、あらゆる種類のデータベースにとって大きな強みとなります。それは、ユーザーが指定されたフォーマットでデータを処理できるだけでなく、自動化ツールを使用してメンバー全体の生産性を向上させることができるからです。Ragicの自動化ツールは、ユーザーがデータをより効率的かつ正確に扱えるよう支援し、それにより生産性を向上させます。

以前は、週次レポートを作成するために、ある書類から別の書類へデータを繰り返しコピー＆ペーストしなければならない状況がありました。コピー＆ペーストは技術において非常に重要な機能の一つですが、スプレッドシートのデータでこの操作を多用すると、多くの無駄な時間を費やすだけでなく、見つけにくいエラーを引き起こし、それがシートに悪影響を与える可能性があります。この問題は、以前R&R Industriesでも発生していました。

前述のとおり、彼らのデータは異なるファイルやプラットフォームに分散していました。そして、それらを1つのドキュメントにまとめる必要がある場合、データをコピー＆ペーストしたり、手動で入力したりしていました。データ量が少ない場合は対処可能ですが、量が増えるにつれて、確実に悪夢のような作業になってしまいます。

現在、Ragicでは、アクションボタンを使用した自動化により、以前抱えていた問題がすべて解消されました。アクションボタンを押すことで、レコードを別のフォームに変換したり、1つのシートから別のシートに値を反映させたり、事前にデザインされたスプレッドシートテンプレートにデータをエクスポートしたりすることができます。選択されたアクションやワークフローは、アクションボタンを押すなどの手動操作の後、システムによって実行されるため、作業は数秒で完了し、エラーが発生することもありません。

シンプルな統合

場合によっては、Ragicのデータを他のアプリケーションと統合したり、別のソフトウェアで処理したりする必要があるかもしれません。R&R Industriesでは、Ragicのデータを使用して財務情報や予測を他のソフトウェアで処理しています。それを実現するために、Dave Howard氏とAngie Mansini氏はAPI連結を使用して2つのアプリケーションをリンクすることに成功しました。プログラミングスキルを既に持っていた彼らにとって、他のデータベースでの追加統合をプログラムするよりも、Ragicと他のツールを統合する作業ははるかに簡単でした。

さらに、コードを使わなくてもRagic内外でデータを移動するのは非常に簡単だと彼らは述べています。一部の点ではRagicはスプレッドシートのように機能するため、CSVファイルやXLSファイルを介してデータをインポートおよびエクスポートするのは非常にシンプルです。

クラウドデータベースの利点

Ragicを活用することで、R&R Industriesのメンバーは、会社設立以来初めてリモート作業を可能にしました。Ragicのクラウドデータベースは、コンピュータブラウザさえあればアクセスできるため、データ処理が簡単に行えます。特定のアプリケーションをダウンロードしたり、特定のサーバーに接続したりする必要がないため、R&R Industriesのデータベースへのアクセス権を持つ全員が、いつでもどこでも仕事を進めたり、コミュニケーションを取ったり、コラボレーションを行ったりすることが可能です。

特に、コロナ禍の際、人々は感染拡大を防ぐために可能な限り自宅で過ごすよう求められましたが、R&R Industriesは問題なく業務を続けることができました。各メンバーが自宅でコンピュータを開いてRagicデータベースに接続するだけで仕事を進められたからです。また、他のテクノロジーアプリケーションを活用することで、スムーズにコミュニケーションを取ったり、ミーティングを開催したりすることも可能でした。

さらなる支援の提供

Ragicを使用してデータ管理で大きな成功を収めた後、Chris Heaven氏は、他の建設業界の企業がカスタマイズされたデータベースを構築できるよう支援するために、Ragicパートナーになることを目指していると述べています。現在、彼とその同僚たちは、望むワークフローでデータを処理できる屋根工事会社専用のデータベースを構築するという目標を達成しました。

彼は、Ragicが建設業界のあらゆる企業にとって最適なソリューションであると信じています。そして彼の専門知識の助けを借りれば、将来のデータベースクライアント全員が、より効率的に業務を進められるようになると考えています。もちろん、非機能的なスプレッドシートアプリケーションよりも、カスタマイズされたRagicデータベースの方が確実に役立つことでしょう。

提案と推奨事項

今後Ragicデータベースの構築を検討している場合、Dave、Angie、Chrisの3人は、最初のステップとして、自社や自分の業務について完全に理解することを勧めています。これは、データベースを自分だけでなく、会社の全員のために作成することになるからです。自分では組織内のデータ処理を十分理解しているつもりでも、他部署の同僚は、自分が想定したものとは異なるワークフローを望むかもしれません。しかし、そういった同僚たちこそがシートを最も頻繁に使う可能性が高いため、シートをデザインする際は彼らの立場に立つことが重要です。

さらに、SYSAdminは常にデータベースの変更に柔軟であるべきだとしています。Ragicデータベースの柔軟性を活かせば、シートのデザインやワークフローの変更を、デザインモードに入るだけでいつでも簡単に行えます。また、Ragicはすべてのシートのデザイン変更履歴を保存しているため、以前のバージョンに簡単に戻すことも可能です。現在でも、Dave、Angie、Chrisは、不要なシートを整理したり、ユーザーにとってより便利なワークフローを再構築したりといった形で、データベースをさらに改善し続けています。

Angie 、Dave 、Chris は、わずか 2 年間で、すべての同僚がデータの大部分を Ragic データベースで処理できるようになりました。ニーズに合わせてデータベースをカスタマイズできただけでなく、組織の全員が有能に働けるようになりました。以前は、屋根工事会社が作成した屋根工事データベースを利用することは夢でしかありませんでした。今では、屋根のデータベースを自分たちで簡単に構築することで、目標を達成しています。