"それをRagicするだけ" がリヴォルトのデータ管理方法

データベースを独自にカスタマイズできることは、データを管理するソフトを探そうとしている多くの企業にとって目を引く要素だ。これは、エネルギー・コンサルティング、加工、製品プロデュース会社であるリヴォルト社にとっても同様である。Ragicは柔軟性が高く、カスタマイズが可能なため、効率性と正確性の面でデータ管理に大いに役立っている。

スプレッドシートによる悪夢から脱出

リヴォルト社のCEOであるネイサン・ウィンクラー氏は、データやレポートをより効率的に処理できるデータベースアプリを探していました。以前は、エクセルスプレッドシートを使用してデータを保存・処理していましたが、データは完全に散乱しており、異なるファイル間に接続がなく、レポートを作成するために何度もデータをコピー＆ペーストするしかありませんでした。このプロセスは非常に苦痛で、自動化がほとんどなく、データの正確性を確信することがほぼ不可能でした。そこで彼は、これらのエクセルに関する問題から解放されるデータベースソフトウェアを探し始めました。慎重に検討した結果、Ragicを選択しました。Ragicはシート間の関係を構築する機能を持ち、完全に柔軟にデータベースを作成・カスタマイズし、望むワークフローでデータを処理できるためです。

独自のカスタマイズ・データベースを立ち上げる

当初、ネイサン氏はドキュメントやチュートリアル動画を通じて、このデータベースソフトウェアについての理解を深めました。他のデータベースプログラムの経験があったため、Ragicデータベースの作成と使用の基本を理解するのにわずか1日しかかかりませんでした。会社のデータベースを設計する中で、彼はシート間に必要なだけ多くのリレーションを構築できることに気づきました。その結果、以前のようにスプレッドシート間でデータをコピー＆ペーストし続けるのではなく、他のシートからレコードを簡単に選択し、リンクと読み込みを使用して必要な情報をロードできるようになりました。さらに、彼にとって非常に役立ったのは、子テーブルから新しいフォームを作成したり、参照子テーブル追加したりすることで、シートのリレーションを必要な深さまで展開できる」という点でした。これにより、参照されたシートを無制限に連鎖させたり、必要に応じて同じフィールドを複数のシートに表示させたりすることが簡単にできました。これによって、どのシートでもデータの一貫性を保つことができ、大きなメリットを得ています。

シートが同期されて正常に機能するようになった後、ネイサン氏は必要なレポートを作成するためのワークフローを設計しました。以前のように異なるスプレッドシートからデータをコピー＆ペーストして不適切な形式で作成する必要がなくなり、Ragicの差し込み印刷機能がこれらの欠点を大幅に解消しました。Ragicのし込み印刷の主な目的は、Ragicのデータを外部のスプレッドシートソフトウェアにあらかじめデザインされた形式で自動的にエクスポートすることです。この操作はアクションボタンを実行することで自動化されるため、ネイサン氏は大量の時間を節約できただけでなく、手動入力によるミスの可能性も大幅に減少しました。基本的に、Ragicでレコードを正確に処理していれば、データをエクスポートしてレポートを作成する際にミスが発生することはありません。一方で、以前のように手動でデータを入力したり、ファイル間でコピー＆ペーストを行ったりしていた場合、かなりの人的ミスが発生する可能性がありました。運が悪ければ、報告書に潜む人的ミスが見つからず、その結果、業務全体に悪影響を及ぼす可能性がありました。

共同作業とチームワークの成功

これらのツールにより、ネイサン氏はリヴォルトのデータ管理を基本的にRagicで運用することを決断しました。その後、カスタマイズされたデータベースで同僚と協力できるように、内部ユーザー数を追加購入しました。もちろん、新しいソフトウェアに移行する際、ネイサン氏や同僚たちはいくつかの課題に直面しました。Ragicの操作や、ネイサン氏がカスタマイズしたデータベースの概念を学ぶ必要があったのです。しかし、このデータベースは外部のITパートナーではなく、組織のCEOであるネイサン氏自身によってカスタマイズされたため、移行プロセスははるかにスムーズに進みました。社内のメンバーは外部の専門家よりもデータや業務フローを深く理解しているため、特に会社の経営者であれば、自社に最適でシンプルなデータベースを設計する能力があれば、より適切なデータベースを構築できるのです。

それをRagicするだけ

リヴォルトチーム全体は、Ragicデータベースを進める中で多くの成功を収めました。ネイサン氏が最初に経験したように、異なるシートをリンクさせたり、 差し込み印刷機能を活用してレポートを作成することで、大幅な時間節約と人的エラーの削減が実現しました。これにより、より高品質で精度の高いメタ分析レポートを迅速に作成できるようになったのです。現在では、 リヴォルトチーム内で"それをRagicするだけ”という口語的なフレーズまで生まれました。これは、会社が新しいデータの保存や処理、またはレポートの作成が必要になった際に、望むワークフローで新しいシートセットを設計することを指しています。さらに、Zapierを利用したり、自社独自のスクリプトを作成したりして、他のサーバーやアプリケーションと簡単かつ柔軟に統合できる点も大きな利点です。このレベルのカスタマイズ性を持つアプリケーションを使用していなければ、こうしたことは実現できなかったでしょう。

他のRagicデータベース管理者と同様に、ネイサン氏と彼のチームメンバーもRagicサポートチームから多大な支援を受けています。バグに遭遇したり、新しいシートの設計中に行き詰まったり、データベースに関する提案が必要な場合には、画面右上にある「ヘルプ」ボタンをクリックしてRagicサポートに連絡.します。サポートチケットが送信されると、Ragicサポートはデータベースにアクセスし、問題をより深く理解した上で解決策を提供します。問題がより複雑な場合には、Ragicサポートの担当者と画面共有を行いながら解決するためのカンファレンスコールを手配することもあります。ネイサン氏によると、Ragicサポートはカスタマイズデータベースの構築と利用において大きな助けとなり、このソフトウェアを会社データの中核として採用するきっかけとなったと語っています。

データベース構築は終わらない

ネイサン氏は、リヴォルトのために非常に包括的なデータベースを構築していますが、その改善を止める予定は全くありません。Ragicが何年もの間、会社のデータ管理の中核を担ってきたため、彼は異なるニーズやロジックに基づいて、さまざまな時期に多くのシートを作成してきました。しかし、これらのシートは彼の同僚全員がそのロジックを完全に理解できるような構造にはなっていません。可能であれば、データベースの再構築に時間を割きたいと考えています。幸運にも、RagicではIT専門家にコードを依頼する必要がないため、自分自身でデータベースを再構築することが可能です。シートのフォーマット変更や再設計に加えて、ネイサン氏は他のソフトウェアアプリケーションとの統合も目指しています。前述の通り、RagicにはZapierを使用した多くの人気ソフトウェアアプリケーションとの統合機能が備わっていますが、今後、Zapierで対応していないアプリケーションと統合が必要な場合には、APIの連結やその他のプログラミング手法を用いて対応することが可能です。

なぜRagicが必要なのか？

もしあなたやあなたの会社がデータベース解決策を探しているなら、ネイサン氏はRagicを試すことを強くお勧めします。自分専用のデータベースを設計し、カスタマイズする必要があるため新しい挑戦になるかもしれませんが、ソフトウェアに慣れた後にはその価値を十分に実感できるでしょう。最初の段階では、チュートリアル、ドキュメント、ビデオを通じてRagicの仕組みを理解するために多少の忍耐が必要になります。しかし、Ragicのシンプルなインターフェースにより、その学習プロセスは予想以上に簡単で迅速です。また、Ragicは非常にカスタマイズ性の高いデータベースであるため、ほぼあらゆる業界の企業に応用することが可能です。ちなみに、ネイサン氏はRagicの価格設定も非常に合理的だと述べています。製品そのものが高価ではないだけでなく、データベース内の内部ユーザー数に基づいて価格が計算されるためです。そのため、仮にデータベースの利用者が自分一人だけであっても、非常にお得な価格で利用できます。

多くの企業がRagicを使用してデータの管理や処理で成功を収めており、それはネイサン氏と彼の会社リヴォルトにも当てはまります。Ragicを活用することで、企業は効率性、正確性、コミュニケーションを向上させました。これらの改善は、最終的には収益と利益の増加を含むビジネスの成長につながります。Ragicが、向上と進化を目指す組織にとって非常に役立つツールであることは間違いありません。そしてネイサン氏によれば、彼と彼の会社はもはやRagicなしでは適切に運営することができないと言っています。