Apprendre Ragic
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Si vous rencontrez un de ces problèmes, il serait temps de penser à utiliser un système numérique pour vous aider à planifier l'événement et à organiser l'inscription des participants ! Comment le modèle de Gestion d'événements va-t-il améliorer votre efficacité ?
(1) Une plateforme unique pour tout coordonner : agenda, lieu, équipement, budget, inscriptions et revenus, le tout en un seul endroit !
(2) Un formulaire d'inscription intégré qui sera directement stocké sous forme d'entrée de base de données dès qu'un participant le remplit.
(3) Fonctionne pour tous types d'événement : séminaire, lancement de produits, camp, séance d'entraînement, et bien plus encore !
Cet article détaille la structure du modèle de Gestion d'événements proposé par Ragic, et vous explique comment l'utiliser.
Le modèle de planification d'événement est composé de 7 feuilles vous aidant à organiser toutes les informations nécessaires à la planification d'un événement : événements, lieux, budget, location de matériel, formulaire d'inscription, informations participant, et revenu.
Les données doivent être saisies dans l'ordre suivant :
Créez d'abord un événement , puis vérifier les différentes informations sur les Lieux où vous pourriez l'organiser. Après cela, planifier et organiser votre Budget, et entrez les détails sur la Location de matériel. Une fois que tout est en place, vous pouvez donner à vos participants potentiels le Formulaire d'inscription à remplir. Leurs données seront automatiquement ajoutées aux Informations participant. Enfin, consignez tous les Revenus générés par l'événement.
La section de gauche est destinée à enregistrer les informations de chaque événement que vous organisez, comme le nom et la date. A droite, vous trouverez les informations sur le site, que vous pouvez remplir en sélectionnant un lieu dans la feuille Lieux. Si aucun des lieux existants ne convient, vous pouvez également ajouter un nouveau lieu.
Voici ci-dessous les trois sous-tables de référence qui affichent respectivement le budget, les revenus, ainsi que la liste des invités en lien avec cet événement. Lorsque vous ajoutez des entrées au budget, aux revenus et aux informations des inscrits, les données relatives à cet événement seront automatiquement ajoutées à ces sous-tables. Ainsi, vous pouvez facilement suivre toutes les informations d'un événement donné, toutes centralisées sur une seule feuille !
Cette feuille permet de stocker toutes les informations relatives au lieu, telles que sa capacité, son numéro de téléphone, son adresse, la carte des environs et les frais. Les entrées créées dans cette feuille seront ensuite sélectionnables dans la liste déroulante de la feuille des Evénements.
Pour établir le budget et enregistrer les dépenses, vous devez d'abord sélectionnerl'identifiant d'évenement lié pour permettre d'associer le budget à l'événement. Les champs Dépenses actuelles et Solde restant actuel sont chacun configurés avec une formule. Le champ Dépenses actuelles calcule automatiquement la somme des frais de location du lieu, de la location d'équipement et des autres coûts, tandis que le champ Solde restant actuel soustrait les dépenses du budget pour calculer le budget restant.
Les trois sections ci-dessous permettent d'enregistrer différents types de dépenses. La section Frais de location du lieu sera remplie automatiquement en fonction de l'ID de l'événement. La sous-table Coûts de location du matériel est configurée avec Lier & Charger qui permet de saisir automatiquement les coûts en choisissant l'ID Matériel depuis la feuille Informations location matériel et peut calculer le coût total une fois que la durée de loaction a été saisie. Les entrées de la sous-table Coûts additionnels sont saisies manuellement, des éléments pouvant être ajoutés dans le champ Description si nécessaire.
Cette feuille est utilisée pour enregistrer les différentes informations en lien avec la location de matériel, avec des champs tels que le nom du matériel, les coûts de location, et les coordonnées de la personne à contacter. Elle vous permet même de télécharger des photos de l'équipement loué !
La procédure d'inscription à un événement est la suivante :
Pour ajouter directement de nouvelles données sur cette feuille, cliquez sur ID Evénement pour rechercher l'événement auquel vous souhaitez vous inscrire.
Sélectionnez l'événement dans la liste déroulante. Tous les événements qui sont répertoriés ici sont chargés depuis la feuille Evénements.
Ensuite, cliquez sur ID Participant pour remplir les informations nécessaires à l'inscription.
Lorsque vous vous inscrivez pour la première fois, cliquez sur le bouton +Nouveau en haut à droite pour créer un nouveau profil personnel.
Une fois terminé, une nouvelle entrée est créée pour l'inscription sur la feuille Informations participant. Les nouvelles informations personnelles qui viennent d'être saisies seront automatiquement ajoutées au formulaire d'inscription.
Le champ de Date d'inscription est configuré avec une valeur par défaut qui remplit automatiquement la date de la création des données. Après avoir vérifié que toutes les informations sont justes, veuillez cliquer sur Sauvegarder pour compléter l'inscription !
Cette feuille rassemble les données de toutes les personnes s'étant inscrites à un événement. Lorsque vous sélectionnez une ID Participantdans le Formulaire d'inscription, elle est directement issue des entrées de la feuille Informations participant. Le champ e-mail de cette feuille est configuré avec une validation d'e-mail d'utilisateur invité, , donc lorsque la feuille est sauvegardée, Ragic enverra automatiquement un e-mail à cette adresse avec un lien de vérification pour s'assurer que l'utilisateur invité est le propriétaire de cette adresse e-mail. Une fois que l'utilisateur clique sur le lien, il sera redirigé vers cette entrée pour d'autres actions telles qu'éditer son profil.
A reference subtable below shows each of the past events that the person has registered for.
Pour enregistrer les revenus générés par l'événement, vous devez d'abord sélectionenr le bon ID Evénement de sorte que les données soient dirigées vers la sous-table de référence de l'événement. Le champ est configuré avec une formule qui additionne automatiquement les différents types de revenus pour calculer le revenu total de l'événement.
Vous pouvez entrer manuellement des données pour chacun des quatre types de revenu, qui seront additionnées dans l'aperçu du revenu d'événement situé en haut du formulaire, ainsi que dans la sous-table de référence des revenus d'événement de la feuille Evénements.
Maintenant que vous avez parcouru l'ensemble de cet article décrivant comment utiliser notre emodèle, que se passe-t-il si vous réalisez que le flux de travail propre à l'organisation de votre événement diffère de celui du modèle de planification d'événement de Ragic ? Pas de problème ! Tous les modèles Ragic peuvent être entièrement personnalisés. Vous pouvez prendre ce modèle et le modifier en une nouvelle feuille qui correspond parfaitement à vos besoins, ce qui vous permet un gain de temps et d'effort considérable par rapport à un formulaire conçu à partir de zéro. Cliquez ici pour consulter le manuel de design.
