Publipostage

Qu'est-ce que le publipostage ?

Vous pouvez télécharger des rapports d'entrées individuelles dans un format Excel ou Word personnalisé dans Ragic grâce à l'outil de publipostage.

Si vous ne voyez pas cette fonction sur votre feuille, c'est probablement dû au niveau de droits d'accès dont vous disposez. Si vous avez des questions sur la raison pourquoi vous ne disposez pas de cette fonction, veuillez contacter votre SYSAdmin pour vérifier les configurations des droits d'accès sur les feuilles concernées.

Créer un modèle pour le publipostage

Cliquez sur Publipostage sous Outils dans votre page liste.

Vous pouvez télécharger le modèle créé par Ragic en fonction du design de votre page formulaire en cliquant sur le bouton télécharger à côté de Modèle d'exempe.

N'hésitez pas à ajuster votre modèle selon vos préférences. Vous pouvez choisir d'omettre des champs ou de répéter des valeurs de champ autant de fois que nécessaire. Assurez-vous simplement d'écrire :

<<Nom de champ>>

là où vous voulez ajouter les valeurs de champ.

Si les valeurs de champ sont dans une sous-table, elles peuvent être écrites comme

#Nom de champ#

dans une ligne.

Remarque : si vous avez des noms de champ en double et que vous souhaitez fusionner les données de tous ces champs (ceux avec le même nom), vous devrez les renommer avec des noms différents. Cela permettra au système de cartographier correctement les champs lors du téléchargement de vos données par publipostage.

Dans notre exemple, Microsoft Excel est utilisé pour modifier le modèle, mais en réalité, tout type d'application de tableur fonctionne à partir du moment où vous pouvez enregistrer votre feuille de calcul au format .xlsx.

Si vous avez besoin d'un document texte, vous pouvez créer un modèle directement dans une application de traitement de texte comme Microsoft Word. Les valeurs des champs seraient formatées comme ci-dessus. Enregistrez le document texte au format .docx. Veuillez noter que certains éléments tels que les zones de texte ne sont pas encore pris en charge pour les variables.

Si vous avez besoin de fusionner des enregistrements de sous-table, il est nécessaire d'utilisez Excel.

Une fois que vous avez terminé le design de votre modèle, vous pouvez le télécharger sur votre feuille en cliquant sur créer un modèle dans le menu de configuration du publipostage.

Vous pouvez nommer et sauvegarder votre modèle téléchargé ici (n'oubliez pas de cliquer sur Télécharger pour le sauvegarder).

Vous pouvez télécharger autant de modèles que vous le souhaitez.

Télécharger des rapports mis en forme avec votre modèle

Cliquez sur le bouton Publipostage à côté du nom de votre rapport lorsque vous voulez créer un rapport à partir des données dans votre base de données. Vous serez alors redirigé vers une fonction qui affiche le nombre d'entrées que vous souhaitez télécharger ainsi que le modèle de publipostage appliqué.

Les rapports seront alors téléchargés dans votre ordinateur dans un fichier .zip. Si un filtre est appliqué sur votre page liste, seuls les enregistrements filtrés seront intégrés dans votre rapport.

Voici à quoi ressemblerait un rapport unique avec le modèle téléchargé ci-dessus :

Voici d'autres exemples, qui incluent un champ d'image :

Fusion et publipostage d'enregistrements avec processus d'approbation

Le format d'origine du modèle d'exemple que vous téléchargez depuis Ragic contient principalement les champs d'une feuille et de ses sous-tables. Lorsque votre feuille est configurée avec un processus d'approbation, les enregistrements de processus d'approbation affichés en bas à droite de votre feuille Ragic n'apparaissent pas automatiquement dans ce modèle d'exemple.

Si vous souhaitez les inclure, vous devrez ajouter manuellement des instructions lors de la modification du document modèle Excel. Ensuite, téléchargez votre document modèle personnalisé afin de pouvoir télécharger des rapports avec une mise en forme incluant les enregistrements avec des processus d'approbation.

Exemple

Dans cet exemple, nous vous montrerons comment créer un modèle de publipostage qui affichera les enregistrements avec processus d'approbation.

Tout d'abord, nous téléchargeons le document modèle à partir du menu de publipostage. Comme vous pouvez le voir ci-dessous, il ne contient pas d'enregistrements de processus d'approbation. Les champs et les champs de sous-table sont affichés de la manière suivante :

Après, nous ajoutons manuellement les champs nécessaires pour le processus d'approbation sur notre document : le statut d'approbation, le nom de l'approbateur et l'adresse e-mail de l'approbateur. Une fois terminé, nous pouvons l'utiliser comme nouveau modèle.

Avec ce nouveau modèle, nous pouvons désormais inclure des enregistrements avec des processus d'approbation lorsque nous exportons nos données par publipostage.

Référencement d'un champ pour les noms de fichier

Vous pouvez faire référence à un champ spécifique lorsque vous nommez votre fichier de publipostage. Vous pouvez accéder à ces paramètres en cliquant sur l'icône d'engrenage à côté du modèle que vous souhaitez utiliser.

Lorsque vous déclencher l'exécution et que vous choisissez de sauvegarder plusieurs enregistrements sous forme d'un seul fichier séparé par des onglets, le champ référencé sélectionné appliquera ses valeurs sur les onglets dans le fichier Excel.

Autrement dit, si vous choisissez de sauvegarder plusieurs enregistrements en tant que fichiers séparés (compressés dans un fichier zip), le champ référencé sélectionné appliquera ses valeurs de champ au nom des fichiers respectifs.

Remarque : cette fonction n'est pas prise en charge avec le publipostage depuis une page liste.

Liste des paramètres de publipostage

Exporter les entrées sélectionnées

Grâce au publipostage, vous pouvez limiter une exportation à des entrées déjà sélectionnées. Pour cela, veuillez sélectionner les entrées que vous voudriez exporter en cochant la case à côté de celles-ci, puis cliquez sur Mise à jour en masse.

Ensuite, choisissez le format dans lequel vous souhaitez exporter sous l'onglet Publipostage.

Tutoriel vidéo

Un tutoriel étape par étape vous est présenté dans la vidéo ci-dessous :