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Le bouton "Convertir des enregistrements" peut vous aider à transférer certaines valeurs de données d'une entrée d'une feuille vers une autre. Par exemple, vous pouvez convertir des devis en commandes de vente ou des demandes d'achat en bons de commande.
C'est vous qui décidez le(s) valeur(s) de champ qui doivent être copiée(s) sur une autre feuille. Une fois la conversion effectuée, vous pouvez toujours éditer manuellement l'enregistrement.
Imaginons que nous ayons deux feuilles "Devis" et "Commandes de vente" dans la base de données, avec des designs très similaires.
Format de la feuille Devis :
Format de la feuille Commandes de vente :
Lorsqu'un client a passé une commande, nous pouvons utiliser le bouton Convertir des enregistrements pour convertir les données de la feuille "Devis" vers la feuille "Commandes de vente". Cela sera beaucoup plus rapide et plus précis que de copier et coller manuellement les informations clients et les détails de la commande.
Cliquez sur le bouton Convertir des enregistrements en dessous de Outils formulaire dans le mode design à partir de la page formulaire de la feuille Devis.
Dans l'étape suivante, nous sélectionnons vers quelle feuille la conversion sera faite - en d'autres termes, sa destination - et nous cartographions les champs.
Après avoir sauvegardé les réglages, nous pouvons cliquer sur le bouton pour convertir les enregistrements.
(1) Convertir uniquement une partie des enregistrements dans une sous-table : par exemple, si vous souhaitez convertir une commande de vente en bon de livraison, mais que tous les produits de la commande de vente n'ont pas besoin d'être expédiés, vous pouvez ajouter un champ supplémentaire pour indiquer si le produit nécessite une expédition.
Dans ce cas, vous pouvez appliquer des critères de filtrage de sous-table pour ne convertir que les entrées de sous-table correspondant à la condition définie.
(2) Regrouper les enregistrements et créer un nouvel enregistrement pour chaque groupe lors de la conversion : par exemple, si vous voulez convertir les enregistrements d'une sous-table vers une autre feuille mais que vous souhaitez créer un nouvel enregistrement pour chaque commercial, et que les autres données affiliées soient remplies dans la sous-table.
Dans ce cas, vous pouvez définir des critères de regroupement de sous-table.
