Do it Best 会社のマーケティングチームはどうやって Ragic を使ってコードを書かずにプロジェクト管理データベースを構築しているのか？
全世界唯一の全ラインを取り扱う会員制のホームセンター材料卸売業者として、 Do it Best Corp. はアメリカ全州およびその他57か国で展開し、3000以上の会員（独立店舗）を擁しています。
ジョン・サージェント氏は、同社のマーケティング部門の大部分を占める店舗デザインプロジェクトチームの一員です。このチームは、会員店舗の売上拡大を支援するため、新しく魅力的な店舗内外のデザインを作成したり、市場分析を行い新規店舗の適切な立地を特定したり、既存店舗の拡張や移転の適正性を評価したりしています。これらのプロジェクトは多くの場合1年以上の期間を要します。
Ragic導入以前：従来の堅苦しい方法でデータを管理する
当初、店舗デザインプロジェクト管理に使用されるすべてのデータは、エクセルのスプレッドシートに保存されていました。会員情報、連絡先情報、重要なプロジェクトの日程など、電話の初回連絡から新店舗の開店祝いまで、記録すべき店舗情報が含まれていました。レポートを作成するためには、毎月数十のスプレッドシートを統合しなければならず、それは非常に時間がかかり、ミスが発生しやすい作業でした。
徐々に、基本的なプロジェクトデータを管理するためにCRMソフトウェア（旧式システム）を導入し、プロジェクト経費の管理にはMicrosoft アクセスを使用するようになりました。
しかし、システムのワークフローに小さな変更を加えたい場合でも、ITチームの協力が必要でした。そのため、店舗デザインチームは数日前にITチームの支援を確保する必要があり、全体の作業がさらに遅れることになっていました。
転換点：わずか数週間で魔法のような変化
ITチームは、現在使用中のシステムがソフトウェアの廃止に伴い退役することを確認しました。このため、データを移行するための新しいプラットフォームを、できるだけ短期間で見つける必要がありました。
数多くのソフトウェアオプションを徹底的に検討した結果、最終的に選ばれたのがRagicした。Ragicは、ノーコードで操作できるスプレッドシート風のオンラインデータベース作成ツールです。使いやすく、安全性が高く、高機能かつ柔軟で、ニーズに基づいてデータベースを設計できる理想的なツールでした。サポート体制が充実していること、データのバックアップが可能であること、そして手頃な価格であることなど、多くの条件を満たしていました。何よりも、このツールなら忙しいITチームに頼ることなく、必要な変更をシステムに加えることができるという点が決め手となりました。
サージェントはデータベースに関する知識がほとんどありませんでしたが、Ragicのデータベース設計文書,チュートリアル動画とウェビナーを活用し、ゼロからデータベースアプリケーションを構築し、理想的なワークフローを形作りました。
特に、エクセルとは異なるRagicの関数を実装する際に困難に直面することがありましたが、目指している内容を簡単に説明してRagicサポートチームに助けを求めることで解決しました。このやり取りは、サポートチケット、電話、ウェビナーのヘルプセッション、Ragic コミュニティ、あるいはRagicボットサポートを通じて行われました。
数時間のうちに、チームは旧システムからすべてのデータをエクセルスプレッドシートにエクスポートし、Ragicの新システムにインポートしました。
わずか数週間でデータは確保され、アプリは使用可能な状態になりました。
IT チームの助けを借りることなく、データベースを柔軟に設計・再設計できること。
当初、基本的なプロジェクト追跡データをRagicで管理していましたが、プロジェクト経費の追跡は引き続きMicrosoft アクセスで行っていました。Ragicの可能性に驚いたサージェントの上司は、プロジェクト経費追跡アプリケーションをRagicで構築し、これまで別々に管理していたデータを一元化するよう依頼しました。
新しい「セクション」をデータベースに分岐・リンクさせる柔軟性
サージェントと彼のチームは、Ragicデータベースに新しいタブとシートを作成する だけで、新しいセクションとカテゴリーを追加して異なるデータセットを保存し、データベース内でそれらをリンクさせることができるようになった。
簡単なアクセス権限設定
外部ユーザーからのデータ保護や、社内の異なるメンバーに対するデータベースのアクセス権限を設定することは一見複雑そうに思えますが、サージェントはRagicを使ってそれをすべて解決しました。シートデザインページから適切なアクセス権を設定し、必要な人だけがデータを閲覧、追加、編集、ダウンロード、そしてデータベースから直接レポートを作成できるようにしました。
素早く精密なデータ検索
店舗オーナーは、長期間にわたって複数のデザインプロジェクトを行うことがあります。Ragicの検索およびフィルター機能を使用すれば、プロジェクト番号、店舗名、プロジェクト開始年などの条件を入力するだけで、いつデータベースに追加されたデータであっても、特定のメンバーに関するデータを素早く検索できます。
さらに、プロジェクト予算データがRagicの主要プロジェクトデータと統合されたことで、特定のプロジェクトに費やされた費用情報の検索がこれまで以上に迅速に行えるようになりました。
共同作業を促進するデータの集中管理
多くのチームメンバーが世界中で店舗デザインのプロジェクトに携わっているため、チームはプロジェクトの最新情報を共有するための中心的な拠点を必要としていました。
Ragicのデータベースを使用することで、彼らはまさにそれを実現することができます。
創造性を発揮する機会
子テーブルを使用してチャットを記録
Ragic の子テーブルは、1つの販売注文に対する複数の商品情報など、1対多の関係のデータを保存するために一般的に使用されます。 しかし、サージェントの独創的な考えは別の活用方法を発見し、各プロジェクトにおけるチームの討論を記録する「チャットボックス」として利用することで、以前の発言を追跡できるようにした。
注：上の画像はRagicチームが子テーブルの使い方のアイデアを説明するために作成した例です。
複数の機能を実現するための一元化されたデータセット
RagicシートはRagicデータベースの基本構成要素であり、Ragicでのデータベースのカスタマイズは、シートデザインにコンポーネントを変更または追加することで行われます。このようにして、Ragicデータベースは、シートやデータが追加またはリンクされるにつれて、規模と堅牢性が向上していきます。
サージェントはデータベース内で、いくつかのシートを複数のバージョンで作成しました。これらは同じデータ値を持つ複製シートであり、異なるユーザーが異なるデータセットを表示したり、異なるアクセス権を持たせたりするように設定されています。それぞれのシートが一元化されたデータソースから情報を取得するため、お互いのデータ値に影響を与えることはありません。
現在、この方法を使用して、好みのデータセットでレポートを迅速に作成したり、異なるシートバージョン用のデータを生成したりしています。たとえば、1つのシートバージョンから毎月プロジェクト成果のレポートを作成し、別のバージョンから毎月の売上、請求、そして市場ポテンシャルデータに関する個別レポートを生成することが可能です。
比較と競争
競合他社の中で自社がどの位置にいるかを把握するため、サージェントはデータベース内にシートを作成し、自社の業績詳細をフィルタリングして表示できるようにしました。これにより、市場比較が容易になり、改善が必要な分野を特定して常に最高であるDo it Bestの地位を維持することが可能になりました！
境界を拡大する
チームがRagicを使い始めた直後から、データベース・アプリを作成するサージェントの能力の噂は広まった。彼のマネージャーはRagicができることに驚き、他のプロジェクトにも魔法を広めるようサージェントに命じた。
その後、他の部門の人々も次々とRagicをデータ管理プロセスに導入し始めました。物流、営業、人事など、さまざまな分野で活用されています。
image taken from https://www.doitbest.com/pages/the-color-bar
現在、このデータベースは3
（Ragicでは、1つのデータベースアカウントに複数のシステム管理者を設定することが可能です。詳細はこちらをご覧ください。）
彼にどのような影響を与えたのか？
チームへの多大な貢献により、サージェントは昇給を得ただけでなく、会社でも「スーパースター社員」という評判を得た。
温かく優しい笑顔で彼は言った、
「私たちは4年以上前からRagicを使って会社のデータを保管しています。」
将来の開発計画
同社はRagicの利用をさらに拡大する計画があるかと尋ねると、彼はRagicを使って、部門間の承認プロセス を伴う企業データの処理を自動化する構想を熱心に語った。
サージェント氏は、この計画がより迅速で効率的なワークフローをもたらすと確信しています。
