Vous pouvez télécharger des rapports d'entrées individuelles dans un format Excel ou Word personnalisé dans Ragic grâce à l'outil de publipostage.
Si vous ne voyez pas cette fonction sur votre feuille, c'est probablement dû au niveau de droits d'accès dont vous disposez. Si vous avez des questions sur la raison pourquoi vous ne disposez pas de cette fonction, veuillez contacter votre SYSAdmin pour vérifier les configurations des droits d'accès sur les feuilles concernées.
Créer un modèle pour le publipostage
Cliquez sur Publipostage sous Outils dans votre page liste.
Vous pouvez télécharger le modèle créé par Ragic en fonction du design de votre page formulaire en cliquant sur le bouton télécharger à côté de Modèle d'exempe.
N'hésitez pas à ajuster votre modèle selon vos préférences. Vous pouvez choisir d'omettre des champs ou de répéter des valeurs de champ autant de fois que nécessaire. Assurez-vous simplement d'écrire :
<<Nom de champ>>
là où vous voulez ajouter les valeurs de champ.
Si les valeurs de champ sont dans une sous-table, elles peuvent être écrites dans une ligne comme :
#Nom de champ#
Remarque : si vous avez des noms de champ en double et que vous souhaitez fusionner les données de tous ces champs (ceux avec le même nom), vous devrez les renommer avec des noms différents. Cela permettra au système de cartographier correctement les champs lors du téléchargement de vos données par publipostage.
Dans cet exemple, Microsoft Excel est utilisé pour modifier le modèle, mais toute application de tableur peut être utilisée tant que vous pouvez enregistrer votre fichier au format .xlsx. Si vous avez besoin d'un document texte, vous pouvez créer un modèle directement dans une application de traitement de texte comme Microsoft Word, en formatant les valeurs des champs comme indiqué précédemment. Enregistrez ensuite le document au format .docx. Notez que certains éléments, comme les zones de texte, ne sont pas encore pris en charge pour les variables. Pour fusionner des enregistrements de sous-tables, Excel est requis.
Une fois que vous avez terminé le design de votre modèle, vous pouvez le téléverser sur votre feuille en cliquant sur créer un modèle dans le menu de configuration du publipostage.
Vous pouvez nommer et sauvegarder votre modèle téléchargé ici (n'oubliez pas de cliquer sur Téléverser pour le sauvegarder).
Vous pouvez téléverser autant de modèles que vous le souhaitez.
Télécharger des rapports mis en forme avec votre modèle
Cliquez sur le bouton Publipostage à côté du nom de votre rapport lorsque vous voulez créer un rapport à partir des données dans votre base de données. Vous serez alors redirigé vers une fonction qui affiche le nombre d'entrées que vous souhaitez télécharger ainsi que le modèle de publipostage appliqué.
Les rapports seront alors téléchargés dans votre ordinateur dans un fichier .zip. Si un filtre est appliqué sur votre page liste, seuls les enregistrements filtrés seront intégrés dans votre rapport.
Voici à quoi ressemblerait un rapport unique avec le modèle configuré précédemment :
Voici d'autres exemples, qui incluent un champ d'image :
Fusion et publipostage d'enregistrements avec processus d'approbation
Le format d'origine du modèle d'exemple que vous téléchargez depuis Ragic contient principalement les champs d'une feuille et de ses sous-tables. Lorsque votre feuille est configurée avec un processus d'approbation, les enregistrements de processus d'approbation affichés en bas à droite de votre feuille Ragic n'apparaissent pas automatiquement dans ce modèle d'exemple.
Si vous souhaitez les inclure, vous devrez ajouter manuellement des instructions lors de la modification du document modèle Excel. Ensuite, téléchargez votre document modèle personnalisé afin de pouvoir télécharger des rapports avec une mise en forme incluant les enregistrements ayant un ou plusieurs processus d'approbation.
Paramètre
Résultat
Remarque
#{{APPROVAL_STATUS}}#
Statut d'approbation
Si un délégué aide à approuver ou rejeter les demandes d'approbation, (Délégué) sera indiqué à côté du statut d'approbation.
#{{APPROVAL_APPROVER_TITLE}}#
Nom de l'étape
—
#{{APPROVAL_DATE}}#
Date d'approbation
N'est affiché que lorsque l'étape d'approbation a été validée.
Dans cet exemple, nous vous montrerons comment créer un modèle de publipostage qui affichera les enregistrements sujets à un ou plusieurs processus d'approbation.
Tout d'abord, nous téléchargeons le document modèle à partir du menu de publipostage. Comme vous pouvez le voir ci-dessous, il ne contient pas d'enregistrements de processus d'approbation. Les champs et les champs de sous-table sont affichés de la manière suivante :
Après, nous ajoutons manuellement les champs nécessaires pour le processus d'approbation sur notre document : le statut d'approbation, le nom de l'approbateur et l'adresse e-mail de l'approbateur. Une fois terminé, nous pouvons l'utiliser comme nouveau modèle.
Avec ce nouveau modèle, nous pouvons désormais inclure des enregistrements avec des processus d'approbation lorsque nous exportons nos données par publipostage.
Référencement d'un champ pour les noms de fichier
Vous pouvez faire référence à un champ spécifique lorsque vous nommez votre fichier de publipostage. Vous pouvez accéder à ces paramètres en cliquant sur l'icône d'engrenage à côté du modèle que vous souhaitez utiliser.
Lorsque vous déclencher l'exécution et que vous choisissez de sauvegarder plusieurs enregistrements sous forme d'un seul fichier séparé par des onglets, le champ référencé sélectionné appliquera ses valeurs sur les onglets dans le fichier Excel.
Autrement dit, si vous choisissez de sauvegarder plusieurs enregistrements en tant que fichiers séparés (compressés dans un fichier zip), le champ référencé sélectionné appliquera ses valeurs de champ au nom des fichiers respectifs.
Remarque : cette fonction n'est pas prise en charge avec le publipostage depuis une page liste.
Liste des paramètres de publipostage
Paramètre
Résultat
<<ID de champ>>
La valeur d'un champ. Sensible à la casse. S'il y a plus d'un champ avec le même nom de champ, utiliser à la place <<FIELD ID>>
Grâce au publipostage, vous pouvez limiter une exportation à des entrées déjà sélectionnées. Pour cela, veuillez sélectionner les entrées que vous voudriez exporter en cochant la case à côté de celles-ci, puis cliquez sur Exécution par lots.
Ensuite, choisissez le format dans lequel vous souhaitez exporter sous l'onglet Publipostage.
Tutoriel vidéo
Un tutoriel étape par étape vous est présenté dans la vidéo ci-dessous :
Manuel de l'utilisateur
Vous pouvez télécharger le modèle créé par Ragic en fonction du design de votre page formulaire en cliquant sur le bouton télécharger à côté de Modèle d'exempe.
N'hésitez pas à ajuster votre modèle selon vos préférences. Vous pouvez choisir d'omettre des champs ou de répéter des valeurs de champ autant de fois que nécessaire. Assurez-vous simplement d'écrire :
Dans cet exemple, Microsoft Excel est utilisé pour modifier le modèle, mais toute application de tableur peut être utilisée tant que vous pouvez enregistrer votre fichier au format .xlsx. Si vous avez besoin d'un document texte, vous pouvez créer un modèle directement dans une application de traitement de texte comme Microsoft Word, en formatant les valeurs des champs comme indiqué précédemment. Enregistrez ensuite le document au format .docx. Notez que certains éléments, comme les zones de texte, ne sont pas encore pris en charge pour les variables. Pour fusionner des enregistrements de sous-tables, Excel est requis.
Une fois que vous avez terminé le design de votre modèle, vous pouvez le téléverser sur votre feuille en cliquant sur créer un modèle dans le menu de configuration du publipostage.
Vous pouvez nommer et sauvegarder votre modèle téléchargé ici (n'oubliez pas de cliquer sur Téléverser pour le sauvegarder).
Vous pouvez téléverser autant de modèles que vous le souhaitez.
Les rapports seront alors téléchargés dans votre ordinateur dans un fichier .zip. Si un filtre est appliqué sur votre page liste, seuls les enregistrements filtrés seront intégrés dans votre rapport.
Voici à quoi ressemblerait un rapport unique avec le modèle configuré précédemment :
Voici d'autres exemples, qui incluent un champ d'image :
Tout d'abord, nous téléchargeons le document modèle à partir du menu de publipostage. Comme vous pouvez le voir ci-dessous, il ne contient pas d'enregistrements de processus d'approbation. Les champs et les champs de sous-table sont affichés de la manière suivante :
Après, nous ajoutons manuellement les champs nécessaires pour le processus d'approbation sur notre document : le statut d'approbation, le nom de l'approbateur et l'adresse e-mail de l'approbateur. Une fois terminé, nous pouvons l'utiliser comme nouveau modèle.
Avec ce nouveau modèle, nous pouvons désormais inclure des enregistrements avec des processus d'approbation lorsque nous exportons nos données par publipostage.
Lorsque vous déclencher l'exécution et que vous choisissez de sauvegarder plusieurs enregistrements sous forme d'un seul fichier séparé par des onglets, le champ référencé sélectionné appliquera ses valeurs sur les onglets dans le fichier Excel.
Autrement dit, si vous choisissez de sauvegarder plusieurs enregistrements en tant que fichiers séparés (compressés dans un fichier zip), le champ référencé sélectionné appliquera ses valeurs de champ au nom des fichiers respectifs.
Remarque : cette fonction n'est pas prise en charge avec le publipostage depuis une page liste.
Ensuite, choisissez le format dans lequel vous souhaitez exporter sous l'onglet Publipostage.
